公司小車租賃管理制度一、總則1.目的為規范公司小車租賃行為，合理控制租賃成本，確保車輛使用安全、高效、有序，滿足公司業務開展及員工公務出行需求，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門因業務需要租賃小車的相關活動，包括但不限于商務接待、出差、會議接送等。3.基本原則合規性原則：嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定，確保租賃行為合法合規。經濟性原則：在滿足業務需求的前提下，通過合理選擇租賃方式和供應商，降低租賃成本。安全性原則：租賃車輛應具備合法有效的行駛證、保險等手續，確保車輛性能良好，駕駛人員具備相應資質，保障行車安全。審批性原則：所有小車租賃業務必須經過嚴格的審批流程，確保租賃需求合理、必要。二、租賃車輛標準1.車輛類型根據公司業務需求及實際情況，優先租賃經濟適用型轎車或商務車。對于特殊業務場景，可根據需要租賃SUV等其他車型。2.車輛狀況租賃車輛應車況良好，無明顯外觀損傷，內飾整潔，各項性能指標符合安全行駛要求。車輛必須具備有效的交強險、商業險（包括但不限于第三者責任險、車損險、不計免賠險等），保險期限應覆蓋租賃期間。3.車輛年限一般租賃車輛車齡不超過[X]年，以確保車輛性能穩定，減少故障發生概率。三、租賃流程1.租賃申請各部門因業務需要租賃小車時，應提前填寫《小車租賃申請表》，詳細注明租賃事由、預計租賃時間、行程安排、用車人數等信息。申請表經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。2.行政審核行政部門收到租賃申請后，對申請內容進行審核，重點審核租賃事由的合理性、行程安排的必要性以及車輛使用的經濟性。如申請內容不符合要求，行政部門應及時與申請部門溝通，說明原因并要求其補充或修改相關信息。3.審批流程經行政部門審核通過的租賃申請，根據租賃費用金額按照以下審批權限進行審批：單次租賃費用在[X]元以下的，由行政部門負責人審批。單次租賃費用在[X]元至[X]元之間的，由分管行政的公司領導審批。單次租賃費用在[X]元以上的，由公司總經理審批。4.供應商選擇行政部門根據審批通過的租賃申請，通過招標、詢價、比價等方式選擇合適的小車租賃供應商。選擇供應商時，應綜合考慮其服務質量、車輛狀況、價格水平、信譽等因素，確保選擇到優質、可靠的供應商。確定供應商后，行政部門應與其簽訂《小車租賃合同》，明確雙方的權利義務、租賃費用、租賃期限、車輛交付及歸還時間、維修保養責任等條款。5.車輛交付與驗收租賃供應商應按照合同約定的時間和地點將租賃車輛交付給公司指定人員。公司指定人員在接收車輛時，應對車輛外觀、內飾、性能等進行全面檢查，確認車輛狀況與合同約定一致，并填寫《車輛交付驗收單》。如發現車輛存在問題，應及時與租賃供應商溝通，要求其進行整改或更換車輛，直至符合要求為止。6.車輛使用車輛使用部門應嚴格按照租賃申請的行程安排使用租賃車輛，不得擅自改變用途或延長租賃期限。使用過程中，應遵守交通法規，確保行車安全。如因違反交通法規導致的罰款、扣分等責任由使用部門自行承擔。如需臨時增加用車行程或延長租賃期限，使用部門應提前向行政部門提出申請，經審批同意后方可執行。7.車輛歸還租賃期滿或使用完畢后，車輛使用部門應按照合同約定的時間和地點將租賃車輛歸還至租賃供應商。歸還車輛時，應確保車輛外觀整潔，無新增損傷，車內物品齊全。如發現車輛有損壞或丟失物品等情況，使用部門應承擔相應的賠償責任。租賃供應商在接收車輛時，應對車輛進行檢查，如無異議，應在《車輛歸還驗收單》上簽字確認。四、租賃費用管理1.費用標準小車租賃費用根據車型、租賃期限、行駛里程等因素確定，具體費用標準由行政部門定期收集市場信息并制定，報公司領導審批后執行。費用標準應保持相對穩定，如因市場行情變化等原因需要調整，應提前進行公示并說明調整理由。2.費用結算租賃費用結算周期一般為[X]個月，租賃供應商應在每個結算周期結束后[X]個工作日內提交費用結算清單及發票。行政部門收到租賃供應商提交的費用結算清單及發票后，應進行審核，審核無誤后按照合同約定的付款方式支付租賃費用。如發現費用結算清單與合同約定不符或發票存在問題，行政部門應及時與租賃供應商溝通，要求其進行更正或補充。3.費用報銷員工因公務使用租賃車輛發生的費用，按照公司費用報銷制度進行報銷。報銷時應提供《小車租賃申請表》、《車輛交付驗收單》、《車輛歸還驗收單》、發票等相關憑證，經部門負責人、行政部門審核、財務部門復核后，報公司領導審批報銷。五、車輛保險與維修管理1.保險管理租賃車輛的保險由租賃供應商負責購買，行政部門應在簽訂租賃合同前確認保險的種類、金額及期限等信息，并要求租賃供應商提供保險單復印件。在租賃期間，如發生保險事故，租賃供應商應及時通知保險公司，并協助公司處理相關理賠事宜。公司應配合租賃供應商提供必要的證明材料。如因租賃車輛保險不足導致的損失，由租賃供應商按照合同約定承擔相應責任。2.維修管理租賃車輛在使用過程中如出現故障或損壞，車輛使用部門應及時通知行政部門，行政部門根據故障情況聯系租賃供應商安排維修。維修前，行政部門應與租賃供應商共同確定維修方案及費用預算，維修費用經審批后由租賃供應商承擔。維修完成后，車輛使用部門應檢查維修質量，如發現維修不符合要求，應及時要求租賃供應商返工。六、駕駛人員管理1.資質要求租賃車輛的駕駛人員必須具備合法有效的駕駛證，準駕車型與租賃車輛相符。駕駛人員應具備良好的駕駛技能和職業道德，無重大交通違法記錄。2.培訓與教育租賃供應商應定期對駕駛人員進行安全培訓和教育，提高駕駛人員的安全意識和服務水平。公司行政部門可根據實際情況要求租賃供應商提供駕駛人員培訓計劃及培訓記錄。3.服務規范駕駛人員應遵守公司的用車規定，按時接送乘客，不得擅自離崗或拒載。駕駛人員在服務過程中應保持車輛整潔，文明禮貌，為乘客提供優質的服務。如因駕駛人員服務態度等問題引起乘客投訴，公司行政部門將視情節輕重對租賃供應商進行相應處罰。七、監督與考核1.監督機制行政部門負責對小車租賃業務進行日常監督檢查，包括租賃申請審批、供應商選擇、車輛使用、費用結算等環節。財務部門負責對租賃費用的報銷進行審核監督，確保費用支出合理合規。公司審計部門定期對小車租賃業務進行審計，檢查制度執行情況及費用使用效益等。2.考核指標對小車租賃業務的考核指標包括但不限于租賃費用控制情況、車輛使用滿意度、供應商服務質量、安全事故發生率等。行政部門應定期收集相關數據，對各部門及租賃供應商進行考核評價，并將考核結果與部門績效及供應商合作掛鉤。3.獎懲措施對于在小車租賃管理工作中表現優秀的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。對于違反本制度規定的部門或個人，公司將視情節輕重