公司貨物出門管理制度一、總則1.目的為加強公司貨物出門管理，規范貨物出門流程，確保公司貨物安全、準確、有序地流出公司，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有貨物（包括原材料、半成品、成品、設備及工具等）的出門管理。3.基本原則貨物出門必須遵循“嚴格審批、手續齊全、責任明確”的原則，確保貨物出門的合法性、準確性和安全性。二、職責分工1.銷售部門負責審核客戶訂單及發貨通知，確保訂單信息準確無誤。根據訂單安排發貨計劃，并及時通知倉庫準備貨物。對發貨后的貨物跟蹤，及時處理客戶反饋的問題。2.倉庫管理部門負責貨物的存儲、保管和盤點工作，確保貨物數量準確、質量完好。根據銷售部門的發貨通知，核對貨物信息，組織貨物裝車發貨。負責辦理貨物出門手續，填寫相關單據，并留存備查。3.財務部門負責審核貨物出門相關財務手續，確保貨款回籠情況與發貨情況相符。對貨物出門涉及的費用進行核算和監督。4.審批部門根據公司規定，對貨物出門申請進行審批，確保發貨符合公司利益和相關規定。三、貨物出門流程1.訂單確認銷售部門收到客戶訂單后，應及時進行審核，確認訂單內容（包括貨物名稱、規格、數量、價格、交貨期等）準確無誤。對于特殊要求的訂單，銷售部門應與相關部門溝通協調，確保能夠滿足客戶需求。2.發貨通知銷售部門根據訂單情況制定發貨計劃，并填寫《發貨通知單》，詳細注明發貨日期、貨物名稱、規格、數量、客戶名稱及地址等信息。將《發貨通知單》發送給倉庫管理部門、財務部門及相關審批部門。3.貨物準備倉庫管理部門收到《發貨通知單》后，根據通知單內容核對庫存貨物。如庫存貨物充足，倉庫管理人員應及時組織貨物進行備貨，并確保貨物包裝完好、標識清晰。對備貨過程中發現的貨物短缺、損壞等問題，倉庫管理人員應及時通知銷售部門，并協助處理。4.出門審批發貨人持《發貨通知單》及相關證明文件（如合同、發票等）到審批部門辦理貨物出門審批手續。審批部門應根據公司規定和實際情況，對發貨申請進行嚴格審核，重點審核發貨原因、貨物數量、客戶信息等是否準確無誤。對于涉及重要物資、大額訂單或特殊情況的發貨申請，審批部門應進行實地核查或組織相關部門進行會審。審批通過后，審批部門在《發貨通知單》上簽字蓋章，并留存一聯備案。5.出門手續辦理發貨人持審批通過的《發貨通知單》到倉庫管理部門辦理貨物出門手續。倉庫管理人員根據《發貨通知單》再次核對貨物信息，確認無誤后，填寫《貨物出門登記表》。《貨物出門登記表》應詳細記錄發貨日期、貨物名稱、規格、數量、客戶名稱、出門方式（如汽車運輸、火車運輸、快遞等）、運輸單號、發貨人等信息。發貨人在《貨物出門登記表》上簽字確認后，倉庫管理人員安排貨物裝車發貨，并將《發貨通知單》及相關單據交財務部門留存。6.貨物運輸發貨人負責組織貨物的運輸工作，確保貨物按時、安全送達客戶指定地點。在運輸過程中，發貨人應采取必要的防護措施，防止貨物損壞、丟失等情況發生。如因不可抗力等原因導致貨物運輸延誤或出現其他問題，發貨人應及時通知銷售部門，并協助銷售部門與客戶溝通協調，妥善處理相關事宜。7.貨物交付貨物送達客戶指定地點后，收貨人應根據送貨清單核對貨物數量、規格等信息，確認無誤后在送貨清單上簽字驗收。發貨人應及時將客戶簽字確認的送貨清單反饋給銷售部門，銷售部門據此確認貨物已交付。對于客戶提出的質量異議或其他問題，銷售部門應及時組織相關部門進行處理，并將處理結果反饋給客戶。四、貨物出門審批權限1.一般貨物單次發貨金額在[X]元以下的貨物出門申請，由銷售部門負責人審批。2.重要貨物單次發貨金額在[X]元至[X]元之間的貨物出門申請，由銷售部門負責人審核后，報分管銷售的副總經理審批。3.重大貨物單次發貨金額在[X]元以上的貨物出門申請，由銷售部門負責人、分管銷售的副總經理審核后，報總經理審批。五、貨物出門相關單據管理1.發貨通知單《發貨通知單》由銷售部門負責填寫，一式多聯，分別發送給倉庫管理部門、財務部門及審批部門。發貨通知單應編號管理，確保每筆發貨業務都有唯一的標識。發貨通知單應妥善保存，保存期限為[X]年，以備查詢和核對。2.貨物出門登記表《貨物出門登記表》由倉庫管理部門負責填寫，詳細記錄貨物出門的相關信息。貨物出門登記表應按日裝訂成冊，保存期限為[X]年。3.送貨清單送貨清單由發貨人隨貨物一同交給收貨人，收貨人簽字驗收后，發貨人應將送貨清單原件帶回公司交銷售部門存檔。送貨清單應保存期限為[X]年，作為貨物交付的證明文件。六、特殊情況處理1.緊急發貨如遇客戶緊急需求，需要立即發貨的情況，發貨人應在發貨前電話通知審批部門負責人，并說明緊急發貨的原因和預計發貨時間。審批部門負責人同意后，發貨人可先發貨，但應在發貨后[X]個工作日內補辦正式的審批手續。2.退貨處理對于客戶退貨的情況，銷售部門應及時與客戶溝通協調，了解退貨原因，并填寫《退貨通知單》。《退貨通知單》應注明退貨貨物名稱、規格、數量、退貨原因等信息，并發送給倉庫管理部門和財務部門。倉庫管理部門收到《退貨通知單》后，應安排專人接收退貨貨物，并進行清點、檢驗。如退貨貨物符合退貨條件，倉庫管理人員應辦理入庫手續，并在《退貨通知單》上簽字確認。財務部門根據《退貨通知單》及相關入庫單據，辦理貨款退回手續。3.換貨處理對于客戶換貨的情況，銷售部門應與客戶協商確定換貨貨物的名稱、規格、數量等信息，并填寫《換貨通知單》?！稉Q貨通知單》應注明換貨原因、原貨物信息及換貨后貨物信息等內容，并發送給倉庫管理部門和財務部門。倉庫管理部門根據《換貨通知單》，先辦理原貨物的退貨手續，再組織換貨貨物的發貨。財務部門根據《換貨通知單》及相關單據，辦理貨款結算手續。七、監督與檢查1.定期檢查公司定期（每季度）對貨物出門管理制度的執行情況進行檢查，檢查內容包括發貨流程是否規范、審批手續是否齊全、相關單據是否完整等。檢查人員應填寫《貨物出門管理制度執行情況檢查表》，詳細記錄檢查發現的問題及整改建議。2.不定期抽查公司不定期對貨物出門情況進行抽查，重點檢查貨物出門的實際操作與制度規定是否相符。對于抽查中發現的違規行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。3.問題整改對于檢查和抽查中發現的問題，責任部門應及時進行整改，并將整改情況書面報告公司管理層。公司將對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。八、罰則1.違反審批規定未經審批擅自發貨的，對發貨責任人給予警告處分，并責令其補辦審批手續。如因擅自發貨給公司造成損失的，發貨責任人應承擔相應的賠償責任。審批人員未嚴格履行審批職責，導致不符合規定的貨物出門的，對審批人員給予警告處分；如造成嚴重后果的，給予記過以上處分，并追究審批人員的經濟賠償責任。2.單據填寫錯誤或不全發貨人、倉庫管理人員等相關人員未按規定填寫發貨通知單、貨物出門登記表等單據，或單據填寫錯誤、不全的，給予責任人警告處分，并責令其及時更正。如因單據問題導致貨物出門出現差錯的，責任人應承擔相應的責任。3.貨物丟失或損壞在貨物運輸過程中，因發貨人或運輸人員的原因導致貨物丟失、損壞的，發貨人或運輸人員應承擔相應的賠償責任。如因不可抗力等不可預見、不可避免的原因導致貨物損失的，應及時采取措施減少損失，并按公司相關規定進行處理。4.其他違規行