公司文件資料保管與歸檔管理制度TOC\o"1-2"\h\u4318第一章文件資料保管與歸檔的基本原則 1240741.1保管與歸檔的目的 1272471.2適用范圍 2138151.3基本原則 223530第二章文件資料的分類與編號 2932.1文件資料的分類標準 2742.2文件資料的編號規則 2266622.3分類與編號的實施流程 311104第三章文件資料的收集與整理 372243.1收集的范圍與途徑 3228613.2整理的方法與要求 3301163.3收集與整理的責任人 324204第四章文件資料的保管 4327644.1保管的設施與環境要求 413744.2保管的安全措施 4321454.3保管期限的設定 427554第五章文件資料的借閱與利用 436885.1借閱的流程與手續 4195445.2利用的規定與限制 461915.3借閱與利用的登記管理 531335第六章文件資料的銷毀 5159896.1銷毀的條件與標準 5159636.2銷毀的程序與審批 5301866.3銷毀的監督與記錄 55934第七章文件資料的歸檔 5211187.1歸檔的時間與要求 577827.2歸檔的流程與方法 6285657.3歸檔文件的審核 64614第八章監督與檢查 627248.1監督的職責與權限 6233358.2檢查的內容與頻率 6276398.3問題的處理與整改 6第一章文件資料保管與歸檔的基本原則1.1保管與歸檔的目的文件資料的保管與歸檔旨在保證公司的各類信息得到有效的保護、管理和利用。通過妥善保管文件資料，可以為公司的運營、決策提供可靠的依據，同時也有助于維護公司的合法權益，保證公司的正常運轉。有效的歸檔可以提高文件資料的查詢和使用效率，減少信息的重復收集和整理，降低公司的運營成本。1.2適用范圍本制度適用于公司內部所有部門及員工在工作中產生的各類文件資料，包括但不限于行政管理文件、財務報表、業務合同、項目文檔、技術資料等。同時也適用于公司對外接收的與公司業務相關的文件資料。1.3基本原則文件資料的保管與歸檔應遵循以下基本原則：（1）完整性原則：保證文件資料的內容完整，無遺漏、無缺失。（2）準確性原則：文件資料的內容應準確無誤，真實反映公司的業務活動和運營情況。（3）安全性原則：采取必要的安全措施，保證文件資料不受損壞、丟失或泄露。（4）可追溯性原則：文件資料的保管與歸檔應具有明確的記錄，便于追溯文件的來源、去向和使用情況。（5）及時性原則：文件資料應及時進行收集、整理、保管和歸檔，保證信息的時效性。第二章文件資料的分類與編號2.1文件資料的分類標準根據公司的業務特點和管理需求，將文件資料分為以下幾類：（1）行政管理類：包括公司的規章制度、會議紀要、通知公告等。（2）財務類：涵蓋財務報表、審計報告、報銷憑證等。（3）業務類：包含業務合同、客戶資料、項目文檔等。（4）技術類：有技術方案、產品文檔、研發報告等。（5）其他類：無法歸入以上四類的文件資料，如對外聯絡函、榮譽證書等。2.2文件資料的編號規則為了便于管理和查詢，對文件資料進行統一編號。編號規則如下：（1）采用分級編碼方式，由大類代碼、小類代碼和流水號組成。（2）大類代碼采用漢語拼音首字母表示，如行政管理類為XZGL，財務類為CW，業務類為YW，技術類為JS，其他類為QT。（3）小類代碼根據具體的分類進一步細分，如行政管理類中的會議紀要為HYJY，通知公告為TZGG。（4）流水號為三位數字，從001開始依次遞增。2.3分類與編號的實施流程（1）文件資料產生后，由相關責任人根據分類標準進行初步分類。（2）分類完成后，按照編號規則進行編號，并在文件資料上標注編號。（3）將分類和編號后的文件資料提交給檔案管理部門進行審核，保證分類和編號的準確性。（4）審核通過后，檔案管理部門將文件資料進行歸檔存儲。第三章文件資料的收集與整理3.1收集的范圍與途徑文件資料的收集范圍包括公司內部各個部門在工作中產生的文件資料，以及公司從外部接收的與業務相關的文件資料。收集途徑主要有以下幾種：（1）內部產生的文件資料，由各部門指定專人負責收集，定期提交給檔案管理部門。（2）外部接收的文件資料，由接收部門進行初步登記后，及時轉交檔案管理部門。（3）通過公司的信息化系統自動收集電子文件資料，如郵件、辦公文檔等。3.2整理的方法與要求（1）對收集到的文件資料進行初步篩選，去除重復和無效的文件。（2）按照文件資料的分類標準進行分類整理，保證文件分類準確、條理清晰。（3）對文件資料進行裝訂或裝盒，注明文件的名稱、編號、日期等信息。（4）整理后的文件資料應按照編號順序進行排列，便于查詢和使用。3.3收集與整理的責任人（1）各部門負責人負責本部門文件資料收集與整理工作的組織和監督。（2）各部門指定專人負責具體的文件資料收集與整理工作，并對文件資料的真實性、完整性和準確性負責。（3）檔案管理部門負責對各部門提交的文件資料進行審核和歸檔，保證文件資料的管理符合公司的要求。第四章文件資料的保管4.1保管的設施與環境要求（1）設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。（2）檔案庫房內應配備合適的檔案柜、檔案架等存儲設備，保證文件資料的存放安全、整齊。（3）控制檔案庫房的溫度和濕度，保持適宜的保管環境，溫度應控制在14℃24℃之間，相對濕度應控制在45%60%之間。4.2保管的安全措施（1）加強檔案庫房的安全管理，設置門禁系統，限制無關人員進入。（2）定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發覺和排除安全隱患。（3）對重要的文件資料采取加密、備份等安全措施，防止信息泄露和丟失。4.3保管期限的設定根據文件資料的重要性和使用價值，設定不同的保管期限。保管期限分為永久、長期（30年）、短期（10年）三種。具體的保管期限由檔案管理部門根據公司的規定和實際情況進行確定。第五章文件資料的借閱與利用5.1借閱的流程與手續（1）借閱人填寫《文件資料借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱期限等信息。（2）借閱申請表經借閱人所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門。（3）檔案管理部門審核借閱申請，如符合借閱條件，辦理借閱手續，將文件資料借給借閱人。（4）借閱人在借閱期限內使用文件資料，到期后及時歸還。5.2利用的規定與限制（1）借閱人應妥善保管借閱的文件資料，不得轉借、復制、損壞或丟失。（2）借閱人只能在規定的范圍內使用文件資料，不得用于與工作無關的事項。（3）對于涉及公司機密的文件資料，借閱人應嚴格遵守保密規定，不得泄露文件內容。5.3借閱與利用的登記管理（1）檔案管理部門對文件資料的借閱和利用情況進行詳細登記，包括借閱人、借閱時間、借閱文件、歸還時間等信息。（2）定期對借閱登記情況進行統計和分析，及時發覺和解決問題，提高文件資料的管理水平。第六章文件資料的銷毀6.1銷毀的條件與標準（1）超過保管期限且無保存價值的文件資料。（2）因法律法規變更或公司業務調整，已失效的文件資料。（3）經鑒定確認存在錯誤或重復的文件資料。6.2銷毀的程序與審批（1）檔案管理部門提出銷毀文件資料的清單和理由，報公司領導審批。（2）經公司領導批準后，由檔案管理部門組織人員對擬銷毀的文件資料進行核對和清理。（3）采用適當的方式進行銷毀，如粉碎、焚燒等，并保證銷毀過程的安全和環保。6.3銷毀的監督與記錄（1）在銷毀過程中，應安排專人進行監督，保證銷毀工作按照規定的程序進行。（2）對銷毀的文件資料進行詳細記錄，包括銷毀文件的名稱、編號、數量、銷毀方式、銷毀時間等信息。（3）銷毀記錄應妥善保存，以備查閱。第七章文件資料的歸檔7.1歸檔的時間與要求（1）文件資料應在辦理完畢后的一個月內進行歸檔。（2）歸檔的文件資料應符合完整性、準確性和規范性的要求，經過整理、裝訂，并注明文件的名稱、編號、日期等信息。（3）電子文件資料應與紙質文件資料同時歸檔，保證數據的一致性和完整性。7.2歸檔的流程與方法（1）檔案管理部門定期對各部門提交的文件資料進行審核，如符合歸檔要求，辦理歸檔手續。（2）將歸檔的文件資料按照分類標準進行分類存放，建立相應的檔案目錄。（3）對歸檔的文件資料進行數字化處理，建立電子檔案數據庫，便于查詢和利用。7.3歸檔文件的審核（1）審核歸檔文件的內容是否完整、準確，是否符合公司的規定和要求。（2）審核歸檔文件的分類和編號是否正確，是否便于管理和查詢。（3）對于不符合歸檔要求的文件資料，應及時通知相關部門進行整改，直至符合要求為止。第八章監督與檢查8.1監督的職責與權限（1）檔案管理部門負責對文件資料的保管、歸檔、借閱、銷毀等工作進行監督和檢查。（2）監督人員有權查閱相關文件資料，檢查工作流程的執行情況，對發覺的問題提出整改意見。（3）各部門應積極配合監督檢查工作，如實提供相關信息和資料。8.2檢查的內容與頻率（1）檢查文件資料的收集、整理、保管是否符合規定的要求。（2）檢查文件資料的借閱和利用是否符合規定的流程和限制。（3）檢查