區工信局檔案管理制度總則一、目的為了加強區工信局檔案管理工作，有效地保護和利用檔案，為區工信局的各項工作提供準確、可靠的依據，根據國家有關檔案管理的法律法規和政策，結合區工信局的實際情況，制定本制度。二、適用范圍本制度適用于區工信局各科室、下屬單位及全體工作人員。三、檔案管理的基本原則1.統一領導、分級管理：區工信局檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，局辦公室負責全局檔案工作的統籌規劃、組織協調和監督指導，各科室、下屬單位負責本部門檔案的收集、整理、保管和利用。2.完整準確、安全保密：檔案管理工作應確保檔案的完整、準確、安全和保密，防止檔案的損毀、丟失和泄密。3.便于利用、規范管理：檔案管理工作應注重檔案的利用價值，便于檔案的查詢、借閱和利用，同時應規范檔案管理的流程和標準，提高檔案管理的效率和質量。四、檔案管理的組織與職責1.局辦公室（1）負責制定局檔案管理的規章制度和工作計劃，并組織實施。（2）負責全局檔案工作的統籌規劃、組織協調和監督指導，對各科室、下屬單位的檔案管理工作進行檢查和考核。（3）負責全局檔案的收集、整理、保管和利用，建立健全檔案管理的基礎工作，確保檔案的安全和完整。（4）負責組織開展檔案管理的培訓和宣傳工作，提高全體工作人員的檔案意識和檔案管理水平。2.各科室、下屬單位（1）負責本部門檔案的收集、整理、保管和利用，建立健全本部門檔案管理的規章制度和工作流程。（2）按照局辦公室的要求，及時將本部門形成的檔案移交局辦公室統一管理。（3）負責本部門檔案的利用和查詢工作，為局內各部門和工作人員提供準確、可靠的檔案信息服務。（4）配合局辦公室開展檔案管理的培訓和宣傳工作，提高本部門工作人員的檔案意識和檔案管理水平。檔案的分類與編號一、檔案的分類區工信局檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案等五類。1.文書檔案：包括局機關及各科室在工作活動中形成的各種文件、報告、通知、紀要、函件等。2.科技檔案：包括局機關及各科室在科技項目、技術改造、設備管理等工作活動中形成的各種圖紙、方案、報告、驗收材料等。3.會計檔案：包括局機關及各科室在財務會計工作中形成的各種會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告等。4.聲像檔案：包括局機關及各科室在工作活動中形成的各種照片、錄像、錄音等。5.實物檔案：包括局機關及各科室在工作活動中形成的各種獎章、證書、牌匾、紀念品等。二、檔案的編號1.文書檔案的編號：文書檔案的編號采用“年度機構保管期限件號”的方式進行編制，如“2023JG永久001”。其中，“年度”表示檔案形成的年份，“機構”表示檔案所屬的科室或部門，“保管期限”表示檔案的保管期限，“件號”表示檔案在該保管期限內的順序號。2.科技檔案的編號：科技檔案的編號采用“年度項目名稱保管期限件號”的方式進行編制，如“2023項目A永久001”。其中，“年度”表示檔案形成的年份，“項目名稱”表示科技項目的名稱，“保管期限”表示檔案的保管期限，“件號”表示檔案在該保管期限內的順序號。3.會計檔案的編號：會計檔案的編號采用“年度類別保管期限冊號”的方式進行編制，如“2023KJ永久001”。其中，“年度”表示檔案形成的年份，“類別”表示會計檔案的類別，如憑證、賬簿、報表等，“保管期限”表示檔案的保管期限，“冊號”表示檔案在該保管期限內的冊數。4.聲像檔案的編號：聲像檔案的編號采用“年度類別保管期限件號”的方式進行編制，如“2023SX永久001”。其中，“年度”表示檔案形成的年份，“類別”表示聲像檔案的類別，如照片、錄像、錄音等，“保管期限”表示檔案的保管期限，“件號”表示檔案在該保管期限內的順序號。5.實物檔案的編號：實物檔案的編號采用“年度類別保管期限件號”的方式進行編制，如“2023SW永久001”。其中，“年度”表示檔案形成的年份，“類別”表示實物檔案的類別，如獎章、證書、牌匾等，“保管期限”表示檔案的保管期限，“件號”表示檔案在該保管期限內的順序號。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各科室、下屬單位應指定專人負責本部門檔案的收集工作，及時將本部門形成的檔案移交局辦公室統一管理。2.檔案的收集范圍包括本部門在工作活動中形成的各種文件、報告、通知、紀要、函件、圖紙、方案、報告、驗收材料、會計憑證、會計賬簿、財務報表、審計報告、照片、錄像、錄音、獎章、證書、牌匾、紀念品等。3.檔案的收集時間應按照國家有關規定和局辦公室的要求進行，一般應在文件形成后的一個月內完成收集工作。二、檔案的整理1.局辦公室應按照檔案的分類和編號規則，對收集到的檔案進行整理和分類，建立檔案目錄和索引，確保檔案的系統性和完整性。2.文書檔案的整理應按照文件的形成時間、內容、性質等因素進行分類整理，裝訂成冊，并編制檔案目錄和索引。3.科技檔案的整理應按照科技項目的名稱、階段、內容等因素進行分類整理，裝訂成冊，并編制檔案目錄和索引。4.會計檔案的整理應按照會計憑證的種類、日期、編號等因素進行分類整理，裝訂成冊，并編制檔案目錄和索引。5.聲像檔案的整理應按照照片、錄像、錄音的內容、時間、地點等因素進行分類整理，制作光盤或磁帶，并編制檔案目錄和索引。6.實物檔案的整理應按照獎章、證書、牌匾、紀念品的名稱、頒發單位、頒發時間等因素進行分類整理，制作標簽，并編制檔案目錄和索引。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.局辦公室應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施和設備，如檔案柜、空調、除濕機、滅火器等，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應保持干燥、通風、清潔，避免陽光直射和潮濕，防止檔案的損毀和變質。3.檔案的保管期限應按照國家有關規定和局辦公室的要求進行確定，一般分為永久、長期、短期三種。4.檔案的借閱應按照局辦公室的規定進行辦理，借閱人員應填寫借閱登記表，注明借閱檔案的名稱、借閱時間、借閱用途等，并在規定的時間內歸還檔案。5.檔案的銷毀應按照國家有關規定和局辦公室的要求進行辦理，銷毀檔案應經局領導批準，并由專人負責監銷，確保檔案的安全和保密。二、檔案的利用1.局辦公室應建立檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、程序和要求，為局內各部門和工作人員提供準確、可靠的檔案信息服務。2.檔案的利用應按照局領導的批示或有關部門的申請進行辦理，利用人員應填寫利用登記表，注明利用檔案的名稱、利用時間、利用用途等，并在規定的時間內歸還檔案。3.檔案的利用方式可以采取查閱、復印、摘錄等形式，利用人員應遵守檔案利用的規定，不得擅自涂改、損毀檔案。4.對于涉及國家秘密、商業秘密和個人隱私的檔案，利用人員應嚴格遵守保密規定，不得擅自泄露檔案內容。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.局辦公室應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限，對于失去保存價值的檔案應及時進行銷毀。2.檔案的鑒定工作應由局領導主持，檔案管理人員和有關業務人員參加，按照檔案的價值和保管期限標準進行鑒定。3.檔案的鑒定結果應經局領導批準后執行，并將鑒定結果記錄在檔案鑒定表中。二、檔案的銷毀1.對于經鑒定確已失去保存價值的檔案，應按照國家有關規定和局辦公室的要求進行銷毀。2.檔案的銷毀工作應由局領導主持，檔案管理人員和有關業務人員參加，在指定的地點進行