學校備品采購管理制度總則1.目的為規范學校備品采購行為，加強采購管理，提高資金使用效益，保證備品質量，滿足學校教學、辦公及生活等各方面需求，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于學校各部門（包括但不限于教學單位、行政部門、后勤部門等）所需備品的采購活動。3.基本原則按需采購原則：根據學校實際需求，合理確定采購數量和規格，避免盲目采購和浪費。質量優先原則：確保所采購備品的質量符合相關標準和要求，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商。公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應商有平等的參與機會，杜絕不正當競爭。成本效益原則：在保證備品質量的前提下，充分考慮采購成本，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購價格，提高資金使用效益。采購計劃管理1.采購需求申報各部門應根據本部門的工作需要和實際庫存情況，定期（每學期末或每月初）填寫《學校備品采購需求申報表》，詳細列出所需備品的名稱、規格、型號、數量、用途等信息。對于臨時性或緊急性的采購需求，應及時填寫申報表，并說明需求原因和預計使用時間。2.需求審核學校設立專門的采購需求審核小組，成員包括財務部門、資產管理部門及相關業務部門負責人。審核小組對各部門提交的采購需求申報表進行審核，重點審查需求的合理性、必要性以及與學校預算的匹配性。對于不符合要求的申報，應及時反饋給申報部門并說明理由，要求其進行調整或補充完善。3.采購計劃編制根據審核通過的采購需求，由學校采購管理部門統一編制采購計劃。采購計劃應明確采購項目的名稱、規格、數量、預算金額、采購時間等內容，并按照重要性和緊急程度進行排序。采購計劃應與學校年度預算相銜接，確保采購資金的合理安排。對于超出預算的采購項目，需按照學校預算調整程序進行審批。供應商管理1.供應商篩選采購管理部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。供應商信息應包括企業基本情況、經營范圍、產品質量、價格水平、售后服務等方面內容。根據采購需求和供應商數據庫，對潛在供應商進行篩選。篩選標準可包括企業信譽、生產能力、產品質量認證、價格競爭力、售后服務承諾等因素。通過實地考察、資質審核、樣品測試、市場調研等方式，確定符合要求的供應商名單。2.供應商評估與考核建立供應商評估與考核機制，定期（每年或每半年）對供應商的供貨質量、交貨期、價格、售后服務等方面進行評估和考核。評估與考核結果應記錄在案，并作為供應商后續合作的重要依據。評估指標可設定為質量合格率、交貨準時率、價格合理性、售后服務響應時間等。對于評估結果優秀的供應商，可給予適當的獎勵和優先合作機會；對于評估結果較差的供應商，應及時與其溝通，要求其限期整改；如整改后仍不符合要求，應考慮終止合作。3.供應商合作與維護與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。建立與供應商的定期溝通機制，及時了解供應商的生產經營情況和市場動態，協調解決合作過程中出現的問題。同時，鼓勵供應商提供優質的產品和服務，共同推動學校采購工作的順利開展。采購流程管理1.采購申請審批采購計劃編制完成后，各采購項目應按照學校規定的審批流程進行申請審批。一般采購項目由部門負責人審核后報采購管理部門審批；金額較大或重要的采購項目，還需經過學校分管領導或校長審批。審批通過后的采購申請應提交給采購管理部門，作為開展采購活動的依據。2.采購方式選擇根據采購項目的特點、金額大小、市場供應情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。對于達到公開招標限額標準的采購項目，應按照國家和學校相關規定進行公開招標；對于未達到公開招標限額標準，但符合其他采購方式適用條件的項目，可根據實際情況選擇相應的采購方式，并嚴格按照規定的程序進行操作。3.采購實施采購管理部門根據審批后的采購申請和選定的采購方式，組織實施采購活動。在公開招標和邀請招標方式下，應按照法定程序發布招標公告或邀請書，組織開標、評標、定標等活動；在競爭性談判、單一來源采購和詢價采購方式下，應按照相應的程序組織談判、協商或詢價，確定成交供應商。在采購過程中，采購人員應嚴格遵守采購紀律，不得接受供應商的賄賂或不正當利益，確保采購活動的公平公正。4.合同簽訂與履行采購項目確定成交供應商后，采購管理部門應及時與供應商簽訂采購合同。合同簽訂前，應對合同條款進行仔細審核，確保合同內容完整、準確、合法，明確雙方的權利義務和違約責任。合同簽訂后，采購管理部門應跟蹤合同履行情況，督促供應商按時、按質、按量交貨。對于合同履行過程中出現的問題，應及時與供應商協商解決，并按照合同約定追究相關方的責任。5.驗收與付款采購的備品到貨后，采購管理部門應組織相關部門和人員進行驗收。驗收內容包括數量、規格、型號、質量等方面，確保所采購備品符合合同要求。驗收合格后，采購管理部門應及時辦理入庫手續，并將驗收報告提交給財務部門。財務部門根據合同約定和驗收報告，按照學校財務管理制度的規定辦理付款手續。采購風險管理1.風險識別與評估建立采購風險識別與評估機制，定期對采購過程中可能面臨的風險進行識別和評估。風險識別應涵蓋采購計劃、供應商選擇、采購方式、合同簽訂、驗收付款等各個環節。評估風險發生的可能性和影響程度，確定風險等級。對于高風險事項，應制定相應的風險應對措施。2.風險應對措施市場風險應對：關注市場動態，加強市場調研，及時掌握備品價格波動情況，合理安排采購時間和數量，通過簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場價格風險。供應商風險應對：對供應商進行嚴格篩選和評估，建立供應商備用機制，避免因單一供應商出現問題而影響采購活動的正常進行。同時，加強與供應商的合作與溝通，及時了解其經營狀況，降低供應商違約風險。合同風險應對：在合同簽訂前，仔細審核合同條款，確保合同內容合法、完整、準確。加強合同履行過程中的監督和管理，及時發現并解決合同履行過程中出現的問題，防范合同糾紛風險。驗收風險應對：建立嚴格的驗收制度，明確驗收標準和程序，加強驗收人員的培訓和管理，確保驗收工作的客觀、公正、準確。對于驗收不合格的備品，應及時與供應商協商處理，避免影響學校正常使用。監督與檢查1.內部監督學校設立專門的采購監督小組，成員包括紀檢監察部門、審計部門及相關業務部門人員。采購監督小組負責對學校采購活動進行全程監督，確保采購過程合法合規、公平公正。監督小組應定期對采購項目進行檢查，重點檢查采購計劃的執行情況、采購方式的選擇是否合規、采購合同的簽訂與履行情況、驗收與付款情況等。對于發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.外部監督接受上級主管部門、財政部門、審計部門等外部機構的監督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供采購活動的有關資料和信息。對于外部監督檢查提出的意見和建議，應認真對待，及時整改，并將整改情況報告上級主管部門。信息管理1.采購檔案管理建立完善的采購檔案管理制度，對采購活動過程中形成的各類文件、資料進行分類整理、歸檔保存。采購檔案應包括采購申請、采購計劃、采購合同、招標（談判、詢價）文件、投標（響應）文件、驗收報告、付款憑證等相關資料。采購檔案應妥善保管，保存期限按照國家和學校相關規定執行。檔案管理人員應定期對采購檔案進行檢查和維護，確保檔案的完整性和安全性。2.采購信息統計與分析采購管理部門應定期對采購信息進行統計和分析，包括采購金額、采購數量、采購項目分布、供應商情況等方面內容。通過統計分析，掌握采