公司文件檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準確性和安全性，提高公司運營效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司文件檔案由行政部門集中統一管理，確保文件檔案的有序存放和有效利用。2.真實準確原則：文件檔案應如實反映公司各項工作的實際情況，確保內容真實、數據準確。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，確保文件檔案的安全，防止文件檔案的泄露、丟失和損壞。4.方便利用原則：建立科學合理的文件檔案管理體系，便于公司各部門及員工查詢和利用文件檔案。二、文件檔案管理職責（一）行政部門職責1.負責制定和完善公司文件檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對公司文件檔案進行清查、盤點，確保文件檔案的安全和完整。4.負責對公司各部門文件檔案管理工作進行指導和監督。5.按照國家有關規定，及時向檔案管理部門移交應歸檔的文件檔案。（二）各部門職責1.負責本部門文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向行政部門移交。2.負責指定專人負責本部門文件檔案的管理工作，確保文件檔案的妥善保管和有效利用。3.嚴格遵守公司文件檔案管理制度，按照規定的程序和要求辦理文件的收發、傳閱、借閱等手續。（三）員工職責1.嚴格遵守公司文件檔案管理制度，妥善保管個人在工作中形成的文件材料。2.按照公司規定及時將應歸檔的文件材料移交本部門或行政部門。3.在工作中需要查閱文件檔案時，應按照規定的程序辦理借閱手續，并按時歸還。三、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各類通知、決定、通報、報告、請示等。2.業務文件：與公司業務相關的合同、協議、訂單、報價單、技術文件等。3.人事文件：員工檔案、考勤記錄、績效考核文件、培訓記錄等。4.財務文件：財務報表、會計憑證、審計報告等。5.其他文件：不屬于以上分類的其他文件，如會議紀要、工作計劃、工作總結等。（二）文件編號1.行政文件編號：[公司簡稱]+[年份]+[文件類別代碼]+[順序號]，如[公司簡稱]2023XZ001。2.業務文件編號：[公司簡稱]+[年份]+[業務類別代碼]+[順序號]，如[公司簡稱]2023YW002。3.人事文件編號：[公司簡稱]+[年份]+[人事類別代碼]+[順序號]，如[公司簡稱]2023RS003。4.財務文件編號：[公司簡稱]+[年份]+[財務類別代碼]+[順序號]，如[公司簡稱]2023CW004。5.其他文件編號：[公司簡稱]+[年份]+[其他類別代碼]+[順序號]，如[公司簡稱]2023QT005。（三）文件起草與審核1.文件起草：各部門根據工作需要負責起草文件，文件內容應符合國家法律法規和公司相關規定，語言表達準確、簡潔、清晰。2.文件審核：文件起草完成后，應提交部門負責人進行審核，審核內容包括文件的必要性、準確性、完整性、合規性等。重要文件還需提交公司領導進行審批。（四）文件發布1.經審核批準的文件，由行政部門負責編號、排版、印刷，并加蓋公司公章后發布。2.文件發布后，行政部門應及時將文件分發給相關部門和人員，并做好發放記錄。（五）文件傳閱1.行政部門收到文件后，應根據文件內容和涉及范圍，確定傳閱對象，并按照規定的程序進行傳閱。2.傳閱文件應使用專用的傳閱夾，傳閱人應在傳閱記錄上簽字，注明傳閱日期和意見。3.傳閱文件應及時歸還行政部門，不得積壓或丟失。（六）文件借閱1.公司員工因工作需要借閱文件檔案時，應填寫《文件檔案借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等，經部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理借閱手續。2.行政部門對借閱申請進行審核，符合借閱條件的，予以辦理借閱手續，并將文件檔案交借閱人。3.借閱人應妥善保管借閱的文件檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、摘錄、涂改文件內容。如需復印、摘錄、涂改文件內容，應經行政部門同意，并辦理相關手續。4.借閱人應在規定的借閱期限內歸還文件檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。（七）文件保密1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務秘密等重要文件，應按照公司保密制度進行管理，嚴格控制知悉范圍。2.對保密文件應采取加密存儲、專人保管等措施，防止文件泄露。3.借閱保密文件時，應經公司保密工作負責人批準，并在保密協議上簽字。（八）文件清理與銷毀1.行政部門定期對公司文件檔案進行清理，對已失去保存價值的文件，應填寫《文件檔案銷毀申請表》，經部門負責人審核，公司領導批準后，進行銷毀。2.文件銷毀應指定專人負責，采用粉碎、焚燒等方式進行，確保文件信息無法恢復。3.文件銷毀過程中，應做好記錄，包括銷毀文件的名稱、編號、數量、銷毀時間、銷毀方式等。四、檔案管理（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司行政文件、業務文件、人事文件、財務文件等各類文書材料。2.科技檔案：公司在科研、生產、技術改造等活動中形成的各類技術文件、圖紙、資料等。3.會計檔案：公司的財務報表、會計憑證、審計報告等會計資料。4.聲像檔案：公司在各種活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.實物檔案：公司獲得的榮譽證書、獎杯、獎牌等實物。（二）檔案立卷1.各部門應按照檔案管理的要求，定期對本部門形成的文件材料進行整理立卷，確保文件材料的齊全、完整。2.立卷應遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，便于保管和利用。3.立卷時應按照檔案分類方案進行分類，編制卷內文件目錄，填寫卷皮和備考表。（三）檔案歸檔1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度整理立卷的文件檔案移交行政部門。2.行政部門對接收的檔案進行檢查、核對，符合要求的，予以歸檔，并編制檔案目錄。3.歸檔的檔案應一式兩份，一份由行政部門保管，一份根據需要移交公司檔案室或上級檔案管理部門。（四）檔案保管1.行政部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應保持清潔、整齊、通風良好，溫度、濕度應符合國家規定的標準。3.對檔案應進行定期檢查和盤點，發現問題及時處理，并做好記錄。（五）檔案利用1.公司員工因工作需要查閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等，經部門負責人簽字同意后，到行政部門辦理查閱手續。2.行政部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，予以辦理查閱手續，并安排專人負責提供檔案查閱服務。3.查閱檔案時，應在指定的地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印、摘錄檔案內容，應經行政部門同意，并辦理相關手續。4.外單位人員查閱公司檔案，應持單位介紹信，經公司領導批準后，方可查閱。查閱時，應按照公司規定辦理查閱手續，并由公司人員陪同。（六）檔案鑒定與銷毀1.行政部門定期對公司檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。對已超過保管期限且無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀申請表》，經部門負責人審核，公司領導批準后，進行銷毀。2.檔案鑒定工作應由行政部門牽頭，組織相關部門和人員參加，對檔案的內容、價值等進行綜合評估，提出鑒定意見。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用粉碎、焚燒等方式進行，確保檔案信息無法恢復。銷毀過程中，應做好記錄，包括銷毀檔案的名稱、編號、數量、銷毀時間、銷毀方式等。五、信息化管理（一）文件檔案數字化1.行政部門應逐步推進公司文件檔案的數字化工作，將重要的文件檔案進行掃描、錄入，建立電子檔案數據庫。2.數字化文件檔案應與紙質文件檔案具有同等效力，應進行備份存儲，確保數據的安全。3.建立電子檔案檢索系統，方便公司員工查詢和利用電子檔案。（二）文件檔案管理系統1.公司應建立文件檔案管理系統，實現文件檔案的在線起草、審核、發布、傳閱、借閱、歸檔等功能。2.文件檔案管理系統應具備權限管理功能，根據員工的工作職責和崗位需求，設置不同的訪問權限，確保文件檔案的安全。3.定期對文件檔案管理系統進行維護和升級，確保系統的正常運行。六、監督與考核（一）監督檢查1.行政部門定期對公司各部門文件檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括文件檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.對監督檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。（二）考核評價1.將文件檔案管理工作納入公司績效考核體系