公車油費報銷管理制度一、總則1.目的為了加強公司公車油費的管理，規范公車油費報銷流程，合理控制公車使用成本，確保公司公車使用的高效、節約與合規，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有配備公車的部門及員工。3.基本原則據實報銷原則：公車油費報銷應根據實際發生的加油費用進行，確保報銷金額真實、準確。審批規范原則：嚴格按照規定的審批流程進行油費報銷審批，確保報銷手續完備、合規。成本控制原則：在保障公車正常使用的前提下，合理控制油費支出，提高資金使用效益。監督考核原則：加強對公車油費報銷情況的監督檢查，對違規行為進行嚴肅處理，并將油費控制情況納入相關考核體系。二、公車管理1.公車配置標準根據公司業務需求和實際情況，合理配置公車數量和車型。公車配置應遵循經濟實用、節能環保的原則，優先選用新能源汽車或低油耗車輛。明確不同級別員工或不同業務場景下的公車使用標準，如普通員工因公外出可使用經濟車型，部門負責人因業務需要可使用稍高一級車型等。2.公車使用登記建立公車使用登記制度，駕駛員每次使用公車前應填寫《公車使用登記表》，詳細記錄出車時間、地點、事由、里程數等信息。《公車使用登記表》應妥善保存，作為公車使用情況統計和油費核算的依據。3.公車維修與保養制定公車維修與保養計劃，定期對公車進行維護保養，確保車輛性能良好，降低故障發生率，減少不必要的油耗增加。公車維修與保養應選擇正規的維修廠家，維修費用報銷應按照公司相關規定執行，嚴格審批流程。維修保養記錄應詳細記錄維修項目、更換零部件、維修時間、維修費用等信息，并存檔備查。三、油費報銷規定1.加油方式公司公車統一采用[指定加油方式，如加油卡加油或現金加油]。若采用加油卡加油，應辦理公司統一的加油卡，并由專人負責管理。加油卡充值金額應根據公車使用情況合理確定，避免加油卡閑置或過度充值。若采用現金加油，駕駛員應在加油后及時取得正規發票，并在發票上注明加油車輛車牌號、加油時間、加油金額等信息。2.報銷憑證要求油費報銷必須提供正規的加油發票，發票應清晰顯示加油日期、加油金額、加油站名稱、發票代碼及號碼等信息。發票內容應與公車使用情況相符，不得開具虛假發票。除加油發票外，還應附上《公車使用登記表》，作為油費報銷的輔助證明材料。登記表中的出車信息應與加油時間、地點等相互印證。對于通過加油卡加油的，還需提供加油卡消費記錄清單，清單應詳細列出每次加油的時間、金額、加油站等信息。3.報銷流程駕駛員填寫《公車油費報銷申請表》，在申請表中詳細填寫加油日期、加油金額、出車事由、行駛里程等信息，并附上加油發票及《公車使用登記表》。將《公車油費報銷申請表》提交給部門負責人審核。部門負責人應根據公車使用的實際情況，對申請表中的信息進行核實，確認無誤后簽署審核意見。部門負責人審核通過后，將申請表提交給財務部門。財務部門對報銷憑證的真實性、合法性、完整性進行審核，核對加油發票與加油卡消費記錄清單（如有）是否一致，以及申請表中的信息與相關記錄是否相符。審核無誤后，按照公司財務制度進行報銷支付。對于金額較大的油費報銷（可根據公司實際情況設定金額標準，如單次報銷金額超過[X]元），還需經過公司分管領導審批。分管領導應從公司整體利益出發，對油費支出的合理性進行審查，確保符合公司成本控制要求。四、特殊情況處理1.長途出車因長途出車需要在外地加油的，駕駛員應選擇正規加油站加油，并及時取得當地正規發票。加油發票應注明加油車輛車牌號、加油時間、加油金額、加油站詳細地址等信息。長途出車結束后，駕駛員應在[規定時間，如一周內]將油費報銷憑證及相關材料按照正常報銷流程提交審批。2.車輛故障導致額外加油若公車因故障在途中需要額外加油，駕駛員應及時向部門負責人報告，并說明故障原因及額外加油的必要性。車輛維修完成后，駕駛員應取得維修廠家出具的故障說明及維修發票，連同額外加油的發票及相關材料一并按照報銷流程提交審批。部門負責人及財務部門應重點審核故障原因及額外加油的合理性。3.臨時租車替代公車在公車無法正常使用的特殊情況下，經公司領導批準，可以臨時租車替代公車出行。租車費用應按照公司相關規定執行報銷流程，同時應提供租車合同、租車發票等相關憑證。租車期間產生的油費（若租車合同中約定包含油費，則按合同執行；若未約定，需單獨報銷油費的，參照本制度油費報銷規定執行），應在報銷時注明租車事項及相關情況，以便財務部門審核。五、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對公車油費報銷情況進行審計檢查，審查報銷憑證的真實性、合法性、完整性，以及報銷流程是否符合規定。審計部門應重點關注是否存在虛假報銷、超標準報銷、違規使用加油卡等問題，并對發現的問題及時提出整改意見，督促相關部門和人員進行整改。2.財務部門日常監督財務部門在日常報銷審核過程中，應嚴格把關，對油費報銷憑證進行仔細核對。如發現異常情況，應及時與駕駛員或相關部門溝通核實，確保報銷費用的合理性。財務部門應定期對公車油費支出情況進行統計分析，對比不同時期、不同車輛的油費消耗情況，發現異常波動及時查找原因，并向公司領導匯報。3.舉報與投訴處理設立舉報郵箱和舉報電話，接受公司員工對公車油費報銷違規行為的舉報與投訴。對舉報和投訴內容進行認真調查核實，如情況屬實，按照公司相關規定對違規人員進行嚴肅處理。保護舉報人權益，對舉報人信息嚴格保密。對于惡意舉報的，將依法追究舉報人責任。六、違規處理1.虛假報銷處理若發現駕駛員或其他人員存在虛假報銷公車油費的行為，一經查實，除追回已報銷的油費外，還將按照報銷金額的[X]倍處以罰款。對虛假報銷行為情節嚴重的，給予警告、記過、降職等行政處分；如構成犯罪的，將依法移交司法機關追究刑事責任。2.超標準報銷處理對于超標準報銷公車油費的情況，超出部分不予報銷，并對相關責任人進行批評教育。若多次出現超標準報銷且情節較為嚴重的，將視情況扣減責任人當月績效獎金或給予相應的紀律處分。3.違規使用加油卡處理禁止將公車加油卡用于私人加油或其他非公務用途。如發現違規使用加油卡的行為，除追回違規使用的油費外，對責任人處以加油卡充值金額[X]%的罰款。對違規使用加油卡情節嚴重的，取消責任人的公車使用資格，并給予相應的行政處分。七、附則1.制度解釋權本制度由公司人力資源部負責解釋。如有未盡事宜或需對制