公司文件備案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的完整性、準確性和可追溯性，規范文件備案流程，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文件，包括但不限于行政文件、業務文件、財務文件、人事文件等。（三）基本原則1.統一管理原則：公司文件實行集中統一管理，由專門部門負責文件的備案、保管、查閱等工作。2.分級負責原則：各部門負責本部門文件的起草、審核、發布，并按規定向指定部門備案。3.規范流程原則：文件備案遵循規定的流程，確保文件流轉順暢、手續齊全。4.安全保密原則：嚴格保護文件的安全與保密，防止文件泄露、丟失或損壞。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、通知、通報、報告、請示、批復等。2.業務文件：涉及公司各類業務活動的文件，如合同、協議、業務方案、技術文檔等。3.財務文件：財務報表、預算、審計報告、資金審批文件等。4.人事文件：員工檔案、招聘文件、培訓記錄、績效考核文件、薪酬福利文件等。（二）文件編號1.文件編號采用統一格式，由部門代碼、年份、順序號組成。例如：行政部2023001，表示行政部2023年第1號文件。2.部門代碼按照公司組織架構設定，確保每個部門有唯一的代碼。3.年份為文件形成的自然年份，用四位數字表示。4.順序號為該部門當年形成文件的流水號，從001開始依次編號。三、文件起草與審核（一）起草1.文件起草由相關部門或人員負責，確保內容準確、清晰、簡潔，符合公司政策和法律法規要求。2.起草人應注明文件的主題、目的、主要內容、執行要求等，并確保文件格式規范。（二）審核1.文件起草完成后，需經部門負責人審核。部門負責人應重點審核文件內容的準確性、完整性、合規性以及與其他相關文件的一致性。2.對于涉及多個部門或重要事項的文件，還需進行會簽審核。會簽部門應認真提出意見和建議，確保文件質量。3.審核通過的文件，由審核人簽字確認，并注明審核日期。四、文件發布（一）發布形式1.文件發布可采用紙質版和電子版兩種形式。重要文件應同時發布紙質版和電子版，以確保文件的可查閱性和保存性。2.電子版文件應上傳至公司指定的文件管理系統，按照分類和編號進行存儲，方便員工在線查閱和下載。（二）發布流程1.審核通過的文件，由起草部門將紙質版文件加蓋公章后，送至公司文件管理部門進行登記備案。2.文件管理部門對紙質版文件進行編號、蓋章，并按照規定的格式和要求進行排版。3.文件管理部門將排版后的紙質版文件和電子版文件同時發布。電子版文件發布后，應及時通知相關部門和人員查閱。五、文件備案（一）備案部門公司設立專門的文件管理部門，負責公司文件的備案工作。各部門應指定專人負責本部門文件的收集、整理，并定期向文件管理部門備案。（二）備案內容1.文件備案應包括文件的紙質版和電子版。紙質版文件應一式兩份，一份由文件管理部門存檔，一份由起草部門留存。2.電子版文件應包括文件的正文、附件、審批意見等，確保文件內容完整。（三）備案流程1.各部門每月末將當月形成的文件進行整理，填寫《文件備案登記表》，注明文件名稱、編號、起草部門、起草人、審核人、發布日期、文件內容摘要等信息。2.《文件備案登記表》經部門負責人簽字后，連同紙質版文件一并報送至文件管理部門。3.文件管理部門對報送的文件進行核對、登記，并將紙質版文件按照編號順序進行裝訂存檔，電子版文件上傳至文件管理系統。六、文件保管（一）保管部門公司文件管理部門負責文件的保管工作，確保文件的安全、完整和可查閱性。（二）保管方式1.文件應分類存放，按照文件編號順序排列，便于查找和管理。2.紙質版文件應存放在專用的文件柜中，保持文件柜的清潔、干燥，防止文件受潮、發霉或損壞。3.電子版文件應定期進行備份，存儲在多種存儲介質上，并分別存放在不同的地點，以防止數據丟失。（三）保管期限1.文件保管期限根據文件的性質和重要程度確定，分為短期、中期和長期。2.短期保管文件期限為13年，主要包括一般性的通知、報告等。3.中期保管文件期限為310年，如業務合同、重要會議記錄等。4.長期保管文件期限為10年以上，如公司章程、財務檔案等。5.超過保管期限的文件，經文件管理部門審核后，按照公司檔案銷毀規定進行銷毀。七、文件查閱與借閱（一）查閱1.公司員工因工作需要查閱文件，可向文件管理部門提出申請。申請時應注明查閱文件的名稱、編號、查閱目的等信息。2.文件管理部門根據申請內容進行審核，審核通過后，為查閱人員提供文件查閱服務。查閱人員應在指定地點查閱文件，不得擅自將文件帶出。3.查閱重要文件時，需經文件形成部門負責人或公司領導批準。（二）借閱1.公司員工因特殊原因需要借閱文件，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限、借閱目的等信息。2.《文件借閱申請表》經部門負責人和文件管理部門負責人審核后，報公司領導批準。3.文件管理部門根據批準后的《文件借閱申請表》，為借閱人員提供文件借閱服務。借閱人員應在規定的借閱期限內歸還文件，如需延期，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應對借閱的文件妥善保管，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄文件內容。如因保管不善造成文件損壞或丟失，應承擔相應的責任。八、文件變更與廢止（一）變更1.文件在執行過程中，如因政策調整、業務變化等原因需要變更，由文件起草部門提出變更申請。2.變更申請應包括變更的原因、變更的內容、變更后的文件文本等信息。3.變更申請經部門負責人審核后，報公司領導批準。批準后的變更申請由文件起草部門負責修改文件，并按照文件發布流程進行發布和備案。（二）廢止1.文件因不再適用、被新文件替代等原因需要廢止，由文件起草部門提出廢止申請。2.廢止申請應包括廢止文件的名稱、編號、廢止原因等信息。3.廢止申請經部門負責人審核后，報公司領導批準。批準后的廢止申請由文件管理部門將廢止文件從文件管理系統中刪除，并在紙質版文件上加蓋“廢止”章，單獨存放。九、文件保密管理（一）保密范圍公司文件涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等內容，均屬于保密范圍。（二）保密措施1.文件管理部門應建立嚴格的保密制度，對文件的保管、查閱、借閱等環節進行保密管理。2.接觸保密文件的人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.保密文件應存放在專門的保密柜中，限制無關人員接觸。4.在文件查閱和借閱過程中，應采取必要的保密措施，防止文件泄露。（三）違