公司公文收發管理制度總則一、目的為規范公司公文的收發管理工作，確保公文的及時、準確、安全傳遞，提高公文處理效率，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司內部及與外部單位之間的公文收發管理。三、管理職責1.公司辦公室為公文收發管理的主管部門，負責公司公文的收發、登記、分辦、催辦、立卷、歸檔等工作。2.各部門應指定專人負責本部門的公文收發工作，確保公文的及時傳遞和處理。3.公司領導對公文的收發管理工作負有領導責任，應加強對公文處理工作的監督和指導。四、公文種類1.決定：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項。2.通知：適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或者執行的事項，批轉、轉發公文。3.通報：適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。4.報告：適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。5.請示：適用于向上級機關請求指示、批準。6.批復：適用于答復下級機關請示事項。7.意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。8.函：適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。9.紀要：適用于記載會議主要情況和議定事項。五、公文格式1.公文一般由標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件等部分組成。2.公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容并標明公文種類，一般應當標明發文機關。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。3.主送機關指公文的主要受理機關，應當使用機關全稱、規范化簡稱或者同類型機關統稱。4.正文是公文的主體，用來表述公文的內容，應做到邏輯嚴密、語句通順、表意明確。5.附件說明是公文附件的順序號和名稱，附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。6.發文機關署名應當用發文機關全稱或者規范化簡稱。7.成文日期署會議通過或者發文機關負責人簽發的日期。聯合行文時，署最后簽發機關負責人簽發的日期。8.印章是公文生效的標志，公文中有發文機關署名的，應當加蓋發文機關印章，并與署名機關相符。有特定發文機關標志的普發性公文和電報可以不加蓋印章。9.附注是公文印發傳達范圍等需要說明的事項，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。10.附件應當與正文一起裝訂，并在附件左上角第一行頂格編排“附件”二字，有序號時標注序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。公文的起草與審核一、公文的起草1.公文的起草應當符合國家法律法規和公司的規章制度，做到內容合法、事實清楚、表述準確、格式規范。2.公文的起草應當由主辦部門負責，涉及多個部門的公文，應當由主辦部門牽頭起草，其他部門配合。3.公文的起草應當做到簡潔明了，避免冗長和繁瑣，注重文字表達的準確性和規范性。4.公文的起草應當按照公文的種類和格式要求進行，確保公文的質量和效果。二、公文的審核1.公文的審核應當由主辦部門負責人進行審核，審核內容包括公文的內容、格式、語言表達等方面。2.公文的審核應當嚴格把關，確保公文的合法性、準確性和規范性。3.對于重要公文，應當由公司領導進行審核，審核內容包括公文的內容、意義、影響等方面。4.公文審核通過后，應當由主辦部門負責人簽署意見，并加蓋部門印章。公文的收發與登記一、公文的收發1.公司辦公室應當設立專人負責公文的收發工作，確保公文的及時接收和傳遞。2.收到公文后，應當及時登記，并填寫公文收發登記表，注明公文的文號、標題、主送機關、發文機關、日期等信息。3.對于急件和特急件，應當及時處理，并在公文收發登記表中注明處理情況。4.對于外部單位發來的公文，應當及時轉交相關部門處理，并在公文收發登記表中注明轉交情況。二、公文的登記1.公文的登記應當按照公文的種類和文號進行登記，確保公文的登記準確無誤。2.公文的登記應當包括公文的標題、文號、主送機關、發文機關、日期、密級、緊急程度等信息。3.公文的登記應當使用公文登記本，登記本應當按照文號順序進行登記，不得漏登、錯登。4.公文的登記應當及時、準確、完整，確保公文的信息安全和可追溯性。公文的分辦與催辦一、公文的分辦1.公司辦公室收到公文后，應當根據公文的內容和性質，及時分發給相關部門處理。2.對于涉及多個部門的公文，應當由公司辦公室牽頭協調，明確各部門的職責和分工，確保公文的及時處理。3.分辦公文時，應當填寫公文分辦單，注明公文的文號、標題、主送機關、發文機關、分辦部門、分辦日期等信息。4.分辦公文后，應當及時通知相關部門，并跟蹤公文的處理情況，確保公文的及時處理。二、公文的催辦1.公司辦公室應當對分發給各部門的公文進行催辦，確保公文的及時處理。2.催辦公文時，應當填寫公文催辦單，注明公文的文號、標題、主送機關、發文機關、催辦部門、催辦日期等信息。3.催辦公文時，應當及時通知相關部門，并跟蹤公文的處理情況，確保公文的及時處理。4.對于逾期未處理的公文，應當及時報告公司領導，并采取相應的措施進行處理。公文的立卷與歸檔一、公文的立卷1.公文辦理完畢后，應當及時將公文的定稿、正本和有關材料整理立卷。2.公文的立卷應當按照公文的種類、年度、文號等進行分類整理，確保公文的立卷規范、有序。3.公文的立卷應當由公司辦公室負責，各部門應當配合公司辦公室做好公文的立卷工作。4.公文的立卷應當做到及時、準確、完整，確保公文的信息安全和可追溯性。二、公文的歸檔1.公文的歸檔應當按照公司的檔案管理規定進行，確保公文的歸檔規范、有序。2.公文的歸檔應當包括公文的定稿、正本、附件、發文稿紙、會議紀要等材料，確保公文的歸檔完整。3.公文的歸檔應當由公司辦公室負責，各部門應當在規定的時間內將本部門的公文移交公司辦公室歸檔。4.公文的歸檔應當及時、準確、完整，確保公文的信息安全和可追溯性。公文的保密與安全一、公文的保密1.公文的起草、審核、收發、登記、分辦、催辦、立卷、歸檔等各個環節，都應當嚴格遵守保密制度，確保公文的保密安全。2.對于涉及國家秘密、公司商業秘密和個人隱私的公文，應當采取相應的保密措施，確保公文的保密安全。3.嚴禁在非涉密計算機上處理涉密公文，嚴禁將涉密公文帶出公司。4.對于違反保密制度的行為，應當依法追究相關人員的責任。二、公文的安全1.公司辦公室應當加強對公文的安全管理，確保公文的安全傳遞和存儲。2.對于重要公文，應當采取加密傳輸、專人送達等安全措施，確保公文的安全傳遞