公司贈品物料管理制度總則1.目的為了規(guī)范公司贈品物料的管理，確保贈品物料的合理使用、有效控制和妥善保管，提高公司資源利用效率，提升公司形象，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及贈品物料的采購、存儲、發(fā)放、使用及核銷等環(huán)節(jié)。3.定義贈品物料：指公司為了促銷產(chǎn)品、回饋客戶、參加展會或其他市場活動等目的而采購的各類物品，包括但不限于禮品、宣傳資料、促銷道具等。采購部門：負責贈品物料采購工作的部門。倉庫管理部門：負責贈品物料存儲、保管和發(fā)放的部門。使用部門：負責申請、領(lǐng)取和使用贈品物料的部門。采購管理1.需求提報各使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，提前填寫《贈品物料需求申請表》，詳細說明所需贈品物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息，并提交至上級主管審批。上級主管應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況對需求進行審核，確保需求合理、必要，并簽署審批意見。2.采購計劃制定采購部門根據(jù)經(jīng)審批的《贈品物料需求申請表》，結(jié)合庫存情況，制定月度采購計劃。采購計劃應(yīng)明確采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、采購時間等內(nèi)容。采購計劃需提交至財務(wù)部門進行預(yù)算審核，財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)狀況和預(yù)算安排，對采購計劃的合理性和資金可行性進行審核，并簽署意見。3.供應(yīng)商選擇與采購采購部門應(yīng)根據(jù)采購計劃，通過市場調(diào)研、供應(yīng)商推薦、招標等方式，選擇合格的供應(yīng)商。選擇供應(yīng)商時，應(yīng)綜合考慮供應(yīng)商的信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等因素。采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。采購部門應(yīng)按照采購合同的約定，及時跟進采購進度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品不符合要求，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取整改措施或更換產(chǎn)品。4.驗收與入庫贈品物料到貨后，倉庫管理部門應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否與采購合同一致。驗收合格的贈品物料，倉庫管理部門應(yīng)辦理入庫手續(xù)，填寫《贈品物料入庫單》，并將入庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)。入庫單應(yīng)注明物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫日期等內(nèi)容。驗收不合格的贈品物料，倉庫管理部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商處理辦法。如需要退貨，應(yīng)辦理退貨手續(xù)；如需要換貨，應(yīng)要求供應(yīng)商及時更換產(chǎn)品。存儲管理1.倉庫規(guī)劃倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)贈品物料的類別、特性、用途等因素，合理規(guī)劃倉庫存儲空間，劃分不同的存儲區(qū)域，如禮品區(qū)、宣傳資料區(qū)、促銷道具區(qū)等，并設(shè)置明顯的標識牌。倉庫應(yīng)保持整潔、干燥、通風良好，確保贈品物料的存儲環(huán)境符合要求。同時，應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施設(shè)備，保障物料安全。2.庫存盤點倉庫管理部門應(yīng)定期對贈品物料進行庫存盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點工作應(yīng)在月末最后一個工作日進行。盤點時，倉庫管理人員應(yīng)認真核對庫存物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，并與庫存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行比對。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應(yīng)及時查明原因，并填寫《庫存盤點差異表》，注明差異情況、差異原因及處理建議。倉庫管理部門應(yīng)根據(jù)盤點結(jié)果編制《庫存盤點報告》，報送財務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)盤點報告對庫存賬目進行調(diào)整，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性。3.庫存安全管理倉庫管理部門應(yīng)加強對贈品物料的安全管理，制定嚴格的倉庫管理制度，明確倉庫管理人員的職責和權(quán)限。倉庫應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。倉庫管理人員應(yīng)嚴格遵守倉庫管理制度，不得擅自離崗、串崗，不得在倉庫內(nèi)吸煙、使用明火等。倉庫管理部門應(yīng)定期對倉庫設(shè)施設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備存在故障或安全隱患，應(yīng)及時維修或更換，確保倉庫安全。發(fā)放管理1.發(fā)放流程使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《贈品物料領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計歸還時間（如有）等信息，并提交至上級主管審批。上級主管應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況對領(lǐng)用申請進行審核，確保領(lǐng)用需求合理、必要，并簽署審批意見。倉庫管理部門根據(jù)經(jīng)審批的《贈品物料領(lǐng)用申請表》，辦理發(fā)放手續(xù)，填寫《贈品物料出庫單》，并將出庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)。出庫單應(yīng)注明物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期等內(nèi)容。倉庫管理人員應(yīng)按照出庫單的要求，及時將贈品物料發(fā)放給領(lǐng)用部門，并要求領(lǐng)用人員在出庫單上簽字確認。2.發(fā)放記錄倉庫管理部門應(yīng)建立贈品物料發(fā)放臺賬，詳細記錄每次發(fā)放的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期、領(lǐng)用人員等信息。發(fā)放臺賬應(yīng)定期進行核對和清理，確保記錄準確、完整。倉庫管理部門應(yīng)定期將發(fā)放臺賬與庫存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行比對，如發(fā)現(xiàn)差異，應(yīng)及時查明原因，并進行調(diào)整。3.歸還管理對于有歸還期限的贈品物料，領(lǐng)用部門應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還倉庫。歸還時，倉庫管理人員應(yīng)認真核對歸還物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等信息，確保與領(lǐng)用出庫時一致。如發(fā)現(xiàn)歸還物品存在損壞、丟失等情況，領(lǐng)用部門應(yīng)負責賠償。賠償方式可根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，如照價賠償、折價賠償?shù)取}庫管理部門應(yīng)在物品歸還后，及時辦理入庫手續(xù)，并更新庫存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)。使用管理1.使用規(guī)范使用部門應(yīng)按照公司規(guī)定的用途和范圍使用贈品物料，不得擅自改變其用途或挪作他用。在使用贈品物料過程中，應(yīng)注意節(jié)約，避免浪費。如因業(yè)務(wù)需要確實需要額外增加使用量，應(yīng)按照規(guī)定的流程重新申請和審批。使用部門應(yīng)妥善保管贈品物料，確保其安全、完整。如發(fā)現(xiàn)贈品物料存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告?zhèn)}庫管理部門，并查明原因，采取相應(yīng)的措施。2.使用監(jiān)督公司相關(guān)部門應(yīng)加強對贈品物料使用情況的監(jiān)督檢查，定期或不定期對使用部門的贈品物料使用情況進行抽查。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括贈品物料的使用是否符合規(guī)定的用途和范圍、是否存在浪費現(xiàn)象、是否妥善保管等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時要求使用部門進行整改，并跟蹤整改情況。3.效果評估在贈品物料使用完畢后，使用部門應(yīng)及時對使用效果進行評估。評估內(nèi)容包括贈品物料對業(yè)務(wù)目標的達成情況、客戶反饋、市場反應(yīng)等方面。使用部門應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果撰寫《贈品物料使用效果評估報告》，總結(jié)經(jīng)驗教訓，提出改進建議。評估報告應(yīng)提交至公司相關(guān)領(lǐng)導和部門，為今后的贈品物料管理工作提供參考依據(jù)。核銷管理1.核銷流程使用部門在贈品物料使用完畢后，應(yīng)及時填寫《贈品物料核銷申請表》，注明核銷物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、使用時間、使用情況、使用效果等信息，并提交至上級主管審批。上級主管應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實際情況對核銷申請進行審核，確保核銷信息真實、準確，并簽署審批意見。倉庫管理部門根據(jù)經(jīng)審批的《贈品物料核銷申請表》，核對庫存管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，確認物品已全部發(fā)放并使用完畢后，辦理核銷手續(xù)，填寫《贈品物料核銷單》，并將核銷信息錄入庫存管理系統(tǒng)。核銷單應(yīng)注明物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、核銷日期、核銷原因等內(nèi)容。財務(wù)部門根據(jù)經(jīng)審批的《贈品物料核銷申請表》和《贈品物料核銷單》，對贈品物料的采購成本、使用情況等進行核算，并進行賬務(wù)處理。2.核銷記錄倉庫管理部門應(yīng)建立贈品物料核銷臺賬，詳細記錄每次核銷的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、核銷日期、核銷原因、使用部門等信息。核銷臺賬應(yīng)定期進行核對和清理，確保記錄準確、完整。財務(wù)部門應(yīng)將贈品物料的核