工程合同備案管理制度一、總則（一）目的為加強公司工程合同管理，規范工程合同備案流程，維護公司合法權益，提高公司管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有工程項目合同的備案管理。（三）基本原則1.依法合規原則：工程合同的簽訂、履行、變更、解除等應符合國家法律法規及相關政策的要求。2.全面管理原則：對工程合同從簽訂前的評審到簽訂后的履行、變更、終止等全過程進行全面管理。3.風險防控原則：注重對工程合同風險的識別、評估和防控，確保公司利益不受損失。4.協作配合原則：各部門應密切協作，共同做好工程合同備案管理工作。二、合同備案管理職責分工（一）合同承辦部門1.負責工程合同的起草、談判、簽訂等工作。2.對合同對方的主體資格、資質等級、業績信譽等進行審查。3.組織合同評審，負責向合同管理部門提交合同備案所需的相關資料。4.負責合同的履行跟蹤，及時處理合同履行過程中的問題，并向合同管理部門反饋相關信息。（二）合同管理部門1.負責工程合同備案的審核、登記、歸檔等工作。2.參與合同評審，對合同條款的合法性、完整性、準確性等進行審查。3.定期對合同履行情況進行檢查和分析，提出改進建議。4.協調處理合同糾紛，參與合同糾紛的訴訟或仲裁活動。（三）財務部門1.負責對工程合同涉及的資金支付進行審核，確保資金支付符合公司財務制度和合同約定。2.協助合同管理部門對合同履行情況進行財務監督。（四）法務部門1.負責對工程合同的合法性進行審查，提供法律意見和建議。2.參與合同糾紛的處理，提供法律支持。三、合同備案流程（一）合同起草與初審1.合同承辦部門根據項目需求起草工程合同文本，合同內容應明確雙方的權利義務、工程范圍、工程期限、工程質量、工程造價、付款方式、違約責任等條款。2.合同承辦部門對合同文本進行初審，確保合同條款完整、準確、合法，并提交部門負責人審核。（二）合同評審1.合同承辦部門組織相關部門對合同進行評審，參加評審的部門包括合同管理部門、財務部門、法務部門等。2.評審內容主要包括合同對方的主體資格、資質等級、業績信譽、合同條款的合法性、完整性、準確性、風險防控措施等。3.各評審部門應在規定時間內提出評審意見，合同承辦部門根據評審意見對合同文本進行修改完善。（三）合同簽訂1.合同文本經評審通過后，由公司法定代表人或其授權代表與合同對方簽訂工程合同。2.簽訂合同前，合同承辦部門應再次核對合同對方的主體資格、資質等級、業績信譽等信息，并確保合同簽訂手續齊全。（四）合同備案資料準備1.合同簽訂后，合同承辦部門應及時整理合同備案所需的相關資料，包括合同文本、中標通知書、項目立項批復、項目預算書、合同對方的營業執照副本復印件、資質證書副本復印件、法定代表人身份證明書、授權委托書等。2.合同承辦部門應對資料的真實性、完整性、準確性負責，并確保資料加蓋單位公章或合同專用章。（五）合同備案申請1.合同承辦部門將整理好的合同備案資料提交至合同管理部門，申請合同備案。2.合同管理部門對合同備案資料進行審核，審核通過后予以受理，并出具受理回執。（六）合同備案審核1.合同管理部門對受理的合同備案資料進行審核，重點審核合同條款的合法性、完整性、準確性，合同簽訂手續的合規性，合同對方的主體資格、資質等級、業績信譽等。2.審核過程中，合同管理部門如有疑問或需要補充資料，應及時與合同承辦部門溝通。3.合同管理部門在收到合同備案申請后的[X]個工作日內完成審核工作，審核通過的，予以備案；審核不通過的，書面通知合同承辦部門并說明理由，合同承辦部門應根據審核意見進行修改完善后重新申請備案。（七）合同登記與歸檔1.合同管理部門對審核通過的工程合同進行登記，建立合同臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂時間、履行情況等。2.合同管理部門將合同備案資料及相關文件進行整理歸檔，妥善保管，以備查閱。四、合同履行管理（一）合同執行計劃制定1.合同簽訂后，合同承辦部門應根據合同約定制定詳細的合同執行計劃，明確各階段的工作任務、時間節點、責任人等。2.合同執行計劃應報合同管理部門備案。（二）合同履行跟蹤1.合同承辦部門負責合同的具體履行工作，應按照合同執行計劃及時組織實施，確保合同各項條款得到有效執行。2.合同承辦部門應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時發現并解決合同履行過程中出現的問題。如發現合同對方存在違約行為或可能影響合同履行的情況，應及時采取措施，并向合同管理部門報告。3.合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和分析，了解合同執行進度、質量、資金支付等情況，發現問題及時督促合同承辦部門整改。（三）合同變更管理1.工程合同在履行過程中如需變更，合同承辦部門應及時與合同對方協商一致，并簽訂書面變更協議。2.合同變更協議應按照合同簽訂和備案的程序進行審批和備案。3.合同變更后，合同承辦部門應及時調整合同執行計劃，并將變更情況通知相關部門。（四）合同終止管理1.工程合同履行完畢或提前終止時，合同承辦部門應及時與合同對方辦理結算手續，并簽訂合同終止協議。2.合同終止協議應按照合同簽訂和備案的程序進行審批和備案。3.合同終止后，合同承辦部門應將合同履行情況總結報告合同管理部門，合同管理部門應及時對合同資料進行整理歸檔。五、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.合同承辦部門在合同簽訂和履行過程中應嚴格遵守法律法規和合同約定，加強與合同對方的溝通協調，及時解決出現的問題，預防合同糾紛的發生。2.合同管理部門應定期對合同履行情況進行檢查和分析，發現潛在的合同糾紛風險，及時向公司領導報告，并提出防范措施建議。（二）糾紛處理程序1.當發生合同糾紛時，合同承辦部門應及時收集相關證據，分析糾紛原因，提出處理方案，并報合同管理部門審核。2.合同管理部門組織相關部門對合同糾紛處理方案進行評審，必要時可邀請法務部門參與。3.根據評審意見，合同承辦部門負責與合同對方進行協商解決。如協商不成，可根據合同約定或相關法律法規的規定，通過仲裁或訴訟等方式解決。4.在合同糾紛處理過程中，合同承辦部門應及時向合同管理部門報告糾紛處理進展情況，合同管理部門應做好相關記錄和資料整理工作。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同管理部門負責收集工程合同從簽訂到履行完畢或終止過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、中標通知書、項目立項批復、項目預算書、合同對方的營業執照副本復印件、資質證書副本復印件、法定代表人身份證明書、授權委托書、合同變更協議、合同終止協議、往來信函、會議紀要、驗收報告、結算憑證等。2.合同承辦部門應在合同簽訂、履行、變更、終止等環節結束后及時將相關資料提交至合同管理部門。（二）檔案整理1.合同管理部門對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同類別、項目名稱、時間順序等進行編號和裝訂。2.合同檔案資料應保持完整、清晰、有效，如有破損或缺失，應及時進行修復或補充。（三）檔案保管1.合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設備，確保合同檔案的安全保管。2.合同檔案應按照檔案管理的相關規定進行分類存放，便于查閱和利用。3.合同檔案室應建立檔案借閱登記制度，嚴格控制檔案的借閱范圍和借閱期限，確保檔案的安全。（四）檔案查閱1.因工作需要查閱合同檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經部門負責人批準后，到合同管理部門辦理查閱手續。2.查閱人員應在合同檔案室指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行涂改、復制、拍照等行為。如需復制檔案資料，應經合同管理部門負責人批準，并按照規定辦理相關手續。3.查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還合同管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對工程合同備案管理制度的執行情況進行監督檢查，檢查內容包括合同備案流程的執行情況、合同履行情況、合同糾紛處理情況、合同檔案管理情況等。2.監督檢查可采取自查、抽查、專項檢查等方式進行，對發現的問題應及時督促相關部門進行整改。（二）考核評價1.將工程合同備案管理工作納入公司績效考核體系，對合同承辦部門和相關責任人的工作進行考核評價。2.考核