企業行政管理制度手冊

企業行政管理

制度手冊

行政部

202X年X月

目錄

1.0手冊說明.......................................3

1.1手冊內容.....................................3

1.2適用范圍.....................................3

1.3手冊管理.....................................3

2.0行政事務管理方針、管理目標....................4

2.1行政事務管理方針.............................4

2.2行政事務管理目標.............................4

3.0行政事務管理制度..............................5

3.1考勤管理制度.................................5

考勤管理流程圖................................7

表1員工外出登記表............................8

表2員工出勤日報表............................9

3.2工作服管理制度..............................10

公司制服管理流程圖...........................11

3.3胸卡管理制度................................12

胸卡管理程序圖...............................14

3.4衛生制度....................................15

衛生狀況檢查表...............................16

上班清潔自查表.............................17

3.5車輛管理制度................................18

車輛管理流程圖...............................21

表1車輛登記表...........................22

表2車輛登記卡...........................23

表3車輛使用申請表...........................24

表4車輛行駛記錄表...........................25

表5車輛使用記錄.............................26

表6燃油效率及耗油量結算表.................28

表7行駛事故處理報告書......................29

3.6辦公用品管理制度............................31

辦公用品需求計劃表...........................34

辦公用品申請單...............................35

辦公用品請購單...............................36

辦公室用品領用單...........................37

辦公用品盤存報告表...........................38

3.7印章管理制度................................39

用申請單...............................41

印章使用登記簿...............................42

3.8員工出差實施細則............................43

員工出差申請單...............................47

員工出差報告表.............................48

出差旅費清單.................................49

1.0手冊說明

1.1手冊內容

本手冊系依據《公司章程》和公司的實際相結合編制而

成，包括：公司行政事務管理體系的范圍；公司關于行政事

務管理體系要求的所有制度和規程文件；

1.2適用范圍

本手冊適用公司和分公司的行政事務管理。

1.3手冊管理

手冊管理的所有相關事宜均由總經理辦公室統一負責，

任何人不得將公司手冊提供給公司以外的人員。本手冊持有

者調離公司時，應將手冊交還總經理辦公室辦理核收登記。

手冊持有者應妥善保管手冊，不得損壞、丟失、隨意涂抹，

嚴禁私自復卬或轉借給其他公司。

在手冊使用期間，如有修改建議，各部門負責人應匯總

意見，及時反饋到行政部。行政部應定期對制度的適宜性、

充實性和有效性進行評審；必要時應對手冊加以修改，執行

《文件控制程序》的有關規定。

2.0行政事務管理方針、管理目標

2.1行政事務管理方針

2.1.1以最新、最好的服務提高行政管理質量。

2.1.2以投資、擔保項目為中心提供快速、優質、可靠

的后勤保障。

2.1.3以認真負責的敬業精神，做好縱向溝通和橫向協調

工作。

2.1.4團結合作，發揮公司行政管理的整體功能。

2.2行政事務管理目標

2.2.1擬定例行事務的實施計劃表。

2.2.2嚴格控制辦公成本，物品管理無差錯。

2.2.3創建安全文明的公司環境。

3.0行政事務管理制度

3.1考勤管理制度

3.1.1為加強公司職工考勤管理，特制定本規定。

3.1.2本規定適用于公司總部，及各分公司。

3.1.3員工正常工作時間為上午8時至12時;下午1時

3()分至5時30分。員工應提前15分鐘到達，上班時間一到,

準時投入工作狀態。每周六、日不上班，因季節變化需調整

工作時間由辦公室另行通知。

3.1.4公司職工一律實行上下班打卡登記制度。

3.1.5所有員工上下班均需親自打卡，任何人不得代理

他人或由他人代理打卡，違犯此條規定者，代理人和被代理

人均給予記過一次和罰款5()元的處分。

3.1.6公司前臺接待監督員工上下班打卡，并負責將員

工出勤情況告辦公室主任，由辦公室主任報至人力資源部，

人力資源部據此核發全勤及填報員工考核表。

3.1.7所有人員須先到公司打卡后，方能外出辦理各項

業務。特殊情況需經主管領導簽卡批準，不辦理批準手續者,

按遲到或曠工處理。

3.1.8上班時間開始后5分鐘至30分鐘到班者，按遲到

論處，超過30分鐘以上者，按曠工半日論處。提前30分鐘

以內下班者按早退論處，超過30分鐘者按曠工半天論處。

3.1.9員工外出辦理業務前須向本部門負責人（或其授

權人）申明外出原因及返回公司時間，否則按外出辦私事處

理。

3.1.10上班時間外出辦私事者，一經發現，即扣除當月

全勤獎，并給予警告1次的處分。

3.1.11員工1個月內遲到、早退累計達3次者扣發全勤

獎50%,達5次者扣發100%全勤獎，并給予1次警告處分。

3.1.12員工無故曠工半日者，扣發當月全勤獎，并給予

1次警告處分。每月累計3天曠工者，扣除當月工資，并給

予記過1次處分；無故曠工達1星期以上者，給予除名處理。

3.1.13職工因公出差，須事先填寫出差登記表，副經理

以下人員由部門經理批準；各部門經理出差由主管領導批

準；高層管理人員出差須報經常務副總總經理或總經理批

準。到達出差后應及時與公司取得聯系。出差人員應于出差

前先辦理出差登記手續并交至辦公室備案。凡過期或未填寫

出差登記表者不再補發全勤獎，不予報銷出差費用，特殊情

況須報總經理審批。

考勤管理流程圖

外

上班打卡未下班打卡

出

打

登

卡

記

登

記

檢查

缺勤人員上班人員下班人員未下班人員

表1員工外出登記表

年月日

姓名外出時間外出原因回來時間備注

表2員工出勤日報表

年月日

部門在編實到遲到早退病假事假公假曠工其他備注

3.2工作服管理制度

321職員統一工作服的使用與管理，均以本規定為準。

3.2.2本規定中的制服，是指在公司業務中穿著的由公

司統一制作的服裝。

3.2.3制服分夏裝和冬裝兩種：

其穿用時間分別為：夏裝，5月1日至1（）月15日；冬

裝，10月16日至4月30日。

3.2.4除特殊場合外，職工上班時必須穿工作服。主管

上級有指導與監督職工穿用制服的責任。

3.2.5遵守事項：

（1）不得擅自改變制服樣式。

（2）不得典賣、讓渡、轉借制服。

（3）制服應保持整潔。如有污損，應自費清洗或修補。

（4）制服如丟失或破損不能穿用時、應直接報告主管

上級。

3.2.6制服配發一人一套，分夏裝和冬裝兩式。

3.2.7制服的配發期間原則上為一年，自配發日算起。

但未到換發期，制服破損不能穿用時，不在此例。反之，到

換發期，制服尚可穿用時，應繼續使用。

3.2.8新職工從正式上班起，配發制服。職工更換制服

時，應填寫《制服申請表》，與舊制服同時經主管上級交辦

公室。制服丟失或嚴重破損時，不再上交。

329下列情況下，職工須交還制服。

(1)辭職。

(2)辭退

3.2.10制服管理。

(1)職工對配發的制服有保管、補修的責任。

(2)盡量減少制服在非工作時間的損耗。

(3)制服清洗由個人負擔費用。

3.2.11制服丟失，失盜或破損時，如系個人原因，應由

本人全部或部分賠償。

3.2.12如有必要，對臨時工的制服配發，適用于以上規

定。

3.2.13本規定自XXX年X月X日起實施。

公司制服管理流程圖

3.3胸卡管理制度

3.3.1目的

為配合人員管理及門衛管理需要，維護公司辦公區之的

安全秩序，特制定本制度。

3.3.2適用范圍

凡本公司員工

3.3.3實施細則：

(1)員工進H公司時及上班時段內須佩戴胸卡，不得

轉借他人。

(2)胸卡證之制發由人力資源部統一負責。

3.3.4種類及樣式：

(1)胸卡分為兩種：

a.正式卡：指正式任用員工所戴；

b.試用卡：指試用期間員工所佩戴；

(2)正式卡及試用卡均須張帖員工個人相片，無相片

者，須于領用一周內補貼。

3.3.5佩戴：

胸卡一律佩戴于胸前明顯的地方，須正面朝前可供識

別，以夾扣或別針掛在胸前即可。

3.3.6員工胸卡管理：

(1)胸卡損毀，應向人力資源部辦理重發(須以舊證

換新證)，并繳交工本費若干。

（2）胸卡證未依規定張貼相片者，視同未戴胸卡處理。

（3）胸卡遺失，應向辦公室辦理重發，應繳交罰款50

7Go

（4）員工調動不同部門時，應向人力資源部辦理重發,

并不需付工本費。

（5）員工離職時，應將胸卡繳回人力資源部。

3.3.7實施與修改：本制度經總經理核準后公布實施，修

改時亦同。

胸卡管理程序圖

3.4衛生制度

3.4.1本公司為維護員工健康及工作場所環境衛生，特

制訂本制度。

3.4.2凡本公司衛生事宜，除另有規定外，皆依本制度

實行。

3.4.3本公司衛生事宜，全體人員須一律確實遵行。

3.4.4凡新進入員工，必須了解清潔衛生的重要性與必

要的衛生知識。

3.4.5各工作場所內，均須保持整潔，不得堆放垃圾、

污垢或碎屑。

3.4.6各工作場所內的走道及階梯，至少每日清掃一次,

并采用適當方法減少灰塵的飛揚。

3.4.7各工作場所內，嚴禁隨地吐痰。

3.4.8飲水必須清潔。

3.4.9洗水間、更衣室及其他衛生設施，必須保持清潔。

3.4.10排水溝應經常清除污穢，保持清潔暢通。

3.4.11凡可能寄生傳染菌的原料，應于使用前適當消

毒。

3.4.12凡可能產生有礙衛生的氣體、灰塵、粉末，應作

如下處理：

（1）采用適當方法減少有害物質的產生；

(2)使用密閉器具以防止有害物質的散發；

(3)在產生此項有害物的最近處，按其性質分別作凝

結、沉淀、吸引或排除等處置。

3.4.13各工作場所的采光、應滿足下列要求：

(1)各工作部門須有充分的光線；

(2)光線須有適宜的分布；

(3)光線須防止眩目及閃動。

3.4.14各工作場所的窗戶及照明器具的透光部分，均須

保持清潔。

3.4.15本準則經總經理核準后施行，修改時亦同。

衛生狀況檢查表

檢查項目良好一般較差缺點事實改善事項

著裝

茶杯、煙缸

門

窗

地板

辦公京椅

電話

辦公用具

工作桌椅

樓道

其他

主管:檢查員:

上班清潔自查表

工作項目周日周一周二周三周四周五周六

1.擦拭店內玻璃及鏡面

2.擦拭燈罩內、外側

3.擦拭畫框及鏡面

4.整理廢紙箱及前、后鏡

5.保養花木、澆水、擦葉及剪黃葉

6.擦拭花盆及盆座

7.擦拭銅條

8.擦拭所有木制家具

9.清潔沙發、墻縫或窗縫的垃圾

10.掃地、拖地及清理垃圾

當班經理簽名/日期

3.5車輛管理制度

3.5.1車輛管理

（1）公司公務車的證照及稽核等事務統由辦公室負責

管理。

（2）本公司人員因公用車須于事前向車管員申請調

派；車管員依重要性順序派車。不按規定辦理申請，不得派

車。

（3）每車應設置”車輛行駛記錄表”，使用前應核對

車輛里程表與記錄表上前一次用車的記載是否相符。使用后

應記載行駛里程、時間、地點、用途等。辦公室每月抽查一

次。發現記載不實、不全或未記載者應呈報主管提出批評，

對不聽勸阻屢教屢犯者應給以處分，并停止其使用權利。

（4）每車設置“車輛使用記錄表”，辦公室主任檢查加

油及修護記錄，以了解車輛受控狀況。每月初連同行駛紀錄

表一并轉辦公室稽核。

3.5.2車輛使用

（1）使用人必須具有駕照。

（2）公務車不得借予非本公司人員使用。

（3）使用人于駕駛車輛前應對車輛做基本檢查（如水

箱、油量、機油、剎車油、電瓶液、輪胎、外觀等），如發

現故障、配件失竊或損壞等現象，應立即報告，否則最后使

用人要對由此引發的后果負責。

（4）駕駛人須嚴守交通規則。

（5）駕駛人不得擅自將公務車開回家，或做私用，違

者受罰。經公司特許或返回時已逾晚上九時者例外。

（6）車輛應停放于指定位置、停車場或適當合法位置。

任意放置車輛導致違犯交通規則、損毀、失竊，由駕駛人賠

償損失，并予之以處分。

（7）為私人目的借用公車應先填“車輛使用申請單”,

注明“私用”，并經辦公室主任認可后使用，費用自負。

（8）用車人應愛護車輛，保證機件、外觀良好，使用

后并應將車輛清洗干凈。

（9）私用時若發生事故，而致違規、損毀、失竊等，

在扣除理賠額后全部由私人負擔。

353車輛保養

（1）車輛維修、清洗、打蠟等應先填“車輛使用申請

單”，注明行駛里程，核準后方得送修。

（2）車輛應由車管員指定保養部門，或到特約修護廠

維修，否則修護費一律不準報銷。自行修復者，可報銷購買

材料零用費用。

（3）車輛于行駛途中發生故障或其他耗損急需修復或

更換零件時，可視實際情況需要進行修理，但無迫切需要或

修理費超過2000元時，應與車輛管理員聯系請示批示。

(4)如由于駕駛人使用不當或車輛管理員疏于保養,

而致車輛損壞或機件故障，所需之修護費，應依情節輕重,

由公司與駕駛人或車輛管理員負擔。

(5)發生交通事故后，如需向受害當事人賠償損失,

經扣除保險金額后，其差額由駕駛人與公司各負擔一半。

3.5.4費用報銷

(1)公務車油料及維修費以憑證實報實銷。

(2)私車公用憑實證報銷。

(3)公車私用

a.1500CC以內

每次行駛30KM內，繳交公司2元/KM；

每次行駛超過30KM,1.6元/K.

b.1600CC以上：

每次行駛30K內，繳交公司2.2元/KM

每次行駛超過30KM內，繳交公司2.2元/KM；

每次行駛超過30KM,繳交1.8元KM。

車輛管理流程圖

表1車輛登記表

類別車型車號購置日期購價發動機號使用者（部門）

表2車輛登記卡

車牌號類別

車身號車號

發動機號購入日期

初檢日期彳更用人

復

檢

記

錄

保險公司保險證號保險期間保險內容

保

險

記

錄

日期保養項目保養廠家金額

保

養

記

錄

表3車輛使用申請表

申請人有無隨同人員部門

計劃用車時間日時至日時部門主管簽字派車人簽字

11

目事

的22

地由

33

備注

部門:

車輛使用登記表

申請人有無隨同人員部門

計劃用車時間□時至時部門主管簽字派軍人簽字

11

目事

的22

地由

33

以下內容在用車完畢后由駕駛人填寫，交向辦公室積備杳。

共計行車里程（公里）耗油（公斤）用車人簽字

有無違章

緣由

罰款或事故

備注

表4車輛行駛記錄表

時間里程(表數)

月/日事由地點使用部門核準

起時訖時起(KM)訖(KM)合計(KM)

表5車輛使用記錄

車號：H期:

加油記錄車況紀錄修護紀錄

項洗汽油機油配件

外操修金

B金

加油換油護

星輪音冷

期車內

里里額

觀控容額

程程胎響氣

數數

星

期

回

會

1

星

期

星

期

四

星

期

五

星

期

六

星

期

日

表6燃油效率及耗油量結算表

車號：司機：結算日期：月H

本車耗油標準公里/公升

本月行駛公里

耗油量公升

已報油量公升

應補油量__________________________________公升

上月結存公升

本月領油公升

本月耗油公升

本月結存公升

總務經辦:司機:

表7行駛事故處理報告書

駕駛人姓名車種登記號碼

事故報告日期底盤號碼

對事故的處埋

及解決方法

對人賠償額對物賠償額

損壞額（A）

治療費自車修理費盡心機

回收保險金（B）自賠

(A)—(B)

自由

（參考）

其他事項事故照片

（照片多時，另紙貼上提出）

3.6辦公用品管理制度

3.6.1目的

為規范辦公用品的管理，特制訂本制度。

3.6.2辦公用品種類

本制度稱辦公文具分為消耗品、管理消耗品及管理品二

種：

（1）消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖

釘、曲別針、橡皮筋、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、便條

紙、信紙、橡皮擦、夾子、打印油、原子筆、書釘等。

（2）管理消耗品：簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液、

電池等。

（3）管理品：剪刀、美工刀、釘書磯、打孔機、算盤、

鋼筆、姓名章、日期戳、計算機、印泥、打印臺等。

3.6.3辦公用品的管理辦法

（1）辦公用品分為個人領用與部門領用兩種。“個人領

用”系個人使用保管用品，如圓珠筆、橡皮；“部門領用”

系本部門共同使用用品如打孔機、大型釘書機。

（2）消耗品可依據歷史記錄（如以過去半年耗用平均

數）、經驗法則（估計消耗時間）設定。

（3）領用管理基準（如圓珠筆每月發放一支），并可

隨部門或人員的工作調整發放時間。

（4）管理消耗品文具應限定人員使用，自第三次發放

起，必須以舊品替換新品，但消耗品不在此限。

（5）管理性辦公用品列入移交，如有故障或損壞，應

以舊品換新品，如遺失

應由個人或部門賠償或自購。

（6）辦公用品的申請應于每月二十五日由各部門提出

“辦公用品申請單”，交辦公室統一采購，次月一日發放。

但管理性辦公用品的請領不受上述時間限制。

（7）每部門設立“辦公用品領用記錄卡”一張，由部

門內勤員統一保管，于辦公用品領用時分別登記，并控制文

具領用狀況。

（8）辦公用品嚴禁取回家私用。

（9）辦公室可向辦公用品批發商采購，必需品、采購

不易或耗用量大者應酌量庫存，特殊辦公用品辦公室門無法

采購者，可以經辦公室門同意授權各部門自行采購。

（10）新進人員到職時由各部門提出辦公用品申請，

向辦公室請領辦公用品，并列入領用卡，人員離職時，應將

剩余辦公用品一并繳交辦公室。

（11）印刷品（如信紙、信封、表格……）除各部門

特殊表單外，其印刷、保管均由辦公室統一印刷、保管。

辦公用品管理流程圖

各部門

辦公室

......總經理

......采購員

......辦公室

......各部門

辦公用品需求計劃表

部門：月份:

個人領用類（每人每月50元）業務領用類

辦公用品名稱部門單價數量金額辦公用品名稱部門單價數量金額

小計小計

預算金額:部門主管:經理:制表:

辦公用品申請單

年月口

數\品

備

注

部門領用

合計

部門:主管:申請人:

辦公用品請購單

財管字第號

填單日期年月日

財產名稱規格用途單位數量需用日期估計價值簽注

請購部門負責人意見：辦公室主任意見：總經理批準：

年月日年月日年月日

辦公室用品領用單

部門：年月日

項次品名規格單位數量單位金額

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

保管管現部門領用部門

合計主管經辦主管經辦點收

金額

辦公用品盤存報告表

年月日

編上期結存本期本期發本期結存

名稱規格單位單價備注

號購進放數

數量金額數量金額

3.7印章管理制度

3.7.1本制度就公司內使用的印章的制度，改正與廢

止、管理及使用方法作出規定。

3.7.2本規定中所指印章是在公司發行名稱或有關部門

名義證明其權威作用而使用的印章。

3.7.3公司印章的制定、改記得與廢止的方案由辦公室

主任提出。'

3.7.4辦公室主任必須在提出的議案中對新舊公司印章

的種類、名稱、形式、使用范圍及管理權限作出說明。

3.7.5公司印章的刻制由辦公室主任負責，更換或廢止

的印章應由規定的各管理人迅速交還總經理辦公室主任。

3.7.6除特別需要，由辦公室主任將廢止印章保存三年。

3.7.7公司印章散失、損毀、被盜時，各管理者應迅速

向公司遞交說明原因的報告書，辦公室主任則應根據情況依

本章各條規定的手續處理。

3.7.8辦公室主任應將每個印章登入印章登記臺賬內，

并將此臺賬永久保存。

3.7.9印章在公司以外登記或申報時，應由管理者將印

章名稱、申報年月日以及申報者姓名匯總后報辦公室主任。

3.7.10公司印章的使用依照以下手續：

（1）使用公司或高級職員名章時應當填寫“公司印章

申請單”。（以下簡稱申請單），寫明申請事項，征得部門領

導簽字同意后，連同需蓋章文件一并交印章管理人；

（2）使用部門印章和分公司印章，需在申請單上填寫

用印理由，然后送交所屬部門經理，獲認可后，連同需要用

印文件一并交印章管理人。

3.7.11公司印置的使用原則上由印章管理人掌握。印章

管理人必須嚴格控制用印范圍和仔細檢查用印申請單上是

否有批準人的印章。

3.7.12代理實施用印的人要在事后將用印依據和用印

申請單交印章管理人審查。同時用印依據及用印申請單上應

用代理人印章。

3.7.13公司印章原則上不準帶出公司，如確因工作需

要，需經總經理批準，并由申請用印人寫出借據并標明借用

時間。

3.7.14常規用印或需要再次用印的文件，如事先與印章

主管人取得聯系或有關文字證明者，可省去填寫申請單的手

續。印章主管人應將文件名稱及制發文件人姓名記入一覽表

以備查考。

3.7.15公司印章的用印依照以下原則進行：公司、部門

名章及分公司名章，分別用于以各自名義行文時；職務名稱

印章在分別以職務名義行文時使用。

3.7.16用印方法:

(1)公司印章應蓋在文件正面；

(2)蓋印文件必要時應蓋騎縫印；

(3)除特殊規定外，蓋公司章時一律應用朱紅印泥；

(4)股票、債券等張數很多，蓋章麻煩時，在得到經

理批準后，可采取印刷方式。

3.7.17本規定從發布之日起實行。

XX年X月XH

用印申請單

單位申請日期年月日

用印類別份數

文件名稱及說明

印鑒留存核準申請人

印章使用登記簿

文件名稱印章管理人

蓋章時間印章類別蓋章次數批準單位批讓人備注

及發文號及代行人印

3.8員工出差實施細則

3.8.1本公司員工因公出差依照本細則的規定辦理。

3.8.2出差的審核決定權限如下：

(1)國內出差：6日內由部門經理核準，6日以上由

主管副總經理核準，部門經理以上人員一律由總經理核準。

(2)國外出差：一律由總經理核準。

3.8.3出差員工應于出發前，依式填寫《出差申請表》，

按規定審批。申請表送辦公室登記，如情形特殊事前來不及

辦理時，亦需盡速寫速補填表格，送交登記。

3.8.4員工出差需按實報支出差旅費，其最高標準如表，

除特殊情況，經總經理核準者外，其余如有超額報支，一律

剔除。

3.8.5員工出差前，需按實際需要預借差旅費，其預借

款額，經由各主管初審，呈請總經理核準后暫付，出差完畢,

向辦公室銷差后應于3口內呈報核銷。如3口后，仍未報支

者，財務部應將預借差旅費在薪酬中先予扣回，等報支時，

再行核付。

3.8.6出差類別

出差分為“近距離外出“、“當日出差(當日回來)”和

“住宿出差”三類。

(1)近距離外出

近距離外出是指利用交通工具或徒步，以公司總部為中

心，在半徑X公里范圍之內的外出。在必要時，，近距離外出

可變更為當日出差，或作住宿出差處理。

(2)當日出差

當日出差，是指從公司出發后，當日可返回的出差。

地理偏僻或交通不便地區，可按住宿出差處理

(3)住宿出差

住宿出差，是指當日出差地較遠，通常需要住宿的出差。

因出差內容和需要時間差別，有些住宿出差也可以作為

近距離外出或當日出差處理。

3.8.7出差路線及時間

出差路線一般應選擇最短而且最方便的線路，應盡量減

少出差所用時間。

出差途中如遇天災人禍等不可抗拒因素，需改變路線

時，應征得主管同意，按實際旅費支付。

私人旅行兼公務出差

職工私人旅行兼公務出差時，公司向其支付用于公務出

差部分的差旅費。

3.8.8出差費內容

(1)出差費包括以下內容：

a.鐵路、船舶、飛機票費

b.市內交通費:

C.出差補貼；

d.住宿費；

e.通信費；

f.伴隨出差發生的其他正當費用。

（2）鐵路、船舶、飛機票費按種類和等級實報實銷。

（3）市內交通費指用于公共汽車、出租車、地鐵等短

距離費用。據個人申報，按實際費用支付。出差過程中，利

用出租車僅限于有客戶同行、緊