公司釘釘用印管理制度總則目的為規范公司印章的使用管理，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構，適用于在釘釘系統中涉及公司各類印章的使用場景。定義1.公司印章：包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等具有法律效力的印章。2.釘釘用印：指通過公司統一使用的釘釘辦公軟件進行印章申請、審批、使用記錄等一系列操作的過程。印章管理職責印章保管1.行政部門負責公司各類印章的統一保管，設立專門的印章保管臺賬，詳細記錄印章的領取、使用、歸還等情況。確保印章存放安全，配備必要的安全設施，如保險柜等。2.印章保管人嚴格遵守印章保管規定，不得擅自將印章轉借他人或帶出保管場所。負責印章的日常維護，定期檢查印章的完好情況，如發現印章損壞或遺失，應及時報告并采取相應措施。審批權限1.用印申請審批根據用印事項的性質和重要程度，設定不同層級的審批權限。一般事項由部門負責人審批，重要合同、協議等需經分管領導、財務負責人、法定代表人等按規定流程審批。在釘釘系統中明確各審批環節的責任人及審批時限，確保用印申請能夠及時、準確地得到處理。2.特殊情況審批對于緊急且涉及重大利益的用印事項，在無法按照正常審批流程進行時，可由法定代表人特批，但事后需補齊相關手續，并在釘釘系統中詳細記錄特批情況。監督檢查1.內部審計部門定期對公司印章使用情況進行審計檢查，重點審查用印審批流程的合規性、印章使用記錄的完整性等，發現問題及時督促整改。2.行政部門負責日常對印章使用情況的監督，對違規使用印章的行為進行及時制止，并向相關領導報告，提出處理建議。釘釘用印流程用印申請1.申請人使用印章的部門或個人應在釘釘系統中發起用印申請，詳細填寫用印事項、用印文件名稱、用印份數、用印日期等信息，并上傳用印文件的電子版。2.申請說明申請人需對用印事項進行清晰、準確的說明，確保審批人能夠全面了解用印的必要性和合法性。對于涉及合同、協議等重要文件的用印申請，應附上相關背景資料和審批依據。審批流程1.部門負責人審批申請人所在部門負責人收到用印申請后，應在規定時間內進行審批。重點審查用印事項是否在本部門職責范圍內，用印文件內容是否合規等。如同意用印，在釘釘系統中簽署審批意見并提交下一環節。2.相關部門會簽（如有）對于涉及多個部門的用印事項，需經過相關部門會簽。各會簽部門應在規定時間內對用印文件進行審核，并在釘釘系統中簽署意見。只有所有會簽部門均同意后，用印申請才能進入下一審批環節。3.分管領導審批分管領導根據部門負責人和相關部門會簽意見，對用印事項進行全面審核。重點關注用印事項對公司整體利益的影響、風險評估等。如審批通過，在釘釘系統中簽署意見并提交財務負責人審批（涉及財務事項）或法定代表人審批（根據事項重要程度）。4.財務負責人審批（涉及財務事項）財務負責人對涉及財務收支、費用報銷、資金往來等與財務相關的用印事項進行審批。審查用印文件是否符合財務制度和相關法律法規要求，確保財務風險可控。如同意用印，在釘釘系統中簽署意見并提交法定代表人審批。5.法定代表人審批法定代表人對重大用印事項進行最終審批。根據公司整體戰略和利益，對用印申請進行全面權衡和決策。如批準用印，在釘釘系統中簽署審批意見，用印申請流程結束。用印操作1.印章保管人收到審批通過的用印申請后應與申請人一同核對用印文件內容、用印份數等信息，確保與申請一致。在用印前，再次確認審批流程完整、審批意見明確。2.用印過程按照規定的用印方式和位置進行蓋章操作，確保印章清晰、端正、完整。對于重要文件，可采用騎縫章等方式，以保證文件的完整性和安全性。同時，在用印文件上做好用印標記，記錄用印日期、用印人等信息。3.用印登記用印完成后，印章保管人應在釘釘系統中及時記錄用印情況，包括用印時間、用印文件名稱、用印份數、用印人等，并上傳用印文件的掃描件或照片，以便后續查詢和追溯。用印文件歸檔1.申請人負責將用印后的文件按照公司檔案管理規定進行整理和歸檔。確保用印文件的完整性和準確性，將用印申請、審批記錄、用印文件等相關資料一并歸檔保存。2.行政部門定期對用印文件歸檔情況進行檢查確保各類用印文件能夠及時、規范地歸檔，便于公司內部查閱和審計。印章使用規范用印范圍1.公司公章適用于以公司名義對外發布的重要文件、信函、證明、授權委托書等；與外部單位簽訂的合同、協議等；公司內部重要文件的發布等。2.合同專用章專門用于公司對外簽訂的各類合同、協議等具有法律約束力的文件。3.財務專用章用于公司財務收支、費用報銷、資金往來等與財務相關的票據、憑證、報表等的蓋章。4.法定代表人章根據公司法定代表人授權，用于特定的財務、法律等事項的蓋章。禁止用印情況1.未經審批的文件嚴禁在未經過規定審批流程的文件上蓋章。2.空白紙張不得在空白紙張上加蓋公司印章，以防被他人擅自添加內容。3.與公司業務無關的文件不得為與公司業務無關的事項加蓋公司印章。用印要求1.用印清晰印章使用應確保清晰可辨，不得模糊、歪斜或加蓋不全。2.用印位置準確按照文件規定的用印位置進行蓋章，不得隨意更改。3.用印數量相符嚴格按照用印申請批準的份數進行蓋章，不得多蓋或漏蓋。印章的遺失、損壞與更換印章遺失1.發現印章遺失后印章保管人應立即向行政部門報告，并在釘釘系統中發布遺失聲明。同時，采取必要的措施，如通知相關部門和合作伙伴，防止因印章遺失造成損失。2.行政部門接到報告后應及時組織調查，查明印章遺失的原因和可能造成的影響。根據情況，向公安機關報案，并在公司內部發布通報，提醒各部門注意防范風險。3.補辦印章按照印章刻制的相關規定和流程，及時補辦遺失的印章。在補辦過程中，嚴格履行審批手續，確保新印章的安全性和合法性。印章損壞1.印章保管人發現印章損壞后應及時向行政部門報告，并提交損壞的印章。行政部門對損壞的印章進行鑒定，確認損壞情況屬實后，填寫印章更換申請表。2.審批更換按照印章刻制的審批流程，對印章更換申請進行審批。審批通過后，由行政部門負責聯系印章刻制單位，重新刻制印章。3.新印章啟用新印章刻制完成后，應進行試用，確認無誤后正式啟用。同時，在釘釘系統中更新印章信息，并將新印章的印模存檔備案。監督與處罰監督機制1.定期檢查行政部門定期對公司印章使用情況進行檢查，包括用印審批記錄、用印文件、印章保管等方面，確保印章使用規范、安全。2.不定期抽查公司內部審計部門不定期對印章使用情況進行抽查，重點檢查用印流程的合規性、印章使用的真實性等。對于發現的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。違規處罰1.對于違反本制度規定使用印章的行為視情節輕重，給予相關責任人警告、罰款、降職、辭退等處罰。2.因違規用印給公司造成經濟損失或其他不良影響的相關責任人應承擔相應的賠償責任，并依法追究其法律責任。附則解釋權