《2025貿易公司電子合同管理操作指南》第一章總則第一條為規范電子合同管理，確保合同的合法性和有效性，保障公司合法權益，依據《中華人民共和國民法典》、《中華人民共和國電子簽名法》等相關法律法規，結合公司實際情況，制定本操作指南。第二條本指南適用于公司及其分支機構在電子合同的簽訂、履行、變更、解除及歸檔等環節的管理。第三條電子合同是指通過數據電文形式訂立的，以電子簽名代替handwrittensignature的合同。電子合同與書面合同具有同等法律效力。第四條電子合同管理應遵循合法性、規范性、保密性和高效性的原則，確保合同內容真實、完整、有效。第二章合同簽訂第五條簽訂電子合同前，需對合同相對方的資質、信用狀況及履約能力進行審查，確保其具備簽訂合同的主體資格。第六條合同內容應包括但不限于以下條款：合同編號：；合同名稱：；簽訂地點：；合同雙方的名稱、地址、聯絡方式；合同標的、數量、質量、價格；合同履行方式、時間、地點；雙方的權利和義務；違約責任及爭議解決方式；合同生效條件及時間；其他約定事項。第七條合同內容需經過公司相關部門審核，確保條款合法、完整，符合公司利益。第八條電子合同的簽訂需通過公司指定的電子合同簽訂平臺進行，平臺應具備可靠的身份認證、數據加密及防篡改功能。第九條簽訂電子合雙方需使用符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的第三方電子簽名服務，確保簽名的真實性和法律效力。第三章合同履行第十條合同履行過程中，雙方應嚴格按照合同約定的時間、方式履行各自的義務。第十一條合同履行情況應由公司相關部門進行跟蹤記錄，確保合同按期履行，并及時處理履行過程中出現的問題。第十二條在合同履行過程中，如遇不可抗力或其他正當事由導致無法履行合同義務的，雙方應及時協商解決，并采取相應補救措施。第十三條合同履行完畢后，相關履行記錄應存檔備查，保存期限不得少于年。第四章合同變更與解除第十四條因客觀情況變化需要變更或解除合同的，雙方應協商一致，并簽訂書面補充協議。第十五條變更或解除合同的補充協議應經過公司相關部門審核，并報公司備案。第十六條變更或解除合同的補充協議需通過電子合同簽訂平臺進行，確保變更內容的合法性和有效性。第五章合同歸檔與信息管理第十七條電子合同簽訂完成后，合同文本及相關簽署信息應由公司指定部門統一歸檔管理。第十八條歸檔的電子合同應采取加密存儲或其他安全措施，防止合同信息泄露或篡改。第十九條合同歸檔內容應包括但不限于合同編號、合同名稱、合同雙方信息、合同內容、簽署時間、電子簽名信息等。第二十條公司應建立電子合同信息查詢和復制機制，為合同相關方提供必要的信息查詢和復制服務。第二十一條電子合同的保存期限不得少于年，除非另有法律規定或雙方另行約定。第六章合同管理責任第二十二條公司相關部門應明確專人負責電子合同的管理，確保合同管理工作的規范性和有效性。第二十三條合同管理人員應定期對電子合同管理系統進行檢查和維護，確保系統安全穩定運行。第二十四條合同管理人員應接受相關法律法規及合同管理技能培訓，提升合同管理水平。第七章違約責任與爭議解決第二十五條雙方未按合同約定履行義務的，需依法承擔相應的違約責任。第二十六條因合同履行產生爭議的，雙方應通過友好協商解決；協商不成的，可向人民法院提起訴訟。第二十七條爭議解決過程中，雙方應繼續履行合同義務，除非爭議的解決需要停止履行合同。第八章補充條款第二十八條本指南未盡事宜，雙方可根據實際情況另行約定，并簽訂補充協議。第二十九條本指南自發布之日起施行，解釋權歸公司法律事務部所有。第九章簽署合同簽署方：簽署時間：年月日合同簽署方：