規范加工業協議管理,加強企業內部控制【摘要】中國于4月26日公布《企業內部控制配套指導》中,包含18項《應用指導》,《應用指導》是根據《內控規范》中要求健全企業內部控制所提供實務指導。包含企業層面控制五項:組織架構控制、發展戰略控制、人力資源控制、社會責任控制和企業文化控制;業務層面控制十三項:資金活動控制、采購業務控制、資產管理控制、銷售業務控制、研究與開發控制、工程項目控制、擔保業務控制、業務外包控制、財務匯報控制、全方面預算控制、協議管理控制、內部信息傳輸控制和信息系統控制。《配套指導》還抱括《評價指導》和《審計指導》。《企業內部控制配套指導》公布對防范企業風險、規范企業管理、促進企業可連續發展產生深遠影響和主動推進作用。而正在逐步建立起全額保障、監企分開、收支分開、規范運行新型監獄體制,其中規范運行監獄企業加工協議管理,能夠借鑒《企業內部控制配套指導》中協議管理控制,提升企業整體管理水平。

【關鍵詞】規范協議管理;加強企業內控

協議,是指企業與自然人、法人及其她組織等平等主體之間設置、變更、終止民事權利義務關系協議。企業應該加強協議管理,確定協議歸口管理部門,明確協議確定、審批、實施等步驟程序和要求,定時檢驗和評價協議管理中微弱步驟,采取對應控制方法,促進協議有效推行,切實維護企業正當權益。

下面,筆者結合企業加工實際,從協議簽訂和協議推行步驟關鍵控制點以及采取控制方法作一淺析:

一、協議簽訂步驟關鍵控制點及控制方法

（一）企業對外發生經濟業務,應該簽訂書面協議

企業應該依據協議、談判結果,擬訂協議文本,根據自愿、公平標準,明確雙方權利義務和違約責任,做到條款內容完整,表述嚴謹正確,相關手續齊備,避免出現重大疏漏,協議文本通常由業務承接部門起草,法律部門審核。筆者單位從事服裝承攬加工業務,因為服裝加工款多量小,基于相互信任,在加工時初步協商了一個價格,而協議有時未立刻簽署,以至于到月底結算時價格還沒有確定,這么給結賬催款帶來不便,而且這么也有潛在風險,因為服裝已加工完成,而加工費還不能確定,輕易發生糾紛。

（二）協議簽訂過程中需關注多個問題

加工企業采購、銷售、工程建設、業務外包、擔保等業務均應簽訂書面協議。在協議簽訂過程中應關注:1、格式條款。格式條款是指一方當事人為了與不特定多數人簽訂協議反復使用而單方面預先確定,并在簽訂協議時不許可對方協商變更條款。格式條款適用能夠簡化簽約程序,加緊交易速度,降低交易成本,避免道德風險,所以,往往有利于交易雙方當事人。《協議法》對格式條款效力及解釋作有尤其要求,以確保協議相對人正當權益:（1）采取格式條款簽訂協議,提供格式條款一方應該遵照公平標正確定當事人之間權利和義務,并采取合理方法提請對方注意免去或者限制其責任條款,根據對方要求,對該條款給予說明。提供格式條款一方已盡合理提醒及說明義務負擔舉證責任。（2）格式條款含有《協議法》要求協議無效和免責條款無效情形,或者提供格式條款一方免去其責任,加重對方責任,排除對方關鍵權利,該條款無效。（3）對格式條款了解發生爭議,應該根據通常了解給予解釋。對格式條款有兩種以上解釋,應該作出不利于提供格式條款一方解釋。格式條款和非格式條款不一致,應該采取非格式條款。服裝承攬加工協議因使用頻繁,多數情況下使用格式條款,不管是定作方還是承攬方提供,都應注意了解格式條款內容。2、定金和違約金。定金,系以確保協議推行為目,由當事人一方在協議簽訂前后,協議推行前預先交付于另一方金錢或者其她替換物法律制度。給付定金一方不推行約定債務,無權要求返還定金;收受定金一方不推行約定債務,應該雙倍返還定金。當事人約定定金數不得超出主協議標額20%,假如超出20%,超出部分無效。因不可抗力、意外事件致使主協議不能推行,不適用定金罰則。違約金,是根據當事人約定或者法律要求,一方當事人違約時應該依據違約情況向對方支付一定數額貨幣。約定違約金低于造成損失,當事人能夠請求人民法院或者仲裁機構給予增加,約定違約金過分高于造成損失,當事人能夠請求人民法院或者仲裁機構給予合適降低。在同一協議中,假如當事人既約定違約金,又約定定金,在一方違約時,當事人只能選擇適用違約金條款或者定金條款,不能同時要求適用兩個條款。3、承攬協議。現在監獄企業加工業,頻繁簽署就是承攬協議。承攬協議是承攬人根據定作人要求完成工作,交付工作結果,定作人給付酬勞協議。承攬協議是雙務、有償、諾成協議。承攬人應該以自己設備、技術和勞力,完成關鍵工作,但當事人另有約定除外。協議約定由承攬人提供材料,承攬人應該根據約定選擇材料,并接收定作人檢驗。協議約定由定作人提供材料,定作人應該根據約定提供材料。承攬人對定作人提供材料,應該立刻檢驗,發覺不符合約定時,應該立刻通知定作人更換、補齊或者采取其她補救方法。承攬人不得私自更換定作人提供材料,不得更換不需要修理零部件。定作人未向承攬人支付酬勞或者材料費等價款,承攬人對完成工作結果享受留置權,但當事人另有約定除外。定作人能夠隨時解除承攬協議,這是承攬協議一個特點。因承攬協議是為滿足定作人特殊需要簽訂,簽訂協議后其如需要改變,應許可定作人解除協議,以免給其造成更大經濟損失。定作人所以造成承攬人損失,應該賠償損失。監獄企業加工業現在多數情況下是定作人提供材料,但伴隨加工產業延伸,自己提供材料情況也有所增加,所以要把握好承攬協議各方權利義務,維護企業本身利益。

（三）企業應該對協議文本進行嚴格審核

關鍵關注協議主體、內容和形式是否正當,協議內容是否符合企業經濟利益,對方當事人是否含有履約能力,協議權利義務、違約責任和爭議處理條款是否明確,并根據要求權限和程序與對方當事人簽署協議。

1.企業應該建立協議會審制度。協議承接部門應該將起草協議文本交由協議關鍵條款包含其她專業部門和法律部門會同審核并出具書面意見。協議審核關鍵訂要包含:經濟性、可行性、嚴密性、正當性。正式對外簽訂協議,應該由企業法定代表人或由其授權代理人署名或加蓋相關印章。2.相關“三重一大”事項。企業重大決議、重大事項、關鍵人事任免及大額資金支付業務,應該根據要求權限和程序實施集體決議審批或者聯簽制度,任何個人不得單獨進行決議或者私自改變集體決議意見。“三重一大”具體標準由企業自行確定。筆者認為,監獄企業重大承攬、工程建設、采購及對外擔保等應該根據“三重一大”事項標準處理,實施集體決議。比如重大工程項目協議,應該報經董事會或類似決議機構集體審議和同意。總會計師或分管會計工作責任人應該參與項目協議決議,嚴禁任何個人單獨決議工程項目或者私自改變集體決議意見。

（四）企業應建立協議專用章保管制度并加強協議信息安全保密工作

協議經編號、審批及企業法定代表人或由其授權代理人簽署后,方可加蓋協議專用章,對于關鍵協議,標準上應與協議對方當事人當面簽署。單位對加蓋公章空白協議應該進行嚴格管理,防范業務人員利用加蓋公章空白協議帶來風險。未經同意,不得以任何形式泄露協議簽訂與推行過程中包含商業秘密或國家秘密。

二、協議推行步驟關鍵控制及控制方法

（一）在協議推行過程中發覺有顯失公平,條款有誤或對方有欺詐行為等情形,或因政策調整、市場改變等客觀原因,已經或可能造成企業利益受損,應該按要求程序立刻匯報,并經雙方協商一致,根據要求權限和程序辦理協議變更或解除事宜。

變更或解除協議應該由協議雙方達成書面協議。變更或解除協議程序與協議簽訂前審核程序相同。企業應該健全協議管理考評與責任追究制度。對協議簽訂、推行過程中出現違法違規行為,應該追究相關機構或人員責任。企業應該建立協議違約處理制度。對方違約情形,應該按協議條款約定收取違約金,違約金不足以填補企業損失時,應該要求對方賠償損失,必需時應采取對應保全方法。企業本身違約情形,應該由協議承接部門以書面形式匯報企業相關責任人,經同意后推行對應賠償責任。

（二）企業財會部門應