工廠采購(gòu)合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工廠采購(gòu)合同管理，規(guī)范采購(gòu)合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)工廠合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工廠所有采購(gòu)合同的管理，包括原材料采購(gòu)合同、設(shè)備采購(gòu)合同、辦公用品采購(gòu)合同等各類采購(gòu)合同。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：采購(gòu)合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。2.公平公正原則：合同雙方應(yīng)遵循公平、公正的原則，明確各自的權(quán)利和義務(wù)。3.誠(chéng)實(shí)守信原則：雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定。4.效益優(yōu)先原則：在保證合同質(zhì)量和交貨期的前提下，降低采購(gòu)成本，提高經(jīng)濟(jì)效益。二、采購(gòu)合同的簽訂（一）采購(gòu)申請(qǐng)與審批1.各部門(mén)根據(jù)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)需要提出采購(gòu)申請(qǐng)，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨時(shí)間等。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，對(duì)于金額較大或重要的采購(gòu)申請(qǐng)，需報(bào)總經(jīng)理審批。（二）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)，通過(guò)多種渠道選擇潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等。可通過(guò)實(shí)地考察、查閱資料、參考以往合作記錄等方式進(jìn)行評(píng)估。3.建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評(píng)估結(jié)果等。對(duì)于合格的供應(yīng)商，納入供應(yīng)商名錄，作為今后采購(gòu)的選擇對(duì)象。（三）合同談判與起草1.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商進(jìn)行合同談判，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.根據(jù)談判結(jié)果，由采購(gòu)部門(mén)起草采購(gòu)合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的格式和語(yǔ)言，明確表述各項(xiàng)條款，避免模糊不清或歧義。（四）合同審核與簽訂1.采購(gòu)合同文本起草完成后，提交法務(wù)部門(mén)審核。法務(wù)部門(mén)從法律角度對(duì)合同條款進(jìn)行審查，確保合同合法合規(guī)，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。2.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)法務(wù)部門(mén)的審核意見(jiàn)，對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。修改后的合同文本經(jīng)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批通過(guò)后，由授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。簽訂合同時(shí)，應(yīng)確保合同雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，分別由采購(gòu)部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等留存。三、采購(gòu)合同的履行（一）合同交底1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行合同交底。合同交底的內(nèi)容包括合同的主要條款、雙方的權(quán)利和義務(wù)、履行要求、注意事項(xiàng)等。2.參與合同交底的人員應(yīng)熟悉合同內(nèi)容，明確各自在合同履行過(guò)程中的職責(zé)，確保合同順利履行。（二）交貨管理1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照合同約定的交貨時(shí)間和地點(diǎn)，及時(shí)與供應(yīng)商溝通交貨事宜。要求供應(yīng)商提前通知預(yù)計(jì)交貨時(shí)間，以便做好收貨準(zhǔn)備。2.倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)負(fù)責(zé)貨物的接收工作。在貨物到達(dá)時(shí)，應(yīng)按照合同要求對(duì)貨物的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門(mén)與供應(yīng)商協(xié)商解決。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的貨物，倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，并填寫(xiě)《入庫(kù)單》。《入庫(kù)單》應(yīng)注明貨物的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。（三）付款管理1.財(cái)務(wù)部門(mén)按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款審核。審核內(nèi)容包括合同條款、驗(yàn)收單據(jù)、發(fā)票等。2.對(duì)于符合付款條件的，財(cái)務(wù)部門(mén)填寫(xiě)《付款申請(qǐng)單》，經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報(bào)總經(jīng)理審批。3.總經(jīng)理審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)按照審批意見(jiàn)進(jìn)行付款操作。付款后，應(yīng)及時(shí)登記付款臺(tái)賬，記錄付款日期、金額、供應(yīng)商等信息。（四）合同執(zhí)行跟蹤1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，定期對(duì)采購(gòu)合同的履行情況進(jìn)行跟蹤檢查。跟蹤內(nèi)容包括交貨進(jìn)度、質(zhì)量狀況、付款情況等。2.如發(fā)現(xiàn)合同履行過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，采取有效措施解決問(wèn)題，確保合同順利履行。對(duì)于重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理匯報(bào)。四、采購(gòu)合同的變更與解除（一）變更條件1.因不可抗力或其他不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無(wú)法履行或部分無(wú)法履行的。2.由于市場(chǎng)行情發(fā)生重大變化，繼續(xù)履行合同將對(duì)一方造成重大損失的。3.合同雙方協(xié)商一致，同意變更合同條款的。（二）變更程序1.合同一方如需變更合同，應(yīng)提前向?qū)Ψ桨l(fā)出書(shū)面變更通知，說(shuō)明變更的內(nèi)容、原因及要求。2.對(duì)方收到變更通知后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予書(shū)面答復(fù)。如同意變更，雙方應(yīng)簽訂書(shū)面變更協(xié)議，作為原合同的補(bǔ)充文件。如不同意變更，應(yīng)說(shuō)明理由。3.變更協(xié)議簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將變更情況通知相關(guān)部門(mén)，如財(cái)務(wù)部門(mén)、倉(cāng)庫(kù)管理部門(mén)等，確保各部門(mén)工作的協(xié)調(diào)一致。（三）解除條件1.合同雙方協(xié)商一致，同意解除合同的。2.因不可抗力或其他不可預(yù)見(jiàn)、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無(wú)法履行，且雙方協(xié)商一致解除合同的。3.一方嚴(yán)重違反合同約定，給對(duì)方造成重大損失，對(duì)方有權(quán)解除合同的。（四）解除程序1.合同一方如需解除合同，應(yīng)提前向?qū)Ψ桨l(fā)出書(shū)面解除通知，說(shuō)明解除合同的原因及要求。2.對(duì)方收到解除通知后，應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)給予書(shū)面答復(fù)。如同意解除，雙方應(yīng)簽訂書(shū)面解除協(xié)議，明確解除合同的相關(guān)事宜，如結(jié)算方式、貨物處理等。3.解除協(xié)議簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將解除情況通知相關(guān)部門(mén)，并按照解除協(xié)議的要求進(jìn)行后續(xù)處理。五、采購(gòu)合同的檔案管理（一）檔案收集1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)及時(shí)將合同文本及相關(guān)資料收集整理，包括合同審批表、談判記錄、驗(yàn)收單據(jù)、發(fā)票等。2.對(duì)于合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等文件，也應(yīng)一并收集整理。（二）檔案整理1.采購(gòu)部門(mén)按照合同類別、時(shí)間順序等對(duì)收集的檔案資料進(jìn)行整理。將合同文本及相關(guān)資料分類裝訂成冊(cè)，編制檔案目錄，便于查找和查閱。2.對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（三）檔案保管1.采購(gòu)合同檔案由專門(mén)的檔案管理部門(mén)或人員負(fù)責(zé)保管。檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備安全、防潮、防火、防蟲(chóng)等條件。2.建立檔案借閱制度，嚴(yán)格控制檔案的借閱范圍和借閱手續(xù)。借閱人需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案。借閱期限屆滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱采購(gòu)合同檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，查閱人可在指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱過(guò)程中，應(yīng)遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀、丟失檔案資料。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定辦理復(fù)印手續(xù)。復(fù)印后的檔案資料應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并注明復(fù)印日期和用途。六、采購(gòu)合同的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.建立采購(gòu)合同監(jiān)督機(jī)制，由審計(jì)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等對(duì)采購(gòu)合同的簽訂、履行、變更、解除等過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.審計(jì)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)合同進(jìn)行審計(jì)，檢查合同的簽訂程序是否合規(guī)、合同條款是否合理、合同履行情況是否良好等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。3.法務(wù)部門(mén)對(duì)采購(gòu)合同的法律風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行審查和防范，對(duì)合同糾紛提供法律支持和指導(dǎo)。（二）考核指標(biāo)1.采購(gòu)合同按時(shí)簽訂率：考核采購(gòu)部門(mén)是否按照規(guī)定時(shí)間與供應(yīng)商簽訂合同。2.采購(gòu)合同履行率：考核采購(gòu)合同是否按照約定的條款履行，包括交貨期、質(zhì)量、付款等方面。3.采購(gòu)成本控制率：考核采購(gòu)部門(mén)是否在保證合同質(zhì)量的前提下，有效控制采購(gòu)成本。4.合同糾紛發(fā)生率：考核采購(gòu)合同履行過(guò)程中發(fā)生的糾紛數(shù)量。（三）考核辦法1.制定采購(gòu)合同考核辦法，明確各項(xiàng)考核指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)。2.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)合同的執(zhí)行情況進(jìn)行自查自評(píng)，并將自查自評(píng)結(jié)果報(bào)考核部門(mén)。3.考核部門(mén)根據(jù)采購(gòu)部門(mén)的自查自評(píng)結(jié)果，結(jié)合審計(jì)部門(mén)、法務(wù)部門(mén)等的監(jiān)督檢查情況，