辦公用品日常管理制度一、總則（一）目的為加強公司辦公用品的管理，規范辦公用品的采購、使用、保管等行為，合理控制辦公用品費用，提高辦公用品使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.按需領用原則：根據工作需要，合理領用辦公用品，避免浪費。2.勤儉節約原則：倡導節約使用辦公用品，降低辦公成本。3.歸口管理原則：辦公用品由行政部門統一采購、保管和發放，各部門負責本部門辦公用品的領用和使用管理。二、辦公用品的分類及標準（一）辦公文具類1.書寫工具：如中性筆、圓珠筆、鋼筆、鉛筆等。2.紙制品：如打印紙、復印紙、便簽紙、筆記本等。3.文件夾類：如檔案盒、文件袋、資料冊等。4.裝訂用品：如訂書機、訂書釘、膠水、膠棒等。5.桌面用品：如計算器、剪刀、美工刀、直尺等。（二）辦公設備類1.電腦及周邊設備：如臺式電腦、筆記本電腦、打印機、復印機、傳真機、掃描儀等。2.辦公家具：如辦公桌、辦公椅、文件柜、沙發等。（三）消耗材料類1.墨盒、硒鼓、色帶等打印耗材。2.復印紙、打印紙等紙張消耗品。3.清潔用品：如抹布、拖把、清潔劑等。（四）其他辦公用品如綠植、飲用水、茶葉等。三、辦公用品的采購（一）采購計劃1.各部門應根據本部門工作需求，于每月[具體日期]前填寫《辦公用品采購申請表》，詳細列出所需辦公用品的名稱、規格、數量等信息，經部門負責人審核簽字后提交至行政部門。2.行政部門匯總各部門的采購申請，結合庫存情況，編制月度辦公用品采購計劃。采購計劃應包括采購物品的名稱、規格、數量、預計采購時間等內容。（二）采購審批1.月度辦公用品采購計劃經行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。2.對于金額較大（超過[具體金額]）的辦公用品采購項目，需經公司總經理審批。（三）采購實施1.行政部門根據審批后的采購計劃，選擇合格的供應商進行采購。采購過程中應遵循貨比三家、性價比最優的原則，確保所采購的辦公用品質量可靠、價格合理。2.采購人員應與供應商簽訂采購合同或協議，明確采購物品的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款，以保障公司的合法權益。3.辦公用品到貨后，采購人員應及時通知行政部門倉庫管理人員進行驗收。驗收內容包括物品的數量、規格、質量等是否與采購合同或協議一致。如發現問題，應及時與供應商溝通解決。四、辦公用品的保管（一）倉庫管理1.行政部門應設立專門的辦公用品倉庫，指定專人負責倉庫管理。倉庫管理人員應具備責任心強、熟悉辦公用品管理流程等條件。2.倉庫應保持整潔、通風良好，分類存放各類辦公用品。對于易燃易爆、易腐蝕等特殊物品，應按照相關規定進行單獨存放，并采取相應的安全防護措施。3.倉庫管理人員應建立辦公用品庫存臺賬，詳細記錄辦公用品的出入庫時間、名稱、規格、數量、領用部門及領用人等信息。庫存臺賬應定期進行核對，確保賬物相符。（二）庫存盤點1.行政部門應定期（每季度）對辦公用品倉庫進行盤點，確保庫存數量準確無誤。盤點工作應由倉庫管理人員和行政部門負責人共同參與。2.盤點結束后，倉庫管理人員應編制《辦公用品庫存盤點表》，詳細記錄盤點結果。如發現賬物不符，應及時查明原因，并進行相應的調整。3.對于盤盈或盤虧的辦公用品，應填寫《辦公用品盤盈/盤虧處理申請表》，經行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。審批通過后，倉庫管理人員應根據審批結果進行賬務處理。五、辦公用品的發放（一）發放標準1.行政部門應根據辦公用品的性質、使用頻率等因素，制定合理的辦公用品發放標準。發放標準應明確各類辦公用品的發放數量、發放周期等內容。2.對于常用辦公用品，如中性筆、復印紙等，應按照員工的工作崗位和實際需求進行定量發放；對于非常用辦公用品，如文件夾、訂書機等，應根據員工的申請進行按需發放。（二）發放流程1.員工因工作需要領用辦公用品時，應填寫《辦公用品領用申請表》，注明領用物品的名稱、規格、數量及領用原因等信息，經部門負責人審核簽字后，到行政部門倉庫領取。2.倉庫管理人員根據《辦公用品領用申請表》，核對庫存情況，如庫存充足，應及時為員工發放辦公用品，并在《辦公用品領用申請表》上簽字確認；如庫存不足，應告知員工，并及時補貨。3.員工領取辦公用品后，應在《辦公用品庫存臺賬》上簽字確認。六、辦公用品的使用（一）使用規范1.員工應愛護辦公用品，合理使用，避免浪費。對于可重復使用的辦公用品，如文件夾、文件袋等，應妥善保管，以便下次使用。2.辦公文具類用品應按照規定的用途使用，不得挪作他用。如書寫工具應僅限于書寫、記錄等工作使用，不得用于其他非辦公用途。3.辦公設備類用品應嚴格按照操作規程使用，定期進行維護保養，確保設備正常運行。如電腦、打印機等設備，應定期殺毒、清理緩存，避免因使用不當或維護不及時導致設備損壞。（二）損壞賠償1.因員工個人原因造成辦公用品損壞或丟失的，應由員工照價賠償。賠償金額應根據辦公用品的購置價格、使用年限及損壞程度等因素確定。2.員工賠償的辦公用品費用應及時上繳行政部門，行政部門統一用于購買新的辦公用品。七、辦公用品的報廢與處理（一）報廢條件1.辦公用品已達到使用年限，且無法正常使用的。2.辦公用品因損壞嚴重，無法修復或修復成本過高的。3.因公司業務調整、辦公環境變更等原因，不再使用的辦公用品。（二）報廢審批1.對于需要報廢的辦公用品，使用部門應填寫《辦公用品報廢申請表》，詳細說明報廢原因、物品名稱、規格、數量等信息，經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。2.行政部門對報廢申請進行審核，如情況屬實，應組織相關人員進行現場核實。核實無誤后，報公司分管領導審批。3.對于金額較大（超過[具體金額]）的辦公用品報廢項目，需經公司總經理審批。（三）報廢處理1.經審批同意報廢的辦公用品，行政部門應統一進行處理。對于可回收利用的辦公用品，如紙張、塑料瓶等，應進行分類回收，交予專業的回收公司處理；對于不可回收利用的辦公用品，如廢舊電腦、打印機等，應按照相關規定進行報廢處理，避免造成環境污染。2.行政部門應建立辦公用品報廢處理臺賬，詳細記錄報廢辦公用品的名稱、規格、數量、報廢時間、處理方式及處理結果等信息。報廢處理臺賬應定期進行核對，確保處理工作規范、有序。八、監督與檢查（一）監督機制1.行政部門應定期對各部門辦公用品的使用情況進行監督檢查，檢查內容包括辦公用品的領用、使用、保管等環節是否符合本制度規定。2.公司設立舉報郵箱和舉報電話，鼓勵員工對違反辦公用品管理制度的行為進行舉報。對于舉報屬實的，公司將給予舉報人一定的獎勵。（二）檢查結果處理1.對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時向相關部門和人員發出整改通知，要求其限期整改。整改通知應明確整改事項、整改要求及整改期限等內容。2.相關部門和人員應按照整改通知的要求進行整改，并將整改