公司基礎(chǔ)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司基礎(chǔ)檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)，涵蓋公司在運(yùn)營過程中形成的各類基礎(chǔ)檔案，包括但不限于行政文件、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司基礎(chǔ)檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確地反映公司的各項活動和業(yè)務(wù)情況，嚴(yán)禁虛假和不實信息。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的泄露、損毀和丟失，確保檔案信息的安全。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，應(yīng)充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司基礎(chǔ)檔案管理制度，并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類基礎(chǔ)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查、盤點，確保檔案的安全和完整。4.對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門形成檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期移交檔案管理部門。2.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.嚴(yán)格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和保密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行操作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱登記等。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目，建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查找和利用。4.做好檔案的安全保密工作，防止檔案的損壞、丟失和泄露。5.積極參與檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各類行政文件，包括上級來文、公司發(fā)文、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)等。2.人事檔案，包括員工入職登記表、勞動合同、薪酬福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評價等。3.財務(wù)檔案，包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)合同，包括銷售合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)合同等。5.技術(shù)資料，包括產(chǎn)品研發(fā)文檔、技術(shù)方案、工藝文件、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。6.其他與公司運(yùn)營相關(guān)的重要文件和資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損、缺失等情況，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)和補(bǔ)充。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲。（三）整理方法1.檔案管理人員按照檔案的類別、形成時間、來源等進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，確保目錄清晰、準(zhǔn)確。4.對檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、規(guī)范。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在檔案形成后的[X]個工作日內(nèi)，將整理好的檔案移交檔案管理部門。2.對于重大項目或重要活動形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后的[X]個工作日內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔流程1.各部門填寫檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。2.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、驗收，確認(rèn)無誤后辦理簽收手續(xù)。3.檔案管理部門按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，將檔案放入相應(yīng)的檔案柜或存儲設(shè)備中。（三）保管期限1.公司基礎(chǔ)檔案的保管期限分為永久、長期和短期三類。永久保管的檔案包括公司章程、股東會議記錄、年度財務(wù)報告等重要文件。長期保管的檔案包括人事檔案、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料等，保管期限為[X]年。短期保管的檔案包括一般性行政文件、臨時性業(yè)務(wù)資料等，保管期限為[X]年。2.檔案保管期限屆滿后，由檔案管理部門提出銷毀意見，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行銷毀。（四）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和可讀性。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫房，確因工作需要進(jìn)入的，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱申請人還須經(jīng)公司保密管理部門審批。3.公司外部人員查閱檔案的，須經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫檔案查閱申請表，提交相關(guān)審批手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，確定查閱檔案的范圍和方式，并安排專人協(xié)助查閱。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上登記查閱時間、內(nèi)容、查閱人等信息。4.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（三）利用規(guī)定1.檔案僅供查閱申請人在規(guī)定的范圍內(nèi)使用，不得轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。2.查閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，查閱完畢后及時歸還檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的查閱利用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，為公司決策提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期對保管期限屆滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作由檔案管理部門負(fù)責(zé)人牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，提出存毀意見。（二）銷毀流程1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清單報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案銷毀清單應(yīng)長期保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司基礎(chǔ)檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，方便檔案的查閱和共享，提升公司整體管理水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)及時將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.建立數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期對檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）系統(tǒng)安全管理1.加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，嚴(yán)格控制用戶對系統(tǒng)的訪問。2.采取數(shù)據(jù)加密、防火墻、入侵檢測等技術(shù)手段，防止系統(tǒng)遭