公用物品使用管理制度一、總則（一）目的為了規范公司公用物品的使用與管理，確保公用物品的合理配置、有效使用和妥善維護，提高資源利用效率，降低公司運營成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及在公司范圍內使用公用物品的外來人員。（三）基本原則1.按需配置原則：根據工作實際需求，合理配置公用物品，避免資源浪費。2.誰使用誰負責原則：公用物品的使用人對其使用期間的物品安全、完整負責。3.節約使用原則：鼓勵員工節約使用公用物品，延長物品使用壽命。4.規范管理原則：對公用物品的采購、領用、使用、維護、報廢等環節進行規范管理。二、公用物品分類及管理職責（一）公用物品分類1.辦公設備：電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀等。2.辦公家具：辦公桌、辦公椅、文件柜、會議桌椅等。3.通訊設備：固定電話、移動電話等。4.交通工具：公司車輛等。5.其他公用物品：飲水機、空調、照明設備、消防器材等。（二）管理職責1.行政部門負責公用物品的采購、驗收、入庫、登記、發放、調配、維修、報廢等日常管理工作。制定公用物品的配備標準和使用規范，并監督執行。定期對公用物品進行清查盤點，確保賬物相符。2.使用部門負責本部門公用物品的領用、保管、使用和維護，并指定專人負責管理。配合行政部門做好公用物品的清查盤點工作，及時反饋公用物品的使用情況和問題。3.財務部門負責公用物品采購費用的審核和報銷。對公用物品的成本核算和預算控制進行監督。4.員工個人按照規定領用和使用公用物品，妥善保管，不得擅自轉借、挪用或損壞。發現公用物品損壞或丟失時，及時向所在部門報告。三、公用物品采購與配置（一）采購計劃1.各部門根據工作需要，提前填寫《公用物品采購申請表》，詳細注明物品名稱、規格型號、數量、需求時間等信息，經部門負責人審核后提交行政部門。2.行政部門匯總各部門的采購申請，結合公用物品的庫存情況和使用狀況，制定年度、季度和月度采購計劃。3.采購計劃應報公司領導審批后實施，對于預算金額較大的采購項目，需按照公司相關規定進行招標或詢價采購。（二）采購實施1.行政部門根據審批后的采購計劃，按照公司采購管理規定選擇合格的供應商進行采購。2.采購過程中，應嚴格按照合同約定進行驗收，確保采購物品的質量、規格、數量等符合要求。3.對于采購的公用物品，行政部門應及時辦理入庫手續，填寫《公用物品入庫單》，詳細記錄物品名稱、規格型號、數量、供應商等信息，并由驗收人員簽字確認。（三）配置標準1.行政部門根據不同崗位和工作需求，制定公用物品的配置標準，明確各類人員可領用的公用物品種類、數量和規格。2.新員工入職時，由行政部門按照配置標準發放公用物品；員工崗位變動時，行政部門根據新崗位的配置標準調整其公用物品配備。四、公用物品領用與發放（一）領用流程1.員工因工作需要領用公用物品時，應填寫《公用物品領用申請表》，注明物品名稱、規格型號、數量等信息，經所在部門負責人審批后到行政部門領取。2.行政部門根據審批后的領用申請，核實庫存情況，如庫存充足，予以發放，并在《公用物品領用登記表》上記錄領用日期、領用人、物品名稱、規格型號、數量等信息，由領用人簽字確認。3.如庫存不足，行政部門應及時告知領用人，并說明預計到貨時間，待物品到貨后再行發放。（二）發放標準1.行政部門按照公用物品的配置標準進行發放，不得超標準發放。2.對于價值較高或使用年限較長的公用物品，如電腦、打印機等，實行交舊領新制度。員工在領用新物品時，應將舊物品交回行政部門，經檢驗可繼續使用的，由行政部門進行統一調配；無法繼續使用的，按照報廢程序處理。五、公用物品使用與維護（一）使用規范1.員工應按照公用物品的使用說明書和操作規程正確使用，不得擅自更改或拆卸。2.公用物品僅限在公司內部使用，未經行政部門批準，不得擅自轉借、挪用給其他單位或個人。3.使用過程中如發現公用物品損壞或故障，應及時停止使用，并向所在部門報告，由部門負責人通知行政部門進行維修。4.嚴禁在公用物品上亂涂亂畫、張貼無關標識或進行其他損壞行為。（二）維護保養1.行政部門應制定公用物品的維護保養計劃，定期對公用物品進行檢查、維護和保養，確保其正常運行。2.對于辦公設備、通訊設備等，應按照設備供應商提供的維護保養要求進行操作，定期進行清潔、保養、調試和軟件升級等工作。3.辦公家具等公用物品應定期進行檢查，發現損壞及時維修或更換，保持良好的使用狀態。4.使用部門和員工應積極配合行政部門做好公用物品的維護保養工作，提供必要的協助和信息。六、公用物品盤點與清查（一）盤點周期1.行政部門每年至少組織一次全面的公用物品盤點工作，對公司所有公用物品進行清查核對。2.根據實際情況，可在季度末或年末進行局部盤點，重點對價值較高、使用頻繁的公用物品進行清查。（二）盤點方法1.采用實地盤點與賬面核對相結合的方法，對公用物品的數量、規格、型號、狀態等進行逐一核實。2.盤點過程中，應填寫《公用物品盤點表》，詳細記錄盤點結果，并由盤點人員簽字確認。（三）差異處理1.盤點結束后，如發現賬物不符，行政部門應及時查明原因，區分盤盈、盤虧情況，并填寫《公用物品盤盈盤虧報告表》。2.對于盤盈的公用物品，應查明來源，核實情況后進行相應處理；對于盤虧的公用物品，應追究相關責任人的責任，并按照規定進行賠償或核銷。3.行政部門應根據盤點結果調整公用物品臺賬，確保賬物相符，并將盤點情況報告公司領導。七、公用物品報廢與處置（一）報廢條件1.公用物品已超過規定使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的。2.因技術進步、產品更新換代等原因，原公用物品已被淘汰，不再適用的。3.因自然災害、意外事故等不可抗力因素導致公用物品損壞，無法修復的。（二）報廢申請1.使用部門或保管人員發現公用物品符合報廢條件時，應填寫《公用物品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物品名稱、規格型號、購置時間、使用情況等信息，經部門負責人審核后提交行政部門。2.行政部門收到報廢申請后，應組織相關人員進行鑒定，確認是否符合報廢條件。對于價值較高的公用物品，必要時可邀請專業機構或人員進行評估。（三）報廢審批1.經鑒定符合報廢條件的公用物品，行政部門應填寫《公用物品報廢審批表》，連同報廢申請及相關鑒定資料一并報公司領導審批。2.公司領導根據審批權限進行審批，批準后由行政部門負責辦理報廢手續。（四）報廢處置1.行政部門對批準報廢的公用物品進行統一處置，可采用變賣、捐贈、報廢回收等方式，確保資產得到合理利用和妥善處理。2.變賣報廢公用物品時，應按照公司相關規定進行公開拍賣或詢價處理，確保處置價格合理、公正。3.報廢處置過程中，行政部門應做好記錄，填寫《公用物品報廢處置登記表》，詳細記錄報廢物品名稱、規格型號、數量、處置方式、處置價格、收入等信息，并將處置收入及時上繳公司財務部門。八、違規處理（一）對于違反本制度規定，有下列行為之一的員工，公司將視情節輕重給予相應的處罰：1.未經批準擅自領用、轉借、挪用公用物品的。2.因保管不善導致公用物品丟失、損壞的。3.擅自更改或拆卸公用物品，影響其正常使用的。4.在公用物品上亂涂亂畫