農業科研項目文件歸檔整理規范2020-09-28實施2020-09-28實施甘肅省市場監督管理局發布I 1 13術語和定義 14總則 35農業科研項目文件材料歸檔范圍 36案卷(件)的整理 47案卷(件)與卷內文件材料排序 5 69檔號標引 710案卷(件)裝訂 8 812移交入庫 8附錄A(規范性附錄)卷內目錄式樣 附錄B(規范性附錄)卷內備考表式樣 附錄C(規范性附錄)案卷封面式樣 附錄D(規范性附錄)檔號章式樣 附錄E(規范性附錄)案卷目錄式樣 附錄F(規范性附錄)移交表式樣 本標準依據GB/T1.1給出的規則進行起草。本標準替代DB62/T2345-2013《農業科研項目文件歸檔整理規范》,與DB62/T2343-2013相比主要技術變化如下：——更新了引用文件·GB/T18894-2016《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》替代GB/T18894-2002《電子文件歸檔與管理規范》。·DA/T28-2018《建設項目檔案管理規范》替代DA/T28-2002《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》。GB/T9704黨政機關公文格式GB/T11822科學技術檔案案卷構成一般要求DA/T13檔號編制規則DA/T70文書類電子檔案檢測一般要求DA/T85政務服務事項電子文件歸檔規范——修改完善術語、定義；——新設總則；——修改完善農業科研項目文件歸檔范圍；——改進案卷(件)整理技術規則；——改進檔號標引技術規則；——改進案卷與卷內文件著錄技術規則；——新設案卷裝訂、案卷檢索目錄、移交入庫的技術標準。本標準由甘肅省檔案局提出、歸口并監督實施。本標準起草單位：甘肅省農業科學院本標準主要起草人：郭秀萍、張開乾、郭天文、劉元壽、胡新元、王曉華、李國峰、呂迎春、班明輝、甄東海、董炅、王婧、劉風、付金元。本標準于2013年首次發布，版本發布情況：DB62/T2345-2013本次是第一次修訂。DB62/T2345-2013的發布實施，從科學管理、規范流程與技術標準方面針對農業科研項目文件材料歸檔整理建立了指導規范。經實踐應用，切實提升了農業科研項目檔案管理的科學規范化水平，在服務農業科技創新與農業生產中發揮了積極作用。為進一步促進農業科研項目文件材料歸檔整理的科學化、標準化，保證農業科研項目檔案的真實、齊全、完整、準確，增強檔案在農業科技創新、農業生產及社會活動中的利用價值和服務能力，修訂本規范。由于DB62/T2345-2013所應用文件有了更新，同時，隨著時間推移與社會發展，農業科研項目不斷發展變化，農業科研文件材料來源、形式及結構背景等隨之變化。因此，非常有必要對DB62/T2345-2013進行修訂。號、互見號等術語定義，規定了農業科研項目文件材料歸檔范圍、案卷(件)整理、排序、檔號標引、凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。GB/T9704黨政機關公文格式GB/T11822科學技術檔案案卷構DA/T13檔號編制規則DA/T25檔案修裱技術規范DA/T52檔案數字化光盤標識規范DA/T85政務服務事項電子文件歸檔規范JGJ25檔案館建筑設計規范在農業科學技術研究領域，具有一定目標、期限(起點與終點)、預算、資源消耗與資源約束，專工2在農業科研項目研究全過程中，產生形成的有利用價值的文由互有聯系的若干農業科研項目文件材料組合而成的檔案保以字符形式賦予農業科研項目檔案案卷(件)固定其形成者、背景信息及其排列順序的一組代碼，表達檔案館(室)著錄和管理本案卷(件)的從屬類別與存放序列、位置，呈現其唯一性。檔號標引對農業科研項目檔案案卷(件)的來源、內容及其從屬類別、保管期限等分析、選擇、排序結果賦檔案館(室)根據立卷單位法人名稱及背景信息，賦予農業科研項目檔案案卷(件)的數字序號或根據農業科研項目研究主題內容所屬分類體系中的特定位置，賦予本案卷(件)的類別及層級的標遵循農業科研項目檔案案卷(件)分類號序列，賦予本案卷(件)的排列位置的流水號。根據案卷(件)呈現的研究內容、背景信息及作用價值等綜合分析、研判，確定本案卷(件)的最頁數每一個應歸檔的案卷(件)的頁面總數。有文字(數據、圖像)內容的頁面為1頁。3根據案卷(件)呈現的內容、特征及其情報信息、作用意義等分析、研判，確定保密程度的等級。4.1農業科研項目承擔單位，對農業科研項目檔案管理工作負責，業務上接受檔案管理部門和上級主4.3農業科研項目檔案管理應納入農業科研項目計劃、任務，與農業科研項目研究工作同步推進。實歸檔，同計劃、同部署、同推進、同檢查，加強全過程管理。4.4農業科研項目檔案應真實、齊全、完整、準確、有效，有利于今后咨詢、查證、參考、借鑒、存b)調研中形成的調查記載本、調查數據、調查問卷、調研工作筆記等；c)農業科研項目可行性調研報告、專家意見5.1.2農業科研項目計劃申請報告(含申報書、建議書等)及相關文件材料。5.1.3與農業科研項目計劃立項有關的圖表、圖冊、照片、音(視)頻等。5.2研究試驗(實驗)階段5.2.2試驗(實驗)大綱、研究方案、設計圖，各單項試驗(實驗)計劃、研究方案等。5.2.3試驗(實驗)原始記載本、研究數據、檢測數據，以及研究數據分析、5.2.5與項目研究相關的測試(檢驗)報告、抗性鑒定、查新報告等。5.2.6與項目研究相關的農作物標本、樣品及其目錄，畜產品標本、樣品及其目錄，農產品標本、樣5.2.7項目研究中形成的工藝設計文件、圖樣草稿及定稿、圖表、圖冊等。5.2.8項目研究中形成的電子文件材料及其相關軟件、背景信息數據等。5.2.9與項目研究相關的觀摩會、研討會活動中形成的會議文件、議程、照片、音(視)頻等。5.2.10項目計劃調整或撤銷、中斷工作中形成的文件材料。5.3驗收(鑒定、評價)階段45.3.1農業科研項目驗收、鑒定申請過程中形成的文件材料。5.3.2項目研究工作報告(含最終完成、階段完成或中斷)。5.3.4與項目研究相關的論文、專著(含草稿、定稿、出版物)等。5.3.5與項目研究相關的品種權申請保護、品種登記(審/認定)過程中形成的文件材料。5.3.7與項目研究相關的農業基礎標準、種子標準、農產品質量標準、技術規程等文本及有關文件材5.3.8項目結題驗收報告、評價報告、專家意見及其驗收證書、評價證書等。5.3.10與項目結題驗收有關的文件材料、照片、音(視)頻等。5.4.1項目研究成果登記、成果鑒5.4.3項目研究成果示范生產中形成的測產報告、應用證明、經濟效益報5.4.4項目研究成果產品品質檢測報告、檢驗報告、測試報告，以及試生產、試運行、正式運行過程5.4.5與項目研究成果有關的獲獎證書、專利證書、著作權證書、品種權證書、品種登記(審/認定)5.5.3與項目成果推廣應用有關的國內、外同行評價，農戶、農業技術推廣中心、農業實驗站的反饋5.5.4農業科研項目成果簡介、宣傳報道、情況反映，以及與項目成果推廣有關的照片、音(視頻)5.5.5農業科研項目成果權益轉讓合同、協議等相關文件材料。5.6其他與項目研究有關的文件材料5.6.1反映農業科研項目研究過程的電子文件材料、數碼照片、錄音錄像、音頻視頻及其遷移刻錄的磁(光)盤等。5.6.2與農業科研項目有關的建設工程設計、施工、監理、竣工驗收中形成的文件材料、圖紙、圖冊5.6.3農業科研項目文件材料的歸檔范圍，包括6案卷(件)的整理56.1組卷(件)原則根據農業學科與農業科研項目研究主題內容從屬類別，遵循農業科研項目文件材料的形成規律與6.2.2農業科研文件材料的文字、格式及其用紙技術指標、電子6.2.3紙質農業科研文件材料的用紙技術6.3.1農業科研項目的管理性文件材料，應6.3.2農業科研項目文件材料，根據項目研究所呈現的內容、形式，按照農業學科與農業科研項究過程(階段)、形成時間相結合，整理組卷。6.3.3項目研究年度內形成的文件材料，按照形成時間，結合重可組多卷，但每卷厚度不超過2cm。每一案卷獨立編寫頁碼、卷內目錄和卷內備考表，有序組卷，保持6.3.4與項目研究相關的各類證書，應以“件”的形式整理，按DA/T22的規定執行。整理組卷。按GB/T11822的規定執行。6.3.6項目成果管理、推廣應用中形成的文件材料，單獨組卷，在卷內備考表中予以說明并標注互見其他涉及通用圖、標準圖的文件材料，應在卷內備考表中說明，并標注通用圖、標準圖的圖號或檔號。按DA/T78的規定執行。各類電子文件材料遷移刻錄的磁(光)盤的整理，按DA/T52的規定執行。但應在各自的卷內備考表中注明互見號。7案卷(件)與卷內文件材料排序7.1農業科研項目檔案案卷與卷內文件材料的排列，應保持演7.2卷內文件材料的排列，項目任務書、協議等正式文件在前，研究計劃、記載、總結等文字材料在度結合形成時間排序，重要的、查閱頻繁的在67.3農業科研項目管理工作中形成的文件材料，遵循管理程序、研究過程與重要程度合理排列。一般7.4農業科研項目檔案案卷(件)的排序，遵循項目立項、研究試驗(實驗)、結題驗收、鑒定評價、成果管理和知識產權保護、成果推廣應用等研究工作進程，7.5農業科研項目產品類案卷(件)的排列，應以農產品設計(含初步設計、基礎設計、技術設計)、7.6與農業科研項目研究相關的工程建設類案卷(件)的排列，按照工程建設進度、管理程序，結合7.7農業科研項目研究中涉及的試驗儀器、設備類案卷(件)的排列，按照儀器、設備類型，分別整a)序號，從1起依次標注卷內農業科研文件材料件數順序的數字。d)文件材料題名，填寫該份農業科研項目文件材料標題的全稱。e)日期，填寫每份農業科研文件材料的形成(定稿)日期。日期書寫格式應統一，××××年××月××日，填寫格式應是××××××××,或者上行××××、下行××××。如：2019年12月31日，填寫格式應是20191231,或者上行2019、下行1231;2020年1月1日，填寫格式應是20200101,或上行2019、下行0101。g)卷內目錄，排列在本案卷的首份文a)互見號，填寫反映同一內容而形式載體不同且另行保管的農業科研項目檔案(如紙質案卷、電子信息包、照片、視頻等)保管單元的檔號。b)說明，填寫本案卷內農業科研文件材料的總件數、總頁數以及在組卷或案卷(件)提供利用過c)負責人，指農業科研項目的責任人(主持人),對案卷內文件材料的真實、完整、準確和有效d)整理人，指完成本案卷文件材料收f)檢查人，指對本案卷文件材料內容質量及其整理、裝訂質量全面檢查的人員，并簽名。g)檢查日期，填寫本案卷檢查結束的日期，由檢查人填寫。h)卷內備考表，排列在本卷(件)全部農業科研項目文件材料的最后。卷內備考表不編寫頁碼。78.2案卷封面著錄封面著錄式樣，見附錄C:a)案卷封面，在本案卷或卷盒的正表面，也可采用內封面形式。b)檔號，由本單位檔案館(室)編制。與本標準9.2相一致。c)立卷單位，填寫承擔農業科研項目法人單位名稱的全稱。d)起止日期，填寫本案卷內農業科研項目文件材料形成的起止日期。e)保管期限，填寫本案卷內農業科研文件材料劃定的保管期限。與本標準3.10相一致。f)密級，填寫本案卷農業科研文件材料劃定的密級。與本標準3.11相一致。g)頁數，填寫本案卷文件材料最后一頁的頁碼數字。9檔號標引9.1標引原則9.1.1統一性檔號是檢索農業科研項目檔案案卷(件)的主要途徑，應當保持持續、統一，方便檢索、查找和閱9.1.2專指性檔號應遵循農業科研項目研究的特殊性和規律性，反映農業科研項目檔案的來源、內容、結構及其整理秩序，保持檔號的唯一性、獨有性，避免重復與交叉。9.1.3條理性一個全宗內的農業科研項目檔案是一個井然有序的有機整體。因此，農業科研項目檔案案卷(件)的檔號應當層次分明，銜接有序，體現其內在聯系與演進關系。9.1.4適用性農業科研項目檔案檔號應當遵循農業科研項目檔案分類管理的合理性、廣泛性，反映和固定本案卷(件)類別標識、管理秩序及實體存放路徑，便于查找利用。9.2檔號編制9.2.1制作檔號章檔號章式樣，見附錄D。9.2.2登錄全宗號9.2.2.1凡建立檔案館(室)和接收所屬立檔單位農業科研項目檔案的檔案館(室),應當給定全宗號，與本單位其它門類檔案(文書檔案)保持一致。9.2.2.2將全宗號登錄到農業科研項目檔案案卷(件)的檔號、案卷目錄中。9.2.3登錄分類號89.2.3.1凡移交檔案館(室)的農業科研項目檔案案卷(件),按照農業科研項目檔案分類劃定的類別層級號，登錄到本案卷(件)的檔號、案卷目錄中。9.2.3.2案卷(件)分類號的標識應當準確，符合農業科研項目主題所對應的農業學科及農業科研項目檔案類別，能夠反映本案卷(件)內容的屬性、特征，便于檢索。依據農業科研項目檔案案卷(件)標引的分類號，將本案卷(件)依次排列的流水號登錄到檔號、10案卷(件)裝訂10.1案卷(件)一般采用裝訂的形式。各類農業科研成果的獲獎證書、農作物品種權證書、品種登記 10.2不裝訂的案卷(件),以“件”的形式管理。在每份文件材料的右上角編制檔號或加蓋檔號章。由本單位檔案室(館)編制或加蓋。按DA/T22的規定執行。10.4裝訂案卷前，先檢查剔除文件材料的金屬物后再裝訂。移交歸檔的案卷(件)內不允許有金屬裝10.5裝訂案卷前，如有破損的頁面，應先行修復后再裝訂。按DA/T25的規定執行。10.6裝訂的案卷內如果有不同幅面的文件材料，折疊為統一幅面再裝訂。一般按照國際標準A4型(297mm×210mm)大小折疊。折疊時圖紙標題欄露在右下角。按DA/T28的規定執行。見附錄E。11.2對照農業科研項目檔案案卷目錄，逐一912.1建立農業科研項目檔案案卷(件)移交入庫工作制度，確保完成標引、著錄的農業科研項目檔案案卷(件),全面、完整移交入庫。12.2執行農業科研項目檔案案卷(件)移交制度，嚴格移交清點程序，辦理交接手續。交接手續1式3份，雙方各持1份，歸檔1份。農業科研項目檔案案卷移交表式樣，見附錄F。12.3加強農業科研項目檔案庫房管理，保持案卷(件)實體按類有序存放，排列整體。案卷(件)裝具應符合檔案保護質量要求，確保檔案原件與信息的全面安全。按JG