商業(yè)公司發(fā)票管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司發(fā)票管理，規(guī)范發(fā)票開具、取得、保管及使用行為，防范稅務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障公司合法權(quán)益，根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及其實(shí)施細(xì)則等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在與公司經(jīng)營活動(dòng)相關(guān)的發(fā)票管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家稅收法律法規(guī)及發(fā)票管理規(guī)定，確保發(fā)票管理工作合法、合規(guī)。2.準(zhǔn)確及時(shí)原則：發(fā)票開具、取得、記錄等信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并及時(shí)處理，保證財(cái)務(wù)核算的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在發(fā)票管理中的職責(zé)，做到責(zé)任清晰，便于監(jiān)督和考核。4.安全保密原則：妥善保管發(fā)票及相關(guān)資料，防止發(fā)票丟失、被盜、泄露等情況發(fā)生，確保公司財(cái)務(wù)信息安全。二、發(fā)票管理職責(zé)分工（一）財(cái)務(wù)部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司發(fā)票管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督。2.負(fù)責(zé)發(fā)票的購買、保管、開具、核銷等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)審核各類發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性，對不符合規(guī)定的發(fā)票予以退回，并要求相關(guān)人員重新開具或補(bǔ)充合法有效的憑證。4.負(fù)責(zé)定期對公司發(fā)票使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和報(bào)告，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決發(fā)票管理中存在的問題。5.配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的檢查和審計(jì)工作，提供相關(guān)發(fā)票資料。（二）業(yè)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)活動(dòng)中按照規(guī)定取得合法有效的發(fā)票，并及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部。2.對取得的發(fā)票進(jìn)行初步審核，確保發(fā)票內(nèi)容與業(yè)務(wù)實(shí)際相符，發(fā)票開具方信息真實(shí)、準(zhǔn)確。3.負(fù)責(zé)向客戶準(zhǔn)確提供公司開票信息，配合財(cái)務(wù)部做好發(fā)票開具工作。4.負(fù)責(zé)本部門發(fā)票的登記、保管工作，不得擅自損毀、丟失發(fā)票。（三）行政部門1.負(fù)責(zé)公司辦公場所發(fā)票存放設(shè)施的配備和維護(hù)，確保發(fā)票存放安全。2.協(xié)助財(cái)務(wù)部做好發(fā)票管理相關(guān)的后勤保障工作。（四）其他部門及員工1.嚴(yán)格按照本制度規(guī)定使用發(fā)票，不得虛開發(fā)票、開具與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)不符的發(fā)票。2.對取得的發(fā)票應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理、粘貼，并按照規(guī)定流程提交給財(cái)務(wù)部。3.發(fā)現(xiàn)發(fā)票丟失、被盜等異常情況，應(yīng)立即向本部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部報(bào)告，并采取相應(yīng)措施防止損失擴(kuò)大。三、發(fā)票的購買與保管（一）發(fā)票購買1.財(cái)務(wù)部指定專人負(fù)責(zé)發(fā)票購買工作。2.根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要，提前向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請購買發(fā)票種類、數(shù)量，并按照規(guī)定辦理購票手續(xù)。3.購票人員應(yīng)妥善保管發(fā)票領(lǐng)購簿，不得轉(zhuǎn)借、涂改。（二）發(fā)票保管1.財(cái)務(wù)部應(yīng)設(shè)置專門的發(fā)票存放場所，配備必要的保險(xiǎn)柜等安全設(shè)施，確保發(fā)票存放安全。2.發(fā)票存放場所應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，防止發(fā)票受潮、霉變、蟲蛀等。3.發(fā)票應(yīng)按照種類、號碼順序存放，建立發(fā)票臺賬，詳細(xì)記錄發(fā)票的購買、開具、使用、結(jié)存等情況。4.發(fā)票保管人員應(yīng)定期對發(fā)票進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符時(shí)，應(yīng)及時(shí)查明原因，并報(bào)告財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人。5.禁止將發(fā)票與其他物品混放，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入發(fā)票存放場所。6.因工作需要攜帶發(fā)票外出時(shí)，必須由兩人以上同行，并采取必要的安全防護(hù)措施，確保發(fā)票安全。四、發(fā)票的開具（一）開具范圍1.公司銷售商品、提供勞務(wù)及服務(wù)等應(yīng)按規(guī)定向購買方開具發(fā)票。2.不得為他人、為自己開具與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票，不得介紹他人開具與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)情況不符的發(fā)票。（二）開具要求1.發(fā)票開具應(yīng)在發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)確認(rèn)營業(yè)收入時(shí)，按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。2.開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)使用中文。民族自治地方可以同時(shí)使用當(dāng)?shù)赝ㄓ玫囊环N民族文字。有實(shí)際需要的，也可以同時(shí)使用中外兩種文字。3.填寫發(fā)票項(xiàng)目應(yīng)齊全，內(nèi)容真實(shí)，字跡清楚，不得壓線、錯(cuò)格。發(fā)票金額、稅額應(yīng)準(zhǔn)確無誤，大小寫金額必須一致。4.開具發(fā)票時(shí)應(yīng)根據(jù)實(shí)際銷售情況如實(shí)開具商品或服務(wù)名稱，不得籠統(tǒng)開具“辦公用品”“食品”等名稱。如購買的商品種類較多，可匯總開具發(fā)票，但必須同時(shí)提供加蓋銷售方發(fā)票專用章的《銷售貨物或者提供應(yīng)稅勞務(wù)清單》。（三）開具流程1.業(yè)務(wù)部門在與客戶簽訂合同或達(dá)成交易意向時(shí)，應(yīng)明確發(fā)票開具要求，包括發(fā)票類型、開票信息等，并及時(shí)通知財(cái)務(wù)部。2.財(cái)務(wù)部根據(jù)業(yè)務(wù)部門提供的開票信息，核對無誤后開具發(fā)票。3.發(fā)票開具人員應(yīng)在發(fā)票開具后，及時(shí)將發(fā)票聯(lián)交付給客戶，并做好發(fā)票交付記錄。發(fā)票記賬聯(lián)應(yīng)及時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部進(jìn)行賬務(wù)處理。4.如因客戶信息變更等原因需要重新開具發(fā)票的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部，財(cái)務(wù)部按照規(guī)定辦理發(fā)票沖紅、重開手續(xù)。五、發(fā)票的取得（一）取得要求1.公司在購買商品、接受勞務(wù)及服務(wù)時(shí)，應(yīng)向銷售方索取合法有效的發(fā)票。2.取得的發(fā)票應(yīng)具備以下內(nèi)容：發(fā)票聯(lián)或抵扣聯(lián)應(yīng)加蓋銷售方發(fā)票專用章；發(fā)票內(nèi)容應(yīng)填寫完整，包括發(fā)票名稱、發(fā)票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、商品或服務(wù)名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價(jià)、金額、稅額等；發(fā)票字跡應(yīng)清晰，不得有涂改、挖補(bǔ)等痕跡。3.不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任何部門和個(gè)人有權(quán)拒收。（二）取得流程1.業(yè)務(wù)部門在辦理業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)主動(dòng)向銷售方索取發(fā)票，并對發(fā)票的真實(shí)性、合法性、完整性進(jìn)行初步審核。2.取得發(fā)票后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將發(fā)票傳遞給財(cái)務(wù)部。傳遞過程中應(yīng)做好交接記錄，確保發(fā)票安全、完整。3.財(cái)務(wù)部收到業(yè)務(wù)部門傳遞的發(fā)票后，應(yīng)進(jìn)行再次審核。審核無誤的發(fā)票，按照規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理；審核發(fā)現(xiàn)問題的發(fā)票，應(yīng)及時(shí)退回業(yè)務(wù)部門，并要求銷售方重新開具或補(bǔ)充合法有效的憑證。六、發(fā)票的使用與核銷（一）發(fā)票使用1.公司應(yīng)按照規(guī)定的用途使用發(fā)票，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、代開發(fā)票，不得拆本使用發(fā)票。2.已開具的發(fā)票存根聯(lián)和發(fā)票登記簿，應(yīng)當(dāng)保存五年。保存期滿，報(bào)經(jīng)稅務(wù)機(jī)關(guān)查驗(yàn)后銷毀。3.發(fā)票使用過程中如發(fā)生作廢情況，應(yīng)在發(fā)票各聯(lián)次上加蓋“作廢”戳記，并全聯(lián)次留存。作廢發(fā)票應(yīng)與已開具發(fā)票存根聯(lián)一同保存，不得擅自銷毀。（二）發(fā)票核銷1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對已開具發(fā)票進(jìn)行核銷，確保發(fā)票開具金額與實(shí)際業(yè)務(wù)收入相符。2.發(fā)票核銷時(shí)，應(yīng)核對發(fā)票存根聯(lián)與記賬聯(lián)的金額、稅額、開票日期、發(fā)票號碼等信息是否一致。如發(fā)現(xiàn)不一致情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)處理。3.核銷后的發(fā)票存根聯(lián)應(yīng)按照規(guī)定的期限妥善保管，以備稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查。七、發(fā)票的檢查與監(jiān)督（一）內(nèi)部檢查1.財(cái)務(wù)部應(yīng)定期對公司發(fā)票管理情況進(jìn)行自查，檢查內(nèi)容包括發(fā)票購買、保管、開具、取得、使用、核銷等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.自查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并形成自查報(bào)告。自查報(bào)告應(yīng)包括問題描述、原因分析、整改措施及整改結(jié)果等內(nèi)容。3.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對發(fā)票管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查發(fā)票管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為應(yīng)及時(shí)提出審計(jì)意見，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。（二）稅務(wù)檢查配合1.公司應(yīng)積極配合稅務(wù)機(jī)關(guān)的發(fā)票檢查工作，如實(shí)提供發(fā)票相關(guān)資料，不得拒絕、隱瞞。2.對于稅務(wù)機(jī)關(guān)檢查發(fā)現(xiàn)的問題，財(cái)務(wù)部應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改，并按照規(guī)定補(bǔ)繳稅款、滯納金及罰款。3.財(cái)務(wù)部應(yīng)將稅務(wù)檢查情況及時(shí)反饋給公司管理層，并對發(fā)票管理工作進(jìn)行總結(jié)和改進(jìn)，防止類似問題再次發(fā)生。八、罰則（一）對違反發(fā)票管理制度行為的界定1.未按照規(guī)定開具發(fā)票，如未加蓋發(fā)票專用章、開具與實(shí)際經(jīng)營業(yè)務(wù)不符的發(fā)票等。2.未按照規(guī)定取得發(fā)票，如取得不符合規(guī)定的發(fā)票、未索取發(fā)票等。3.未按照規(guī)定保管發(fā)票，如發(fā)票丟失、被盜、擅自損毀發(fā)票等。4.虛開發(fā)票、代開發(fā)票、轉(zhuǎn)借發(fā)票等違法行為。5.其他違反發(fā)票管理制度的行為。（二）處罰措施1.對于首次違反發(fā)票管理制度且情節(jié)較輕的員工，給予批評教育，并責(zé)令其立即改正。2.對于多次違反發(fā)票管理制度或情節(jié)嚴(yán)重的員工，視情節(jié)輕重給予警告