分公司備用金管理制度一、總則（一）目的為加強分公司備用金的管理，提高資金使用效率，保障資金安全，規范備用金的借支、使用及報銷流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各分公司。（三）定義備用金是指分公司為滿足日常經營活動中臨時性、小額資金支付需求而設立的周轉資金。二、備用金的管理原則（一）專款專用原則備用金必須專款專用，僅限于規定的用途使用，不得挪作他用。（二）限額管理原則根據分公司的經營規模、業務特點等因素，合理核定備用金限額，并嚴格控制在限額范圍內使用。（三）嚴格審批原則備用金的借支、使用及報銷必須經過嚴格的審批流程，確保資金使用的合理性和合規性。（四）及時清理原則備用金使用后應及時報銷沖賬，對不再使用或不需保留的備用金應及時清理收回。三、備用金的借支（一）借支范圍1.因業務需要，必須隨身攜帶的差旅費、業務招待費等小額現金支出。2.公司臨時性、突發性的小額費用支出，如辦公用品采購、快遞費等。（二）借支流程1.借款人填寫《備用金借款申請表》，詳細注明借款金額、借款用途、預計還款日期等信息。2.將申請表提交至部門負責人審核，部門負責人應根據業務實際情況對借款的必要性和合理性進行審核，并簽署意見。3.申請表經部門負責人審核通過后，提交至分公司財務負責人審批。財務負責人應重點審核借款金額是否在備用金限額范圍內、借款用途是否合規等，并簽署審批意見。4.借款人憑經審批后的《備用金借款申請表》到財務部門辦理借款手續。財務部門根據審批意見，向借款人支付備用金，并在借款憑證上注明借款金額、借款日期、預計還款日期等信息。（三）借支限額1.分公司備用金限額根據分公司的經營規模、業務特點等因素綜合確定，原則上不超過分公司月平均費用支出的[X]%。2.具體備用金限額標準由分公司財務部門根據實際情況提出建議，報分公司總經理審批后執行。（四）借支期限1.備用金借支期限原則上不超過[X]個工作日。如因特殊情況需要延長借支期限的，借款人應提前向財務部門說明原因，并辦理延期手續。2.對于超過借支期限未歸還的備用金，財務部門將從借款人的工資或其他應付款項中扣回。四、備用金的使用（一）使用范圍備用金必須按照規定的用途使用，具體包括但不限于以下方面：1.差旅費：包括出差期間的交通、住宿、餐飲等費用。2.業務招待費：用于招待客戶、合作伙伴等發生的費用。3.辦公用品采購：購買辦公文具、紙張、墨盒等辦公用品的費用。4.快遞費：寄送文件、資料等產生的快遞費用。5.其他小額費用支出：如市內交通費、零星設備維修費用等。（二）使用要求1.備用金使用必須取得合法、有效的原始憑證，如發票、收據等，并在憑證上注明費用發生的日期、內容、金額等信息。2.原始憑證應真實、完整、合法，不得偽造、變造或虛開發票。對于不符合規定的原始憑證，財務部門有權拒絕報銷。3.備用金使用應嚴格按照審批后的用途進行，不得擅自改變用途或擴大使用范圍。五、備用金的報銷（一）報銷流程1.借款人在備用金使用完畢后，應及時整理相關原始憑證，并填寫《備用金報銷申請表》，詳細注明報銷金額、報銷用途、報銷日期等信息。2.將申請表及原始憑證提交至部門負責人審核，部門負責人應根據業務實際情況對報銷的真實性、合理性進行審核，并簽署意見。3.申請表經部門負責人審核通過后，提交至分公司財務負責人審批。財務負責人應重點審核報銷金額是否與借款金額相符、原始憑證是否合規等，并簽署審批意見。4.借款人憑經審批后的《備用金報銷申請表》及原始憑證到財務部門辦理報銷手續。財務部門根據審批意見，對報銷金額進行核對，并與借款金額進行沖賬處理。如報銷金額小于借款金額，借款人應將剩余備用金及時歸還財務部門；如報銷金額大于借款金額，財務部門應向借款人支付差額部分。（二）報銷期限1.借款人應在備用金使用完畢后的[X]個工作日內辦理報銷手續。如因特殊情況需要延期報銷的，借款人應提前向財務部門說明原因，并辦理延期手續。2.對于超過報銷期限未辦理報銷手續的備用金，財務部門將按照逾期借款處理，從借款人的工資或其他應付款項中扣回借款本金及相應的資金占用費。（三）報銷標準1.差旅費報銷標準按照公司相關規定執行，具體包括交通費用、住宿費用、餐飲補貼等標準。2.業務招待費報銷標準應嚴格控制在公司規定的范圍內，不得超支。業務招待費報銷時應注明招待對象、招待事由等信息。3.辦公用品采購、快遞費等其他費用報銷應按照實際發生金額進行報銷，但應確保費用支出的合理性和必要性。六、備用金的盤點與清查（一）盤點頻率1.分公司財務部門應定期對備用金進行盤點，原則上每月至少盤點一次。2.在發生人員變動、業務調整等情況時，應及時對備用金進行盤點。（二）盤點方法1.財務部門應制定備用金盤點計劃，明確盤點人員、盤點時間、盤點范圍等信息。2.盤點人員應根據備用金借款憑證及相關報銷記錄，對備用金的實際金額進行逐一核對，并填寫《備用金盤點表》。3.盤點結束后，盤點人員應將《備用金盤點表》提交至財務部門負責人審核。財務部門負責人應根據盤點結果，對備用金的管理情況進行分析和總結，并提出改進措施。（三）清查處理1.如發現備用金賬實不符的情況，財務部門應及時查明原因，并根據具體情況進行處理。2.對于因人為原因導致備用金短缺的，應由責任人負責賠償；對于因管理不善等原因導致備用金損失的，應追究相關人員的責任。3.如發現備用金存在挪用、侵占等違規行為的，應依法依規進行嚴肅處理，并追究相關人員的法律責任。七、備用金的監督與檢查（一）內部監督1.分公司財務部門應加強對備用金的日常管理和監督，定期對備用金的使用情況進行檢查，確保備用金的使用符合規定。2.分公司審計部門應定期對備用金的管理情況進行審計，重點檢查備用金的借支、使用、報銷等環節是否合規，是否存在違規占用、挪用備用金等問題。（二）外部監督1.公司將接受上級主管部門、財政部門、審計部門等外部機構的監督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供備用金管理的相關資料和信息。2.對于外部監督檢查中發現的問題，分公司應及時整改，并將整改情況及時報告上級主管部門。八、罰則（一）對違反本制度規定的借款人，視情節輕重給予以下處罰：1.警告：對初次違反規定且情節較輕的借款人，給予警告處分，并責令其限期改正。2.罰款：對多次違反規定或情節較重的借款人，處以[X]元以上[X]元以下的罰款，并責令其限期歸還違規占用的備用金。3.解除勞動合同：對嚴重違反規定，給公司造成重大損失的借款人，公司將與其解除勞動合同，并依法追究其法律責任。（二）對違反本制度規定的審批人員，視情節輕重給予以下處罰：1.警告：對初次違反規定且情節較輕的審批人員，給予警告處分，并責令其限期改正。2.罰款：對多次違反規定或情節較重