公司公關接待管理制度總則一、目的為規范公司公關接待工作，樹立良好的企業形象，提高公關接待效率，特制定本管理制度。本制度旨在明確公關接待的職責、流程和標準，確保公關接待工作的順利進行，促進公司與外部各界的溝通與合作。二、適用范圍本制度適用于公司所有部門及員工在進行公關接待工作時的行為規范和管理要求。包括公司內部接待來訪客人、外部客戶來訪、政府部門及相關機構的接待等各類公關接待活動。三、管理原則1.熱情周到：以熱情、友好的態度對待每一位來訪客人，提供周到、細致的服務，讓客人感受到公司的關懷和尊重。2.規范有序：按照規定的流程和標準進行公關接待工作，確保接待工作的規范、有序進行，避免出現混亂和失誤。3.高效便捷：提高公關接待工作的效率，盡量縮短接待時間，為客人提供便捷的服務，同時也要注重接待質量，確保客人的滿意度。4.節約成本：在保證公關接待質量的前提下，合理控制接待成本，避免浪費和不必要的開支。四、職責分工1.公關部（1）負責制定公司公關接待工作計劃和預算，組織實施公關接待活動。（2）負責與外部各界的溝通與聯系，協調安排來訪客人的接待事宜，包括接待時間、地點、人員等。（3）負責接待資料的準備和整理，包括宣傳資料、禮品等。（4）負責接待工作的總結和評估，及時反饋接待工作中存在的問題和建議，不斷改進接待工作。2.行政部（1）負責協助公關部做好公關接待工作的后勤保障，包括場地布置、餐飲安排、車輛調度等。（2）負責接待人員的培訓和管理，提高接待人員的服務意識和業務水平。（3）負責接待費用的審核和報銷，嚴格控制接待成本。3.各部門（1）負責本部門來訪客人的接待工作，按照公關部的安排做好接待準備和接待工作。（2）配合公關部做好外部客戶來訪的接待工作，提供必要的支持和協助。（3）及時向公關部反饋接待工作中存在的問題和建議，共同改進接待工作。公關接待流程一、來訪預約1.外部客戶來訪（1）客戶應提前至少[X]個工作日通過電話、郵件或傳真等方式向公司公關部預約來訪時間和人員。（2）公關部應及時回復客戶的預約請求，確認來訪時間、人員和接待安排等事宜。（3）如客戶需要特殊的接待安排，如安排專人陪同、提供特定的會議場地等，應在預約時一并提出，公關部應盡力滿足客戶的需求。2.政府部門及相關機構來訪（1）政府部門及相關機構應提前至少[X]個工作日向公司行政部預約來訪時間和人員。（2）行政部應及時回復政府部門及相關機構的預約請求，確認來訪時間、人員和接待安排等事宜。（3）如政府部門及相關機構需要特殊的接待安排，如安排專人陪同、提供特定的會議場地等，應在預約時一并提出，行政部應盡力滿足政府部門及相關機構的需求。二、接待準備1.公關部（1）根據來訪客人的身份、來訪目的和接待標準，制定詳細的接待方案，包括接待時間、地點、人員、行程安排、餐飲安排、禮品準備等。（2）提前安排好接待人員，確保接待人員具備良好的溝通能力和服務意識，能夠熟練掌握公司的相關業務和產品知識。（3）準備好接待所需的資料和物品，如宣傳資料、禮品、會議用品等，確保資料和物品的齊全和完好。（4）提前安排好接待場地，確保場地的整潔、衛生和舒適，符合接待要求。2.行政部（1）根據接待方案，提前安排好餐飲和車輛等后勤保障工作，確保餐飲的質量和車輛的安全、準時。（2）協助公關部做好接待場地的布置工作，如擺放鮮花、懸掛橫幅等，營造良好的接待氛圍。三、接待實施1.來訪客人到達（1）接待人員應提前在公司門口或指定地點迎接來訪客人，熱情問候客人，并引導客人前往接待場地。（2）如客人攜帶較多物品，接待人員應主動幫助客人提拿物品。2.接待安排（1）按照接待方案，安排客人就座，并為客人提供茶水或飲料等。（2）向客人介紹公司的基本情況、業務范圍和發展前景等，讓客人對公司有更全面的了解。（3）根據客人的來訪目的，安排相關部門的負責人與客人進行溝通和交流，解答客人的疑問和問題。（4）如需要安排會議，應提前安排好會議場地、會議設備和會議資料等，確保會議的順利進行。3.餐飲安排（1）按照接待方案，安排客人在公司餐廳或指定餐廳就餐。（2）就餐時，接待人員應陪同客人一起就餐，注意餐桌禮儀和用餐細節，為客人提供周到的服務。（3）如客人有特殊的飲食需求，應提前通知餐廳做好準備，確保客人的飲食安全和健康。四、接待結束1.送別客人（1）接待工作結束后，接待人員應陪同客人一起離開公司，送至公司門口或指定地點，熱情告別客人。（2）如客人需要安排車輛送返，應提前安排好車輛，并確保車輛的安全、準時。2.接待總結（1）接待工作結束后，公關部應及時對接待工作進行總結和評估，包括接待過程中的優點和不足、客人的滿意度等方面。（2）針對接待工作中存在的問題和不足，及時提出改進措施和建議，并反饋給相關部門和人員，不斷改進接待工作。（3）將接待工作的總結和評估報告提交給公司領導，為公司的決策提供參考依據。公關接待標準一、接待環境1.公司門口和接待區域應保持整潔、衛生，地面無雜物，墻面無污漬，門窗無破損。2.接待室內應保持整潔、明亮，空氣清新，溫度適宜，光線充足。3.接待室內應擺放鮮花、綠植等，營造良好的接待氛圍。4.接待室內應配備齊全的會議用品和辦公設備，如投影儀、音響、電腦、打印機等，確保會議的順利進行。二、接待人員1.接待人員應具備良好的形象和氣質，穿著得體、整潔，儀表端莊、大方。2.接待人員應具備良好的溝通能力和服務意識，熱情、友好、耐心地對待每一位來訪客人，能夠熟練掌握公司的相關業務和產品知識，為客人提供專業的服務。3.接待人員應具備較強的應變能力和協調能力，能夠及時處理接待工作中出現的各種問題和突發情況，確保接待工作的順利進行。三、接待禮儀1.接待人員應在客人到達前做好準備工作，如提前到達接待地點、整理好儀容儀表等。2.接待人員應在客人到達時主動迎接，熱情問候客人，并引導客人前往接待場地。3.接待人員應在接待過程中注意言行舉止，做到禮貌、得體、大方，避免使用粗俗、不雅的語言和行為。4.接待人員應在接待結束時主動送別客人，熱情告別客人，并感謝客人的來訪。四、餐飲安排1.餐飲標準應根據客人的身份、來訪目的和接待標準等因素進行合理確定，避免過高或過低的餐飲標準。2.餐飲場所應選擇環境優雅、衛生整潔、服務周到的餐廳，確保客人的飲食安全和健康。3.餐飲菜品應根據客人的口味和需求進行合理安排，注重菜品的質量和口味，避免出現菜品單一、口味不佳等情況。4.餐飲服務應注重細節，如餐具的擺放、上菜的順序、服務的態度等，確保客人的用餐體驗。附則一、本制度由公司公關部負責解釋和修訂。二、本制度自發布之日起施行，如有未盡事宜