連鎖酒店進貨管理制度?一、總則（一）目的為加強連鎖酒店的進貨管理，規范進貨流程，確保所采購的物資和服務符合酒店運營需求，保障酒店服務質量，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于連鎖酒店旗下各門店的所有物資采購及相關服務進貨活動。（三）基本原則1.質量第一原則：所采購的物資和服務必須符合國家相關標準、行業規范以及酒店的質量要求，確保能滿足酒店運營和賓客需求。2.成本效益原則：在保證質量的前提下，通過合理的采購策略和供應商管理，降低進貨成本，提高酒店經濟效益。3.合規合法原則：進貨活動必須遵守國家法律法規，確保采購過程合法合規，維護酒店良好形象。4.陽光透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受酒店內部監督，防止腐敗行為。二、組織與職責（一）采購部門1.采購計劃制定根據酒店經營計劃、庫存狀況及市場需求，定期制定物資采購計劃，明確采購物資的種類、規格、數量、采購時間等。分析各類物資的消耗規律和市場供應情況，合理安排采購周期，避免積壓或缺貨。2.供應商選擇與管理負責開發、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，記錄供應商的基本信息、資質情況、合作歷史、供應能力等。定期對供應商進行考核，評估其產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面的表現，根據考核結果調整合作關系。3.采購執行根據采購計劃實施采購活動，選擇合適的采購方式（如招標采購、詢價采購、競爭性談判等），確保采購過程合法合規、高效有序。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利義務、產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款，并嚴格按照合同執行。跟蹤采購訂單的執行情況，及時協調解決采購過程中出現的問題，如交貨延遲、質量不符等。4.成本控制通過市場調研、供應商談判等方式，爭取有利的采購價格和條款，降低采購成本。分析采購成本構成，尋找降低成本的機會點，如優化采購批量、選擇性價比高的產品等。（二）驗收部門1.驗收標準制定根據酒店的質量要求和相關標準，制定各類物資的驗收標準，明確驗收的方法、流程、質量指標等。對新采購的物資或服務，及時更新驗收標準，確保驗收工作的準確性和有效性。2.到貨驗收在物資到貨前，做好驗收準備工作，包括準備驗收工具、場地等。物資到貨時，按照驗收標準對物資的數量、規格、型號、質量等進行逐一核對驗收，確保與采購合同一致。對驗收過程中發現的問題，如數量短缺、質量不合格等，及時與采購部門溝通，并做好記錄。3.驗收報告出具驗收合格后，出具驗收報告，詳細記錄驗收情況，包括物資名稱、規格、數量、驗收結果等，并由驗收人員簽字確認。將驗收報告及時反饋給采購部門和相關使用部門，作為物資入庫、付款等環節的依據。（三）使用部門1.需求提報根據部門運營需要，及時向采購部門提報物資需求計劃，詳細說明所需物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息。參與采購計劃的制定，提供專業意見和建議，確保采購的物資符合實際工作需求。2.使用反饋在物資使用過程中，及時反饋物資的質量、性能等方面的問題，為采購部門和質量控制部門提供改進依據。協助驗收部門對新采購物資進行驗收，提供實際使用經驗和意見。（四）財務部門1.預算管理根據酒店年度經營預算，審核采購部門提交的采購預算，確保采購活動在預算范圍內進行。監控采購成本的發生情況，對超預算的采購項目進行分析和審批。2.付款管理根據采購合同和驗收報告，審核付款申請，確保付款手續齊全、金額準確。按照合同約定的付款方式和時間，及時安排付款，維護酒店與供應商的良好合作關系。3.成本核算對采購成本進行核算和分析，為酒店成本控制提供數據支持。協助采購部門進行成本控制，參與采購價格談判等活動，從財務角度提出合理建議。三、進貨流程（一）采購申請1.使用部門根據實際需求填寫采購申請表，詳細注明物資名稱、規格、型號、數量、預計采購時間、用途等信息，并提交給采購部門。2.采購申請表應經過使用部門負責人審核簽字，確保需求真實合理。對于金額較大或重要物資的采購申請，還需經過相關領導審批。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購申請表后，結合庫存狀況、市場供應情況及酒店經營計劃，制定采購計劃。2.采購計劃應明確采購物資的種類、規格、數量、采購時間、采購方式等內容，并提交給相關部門負責人審核。3.根據審核意見，對采購計劃進行調整和完善，確保采購計劃科學合理、切實可行。（三）供應商選擇與采購1.根據采購計劃，采購人員從供應商檔案中篩選合適的供應商，或通過市場調研、行業推薦等方式尋找新的供應商。2.與潛在供應商進行溝通，了解其產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面的情況，并要求供應商提供相關資料，如營業執照、產品質量認證、報價單等。3.對供應商進行評估和比較，選擇至少三家符合要求的供應商進行詢價或招標。4.根據詢價或招標結果，選擇最優供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利義務、產品規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。（四）到貨驗收1.采購部門在物資到貨前，通知驗收部門做好驗收準備工作。2.物資到貨時，驗收人員按照驗收標準對物資的數量、規格、型號、質量等進行逐一核對驗收。3.驗收過程中如發現問題，驗收人員應及時與采購部門溝通，并做好記錄。對于質量不合格或數量短缺的物資，驗收人員有權拒絕簽收，并要求供應商在規定時間內補貨或換貨。4.驗收合格后，驗收人員出具驗收報告，簽字確認后反饋給采購部門和相關使用部門。（五）入庫管理1.物資驗收合格后，倉庫管理人員根據驗收報告辦理入庫手續，將物資按照規定的類別、規格、型號等進行分類存放，并做好庫存記錄。2.庫存記錄應詳細記錄物資的入庫時間、名稱、規格、型號、數量、供應商等信息，確保庫存數據準確無誤。3.定期對庫存物資進行盤點，核對實際庫存數量與庫存記錄是否一致，發現差異及時查明原因并進行處理。（六）付款結算1.采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、付款時間等信息，并提交給財務部門審核。2.財務部門對付款申請進行審核，核對采購合同、驗收報告、發票等相關單據，確保付款手續齊全、金額準確。3.審核通過后，財務部門按照合同約定的付款方式和時間安排付款。對于貨到付款的采購項目，在收到供應商發票和驗收報告后及時付款；對于預付款或分期付款的采購項目，按照合同約定的時間節點進行付款。四、供應商管理（一）供應商開發1.采購部門定期收集供應商信息，通過網絡搜索、行業展會、同行推薦、供應商自薦等方式尋找潛在供應商。2.對潛在供應商進行初步篩選，考察其生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面的情況，確定符合基本要求的供應商名單。3.向潛在供應商發送供應商調查問卷，要求其提供公司基本信息、營業執照、稅務登記證、產品質量認證、生產工藝、生產設備、產品價格、交貨期、售后服務承諾等資料。4.根據供應商提供的資料，對其進行實地考察或樣品測試，進一步了解供應商的實際情況，評估其是否具備成為酒店供應商的條件。（二）供應商評估1.建立供應商評估體系，從產品質量、交貨期、價格、售后服務、企業信譽等方面對供應商進行定期評估。2.質量評估：根據驗收部門提供的驗收數據，統計供應商產品的不合格率，評估其產品質量穩定性。3.交貨期評估：對比采購合同中約定的交貨期和實際交貨時間，計算供應商的交貨準時率，評估其交貨能力。4.價格評估：分析供應商的報價與市場同類產品價格的差異，評估其價格競爭力。5.售后服務評估：收集使用部門對供應商售后服務的反饋意見，評估其售后服務質量。6.企業信譽評估：通過查詢企業信用記錄、行業口碑等方式，評估供應商的商業信譽。（三）供應商考核1.每月或每季度對供應商進行考核，根據評估指標計算考核得分。2.考核得分在85分及以上為優秀供應商，7084分為合格供應商，69分及以下為不合格供應商。3.對于優秀供應商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、優先付款等；對于不合格供應商，發出整改通知，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，終止合作關系。（四）供應商關系維護1.定期與供應商溝通，了解其生產經營情況、產品質量改進情況等，保持良好的合作氛圍。2.及時反饋酒店對物資的需求變化和質量要求，促進供應商不斷改進產品和服務。3.協助供應商解決合作過程中遇到的問題，如技術難題、物流配送問題等，共同提高工作效率。4.參加供應商舉辦的產品推廣活動、行業研討會等，加強雙方的交流與合作。五、進貨成本控制（一）采購價格控制1.定期進行市場調研，了解各類物資的市場價格動態，掌握價格波動趨勢。2.在采購過程中，與多家供應商進行談判，爭取有利的采購價格。通過比較不同供應商的報價，選擇性價比最高的產品。3.建立采購價格分析機制，分析采購價格與市場價格、歷史采購價格的差異，找出價格變動原因，為價格談判提供依據。4.根據市場行情和酒店經營情況，適時調整采購價格策略，如采用批量采購、淡季采購等方式降低采購成本。（二）采購數量控制1.根據酒店的經營計劃、庫存狀況及物資消耗規律，合理確定采購數量。避免因采購過多導致物資積壓，增加庫存成本；或因采購過少導致缺貨，影響酒店正常運營。2.采用經濟訂貨量模型（EOQ）等方法，計算最優采購批量，在保證物資供應的前提下，降低采購成本和庫存成本。3.定期對庫存物資進行盤點和分析，根據庫存周轉率、物資消耗速度等指標，調整采購數量計劃。（三）采購費用控制1.優化采購流程，提高采購工作效率，減少采購環節中的不必要支出。2.合理選擇采購方式，根據物資的性質、采購金額等因素，選擇合適的采購方式（如招標采購、詢價采購、競爭性談判等），降低采購費用。3.控制采購過程中的差旅費、通訊費、招待費等費用支出，嚴格按照酒店財務制度進行報銷。六、進貨風險管理（一）質量風險1.加強對供應商的質量管理，選擇具有良好信譽和質量保證能力的供應商，并在采購合同中明確質量標準和違約責任。2.嚴格執行到貨驗收制度，對采購物資進行嚴格檢驗，確保質量符合要求。對于重要物資或質量不穩定的物資，增加檢驗頻次和項目。3.建立質量反饋機制，及時收集使用部門對物資質量的反饋意見，發現質量問題及時與供應商溝通解決，并采取相應的糾正措施，防止類似問題再次發生。（二）交貨風險1.在采購合同中明確交貨期、交貨地點、運輸方式等條款，并要求供應商提供詳細的交貨計劃。2.建立供應商交貨跟蹤機制，定期與供應商溝通交貨進度，及時掌握物資運輸情況。如發現交貨延遲，及時催促供應商采取措施解決，并評估對酒店運營的影響。3.針對可能出現的不可抗力因素（如自然災害、交通擁堵等），提前制定應對預案，確保在交貨延遲時能夠及時調整物資供應計劃，減少對酒店經營的影響。（三）價格風險1.關注市場價格波動情況，加強市場調研和價格分析，及時掌握價格變化趨勢。2.與供應商簽訂價格調整條款，約定在一定條件下（如市場價格波動超過一定幅度），可以對采購價格進行調整。3.通過簽訂長期采購合同、套期保值等方式，鎖定采購價格，降低價格波動風險。（四）供應商違約風險1.對供應商進行嚴格的資質審查和信用評估，選擇信譽良好、實力雄厚的供應商合作。2.在采購合同中明確雙方的權利義務和違約責任，加大對供應商違約行為的約束力度。3.建立供應商違約預警機制，及時發現供應商可能存在的違約跡象，如經營狀況惡化、產品質量下降、交貨延遲等，并采取相應的措施，如暫停采購、要求提供擔保等，降低違約風險。七、監督與檢查（一）內部審計1.酒店內部審計部門定期對進貨管理情況進行審計，檢查采購流程是否合規、采購合同是否履行、成本控制是否有效、供應商管理是否規范等。2.審計人員通過查閱采購文件、合同、發票、驗收報告等資料，實地走訪供應商和倉庫，與相關人員進行訪談等方式，獲取審計證據，發現問題及時提出整改意見。3.對審計發現的違規行為和問題，按照酒店相關規定進行處理，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）財務監督1.財務部門對進貨資金的使用進行監督，確保采購付款嚴格按照合同約定和財務制度執行。2.審核采購成本的核算情況，檢查采購價格是否合理、費用支出是否合規，防止出現成本浪費和財務風險。3.定期對采購資金的使用情況進行分析，為酒店管理層提供決策支持，促進進貨管理