會議管理制度第一條目的

為規范公司各項會議及各類培訓流程，統一會議管理模式，減少會議數量、縮短會議時間，提高會議質量，特制定本制度。職責

一、行政部負責會議管理，所有重要會議要在公司領導批準后到行政部登記備案。

二、會務工作主要由行政部承辦；其他部門主辦或召集的會議，行政部應予協助。

三、除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由行政部整理、分發、立卷、存檔。

第三條會議分類

一、公司部門周會制度

（一）主持與記錄：各部門助理記錄，由部門負責人主持

（二）召開時間：每周一上午9:00。特殊原因需要延期召開的由部門負責人提前通知。

（三）參加人員：部門負責人、部門員工

由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向部門主管請假。

（四）會議內容：該部門上周工作總結、本周工作計劃等

。二、公司員工月會制度

（一）主持與記錄：由行政部召集，總經理主持，行政專員進行會議記錄。總經理未列席會議時，由副總經理主持。

（二）召開時間：每月30日上午9:00。特殊原因需要延期召開時由行政部提前通知。

（三）參加人員：為公司全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應提前向行政部請假。

（四）會議內容：

1.公司日常運作情況的總結。

2.各部門匯報本月工作任務執行情況及所取得的業績或成效等，著重介紹在任務執行過程中出現的問題。

3.布署下月工作任務

。三、其他會議

（一）公司年終總結表彰大會

總結全年工作情況，布署下一年度工作任務，表彰獎勵先進集體及個人。此項會議由辦公室具體組織實施。（二）各專題會議

相關部門根據實際工作需要不定期地召開。會議的內容主要是針對運營中出現的問題或項目有關事宜工作進行討論、布署和總結。會議召開

一、會議安排：

（一）凡涉及到多個部門人員參加的會議或由于階段工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應在召開前1-2天將總經理批準后的會議通知單報行政部，由行政部進行統一安排，方可召開。

（二）凡公司已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需臨時安排其它會議，組織部門應提前2天報總經理審批并報請行政部調整會議計劃，未經行政部調整的，任何人（部門）不得隨意調整正常會議計劃。

（三）各部門工作例會必須服從公司的統一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。

（四）會議一經確定，與會人員應預先做好各項工作安排，原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經理請假，獲得批準后方可指派專人代為參加，會后應主動詢問會議內容及交辦事項，確保會議布署的各項工作按時保質完成并對工作結果負責。

二、會議的準備：

（一）公司有專項主題的會議或需有投影設備演示說明的會議，應由行政部提前做好投影設備連接調試工作；

（二）會議之前，行政部應有專人負責會議會標的制作和設置，并根據會議級別或性質準備好會議飲用水或其他招待用品；

（三）特別重大會議，應由行政部專人負責各項準備工作，具體包括以下內容：1.會議議程安排（應提前報交公司領導或主要參會者）；2.會議資料準備（如需分發應在入場前登記分發）；

3.會議場所布置；

4.會議服務人員的安排；5.會議簽到表；

6.會后事項安排。

7.會議需要留存資料的應提前通知相關部門做好拍照、攝像工作。三、會議召開及傳達：

（一）應明確公司會議的目的，公司會議的目的是解決問題提高效率，因此會議應明確主題，不開無邊際的會議。

（二）參會人員在會前應明確會議要研究的議題以便準備好相關文件材料。

（三）與會者的發言要言簡意駭，一般發言不可過長，會議組織者或主持人在開會前應該就每個人的發言時間予以統計和控制，時間到后，無特殊情況不予延長。每次開會中應該強調發言的時間要求。

（四）重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內容。

（五）與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄，以便于會后向部門員工準確傳達會議精神，落實各項工作任務，行政部將不定期抽查與會人員的會議記錄。

（六）公司會議的會議紀要由總經辦專人負責整理并由公司領導審閱簽發，會議紀要應分發給與會人員，必要時，分發給相關部門。其它會議由召集部門責成專人負責記錄整理，由主管領導審閱簽發并編號存檔。

（七）會議結束后辦公室或其它會議組織部門負責將問題進行匯總、分類，并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由行政部專人負責，根據規定的時間節點逐項跟進，并在下一次例會前將各部門完成情況報公司領導。

四、會議紀律

（一）要嚴格遵守會議的開始時間，提前3分鐘到達會議現場。不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況。遲到則樂捐10.00元，遲到每超過一分鐘增加10.00元，依次累加。如需請假需經會議召集人批準。無故缺席者，罰款100元。

（二）管理級別以上人員共同參加的為中層會議，中層會議應至少提前一天通知。遲到的則樂捐200.00元，遲到每超過一分鐘增加20.00元，依次累加。

（三）決策層人員共同參加的為高層會議應至少提前一天通知。參會人必須到場，遲到的則樂捐500.00元贊助費，遲到每超過一分鐘增加30.00元，依次累加。

（四）所有參會人員在開會期間應將手機等通訊設備設置為無聲或震動狀態。會議期間，所有與會人員必須尊重發言人，不得隨便發言擾亂會議次序，不得看報紙雜志、聽音樂、接聽手機等做與會議無關的動作，如需接聽電話，必須到會議室外接聽。發現有以上情況者，一次樂捐50.00元。

（五）會議需要表決時，原則上采取少數服從多數的方法，特殊情況可集中，一經會議決議之事，應按期完成。管理級別未能兌現承諾的每次樂捐200.00元。對于需要在會議上討論的問題，提前與會議發起人溝通，以便于及時通知所有參會人，在提出問題的時候應該同時提交對該問題的解決方案。

第五條本制度適用于公司全體員工。第六條本制度由行政部負責解釋，如有未盡事宜，將按公司相關規定執行。附件：會議簽到表

會議通知單

會議紀要會議簽到表編號：會議名稱會議時間年月日時分會議地點序號姓名部門簽到時間備注會

議

通

知

單編號：會議主持發出部門會議日期開始時間會議地點預計時間會議主題參加會議人員序號部門人員通知時間能否到場缺席原因備注注：務請與會人員提前到達。通知時間、能否到場、缺席原因由總經辦人員填寫。制表：部門負責人：行政部負責人：總經理：會議紀要會議名稱時間年月日至時地點會議主持人出席會議人員記錄會議主要內容會議管理制度目錄總則會議分類及審批會議管理獎懲附則第一章總則第一條引言為規范公司會議管理，提高會議質量，降低會議成本，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有部門的會議管理。第三條管理權責一、人事行政部負責公司會議的統籌協調及本制度的執行監督;二、會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作，并有權對違反本制度的行為提出處罰建議;三、會議的審批權限詳見“第五條會議發起與審批”;第二章會議分類及審批第一條會議分類，見附表會議分類序號會議名稱主題/特點類別主持人參加人1周例會1總結本周工作/安排下周工作2總結上周會議決議的落實情況3公司例會每周五下午3點在3號會議室進行4部門例會應避免與公司例會沖突1公司例會2部門例會1人事部負責人或指定會議主持人2部門負責人或指定會議主持人1主管以上人員或會議指定參會人員；2部門例會、組長以上人員或指定參會人員。2動員會發言固定，沒有討論程序。公司臨時召開行政會議部門負責人、指定會議主持人會議發起人提擬參會人員3研討會對某一課題或問題切磋、探討，不一定有結果。公司臨時召開行政會議部門負責人、指定會議主持人會議發起人提擬參會人員4評審會對某事物的價值、性能、質量鑒別，必須有結論。公司臨時召開行政會議公司總經理或其指定會議主持人會議發起人提擬參會人員5專題會為某一專題而開，必須有結論。公司臨時召開行政會議會議提擬人或會議提擬人指定會議主持人會議發起人提擬參會人員6評比會必須有結論一般在年底或某一重大活動結束后召開公司例會人事行政部負責人會議發起人提擬參會人員7總結會總結前一段工作，研究、部署下階段工作。公司例會部門負責人或指定會議主持人會議發起人提擬參會人員8匯報會下級向上級或有關人員匯報工作情況。公司臨時召開行政會議會議提擬人或會議提擬人指定會議主持人會議發起人提擬參會人員9調度會任務安排，人員派遣，設備物資情況的調動。公司臨時召開行政會議會議提擬人或會議提擬人指定會議主持人會議發起人提擬參會人員10部門早會各部門固定程序部門會議部門負責人自定部門全體人員第二條會議發起與審批一、公司(例會)和(例行早會)無須發起和審批;二、研討、評審、專題、評比、匯報、調度等會議的召開，需由發起人(主管級以上員)，按要求在辦公軟件里填寫會議申請，報到人事行政部，批轉后方可按程序辦理相關事項;三、公司臨時行政會議、公司年會由總經理或副總經理直接發起或由議題涉及業務的主辦部門負責人發起，總經理或副總經理批準;三、部門會議由各部門自行安排，但會議時間、參加人等，不得與公司會議沖突;第三條會議安排的原則為：小會服從大會，臨時會議服從例會。各類會議的優先順序為：公司例會、公司臨時行政會議、部門會議。因處置突發事件而召集的緊急會議不受此限。第三章會議管理第一條所有會議通知遵照以下規定：一、會議通知一般應在會議召開前一天的12：00以前，通知對象為與會人員、會務服務提供部門（人事行政部）；二、所有會議通知形式采取辦公軟件會議管理方式通知第二條會議的其它準備工作遵照以下規定：一、會議發起部門須提前做好會議資料（如議程、提案、匯報材料、計劃草案、其它與會人應提交的資料）的準備；二、會務服務提供部門，須提前做好會務準備工作，應提前半小時打開會議室，檢查會議室的衛生情況，打開窗戶通風戓開啟空調，備好會議所需的各種設施、用品等;三、各參會人員，應根據會議要求，準備好相關材料，材料包括：會議所需要的技術材料、本部門需在會議上解決問題的議案及上次會議決議落實情況的匯報，以上材料要以書面形勢提出;第三條部門會議需用公司會議室的，應向會議室管理部門（人事行政部）通過辦公軟件提出申請并按照相關程序辦理，由會議室管理部門（人事行政部）統籌安排。第四條會議主持人須遵守以下規定：一、主持人須于會前指定一名會議記錄員，對本次會議進行詳細記錄，并由記錄員在會前對所有參會人員的書面議案進行收取，交給會議主持人或招集人，并在會后對會議記錄、紀要進行整理;二、主持人須于會前5分鐘到達，檢查會務落實情況;三、主持人一般應于會議開始后，將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議程推進中應注意的問題等，進行必要的簡單說明;四、公司例會、臨時行政會議一般應控制在2小時以內，根據會議進行情況確需延時的，主持人須征得與會人員同意;第五條與會人員注意事項：一、行政會議的與會人員，須在會議2小時前向會議主持人提交會議發言提綱或提案文本，如果本人沒有在會議上發言的計劃，或者發言內容很少，可告知或口述給會議記錄員，由會議記錄員記錄;二、與會人員須準時到會，并在《會議簽到表》上簽到;見附件一第六條會議記錄一、公司各類會議均須進行會議記錄，必要時由發起人進行會議錄音;二、公司各類會議由會議記錄員負責記錄，各部門應設一名會議記錄員，負責本部門會議及本部門負責組織的會議的記錄工作;第七條會議記錄員職責：一、做好會議的原始記錄，根據需要整理會議記錄、紀要;二、會議記錄、紀要的發放或傳閱范圍由主持人確定，最遲于次日呈報會議主持人及相關與會人員;三、會議決議的相關責任人要在會議紀要上確認簽名。如有與會人員對會議紀要產生異議，須提交本人當次會議的原始記錄，再與其他與會人員核定確認，經核定確認異議存在，須立即修正;四、做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作。及時將經主持人核準的《會議簽到表》《會議記錄、紀要》報人事助理處存檔;五、除部門早會外，其它所有會議都必須有會議記錄、紀要;第八條會議資料的歸檔保管：一、會議資料包括：(會議簽到表)、(會議記錄)、(會議紀要)及與會人員提交的(議案)等;二、各部門組織的本部門會議的會議資料，由各部門會議記錄員負責歸檔。涉及多個部門會議，由會議發起部門負責會議記錄的歸檔;三、公司所有會議的會議記錄、記要、簽到表，會后整理完畢后統一交由人事助理處存檔;四、會議記錄、記要為公司的機要檔案，保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司保密制度的有關規定執行。保管期限為2年，到期由人事行政部統一銷毀;第九條會議決議的跟進一、會議決議、決策事項須會后跟進落實的，遵照“誰組織，誰跟進”的原則；會議主持人另有指定的，從主持人指定;二、例會的會議決議事項，由會議指定的責任人負責落實，并由主持人指定的專人對落實情況進行跟蹤、督查，在下周例會上先對本周決議的落實情況進行核實，對末按要求落實的項目，當事責任人要給出合理解釋，否則按末完成工作任務處理，并限期完成;三、會議跟進的依據