合同原件庫存管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同原件庫存管理，確保合同原件的安全、完整，便于查閱和使用，保障公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的各類合同原件的庫存管理。（三）基本原則1.集中管理原則：合同原件統一由公司指定的部門進行集中管理，避免分散保存導致的丟失、損壞或管理混亂。2.安全保密原則：確保合同原件的安全，防止信息泄露，維護公司商業秘密和合法權益。3.規范有序原則：建立規范的合同原件收、發、存流程，保證管理工作有序進行。4.便捷高效原則：在保證安全和規范的前提下，提高合同原件查閱和使用的效率，滿足公司業務開展的需要。二、管理職責（一）管理部門公司設立合同管理中心作為合同原件庫存管理的歸口部門，負責合同原件的統一接收、登記、保管、借閱、歸還等工作。（二）各部門職責1.業務部門負責合同的起草、簽訂，并及時將合同原件提交至合同管理中心。在合同履行過程中，如需查閱合同原件，應按照規定辦理借閱手續。2.財務部門負責依據合同原件進行款項收付，并對合同執行情況進行監督。涉及合同付款等財務事項時，需審核合同原件的相關條款及執行情況。3.法務部門負責對合同的合法性、合規性進行審查，并在合同管理過程中提供法律支持和指導。對合同原件的保管、使用等環節進行法律監督。三、合同原件的接收與登記（一）接收1.業務部門簽訂合同后，應在[X]個工作日內將合同原件一式[X]份提交至合同管理中心。提交時，應確保合同內容完整、簽字蓋章齊全。2.合同管理中心接收合同原件時，應對合同的份數、內容完整性、簽字蓋章情況等進行核對。如發現問題，應及時與業務部門溝通并要求補充或更正。（二）登記1.合同管理中心對接收的合同原件進行詳細登記，登記內容包括合同編號、合同名稱、簽訂日期、簽訂雙方、合同金額、合同期限、業務類型、原件份數、存放位置等。2.建立合同原件登記臺賬，采用紙質和電子兩種形式進行記錄，確保賬實相符。電子臺賬應定期備份，防止數據丟失。四、合同原件的保管（一）保管環境1.合同管理中心應設置專門的合同檔案室，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保合同原件的安全存放。2.檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內。（二）分類存放1.合同原件應按照業務類型、合同編號等進行分類存放，便于查找和管理。2.對于重要合同或涉及金額較大的合同，應單獨存放，并進行重點標識。（三）保管期限1.合同原件的保管期限根據國家法律法規和公司相關規定執行。一般情況下，合同保管期限為自合同履行完畢或終止之日起[X]年。2.對于涉及知識產權、商業秘密、重大資產交易等特殊合同，保管期限應適當延長，具體按照相關規定執行。（四）定期盤點1.合同管理中心應定期對合同原件進行盤點，每年至少進行[X]次全面盤點。盤點內容包括合同數量、存放位置、保管狀況等。2.盤點結束后，應編制盤點報告，如發現賬實不符或合同原件存在損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的處理措施。五、合同原件的借閱（一）借閱申請1.公司內部各部門因工作需要查閱或借閱合同原件時，應填寫《合同原件借閱申請表》，注明借閱合同的編號、名稱、借閱用途、預計歸還日期等信息。2.申請表經部門負責人簽字批準后，提交至合同管理中心。（二）審批流程1.合同管理中心收到借閱申請表后，應進行審核。對于一般性合同的借閱申請，由合同管理中心負責人審批；對于涉及重要合同或敏感信息的借閱申請，需報公司分管領導審批。2.審批通過后，合同管理中心在申請表上加蓋審批章，并留存一份備案。（三）借閱辦理1.借閱人憑審批通過的申請表到合同管理中心辦理借閱手續。合同管理中心工作人員根據申請表的內容，在合同原件登記臺賬上進行記錄，并將合同原件交予借閱人。2.借閱人應在借閱期限內歸還合同原件，如需延期歸還，應提前辦理續借手續。續借申請流程與借閱申請流程相同。（四）歸還1.借閱人歸還合同原件時，合同管理中心工作人員應認真核對合同的完整性和準確性，檢查是否有損壞、涂改等情況。2.核對無誤后，在合同原件登記臺賬上記錄歸還日期，并將合同原件放回原處。如發現問題，應及時與借閱人溝通并查明原因，采取相應的處理措施。六、合同原件的復印與掃描（一）復印1.因工作需要復印合同原件時，應填寫《合同原件復印申請表》，注明復印合同的編號、名稱、復印用途、復印份數等信息。2.申請表經部門負責人簽字批準后，提交至合同管理中心。合同管理中心工作人員按照申請表的要求進行復印，并在復印件上加蓋“合同復印件與原件核對無誤”章及日期章。3.復印后的合同復印件應按照與原件相同的分類方式進行存放，便于查閱。（二）掃描1.為方便合同查閱和管理，合同管理中心應對重要合同原件進行掃描備份。掃描后的電子文檔應按照合同編號進行命名，并存儲在公司指定的服務器或存儲設備上。2.掃描工作應確保電子文檔內容清晰、完整，與合同原件一致。同時，應建立電子文檔索引目錄，便于快速查找和使用。七、合同原件的銷毀（一）銷毀條件1.合同原件保管期限屆滿，且公司不再需要留存相關合同資料時，可進行銷毀。2.因合同變更、解除等原因導致合同原件失效，且經相關部門確認不再具有保存價值的，可進行銷毀。（二）銷毀申請1.由合同管理中心提出合同原件銷毀申請，填寫《合同原件銷毀申請表》，注明擬銷毀合同的編號、名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.申請表經合同管理中心負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。（三）銷毀流程1.審批通過后，合同管理中心組織相關人員對擬銷毀的合同原件進行清點核對，確保數量準確無誤。2.采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式對合同原件進行銷毀，并填寫《合同原件銷毀記錄》，記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。3.《合同原件銷毀記錄》應一式兩份，一份由合同管理中心留存，一份報公司檔案管理部門備案。八、監督與檢查（一）內部審計公司內部審計部門定期對合同原件庫存管理情況進行審計，檢查合同原件的接收、登記、保管、借閱、銷毀等環節是否符合本制度規定，發現問題及時提出整改意見。（二）日常檢查合同管理中心應加強對合同原件庫存管理的日常檢查，及時發現和解決管理過程中存在的問題。檢查內容包括合同檔案室的環境狀況、合同原件的存放情況、登記臺賬的記錄情況等。（三）違規處理對于違反本制度規定的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰。對因保管不善導致合同原件丟失、損壞的責任人，應責令其采取補救措施，并根據損失情況要求其承擔相應的賠償責任；對故意泄露合同信息或