公司行政合同管理制度一、總則（一）目的為加強公司行政合同管理，規范行政合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范行政合同風險，維護公司合法權益，根據國家有關法律法規及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門在行政管理活動中與自然人、法人或其他組織簽訂的行政合同。（三）基本原則1.合法合規原則：行政合同的簽訂、履行等活動必須遵守國家法律法規和政策規定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上簽訂行政合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則：合同條款應體現公平公正，保障雙方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責（一）合同管理部門及職責1.法務部門負責行政合同的合法性審查，對合同條款進行法律風險評估，提出法律意見和建議。參與重大行政合同的談判、起草工作，協助處理合同糾紛。負責收集、整理、保管行政合同文本及相關資料，建立合同檔案。2.業務部門負責行政合同項目的前期調研、可行性分析，提出簽訂合同的申請。負責合同的談判、起草、送審工作，按照合同約定履行義務。負責跟蹤合同履行情況，及時解決合同履行過程中出現的問題，并向法務部門通報相關情況。3.財務部門負責對行政合同涉及的資金往來進行審核和監督，確保資金使用的合規性。參與合同條款中涉及財務方面內容的審核，提出財務意見和建議。（二）合同簽訂人員職責1.合同簽訂人員應具備相應的業務知識和法律意識，熟悉合同簽訂流程和相關法律法規。2.負責合同的具體起草、談判、簽訂工作，確保合同條款準確、完整、合法。3.及時向本部門負責人匯報合同簽訂過程中的重大事項，并按照要求辦理相關手續。三、合同簽訂流程（一）合同申請業務部門根據工作需要，填寫《行政合同簽訂申請表》，詳細說明合同項目名稱、對方當事人基本情況、合同主要內容、簽訂合同的必要性及可行性等內容，并提交相關資料。（二）合同審核1.法務部門收到《行政合同簽訂申請表》及相關資料后，對合同進行合法性審查，重點審查合同主體資格、合同條款的合法性、完整性、準確性等，并出具法律審查意見。2.財務部門對合同涉及的資金往來進行審核，提出財務意見和建議。3.業務部門根據法務部門和財務部門的審查意見，對合同進行修改完善。（三）合同審批1.經審核修改后的合同，由業務部門負責人簽署意見后，報公司分管領導審批。2.公司分管領導根據合同內容及相關部門的審查意見，進行審批并簽署意見。3.重大行政合同需經公司總經理辦公會或董事會審議通過。（四）合同簽訂1.合同審批通過后，由業務部門負責與對方當事人簽訂合同。簽訂合同應使用公司統一印制的合同文本，合同文本應加蓋公司公章及法定代表人或授權代表的簽字（章）。2.合同簽訂人員應確保合同簽訂過程的合規性，嚴格按照合同審批意見填寫合同條款，不得擅自變更合同內容。3.合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本送法務部門、財務部門等相關部門備案。四、合同履行與監督（一）合同履行1.合同簽訂后，業務部門應按照合同約定全面履行義務，確保合同目標的實現。2.在合同履行過程中，如遇不可抗力或其他不可預見、不可避免的因素導致合同無法履行或部分無法履行的，業務部門應及時通知對方當事人，并采取有效措施減少損失。同時，應在規定時間內將有關情況書面報告公司領導及法務部門。3.業務部門應建立合同履行臺賬，詳細記錄合同履行情況，包括合同簽訂時間、履行期限、履行進度、付款情況、對方履行情況等，及時掌握合同履行動態。（二）合同監督1.法務部門負責對行政合同的履行情況進行法律監督，定期檢查合同履行情況，及時發現和糾正合同履行過程中的違法違規行為。2.財務部門負責對合同資金往來進行監督，確保資金使用的合規性和安全性。3.公司審計部門可根據需要對行政合同的簽訂、履行情況進行審計監督。五、合同變更與解除（一）合同變更1.在合同履行過程中，因客觀情況發生變化需要變更合同內容的，業務部門應及時與對方當事人協商，并簽訂書面的合同變更協議。2.合同變更協議應按照合同簽訂流程進行審批，經審批通過后生效。3.合同變更后，業務部門應及時將變更情況通知法務部門、財務部門等相關部門，并對合同履行臺賬進行相應調整。（二）合同解除1.合同雙方協商一致，可以解除合同。解除合同應簽訂書面的解除協議，并按照合同簽訂流程進行審批。2.因不可抗力或其他法定事由導致合同無法履行或部分無法履行的，一方有權解除合同。解除合同的一方應及時通知對方當事人，并在規定時間內將有關情況書面報告公司領導及法務部門。3.合同解除后，業務部門應及時清理合同履行過程中的相關事項，包括結算款項、交付標的物等，并辦理相關手續。同時，應將合同解除情況通知法務部門、財務部門等相關部門。六、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.業務部門在簽訂合同前，應充分了解對方當事人的主體資格、信用狀況、經營情況等，避免與存在重大風險的當事人簽訂合同。2.在合同履行過程中，業務部門應加強與對方當事人的溝通協調，及時解決出現的問題，避免糾紛的發生。3.法務部門應定期對行政合同進行法律風險排查，及時發現潛在的糾紛隱患，并提出防范措施和建議。（二）糾紛處理1.當發生合同糾紛時，業務部門應及時收集相關證據材料，并向法務部門報告。2.法務部門負責組織相關人員對合同糾紛進行分析研究，制定糾紛處理方案，并代表公司與對方當事人進行協商、談判或訴訟等活動。3.在糾紛處理過程中，業務部門應積極配合法務部門，提供必要的協助和支持。4.合同糾紛處理結束后，法務部門應及時總結經驗教訓，提出改進措施和建議，完善公司行政合同管理制度。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業務部門應及時將合同文本及相關資料整理齊全，包括合同審批表、合同變更協議、合同解除協議、往來函件、糾紛處理文件等，并移交法務部門。2.法務部門對接收的合同檔案進行核對、登記，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理與保管1.法務部門按照檔案管理的有關規定，對合同檔案進行分類整理、編號裝訂，建立電子檔案和紙質檔案。2.合同檔案應妥善保管，存放地點應具備安全、防火、防潮、防蟲等條件，確保檔案資料的安全。3.合同檔案的保管期限按照國家有關規定執行，一般為[X]年。保管期限屆滿后，經公司領導批準，可按照規定進行銷毀。（三）檔案查閱與借閱1.因工作需要查閱合同檔案的，查閱人員應填寫《行政合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，報法務部門審批。2.法務部門根據審批意見，安排專人負責查閱，并做好查閱記錄。查閱人員不得擅自復印、拍照、涂改、抽取合同檔案資料。3.因特殊情況需要借閱合同檔案的，借閱人員應填寫《行政合同檔案