委托檢驗(yàn)記錄管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司委托檢驗(yàn)記錄管理，確保委托檢驗(yàn)工作的科學(xué)性、準(zhǔn)確性、可追溯性，保證產(chǎn)品質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和法規(guī)要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有委托外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行的產(chǎn)品檢驗(yàn)活動(dòng)的記錄管理，包括原材料、半成品、成品等各類產(chǎn)品的委托檢驗(yàn)。（三）職責(zé)1.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)制定和修訂委托檢驗(yàn)記錄管理制度。審核委托檢驗(yàn)申請(qǐng)，確保檢驗(yàn)項(xiàng)目和要求明確、合理。監(jiān)督委托檢驗(yàn)記錄的填寫、收集、整理、歸檔和保管工作，定期檢查記錄的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)委托檢驗(yàn)記錄進(jìn)行分析，為質(zhì)量改進(jìn)提供依據(jù)。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)提出委托檢驗(yàn)申請(qǐng)，明確檢驗(yàn)產(chǎn)品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、批量、檢驗(yàn)項(xiàng)目等信息。配合質(zhì)量部門做好委托檢驗(yàn)樣品的準(zhǔn)備、送檢等工作。負(fù)責(zé)本部門委托檢驗(yàn)記錄的填寫，并確保記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。3.檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)按照公司委托要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行檢驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)報(bào)告。妥善保管委托檢驗(yàn)過程中的原始記錄，以備公司查閱。二、委托檢驗(yàn)申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)流程1.申請(qǐng)部門根據(jù)產(chǎn)品質(zhì)量控制要求、生產(chǎn)工藝變化、法規(guī)要求等，確定需要進(jìn)行委托檢驗(yàn)的項(xiàng)目和產(chǎn)品批次。2.填寫《委托檢驗(yàn)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、批量、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)依據(jù)、申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人等信息。3.將《委托檢驗(yàn)申請(qǐng)表》提交至質(zhì)量部門審核。（二）審批要求1.質(zhì)量部門收到申請(qǐng)后，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括檢驗(yàn)項(xiàng)目的必要性、檢驗(yàn)依據(jù)的適用性、樣品的代表性等。2.對(duì)于符合要求的申請(qǐng)，質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)；對(duì)于不符合要求的申請(qǐng)，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)與申請(qǐng)部門溝通，說明原因，并要求其補(bǔ)充或修改相關(guān)信息后重新提交申請(qǐng)。三、委托檢驗(yàn)記錄的內(nèi)容與填寫要求（一）記錄內(nèi)容1.委托檢驗(yàn)申請(qǐng)表：記錄委托檢驗(yàn)的基本信息，如產(chǎn)品名稱、規(guī)格、型號(hào)、批量、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)依據(jù)、申請(qǐng)日期、申請(qǐng)人等。2.檢驗(yàn)合同：包括委托方（公司）與受托方（檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)）的名稱、地址、聯(lián)系方式，檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)費(fèi)用、付款方式、檢驗(yàn)期限等條款。3.樣品信息：記錄樣品的編號(hào)、名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、來源、狀態(tài)等。4.檢驗(yàn)過程記錄：檢驗(yàn)日期：記錄檢驗(yàn)開始和結(jié)束的日期。檢驗(yàn)方法：注明所采用的檢驗(yàn)方法及標(biāo)準(zhǔn)。檢驗(yàn)儀器設(shè)備：記錄使用的儀器設(shè)備名稱、型號(hào)、編號(hào)等。檢驗(yàn)環(huán)境條件：如溫度、濕度等環(huán)境參數(shù)。檢驗(yàn)操作過程：詳細(xì)記錄檢驗(yàn)人員的操作步驟、觀察到的現(xiàn)象、數(shù)據(jù)記錄等。5.檢驗(yàn)結(jié)果記錄：準(zhǔn)確記錄各項(xiàng)檢驗(yàn)項(xiàng)目的實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)、檢驗(yàn)結(jié)論（合格/不合格）等。6.檢驗(yàn)報(bào)告：由檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)出具的正式檢驗(yàn)報(bào)告，包括報(bào)告編號(hào)、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、結(jié)論、報(bào)告日期等內(nèi)容。7.其他相關(guān)記錄：如樣品交接記錄、檢驗(yàn)費(fèi)用支付記錄等。（二）填寫要求1.記錄應(yīng)使用藍(lán)黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。2.填寫內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰、工整，不得隨意涂改。如確需修改，應(yīng)在修改處簽名并注明修改日期。3.各項(xiàng)記錄應(yīng)及時(shí)填寫，不得事后補(bǔ)記。記錄日期應(yīng)填寫實(shí)際發(fā)生日期。4.對(duì)于檢驗(yàn)數(shù)據(jù)的記錄，應(yīng)按照有效數(shù)字的規(guī)定進(jìn)行填寫，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。四、委托檢驗(yàn)樣品管理（一）樣品準(zhǔn)備1.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)按照委托檢驗(yàn)要求，準(zhǔn)備具有代表性的樣品。樣品數(shù)量應(yīng)滿足檢驗(yàn)需要，并確保樣品的質(zhì)量穩(wěn)定、均勻。2.樣品應(yīng)進(jìn)行適當(dāng)?shù)臉?biāo)識(shí)，標(biāo)明樣品名稱、規(guī)格、型號(hào)、批次、編號(hào)、來源等信息。標(biāo)識(shí)應(yīng)清晰、牢固，不易脫落。（二）樣品交接1.申請(qǐng)部門在送檢樣品時(shí)，應(yīng)填寫《樣品交接單》，詳細(xì)記錄樣品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、狀態(tài)、交接日期、交接雙方等信息。2.檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)接收樣品時(shí)，應(yīng)對(duì)樣品的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、狀態(tài)等進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后在《樣品交接單》上簽字確認(rèn)。3.樣品交接過程中，如發(fā)現(xiàn)樣品存在數(shù)量不符、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)記錄并由交接雙方共同協(xié)商解決。（三）樣品保管1.檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)妥善保管委托檢驗(yàn)樣品，確保樣品在檢驗(yàn)期間不受損壞、變質(zhì)或丟失。2.樣品保管環(huán)境應(yīng)符合檢驗(yàn)要求，對(duì)于有特殊保管條件的樣品，應(yīng)采取相應(yīng)的措施進(jìn)行保管。3.檢驗(yàn)結(jié)束后，檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)按照公司要求及時(shí)處理樣品，如需留樣，應(yīng)明確留樣期限和留樣條件，并做好留樣記錄。五、委托檢驗(yàn)記錄的收集與整理（一）收集要求1.檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)應(yīng)在檢驗(yàn)報(bào)告出具后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檢驗(yàn)報(bào)告及相關(guān)原始記錄提交給公司質(zhì)量部門。2.申請(qǐng)部門應(yīng)在收到檢驗(yàn)報(bào)告后，及時(shí)將檢驗(yàn)記錄整理歸檔，并將檢驗(yàn)結(jié)果反饋給相關(guān)部門。（二）整理要求1.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)對(duì)收集到的委托檢驗(yàn)記錄進(jìn)行整理，按照產(chǎn)品類別、檢驗(yàn)項(xiàng)目、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔。2.對(duì)每份委托檢驗(yàn)記錄進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.整理后的記錄應(yīng)確保資料齊全、完整，無(wú)缺頁(yè)、漏項(xiàng)等情況。六、委托檢驗(yàn)記錄的歸檔與保管（一）歸檔要求1.質(zhì)量部門應(yīng)定期將整理好的委托檢驗(yàn)記錄移交至公司檔案室進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，注明檔案名稱、數(shù)量、移交日期、移交部門、接收部門等信息，雙方簽字確認(rèn)。（二）保管期限1.委托檢驗(yàn)記錄的保管期限應(yīng)符合相關(guān)法規(guī)和公司規(guī)定的要求，一般為[X]年。2.對(duì)于涉及產(chǎn)品質(zhì)量糾紛、法律法規(guī)追溯等重要事項(xiàng)的委托檢驗(yàn)記錄，應(yīng)永久保存。（三）保管要求1.檔案室應(yīng)提供適宜的保管環(huán)境，確保檔案不受潮、發(fā)霉、蟲蛀、損壞等。2.檔案應(yīng)分類存放，便于查找和利用。同時(shí)，應(yīng)建立檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢效率。3.嚴(yán)格限制檔案的查閱權(quán)限，未經(jīng)授權(quán)人員不得查閱委托檢驗(yàn)記錄。確因工作需要查閱的，應(yīng)辦理查閱手續(xù)，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案室指定地點(diǎn)查閱，并做好查閱記錄。七、委托檢驗(yàn)記錄的查閱與借閱（一）查閱流程1.內(nèi)部人員因工作需要查閱委托檢驗(yàn)記錄時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，由質(zhì)量部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱記錄，不得擅自將記錄帶出檔案室或進(jìn)行復(fù)印、拍照等操作。如需復(fù)印或拍照，應(yīng)另行辦理申請(qǐng)手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（二）借閱流程1.因工作需要借閱委托檢驗(yàn)記錄時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還日期等信息。2.將申請(qǐng)表提交至質(zhì)量部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.借閱人員憑批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到檔案室辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取記錄。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在記錄上涂改、污損。借閱期滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案室，檔案室管理人員應(yīng)對(duì)歸還的記錄進(jìn)行核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。八、委托檢驗(yàn)記錄的銷毀（一）銷毀條件1.委托檢驗(yàn)記錄保管期限屆滿，且無(wú)需繼續(xù)保存的，可以進(jìn)行銷毀。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致某些委托檢驗(yàn)記錄不再具有保存價(jià)值的，經(jīng)質(zhì)量部門審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可以銷毀。（二）銷毀流程1.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出擬銷毀的委托檢驗(yàn)記錄的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。2.將《檔案銷毀清單》提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后，由質(zhì)量部門會(huì)同檔案室安排專人對(duì)擬銷毀的記錄進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的記錄應(yīng)及時(shí)清理，確保檔案室環(huán)境整潔。同時(shí)，應(yīng)將《檔案銷毀清單》歸檔保存，以備查閱。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.質(zhì)量部門應(yīng)定期對(duì)委托檢驗(yàn)記錄管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的填寫、收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，質(zhì)量部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核措施1.公司將委托檢驗(yàn)記錄管理工作納入部門和個(gè)人