土地登記痕跡管理制度一、總則（一）目的為規范土地登記行為，確保土地登記信息的真實性、準確性和完整性，加強對土地登記過程的痕跡管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及土地登記相關業務的部門及工作人員。（三）基本原則1.依法依規原則：嚴格遵循國家土地管理法律法規及相關政策規定開展土地登記工作。2.客觀公正原則：如實記錄土地登記過程中的各項信息，確保登記結果客觀、公正。3.全程留痕原則：對土地登記的各個環節進行詳細記錄，做到有據可查。4.保密原則：對土地登記過程中涉及的商業秘密、個人隱私等信息予以嚴格保密。二、土地登記職責分工（一）業務部門職責1.負責收集、整理土地登記所需的各類資料，包括土地權屬來源證明、地籍調查表、宗地圖等。2.對資料的真實性、完整性進行初步審核，并按照規定的流程提交審核。3.配合登記機構完成現場勘查、詢問等工作。4.負責與相關部門及當事人進行溝通協調，解答疑問。（二）審核部門職責1.對業務部門提交的土地登記資料進行全面審核，重點審查資料的合法性、合規性、準確性。2.提出審核意見，對存在問題的資料及時反饋給業務部門進行補充或修正。3.參與重大土地登記事項的會審，提供專業意見。（三）登記機構職責1.負責土地登記的具體操作，包括受理、錄入、審核、登簿、發證等工作。2.對土地登記過程中的各類文件、資料進行整理、歸檔和保管。3.按照規定的時間和要求完成土地登記工作，并及時將登記結果反饋給相關部門。（四）檔案管理部門職責1.負責土地登記檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。2.建立健全土地登記檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。3.按照規定的期限和程序對土地登記檔案進行銷毀處理。三、土地登記資料管理（一）資料收集1.業務部門應根據土地登記類型及要求，明確所需收集的資料清單，并向相關部門及當事人發出資料收集通知。2.收集的資料應包括但不限于土地權屬來源證明文件（如土地出讓合同、劃撥決定書、繼承公證書等）、土地勘測定界報告、地籍調查表、宗地圖、土地登記申請書、申請人身份證明材料等。3.對收集到的資料應進行分類整理，確保資料的齊全、完整。（二）資料審核1.業務部門對收集的資料進行初步審核，重點檢查資料的真實性、完整性、合法性。2.審核內容包括資料的簽字蓋章是否齊全、內容是否清晰準確、與實際情況是否相符等。3.對審核中發現的問題，業務部門應及時與相關部門及當事人溝通，要求補充或修正資料。（三）資料提交1.業務部門將初步審核通過的資料提交給審核部門進行進一步審核。2.提交資料時應填寫資料交接清單，注明資料名稱、數量、提交時間等信息。3.審核部門應在規定的時間內完成審核工作，并將審核意見反饋給業務部門。（四）資料補充與修正1.業務部門根據審核部門的反饋意見，及時對資料進行補充或修正。2.補充或修正后的資料應再次提交審核部門進行審核，直至審核通過。3.對因特殊原因無法及時補充或修正的資料，業務部門應向審核部門說明情況，并制定相應的解決方案和時間節點。（五）資料保管1.登記機構負責對土地登記過程中產生的各類資料進行保管。2.資料應按照檔案管理的要求進行分類存放，建立電子和紙質檔案。3.對重要資料應進行備份，確保資料的安全和完整。4.檔案管理部門應定期對土地登記資料進行清查盤點，發現問題及時處理。四、土地登記流程管理（一）申請受理1.申請人向登記機構提交土地登記申請書及相關資料。2.登記機構對申請資料進行形式審查，符合要求的予以受理，并出具受理通知書；不符合要求的，一次性告知申請人需要補正的內容。（二）地籍調查1.登記機構根據土地登記申請情況，組織開展地籍調查工作。2.地籍調查包括實地查看土地的位置、界址、面積、用途等情況，與相鄰宗地進行指界確認，繪制宗地圖等。3.地籍調查人員應如實記錄調查情況，填寫地籍調查表，并由調查人員、土地權利人簽字確認。（三）審核登簿1.審核部門對受理的土地登記申請及地籍調查結果進行全面審核。2.審核內容包括土地權屬來源的合法性、界址的準確性、面積的合理性、用途的合規性等。3.審核通過的，登記機構進行登簿，將土地登記信息記載于土地登記簿；審核不通過的，書面通知申請人并說明理由。（四）發證歸檔1.登記機構根據登簿結果，繕制土地證書。2.土地證書經審核無誤后，加蓋登記機構印章，頒發給土地權利人。3.發證后，登記機構將土地登記資料進行整理歸檔，按照檔案管理規定進行保管。五、土地登記痕跡記錄要求（一）記錄方式1.采用紙質記錄與電子記錄相結合的方式，確保記錄的全面性和可追溯性。2.紙質記錄應使用統一規格的紙張，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。3.電子記錄應采用規范的格式和存儲方式，確保數據的安全和完整。（二）記錄內容1.土地登記申請環節：記錄申請人基本信息、申請日期、申請登記的土地情況、提交的申請資料清單等。2.受理環節：記錄受理時間、受理編號、受理人、補正資料情況等。3.地籍調查環節：記錄調查時間、調查人員、調查情況（包括實地查看記錄、指界情況、宗地草圖等）。4.審核環節：記錄審核時間、審核人、審核意見、會審情況等。5.登簿環節：記錄登簿時間、登簿人、土地登記簿記載內容等。6.發證環節：記錄發證時間、證書編號、證書內容、領證人等。（三）記錄時間1.各項土地登記工作完成后，相關工作人員應及時進行痕跡記錄。2.紙質記錄應在工作完成后的[X]個工作日內完成填寫和簽字確認；電子記錄應實時錄入系統。（四）記錄變更1.如土地登記過程中出現信息變更等情況，應及時對相應的痕跡記錄進行更新。2.記錄變更應注明變更原因、變更時間、變更內容等，并由相關人員簽字確認。六、土地登記檔案管理（一）檔案分類1.土地登記檔案分為土地權屬檔案、地籍檔案、登記業務檔案等類別。2.土地權屬檔案包括土地權屬來源證明文件、土地出讓合同、劃撥決定書等；地籍檔案包括地籍調查表、宗地圖、勘測定界報告等；登記業務檔案包括土地登記申請書、審核意見、登簿記錄、證書存根等。（二）檔案整理1.檔案管理部門按照檔案整理的規范要求，對土地登記檔案進行分類、編號、裝訂。2.檔案編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。3.裝訂后的檔案應整齊、牢固，封面和脊背應標注檔案名稱、編號、年度等信息。（三）檔案保管1.土地登記檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.檔案應按照不同類別和年度進行存放，便于查閱和管理。3.定期對檔案進行清查盤點，確保檔案的安全和完整。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱土地登記檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經相關部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、查閱人、查閱內容等信息。3.檔案管理人員應現場監督查閱過程，確保檔案的安全和完整，查閱人不得擅自涂改、抽取、復制檔案內容。（五）檔案銷毀1.土地登記檔案達到規定的保管期限后，由檔案管理部門提出銷毀意見，報公司領導批準。2.銷毀檔案時，應編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數量、銷毀時間等信息。3.檔案銷毀清單應一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報公司財務部門備案。4.檔案銷毀應指定專人負責，采用適當的方式進行銷毀，確保檔案信息無法恢復。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部設立專門的監督崗位或小組，定期對土地登記痕跡管理制度的執行情況進行檢查。2.檢查內容包括資料管理、流程執行、痕跡記錄等方面，重點檢查是否存在違規操作、資料缺失、記錄不完整等問題。3.對檢查中發現的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）外部監督1.積極配合國土資源管理部門等外部機構的監督檢查，如實提供土地登記相關資料和信息。2.對外部監督檢查提出的意見和建議，認真研究分析，及時進行整改落實，并將整改情況反饋給相關部門。（三）責任追究1.對違反土地登記痕跡管理制度的部門和個人，視情節輕重給予相應的處罰。2.處罰方式包括警告、通報批評、扣發績效獎金、責令辭職等。3.