公文處理與寫作

（2009年3月）

黨的機關公文處理的依據

《中國共產黨機關公文處理條例》（中辦發【1996】14號）

《中共四川省機關公文處理實施細則》（川委辦1996]55號）

《中共成都市機關公文處理細則（試行）》（成委辦【2000】105

號）

行政機關公文處理的依據

《國家行政機關公文處理辦法》（國發【2000】23號）

《國家行政機關公文格式》（國標GB/T9704-1999）

第一部分公文處理

一、基本概念

定義：公文是公務活動中形成的，在黨政機關、企事業單位、人

民團體廣泛使用，具有特定格式和法定效用的文件總和。

六個特點：法定的作者、特定的公務活動、法定的文種、

法定的權威和效用、法定的格式、特定的處理程序。

作用：工具和手段。有六個方面:領導和指示，規范和準

允，交流和聯系，宣傳和教育，依據和憑證。

二、公文行文規則

（一）行文要注重實效，堅持少而精的原則。對普發性公文，應

嚴格控制發文數量。

（二）黨政分工的原則。黨的領導，主要是思想政治方面

的領導，是路線、方針、政策的領導經濟、社會、文化等各個領域、

各個行業的具體事務，一般應由政府各職能部門自主處理。除重大問

題、原則性問題外，黨的機關不宜就具體的政務方面的問題直接向行

政機關和社會作指示、部署任務；行政機關也不得向黨的組織作指示、

部署任務。

（三）根據各自的隸屬關系和職權范圍確定行文關系。

1.向上級機關行文，應主送一個上級機關，不得同時主送其

他上級機關和上級機關的某個部門；如需其他相關的上級機關或部門

閱知的，可以抄送。不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問

題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。

2.向下級機關的重要行文，應當同時抄送發文機關的直接上

級機關。

3.黨委或政府各部門在各自職權范圍內可以向下級相關部門行

文。黨委或政府的辦公廳（室）根據授權，可以向下級黨委或政府行

文。

4,受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送上級機關

和抄送上級機關，由主送上級機關負責答復請示事項。上級機關向受

雙重領導的下級機關行文，應當抄送其另一上級機關。

5、部門之間對有關問題未協商一致，不得各自向下行文。如擅

自行文，上級機關有權責令糾正或撤銷。

6.無隸屬關系的機關之間一般用函行文。

7、部門內設機構除辦公廳（室）根據授權外不得對外正式行文。

（四）聯合行文的機關必須是同級的原則

同級黨的機關、黨的機關與其他同級機關之間必要時可聯合行

文。同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯

合行文；政府部門與相應的黨組織和軍事機關可以聯合行文；政府部

門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。

（五）請示行文的原則

L請示應一文一事。

2?請示事項必須協商一致。

3,請示一般只寫一個主送機關。

4.不得在報告等其他非請示公文中夾帶請示事項。

（六）其他有關行文原則

1.不直接向領導者個人報送公文。

2、對不符合行文規則的上報公文，上級機關的秘書部門

可退回呈報機關。

三、市委公文處理有關規定要求

（一）公文報送的有關規定和要求

1.嚴格按公文處理程序辦理，一般不超越規定程序。向市

委、市政府報送公文應按程序送市委辦公廳和市政府辦公廳統一辦理,

不得多頭報送，不得直接報送市委、市政府領導同志個人，也不得在

按規定渠道報送的同時又送領導同志個人。（關于公文“倒辦件”問

題，違反了收文處理程序）

的工作簡報原則上限用1個工作簡報報頭，未經核準的工作簡報，

市委辦公廳受理。（2）原則上每周上報市委的工作簡報不超過1期，

文字上要做到簡明扼要，每期控制在4頁以內。（3）除通過簡報形式

反映工作情況外，其他需要及時反映的有關情況，一般以信息方式

報送市委辦公廳。

（二）其他有關規定

1.各區（市）縣委辦公室、市級各部門（單位）辦公室是本地

本部門（單位）文件收發的“總進口”和“總出口”，辦公室要規范、

指導本地本部門（單位）文件制發和文件管理。

2、各區（市）縣委辦公室主任、市級各部門（單位）辦公室

主任是本地本部門（單位）文件管理工作的第一責任人。

3.中央文件、省委文件和市委文件由機要秘書人員接收、管理,

文件交接和簽收要嚴格履行手續。設立黨委（黨組）的縣團級以上單位

應建立機要保密室和機要閱文室，機要保密室必須安裝防盜門窗、配

備保險柜等必要的安全保密設施。

4.各地各部門各單位要嚴格按照有關保密規定，配備專門的

機要秘書人員負責中央文件、省委文件和市委文件的管理。機要秘書

人員必須政治可靠、社會關系清楚，同時應具有很強的保密意識和較

高的業務素質。

5.傳遞密級公文，應當包裝密封，應當通過機要交通、機要通信

或者指派專人進行，并采取相應的安全保密措施。6、中央文件、省

委文件和市委文件的閱讀傳達按文件發布層次和有關規定執行，不

得隨意擴大或縮小范圍。確需擴大或縮小閱讀傳達范圍的，須履行嚴

格的批準手續。

7、未經批準，任何單位不得擅自公開發布文件全文、摘要或消

息稿。

8、絕密級的中央文件、省委文件和市委文件不得復制、匯編。

機密、秘密級文件確需復制、匯編的，應從嚴控制并嚴格履行報批手

續。復制、匯編的文件視同原文件管理。

9、對標有密級的中央文件、省委文件和市委文件按年度進行

清退和銷毀；未標注密級的中央文件、省委文件和市委文件由受文單

位自行留存，妥善管理。(關于每年度文件清退的有關問題說明)

10、任何個人不得私自銷毀、留存中央文件、省委文件和市委

文件，未經批準不得攜帶外出。

(以上有關規定詳見成委辦(2005)33號、《手冊》P126—131)

四、公文的格式

黨的機關公文一般由版頭、份號、密級、緊急程度、發文字號、

簽發人、標題、主送機關、正文、附件、發文機關署名、成文日期、

印章、印發傳達范圍、主題詞、抄送機關、印制版記、印制份數等

18個要素組成。

公文版頭部分：份號，秘級，緊急程度，版頭，發文字號。

公文主體部分：標題，主送機關，正文，附件，發文機關署名,

成文日期，印章；標題中不要有標點符號，附件在署名后，不

能主、附分離。

公文文尾部分：印發傳達范圍，主題詞，抄送機關，印制版

記，印制份數。

版頭分為兩種，一種由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”

二字組成，一般用于向下普發的公文;一種由發文機關全稱或規范化

簡稱加圓括號標明文種組成，用于向上級報文或向同級、下級和無隸

屬關系的機關行文C版頭應套紅居中印在公文首頁上部，字體要莊重,

字號要適當。版頭一經確定，應長期沿用。聯合行文，版頭可用主辦

機關名稱，也可并用聯署機關名稱。

秘級確定：絕密、機密、秘密。

關于份號

緊急程度：特提、特急、加急、平急。

主送機關：主要受理公文的機關，位于標題左下方，頂格排

印，后面加冒號。主送機名稱應用全稱或規范化簡稱或同類型機關統

稱；向下普發的公文，主送機關名稱應規范、穩定。決議、決定、指

示、規定、會議紀要等文種不標注主送機關。

公文的編排格式：（1）公文的文字從左至右橫排。標題、正文

的字體、字號要莊重、美觀、大方，搭配協調。（2）公文標題的字

體、字號一般用2號小標宋；正文中一級標題的字體、字號一般用4

號黑體，二級標題一般用3號楷體；正文一般用3號仿宋；在批轉、

轉發、印發類公文中，批轉、轉發、印發按語部分用3號楷體。（3）

公文用紙幅面規格一般采用16開型（長260毫米，寬184毫米），也

可采用國際標準A4型（長297毫米，寬210毫米）。左側裝訂。

五、公文格式中的主要問題

（-）公文版頭不規范。

問題表現1:以行政的文頭、黨組的名義向黨委上報公文，以

下發文件的版頭向黨委請示、報告工作，公文版頭簡稱不正確。如，

某部門黨組報市委的報告文件版頭為“成都市XX局文件”，某部門

黨組報市委的報告公文版頭為“成都市XX局黨組文件”。

指導意見：部門報黨委委的公文版頭應為“中共XX廳（局）

黨組或（文種）”或“中共XX部（文種），

問題表現2：部門黨組文件版頭按國家行政機關公文格式印制。

如，某市級部門報市委的請示天頭空白80m限

指導意見：黨的機關公文天頭空白一般為27m嗅詳見《手冊》

P7、P249、P244o

（二）發文字號、簽發人標注不規范

問題表現：發文字號中發文年度標注使用了圓括號“（）”、尖

括號“〈〉”、方括號“口”，發文字號標注位置隨意。簽發人標注位

置不當，聯合行文的上報公文只標注了1個簽發人。

指導意見：發文年度要用”〔廠標注，上報公文的簽發人位置

應標注在發文字號右側，聯合上報的公文應標注各聯署機關的簽發

人。詳見《手冊》P8—P9o

（三）公文標題不完整、不準確

問題表現：公文標題中沒有發文機關，請示標題寫為“關于報

請XXXXXX的請示:

指導意見：標題應由發文機關、事由和文種三要素組成。詳見

《手冊》P8—P9o

（四）印章加蓋不規范

問題表現：上報公文有的沒有加蓋印章，有的加蓋印章不清

晰、位置不正確。

指導意見：上報公文應加蓋印章，印章應“上不壓正文，下騎

年蓋月”。詳見《手冊》P10。

（五）附件和版記標注位置不正確

問題表現：附件標注在版記之后，版記標注在文件單頁或

未標注在文件末頁，在版記欄標注“校對員”、“打字員”姓名等。

指導意見：附件應標注在正文之后、發文機關著名之前，版

記應標注在文件末頁（須為雙頁）上，且不能出現空白頁。詳見《手

冊》PHo（關于空白頁的處理）。

（六）印制、裝幀不規范

問題表現：文件紙張粗糙、印制墨跡不清、散頁裝訂。

指導意見：公文用紙、編排、裝訂要符合有關規定。詳見

《手冊》Pl1—P12。

六、公文寫作的基本要求

（一）準確領會領導意圖、上級精神

1、領會領導意圖。（解決對路的問題）

（1）善于抓“點北要點和核心，講話精華和創造性的見解。（抓

住領導交代的要點）

⑵善于連“線:由點聯想領導過去同一問題的見解，找聯系,

發展地串起來。（領導思路的連貫性）

（3）善于擴“面”。對領導意圖敢于從理論、內容上進行擴展，使

之更豐富和理論化。（合理的理性拓展）

（4）善于構“體”。在三者基礎上，圍繞主題，觀點與材料統一,

綜合分析，形成總體結構。（合理的布局）

2.吃透上級精神。

（1）閱讀范圍要盡量廣泛。

（2）閱讀內容要突出重點。

（3）學習態度要嚴肅認真。

3.明了下頭情況。

（1）深入實際調查研究。

（2）積累消化下面材料。

（3）爭取參加有關會議。

（4）指定撰寫專題材料

（二）詳實搜集占有材料

1.占有材料要“多多多益善。

2.鑒別材料要“嚴”。真實、合法性。

3.選擇材料要“精工以一當十。

4.使用材料要“活文體、目的。

（三）準確把握寫作結構

1.服從表現主題的需要。

2.適應不同文體的特點。

（四）準確把握語言特點

L準確。概念、結論、分析、判斷、政策、措施要求等。

2.莊重。

3.簡明。篇幅短小精悍、用詞簡明顯豁、多用單句短句。

（五）快寫細磨慢推敲

1.突出主題。

2.訂正觀點。

3.增刪材料。

4.調整結構。

5.潤色語言。得當、得體、通俗、規范、合法。

第二部分通知、報告、請示、函的寫作

一、通知的寫作

（一）通知的涵義

上級向下級傳達指示、布置工作、知照事項時所使用的一種下行

文。

（二）通知的用途

傳達上級機關的指示；發布行政法規和規章：批轉下級機關

的文件；轉發上級機關、同級機關和不相袤屬機關的文件；印發本機

關的工作計劃、總結、領導人講話、會議紀要或其他材料，要求下級

辦理、執行或周知的事項。

（三）通知的基本結構

L標題：發文機關+事由+通知。

2.主送機關：一般為多個。

3、正文：通知的緣由、事項、結尾部分。

4、落款：寫明發文機關和成文日期。

（四）指示性通知的寫作

1.標題的寫法

發文機關名稱+事由+通知。

2.正文的寫法

分三個部分：即通知緣由、事項、結尾部分，它通常采

用總分條文式結構。

通知緣由部分：一般概述情況，說明目的，交代背景，或陳述

理由，指出根據，或說明依據，闡明發通知的目的、意義或指導思

想。從中引出問題，然后，用習慣過渡詞語，如“特作如下通知”、

“現將有關事項通知如下”等轉入事項部分。這部分一般不宜寫得過

詳過細。

通知事項：是主要部分，要寫明做什么，怎么做，即寫明工作任務、

原則規定、執行要求、具休措施、注意事項等。這部分一般采用分條

分項式寫法，并用序碼，也可用小標題，分清層次，劃分段落，以

便于領會、理解和執行。

通知結尾部分：主要是要求下級機關、下屬單位結合具體情況認真研

究通知的精神并抓好落實。如屬于重要通知，其結尾有時另起一段提

出指示性要求。一般經常使用的結尾語是“望結合本地具體情況貫徹

（參照、研究）執行J

以要求、希望來結束全文，是這類通知寫法上的一個特色。有的

通知不寫這部分，通知事項言盡文止。

（五）關于會議通知

注意五要素完整：會議內容、參會人員、時間、地點、注

意事項。有關事項事先協調好，注意細節。

（六）通知寫作中常見錯誤：（1）把通知當成意見，意見不像意

見；（2）講很多宏觀、原則要求，不具體，通知不像通知；（3）結尾加

“特此通知”

二、報告的寫作

（一）報告的涵義

報告是用以向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議、答復

詢問的上行公文,是一種陳述性的上行法定公文。

（二）報告的種類

工作報告、情況報告、建議報告、答復報告、報送報告。

（三）報告的一般結構和寫作要求

1.標題。一般由“發文機關+事由+報告”組成。如報告事項緊急可

在“報告”前加“緊急”二字。

2、主送機關。力求單一，不宜多頭報送。

3、正文。-一般由報告原由、事項和結語組成。A.報告原由。

簡要說明寫報告原因、目的。B.報告事項。這是重點，內容較多時,

可按情況、做法、經驗、教訓或問題等內容，以橫式結構安排材料；

可依事情的發展變化脈絡、認識處理問題的由淺入深，以縱式結構安

排材料。C.報告結語。一般以“特此報告”、“請審閱”等語作結。

4.落款。寫明發文機關和成文日期。

（四）情況報告

情況報告寫法不強求一律，但都要力求做到：

1.內容集中、單一，突出重點，抓住事物本質，實事求

是地反映情況。

2、把情況和問題講清楚，把事情的經過、原委、結果、

性質寫明白。

（五）工作報告

正文一般包括基本情況、主要成績、經驗體會、存在問題、基本

教訓I、下步打算等幾部分。這類報告篇幅較長，應恰當安排層次結構,

宜列小標題分部分或分問題寫。（1）基本情況。可簡要交代時間、背

景和工作條件。（2）主要成績。應把工作的過程、措施、結果和成績

敘述清楚。（3）經驗體會。要從實際工作中概括出規律性的東西來，以

便指導今后的工作c（4）存在問題。是寫出工作中的缺點與不足。

（5）基木教訓。這是分析工作失誤的原因和反思值得吸取的教訓I。

（6）下步打算。提出改進工作的意見，或者提出今后開展工作內建

議。撰寫工作報告，要根據行文目的，在內容上有側重。例如偏重總

結經驗的工作報告，可以主要寫情況、成績和經驗，少寫或不寫問題

和意見；偏重匯報情況的工作報告，著重寫情況、成績和問題，少寫

或不寫經驗教訓。

（六）報告寫作中的常見問題：（1）報告夾帶請示事項；（2）

開頭入題太長，不明快，不講政治；（3）夸張溢美之詞多，分寸把握

不夠；（4）內容提煉不夠，重點不突出；（5）結束語不正確，錯為“特

此報告，請批示”。

三、請示的寫作

（一）請示的涵義

用于向上級機關請求批準或指示的上行文。

（二）請示的寫作結構

1、標題

A.發文機關+事由+文種“請示”。

B.不能把文種“請示”誤為“請示報告”、“報告”或者“申請”。

C.標題中的事由要明確，語言要簡明。不宜寫為“關于請求（或申請）

XXX的請示”，請示中本身就含有請求、申請的意思了。

2.主送機關

一般只寫一個主送機關，如需同時送其他機關，應用抄送形

式。

3、正文

⑴請示原因：應簡明扼要而又充分地陳述請示的原因、依據。原因

比較復雜，就不能因為要求簡要而簡單化，必須講清情況，舉出必

要的事實、數據來說明原因，才能為請示事項提供充分依據，令人信

服。在概述情況時，不能籠統、含糊；在陳述困難時，不能夸大事實。

要注意，即使情況寫得較多，這部分仍然不是請示的重點所在，它

仍然是為請示事項作鋪墊的。因此，不要輕重倒置，喧賓奪主。

（2）請示事項：這是正文重點，內容要具體，建議要求要可行,

用語要明確肯定，語氣要得體。

（3）請示結語：常用“妥古，請批復”、“特此請示，請予

指示”、“請批準”、“請審批”、“請指示”等慣用語。若是請求批轉的

請示，則以“以上請示如無不妥，請批轉XX執行”等語作結。不可

寫為“妥否，請批準”。

4.落款：寫明發文機關和成文日期。

（三）請示寫作中常見問題：（1）誤將請示當成報告;

（2）標題多了“請求”、“要求”、“報請”等語；（3）結束語誤為“妥

否，請批準”.

四、函的寫作

（一）函的涵義和分類。

函用于平行機關之間或不相隸屬的機關之間商洽工作、

詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門請求批準和答復審

批事項。

按照內容和用途，函可分為三類：（1）商洽函。用于平行

機關之間或不相隸屬機關之間商洽工作、聯系有關事宜。（2）請批函。

用于向平級的或不相隸屬的業務主管部門請求批準涉及其職權范圍

內的事項，和業務主管部門向平級的或不相隸屬的機關就其請求批

準的事項作出審批答復。（3）詢問答復函。用于上下級機關之間互相

詢問答復處理有關具體問題。

（二）函的基本