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文檔簡介

檔案管理規定的文件保存期限與銷毀程序一、文件保存期限1.公司內部文件公司內部文件是指公司內部各部門在履行職責過程中產生的文件，包括但不限于以下幾種：（1）公司規章制度、會議紀要、工作報告、工作計劃等文件，保存期限為5年。（2）合同、協議、授權書、營業執照、稅務登記證等文件，保存期限為10年。（3）員工招聘、培訓、考核、晉升、離職等人事檔案，保存期限為10年。（4）財務憑證、報表、審計報告等文件，保存期限為10年。2.項目文件項目文件是指公司在實施項目過程中產生的文件，包括但不限于以下幾種：（1）項目可行性研究報告、招標文件、投標文件等文件，保存期限為5年。（2）項目實施過程中的合同、協議、變更通知等文件，保存期限為10年。（3）項目驗收報告、竣工圖紙、驗收文件等文件，保存期限為10年。（4）項目檔案材料、電子數據等，保存期限為10年。3.專項檔案專項檔案是指公司為特定事項或項目建立的檔案，包括但不限于以下幾種：（1）環境保護檔案、安全生產檔案等，保存期限為15年。（2）知識產權檔案、科技成果檔案等，保存期限為15年。（3）對外捐贈、贊助、捐助等檔案，保存期限為15年。二、文件銷毀程序1.文件鑒定（1）公司檔案管理部門負責對需要銷毀的文件進行鑒定，確保文件已達到保存期限，且不存在繼續保存的必要。（2）鑒定過程中，需對文件進行編號、登記，并編制《文件銷毀鑒定清單》。2.報批（1）檔案管理部門將《文件銷毀鑒定清單》報送公司領導審批。（2）領導審批通過后，公司檔案管理部門將審批結果通知相關部門。3.實施銷毀（1）檔案管理部門組織人員進行文件銷毀，確保文件被徹底銷毀，無泄露風險。（2）銷毀過程中，需對銷毀人員進行保密教育，確保信息安全。4.報告（1）文件銷毀完畢后，檔案管理部門應及時向公司領導匯報銷毀情況。（2）匯報內容包括：銷毀文件種類、數量、時間、地點、參與人員等。5.檔案清查（1）檔案管理部門定期對檔案進行清查，確保文件保存期限符合規定。（2）清查過程中，如發現文件保存期限不符合規定，應及時處理。6.監督檢查（1）公司內部審計部門或外聘審計機構定期對公司檔案管理工作進行檢查。（2）監督檢查內容包括：文件保存期限、銷毀程序、檔案管理制度等。三、其他規定1.公司檔案管理人員應嚴格執行文件保存期限與銷毀程序，確保檔案管理工作規范、有序。2.公司員工應積極配合檔案管理部門開展檔案管理工作，不得隨意處置檔案文件。3.公司檔案管理部門應定期對檔案管理人員進行培訓，提高其業務水平。4.公司檔案管理部門應建立健全檔案管

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