第一章公司印章管理辦法

為加強公司印章使用的合法性、嚴肅性和規范性，杜絕違法行為,

維護公司利益，根據國家法律、法規的有關規定并結合本公司實際情

況，特制定本辦法。

本辦法適用于重慶立晟地產經紀有限責任公司全體員工。

一、印章的種類及用途

公司印章主要包括：企業公章、法人私章、財務專用章、行政人

事部專用章。

（一）企業公章：主要用于對外簽訂的需確定公司權利、義務的有

關文件、授權委托書（需同時加蓋法人私章）、重要商務函等；對內所

頒布的重要經營管理辦法、人事任免文件；其它需以公司名義證明其

權威性的文件等。

（二）法人私章：主要用于授權委托書（需同時加蓋企業公章）、

財務確認單等加蓋公司法人私章的文件資料。

（三）行政人事部專用章：主要用于行政人事部及公司的一般收發

文件，如通知、通報、決議等。

（四）財務專用章：主要用于結算業務票據、憑證、財務、稅務報

表的填報、財務決算等。

二、印章的保管

（一）公司印章的保管實行專人專管制。企業公章、企業法人私章

由公司指定專人保管，行政人事部專用章由行政人事部經理保管、財

務專用章由財務部專人保管。

（二）公司印章保管必須安全可靠，必須加鎖保存，公司印章不準

私自委托他人代管。

（三）公司印章保管人因事或休假離崗3天以上時，須經總經理同

意后將印章上交至公司相關負責人處進行保管。

（四）公司印章移交須辦理手續，填寫《印章交接單》（附件1）,

注明移交人、接交人、監交人、移交時間、印章類別等信息。

四、印章的使用

（一）“企業公章”和“法人私章”的使用必須嚴格遵守用印程序:

1、用章申請人在行政人事部領取《用章申請審批表》（附件2）,

親自填寫后交由相關負責人審批、簽字，《用章申請審批表》的填寫應

遵循“一事一批”、“專章專用”的原則，同一事項不重復審批、用章,

不同事項獨立審批、用章；

2、相關負責人對用章申請人上交的《用章申請審批表》進行嚴格

的審查、核實，無誤后才能簽字；

3、用章申請人在印章管理人處填寫《印章使用登記表》（附件3）；

4、印章管理人對用章申請人的《用章申請審批表》、《印章使用登

記表》認真進行核實，無誤后取印、用印；

5、印章的使用應在印章管理人的監督之下進行，用印之后，印章

管理人應檢查印章的完整性并及時完善《印章使用登記表》。

“財務專用章”的使用僅限于財務部，使用前必須在印章管理人

員處的《印章使用登記表》上登記，印章管理人核實其內容后方可用

印。

（二）“行政人事部專用章”的使用僅限于行政人事部處理公司內

部事務，用印內容經行政人事部經理審核后，方可在《印章使用登記

表》上登記，并用印。行政人事部專用章不得外借及帶出公司使用。

（三）印章的外出使用與授權

嚴禁印章管理人將公司印章帶出公司使用。若因特殊工作需要，

確需將公司印章帶出使用，需在《用章申請審批表》說明事由、授權

時間，經公司總經理或副總經理審批通過后，由印章管理人和使用人

一起帶出使用。

五、印章的刻制、啟用與廢止

（一）公司印章的刻制與啟用：

1、公司或部門若要新增其他印章，需填寫、提交《印章制發申請

審批表》（附件4）,結合公司實際擬出印章模式，經總經理批準后，指

定專人憑登記管理部門核發的營業執照、等級證書或者所在地公安派

出所出具的證明，到所在地縣級以上公安機關申請辦理準刻手續。待

申請批準后，按照相關法律規定攜帶所需文件到國家公安管理部門指

定的印章公司刻制。

2、新印章刻制完成后由公司指定專人將刻制的印章在公安機關辦

理印鑒備案后，使用部門填寫《印章交接單》，到相關負責人處辦理印

章領用手續，負責人留存印標樣、登記備案。

3、公司印章的啟用應報總經理批準，并下發啟用通知，注明啟用

日期，發放單位和適用范圍。

（二）印章的廢止

1、有下列情況，公司印章需停用：機構撤銷、更名或業務變動；

公司印章損壞、遺失或被竊。

2、公司印章遺失或被竊，必須在規定的媒體聲明作廢，如有必要,

函告相關單位或個人，并對相關責任人進行懲罰。

3、公司印章的廢止，必須填寫《印章廢止申請審批表》（附件5）,

審批通過后，按照國家相關法律規定，由專人負責報印章備案機關登

記銷毀；特殊需要留存的，應向相關部門申請并公告，經批準后予以

登記并封存。需要制發新印章的，按本辦法規定的印章制發程序和要

求辦理。

六、印章的日常管理

（-）印章的日常維護與清潔由印章的保管人進行；

（二）任何人未經總經理同意，不得在空白公文紙和未填好內容的

介紹信、證明以及合同上蓋章。

（三）使用手續簽批不齊全的拒絕用章。

（四）合同、協議及意向書用印時必須留存一份原件備案；稅務報

表、公司行政文件等用印時需留存一份復印件：為員工個人出具的有

關婚姻、收入、家庭情況、檔案等信息的證明文件用印時可以不予備

案留存。

（五）印章保管人員應嚴格遵守本辦法相關規定，必須保守因用印

所知悉的任何有關公司的以及與公司有關的經營、財務、技術、客戶

檔案等信息，不得泄漏；若發現違反本辦法相關規定、未遵守印章管

理辦法、因職務私自用印等行為時公司有權追究其法律責任。

（六）己蓋章的文件若不能使用，必須交回印章管理員進行銷毀。

第二章收發文管理辦法

為規范公司文書處理工作，提高辦文速度和發文質量，充分發揮

文件在各項工作中的指導作用，結合公司實際情況，特制定本辦法。

收文指收進外部送達本企業的公務文書和資料，包括文件、電報、

信函、刊物、其他文字資料等。發文指以本企業的名義對外發出的，

需要加蓋公司印章的文書和資料，包括通知、請示、公告、函告、說

明等。

文書處理工作必須嚴格遵循本辦法的規定，確保文書處理準確規

范。

本辦法自頒發之日起，必須嚴格執行。

一、收文處理

（一）文件的簽收與登記

1、公司所有外來文件由行政秘書負責簽收、登記。在簽收和拆封

時，需注意檢查封口的完整性，對開口和郵票撕毀的函件應查明原因。

2、收到外來文件后，行政秘書應在《收文登記簿》（附件6）上登

記，并在文件的前面貼附《收文處理箋》（附件7）,詳細填寫其中的“來

文單位”、“來文字號”、“文件主題”等內容。

3、由部門直接接收的文件，應及時在行政秘書處進行收文登記，

行政秘書應按照收文程序辦理。

（二）文件呈送與辦理

1、做好收文登記后，行政秘書應及時將原件編號存檔，將復印件

及時送達行政人事部經理，由其提出閱示意見，呈送公司領導閱批。

若遇領導出差，應電話傳達文件精神，按領導指示將文件送遞其指定

的負責人閱辦。

2、相關領導批示后，行政秘書應將批示后的文件進行處理。按照

批示精神，及時送達相關承辦責任人，并督促追蹤落實。需要內部傳

閱的，及時將文件在相關部門及人員間流轉并簽字收回。

3、文件的承辦部門或個人在收到文件后，應根據領導對收文的批

辦意見，盡快辦理、落實文件內容。辦理完畢后，填寫辦理結果反饋

單，及時向批辦領導報告辦理結果，批辦領導確認簽字后交行政秘書

處存檔。

4、屬聯合承辦的文件，主辦負責人應主動做好協調工作，協辦人

則要積極配合，力戒互相推諉。

5、一般性質的函、信、單據等，可由行政秘書直接分轉處理。

6、催辦。行政秘書及行政人事部經理負責每周對已登記的、領導

已批示的、尚未收回的文件進行催促、督導、檢查，以防積壓或漏辦,

保證領導批辦文件在指定限期內落實。

二、發文處理

（一）發文的草擬及簽發：

1、一般情況下，公司發文由承辦人起草，并填寫《發文稿箋》（附

表8）,經直接上級審核通過，并交相關領導復核、簽發，由行政秘書

處進行格式的套用。行政秘書準確選擇文種、填寫發文標題、發文字

號、機密等級、主送單位等，進行打印。

2、以公司名義發出的公文由總經理簽發；其他公司文書如需要用

印的報表、單據等，由副總經理簽發。公文簽發的原始依據由行政秘

書妥善存檔。

3、代表委托單位起草并發給委托單位的文件，在發給委托方時，

應盡量讓委托方在備份的文件上簽字確認，并將此份文件交行政秘書

處進行存檔。

4、公司發文實行以下文書規范格式：

文書題目及附標題用黑體二號加粗；文書內容用宋體或仿宋

_GB2312四號；行距為固定值行距（25磅）；頁碼標在頁腳并居中。

（-）發文的復核與用印

1、套用好格式后按用印流程進行復核。復核的內容包括：

（1）行文方式是否妥當，行文關系、格式是否正確。

（2）必要時由法律顧問進行法律方面的審核。

（3）用印審核程序是否完善。

2、復核時如發現不妥之處，必須進行修改，屬于重要的原則性的

問題，應退回原草擬部門負責修改，修改過大，要重新抄正。

3、公司文書的用印應按照《印章管理辦法》來進行，行政秘書對

公文格式的規范性、準確性及發文份數負責。

（三）發文的登記與備份

公司文書在分發前，行政秘書應進行登記與備份。登記時應在《發

文登記薄》（附表9）上標明發文的時間、文書名稱、份數、應送達的

單位等。文書的紙質、電子版都應備份并分類存檔。

（四）發文的送達

1、文書的送達應遵循“印文即送”的原則，當天印出的文書應在

當天進行送達，不拖延，特殊情況除外。

2、公司發文的送達形式一般包括：親自送達、掛號信、快遞、報

紙公告、電郵等。

（1）親自送達：發文的承辦人或由上級指定的送達人，在將文件

送達到收文單位、個人處時，應要求其在相同的備份文件上簽字確認

簽收。若其拒收或拒簽，則找第三方簽字確認文件的送達。

（2）掛號信：當發文以掛號信的形式寄出時，應將郵局返回的收

據與備份的文件一起存檔。

（3）快遞：當發文以快遞的形式寄出時，應在回執單上的“內件

品名”一欄里寫明發文的名稱、字號、主送單位、主題、機密等級等,

并將回執單與備份的文件一起存檔。

（4）報紙公告：當登有公司公告的報紙發行后，應將印有公告的

報紙整張存檔。

（5）電郵：當要將文件以電郵的形式發給主送單位時，應在發文

之前把郵件設置成發送后自動保存或自動回執的形式，同時抄送行政

秘書辦公專用QQ信箱。

三、公司文書的歸檔與借閱

(-)歸檔

1、歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

不能保存正本的，應保存正本完整復印件，需再次啟用歸檔的文件復

印件時，需加蓋新印才能生效。

2、歸檔內容：

(1)收文一一原件或復印件、收文處理箋、經批辦人簽字確認的

承辦結果反饋報告、反饋表。

(2)發文一一原件、經主送單位簽收的原件、憑據及附件。

3、歸檔方式：按收文、發文的字號進行歸檔，年度裝訂成冊。

4、公司文書在日常的歸檔中應按收、發文時間順序建立卷宗。

5、年終定卷時，分類立卷歸檔。

6、年終定卷時，以每個案卷為單位，將卷內文件按所排順序用阿

拉伯數字編寫頁碼，并填寫案卷目錄。標注頁碼的位置要統一，一般

標注在文件材料的右上角或左上角。每個案卷的封面目錄應包括以下

事項：內含文件的性質、類別、成文的起止日期(卷內最早、最晚兩

個文件的成文日期)、保管期限、文件件數、立卷部門等。

7、公司文書由行政秘書負責按照上述規范要求進行整理、歸檔，

各部門的文書則由部門主管助理負責按照上述辦法進行整理。

(二)借閱

文書的借閱按照公司的《檔案管理辦法》執行。

四、附則

(-)全體員工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規

定，不失密。否則將追究法律責任。

(二)本單位外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交行政秘書

處進行登記編號保管，不得個人保存，如因工作所需，需要借閱的可

復印或借用。

（三）工作調動或辭、離職時，必須把個人所負責的文件全部移交

清楚。沒有保存價值的文件、資料，應及時進行有效的處理或銷毀。

第四章會議管理辦法

為規范公司會議管理，提高會議質量和效率，實現會議管理的規

范化，特制定本辦法。

本管理辦法適用于公司召開的各種會議。

一、會議的組織

（-）公司會議可分為高層決策會議，每周、月主管例會，全體員

工會議，專題會議，部門工作會議，學習會議及半年、年度總結會等。

（-）高層決策會議由公司核心管理人員、專家顧問組等參加，會

議主要任務是確定公司的組織架構、發展戰略、重要人事任免、重要

協議的簽訂及其他重大事項的決策等，會議由公司高層領導召集，根

據工作需要擇時召開。

（三）主管例會為每周、月召開，參加人員為部門主管助理及以上

管理人員，會議主要內容是總結各部門一周、月的工作，制定下周、

月工作計劃，提出并解決各部門日常工作中遇到的問題，會議時間為

每周六、月末，由副總經理組織、行政人事部主持召開。

（四）公司全體員工會議由副總經理組織、行政人事部主持召開，

公司全體人員參加，一般每月召開一次（特殊情況由總經理確定），會

議的主要任務是總結工作、布置任務等。

（五）專題會議分公司和部門組織。公司專題會議的主要任務是解

決業務項目、財務、經營等相關的業務問題，由總經理或副總經理組

織召開，相關部門人員參加；部門專題會議的主要任務是研究、討論

實際工作中較為重大的或急需解決的業務問題等，由專題所屬部門負

責人組織召開，部門員工參加。專題會議根據實際工作需要不定期召

開。

（六）部門會議由各部門負責人組織，每周六、月末召開，主要任

務是總結本部門一周、月的工作情況，制定下周、月的工作計劃，協

調解決部門員工日常工作中遇到的問題。

（七）公司業務會議可分為上級現場辦公會、報告會、業務洽談會、

客戶座談會等。一律由公司行政人事部組織安排，相關部門進行協助。

二、會議的安排

（-）為避免會議過多或重復，公司一律將日常性的會議納入例會

制，原則上要按照例行規定的時間、地點和內容組織召開。

（二）凡涉及公司內部需要多部門負責人參加的、非例會制的會議,

需要使用投影儀等設備的，參見第二十九條第二項規定;無需使用投影

儀等設備的，由參會部門自行組織召開，各部門若要使用會議室，必

須在會后對會議室進行整理、清掃，關閉空調、照明設備等電源。會

議發起部門應告知與會人員會議主題及相關議題，并在會議前準備好

會中需要的各種電子、紙質資料，確保準備充分，提高會議質量和效

率。

（三）行政人事部每周六、月末召開周或月例會，統一以電子或紙

質的形式向各參會人員下發會議通知。

（四）對于已列入會議計劃的會議，如需改期或安排其他會議時，

會議組織部門應提前一天報公司行政人事部，經公司相關領導同意后

方可改動，被改期會議由行政人事部另作安排。

（五）對于參加人員相同、內容接近、時間相似的幾個會議，行政

人事部有權安排合并召開。

（六）公司各種會議的召開應堅持小會服從大會、部門服從公司的

原則。

（七）對需要在公司會議室召開的會議，行政人事部應在會議召開

之前布置好會場。

（八）重大會議、學習培訓會應存留影響資料，由行政助理負責。

三、會議紀律

（-）開會前5分鐘參會人員必須到達會場并在《會議簽到簿》（附

件15）上簽到，同時將手機調到振動或關機狀態；凡遲到一次罰款10

元，由行政秘書做好記錄，在當月工資計發時扣除。

（二）參會人員應在會前做好參會準備（需要在會議上發言的應

提前做好發言準備），會中做好記錄。

（三）會議召開期間，嚴禁在會場內吸煙、隨意走動、大聲喧嘩,

未經允許不得進行私自討論。

（四）會中發言人講話時其他參會人員不得隨意打斷，不得將與

會議內容無關的話題在會議上進行討論°

（五）參會人員因為特殊原因不能按時出席會議的，須在會前向

行政人事部請假并說明原因（部門會議需向部門主管請假），得到許可

后方能不參加會議，否則一律按考勤曠工處理。

（六）會議中途參會人員如有急事需離開，要向會議主持人提出

請假，得到同意后方可離開。未經許可提前離開者，按考勤早退處理。

（七）周、月例會主管及主管助理請假的問題。

四、會議的落實

（-）公司周、月例會，一般專題會議等由行政秘書負責整理會

議紀要，于會議結束次日下發各參會部門，并做好簽收登記。其他會

議根據實際需要指定專人負責整理紀要。

（二）會議內容及會議形成的計劃、方案、決議等，需要進行傳

達的，參會人員應及時傳達至部門相關工作人員，嚴格按會議精神推

進工作，行政人事部對落實情況進行督查。會議形成的計劃、方案、

決議，需要時由行政人事部以正式文件的形式下發執行。

五、會議室及會議設備的管理

（一）公司會議室由行政秘書負責管理，會后對會議室進行整理、

清掃，關閉空調、照明設備等電源。

（二）會議室的衛生由行政人事部后勤保潔員進行維護，在每次

會議召開前、后均要進行打掃，并做好日常保潔工作。

（三）會議設備的使用與管理。

1、公司會議設備由行政秘書統一管理，其他任何部門或人員未經

行政人事部經理同意，不得私自使用會議設備。

2、相關部門和人員在會議室召開會議時，若需使用投影儀等設備,

應由行政秘書統一安裝、調試后供會議使用。開會部門應愛護室內各

項設備，不得隨意挪動會議室的設施設備；如需調整位置，應在行政

秘書的指導下進行，否則造成的后果由使用者承擔。

3、行政秘書發現會議設備因使用者操作不當即人為造成損壞的，

應及時向行政人事部經理報告，分析原因，明確責任，并要求使用者

進行賠償。

（四）會議設備的保管與維護

1、行政秘書負責會議設備的保管，當行政秘書離職、調崗時，行

政人事部經理應及時指派其他員工接手其會議設備的保管工作。

2、行政秘書應定期開展檢測工作，一般每月檢查一次，發現問題

及時處理并做好記錄，以確保會議設備正常運行。

3、行政秘書發現會議設備出現問題時應及時上報，嚴禁未經批準

私自修理、拆卸。

4、會議設備因老化、損耗及其他原因需要報廢時，由行政秘書提

出申請，經專業人員檢測后，報行政人事部經理、副總經理、總經理

審批，審批通過后方能辦理報廢手續。

第五章辦公物資管理辦法

為加強公司辦公物資的管理，達到節約成本、提高效率、規范流

程、明確責任的目的，倡導健康優質、綠色環保、勤儉節約的現代辦

公方式，特制定本辦法。

本辦法適應于公司全體員工。

一、辦公物資管理職責

（-）行政人事部負責對辦公物資的庫存、結算、采購計劃、采購

報審、購買及登記、領用、調配、轉賣、折舊與報廢進行管理。

（-）公司總經理負責對辦公設施采購置和報廢的審批。

（三）公司財務部積極配合行政人事部做好辦公用品的月計劃、管

理及領用、維護工作。

二、辦公物資的分類

（-）辦公物資按種類可分為辦公設施、辦公設備、低值易耗品、

管制用品、勞保用品；

（-）設備電腦、傳真機、打印機、電話機、復印機、考勤機、裝

訂機、投影機、數碼照像機等；

（三）辦公設施為白板、文件柜、飲水機、消毒柜、燃氣灶、抽水

煙機、滅火器、垃圾筒、指示牌等；

（四）低值易耗品為電腦清潔用品、鉛筆、白板筆、膠水、膠帶、

釘書針、簽字筆、圓珠筆、簽字筆芯、修正液、熒光筆、筆記本、復

寫紙、便利貼、標簽、橡皮擦、檔案袋、印泥、打印紙、傳真紙等；

（五）管制用品為剪刀、筆筒、直尺、美工刀、訂書機、打孔機、

名片冊、計算器等；

（六）勞保用品：日化清潔用品、食品/飲品、生活用紙、紙杯、

燈泡燈管、證書獎狀、電源插座、電池等。

三、辦公物資的申購、登記與領用

（一）行政秘書對每月的辦公用品的庫存、結算和按季采購計劃進

行統計，行政人事部經理根據辦公物資需求進行統計核查，并書面報

送采購計劃。經財務部、副總經理、總經理審批。審批通過后，交行

政秘書會同財務擇優采購；各部門若需采購臨時急需的辦公物資，應

填寫《申購單》并注明急需采購的原因，經行政人事部經理審批報副

總經理、總經理同意后實施采購。

（二）所申購的物資到位后，由行政秘書和財務部根據送貨單和采

購單進行驗收。驗收無誤后將送貨單和發票交財務部進行付款。對沒

通過驗收的辦公物資，采取退回或調換的處理方式。

（三）行政秘書及時將到位的辦公物資進行入庫登記，更新《辦公

物資入庫登記臺賬》（附件17）。財務部及時完善辦公物資明細賬。

（四）行政秘書應針對驗收合格的辦公設備、設施及時填寫《設備、

設施卡片》（附件18）,同時制作《身份編號標簽》（附件19）粘貼于

辦公設備、設施上。

（五）辦公物資的編號原則：取其漢語拼音的前兩個聲母+排序號

（三位數）。例如：第23臺電腦——DN023；第4臺打印機——DY004。

（六）公司各員工、各部門需要領用辦公物資時，應先填寫《領用

單》（附件20）,經部門主管確認簽字后交行政秘書，行政秘書核實后

分發辦公物資給領料人，并在《辦公物資個人領用登記表》（附件21）

上進行登記，登記完成后，將《領用單》交財務部進行財務入賬。

（七）辦公用品領用原則

1、消耗品的領用遵循適度的原則，按工作的情況來決定，不可領

用與本工作無關的用品。簽字筆、圓珠筆、筆記本每季度領用一支/本,

筆芯每月領用一支，便利貼為每2個月領用一本，其他辦公用品如標

簽、曲別針、文件袋等視具體情況而定；

2、打印紙的使用以節約為原則，除正式文件、合同、對外資料，

其他打印文件盡量雙面使用；

3、辦公用品嚴禁帶回家私用；

4、新進人員到職時有管理部門通知，向行政人事部領用辦公物品;

人員離職時，必須向行政人事部辦理辦公物品歸還手續，未經行政人

事部認可的，不得為其辦理離職手續；

5、行政部有權控制每位員工的辦公物品領用總支出。

四、設施、設備的使用及注意事項

（一）設施、設備在第一次啟用時，就要粘貼《身份編號標簽》，

落實使用人、責任人、檢查人。

（二）公共區域的辦公物資由行政秘書負責保管、維護，行政秘書

為日常管理員，各個部門的辦公物資誰使用、誰負責、誰保管。

（三）公司內空調的啟用必須是室內溫度達到30C,此數據由行政

秘書負責每天公布在員工工作去向牌上。

（四）公司員工在每天下班的時候，應關閉自己所負責的辦公設施

設備，切斷其電源，保證安全。

（五）設施設備的使用者應嚴格按其操作規程來使用。日常維修、

保養（如清洗、使用監管）堅持“誰使用誰負責”的原則，以“預防

為主”，加強設備運行中的維護保養、檢查監測，確保設備正常運轉，

提高效率，降低維修成本。

（六）發生損壞時，使用者或保管人應在第一時間將情況向行政人

事部經理匯報，屬于非人為損壞的、在保修范圍內的由行政秘書聯系

相關維修單位進行修復或按合同約定處理，維修費用計入使用部門當

期的費用成本進行核算。若屬于操作者操作不當造成的人為損壞，由

損壞者負責進行維修，維修費用自行承擔。

（七）特殊情況下，如公司放假、下班期間發生偷盜、火災等事件

造成公司設施設備損壞的，由事件直接責任人承擔相應賠償責任，若

不能發現直接責任人，由公司值班人員承擔一定的賠償責任。若發生

公司內部員工故意偷盜、縱火等行為，予以開除并追究法律責任。

五、辦公物資的調配、轉賣、折舊與報廢

（一）資移交行政人事部驗收，行政人事部檢查確認無誤后，方可

辦理離職手續，移交時發現存在惡意損壞的情況，行政人事部應提出

處理意見并確定賠償責任。

（二）如因工作需要進行內部調配，由申請調配部門主管填寫《辦

公物資內部調配申請單》（附件22）,取得調出部門主管的同意，經行

政人事部審批后方可調配；行政秘書將《辦公物資內部調配申請單》

妥善保管存底，及時更改相關信息。

（三）因公司不使用或其他原因經總經理同意轉賣、租賃、借出的

物資，物資所屬部門應填具《辦公物資清理單》（附件23）一式兩聯，

第一聯交行政人事部，第二聯送財務部。

（四）公司辦公設施設備采用直線法計提折舊，殘值率為5%,電腦、

復印機、打印機、空調等最低折舊年限為3年，辦公桌椅等最低折舊

年限為5年，車輛的最低折舊年限為8年。

（五）各部門的辦公用品（主要是指購買成本在10元以上的辦公

用品，如訂書機、插線板等）出現損壞不能使用的情況時，需填寫《報

廢申請單》（附件24）,通過所在部門主管、行政人事部經理審批后，

才能進行報廢。

（六）辦公設施設備報廢時需將《報廢申請單》報行政人事部經理、

副總經理、總經理審批，審批通過后準予報廢，《報廢申請單》交行政

秘書處存檔。行政秘書將報廢的辦公物資妥善保管，待日后統一進行

處理。

六、辦公物資的日常管理

（一）行政人事部、財務部負責公司辦公物資的日常管理。行政人

事部主要負責辦公物資的采購、分發、庫存管理、報廢處理、合理使

用等監督事宜。財務部負責辦公物資相關的財務處理，如：明細賬、臺

賬、費用核算等。

（二）使用人的職責是：

1、保證所保管物資的安全、完整、正常運行，不得擅自拆卸、更

換配置；

2、在發生損毀、遺失或報廢等情況時，應及時通知行政人事部，

并協助查明原因；

3、配合管理部門對辦公物資的清查、盤點工作。

（三）公司各員工使用辦公物資時應本著愛惜、節約的原則，不鋪

張浪費，嚴禁將辦公物資帶出公司挪為私用。

（四）辦公設施設備的盤點通常情況下采取定期盤點的方式，行政

人事部應至少每半年對所管轄的辦公設施設備盤點一次;每年的12月,

財務部、行政人事部應聯合對公司所有的辦公設施設備進行一次全面

清查盤點。根據工作或特殊情況的需要可以對其進行不定期盤點。辦

公用品的盤點由行政秘書負責，每季度進行一次。

（五）盤點后，行政人事部與財務部共同根據盤點表與明細賬、卡

片逐項核對，對盤盈、盤虧、損毀、閑置的查明原因后撰寫清查盤點

情況報告，提出處置意見，報副總經理、總經理審查。財務部根據審

批后的盤盈、盤虧表按照財務辦法的規定進行賬務處理。

第六章辦公環境及行為管理辦法

為了徹底做好辦公室和公共區域的環境衛生，營造一個井然有序

的辦公環境和氛圍，真正體現企業文化特點，特制定本辦法。

本辦法適用于公司全體員工。

一、辦公管理的分類

辦公管理分為環境管理和行為管理兩大類。環境管理包括辦公整

理、整頓、清掃、清潔的管理；行為管理包括素養、安全、節約、學

習、服務、堅持的管理

二、辦公區域環境管理

（-）環境管理方式采用由行政人事部統一管理，各部門員工按

照整理、整頓、清掃、清潔的管理要求來實施、執行。

（二）辦公區域分為公共辦公區域和個人辦公區域。公共辦公區

域包括公共過道、會議室、男女衛生間、陽臺、生活區及公司大門口;

個人辦公區域包括辦公桌及個人辦公設施設備擺放臺。

（三）公共辦公區域及總經理、副總經理辦公室為保潔員責任區

域：個人辦公區域為每位員工責任區域。

（四）每天上班前，保潔員應把公共辦公區域打掃干凈，保持工

作場所良好的衛生狀況；工作中，保潔員應堅持流動服務，每兩小時

巡查辦公環境衛生狀況，發現問題及時解決；下班后，每位員工應將

自己的個人辦公區域整理干凈、物品擺放整齊，再由保潔員對公共辦

公區域進行清理。

（五）保潔員責任區域清潔標準，嚴格安排整理、整頓、清掃、

清潔的4s標準執行：即地面、墻壁要求干凈無雜物、無水漬，垃圾筒

內垃圾及時傾倒；門框、玻璃：要求門框邊沿無浮塵，玻璃要潔凈明

亮無污漬；掃帚、抹布、毛巾、清潔用品、紙箱、廢紙等物品要在合

理位置處擺放，不可放在明顯的位置或隨意、隨處亂放；花盆或觀賞

植物要及時澆水并清理黃葉、落葉、枯枝，營造良好的綠色工作環境;

辦公區域公共設施設備的保潔工作；堅持開窗通風，經常保持空氣新

鮮；衛生間所需物品隨時補充（如：香皂、檀香等），確保地面無積水,

清潔刷上無積物；生活區域（參見《食堂就餐管理辦法》）。

（六）員工責任區域的清潔標準，嚴格安排整理、整頓、清掃、

清潔的4s標準執行：即辦公桌、計算機桌面、打印機桌面等整潔，物

品擺放有序，不可擺放私人物品（如：提包，私人相框照片、玩具等

與工作無關的物品），做到清潔美觀；紙屑果皮和廢棄物品等垃圾要丟

入垃圾筒內；辦公室桌椅要擺放整齊，文件擺放整潔有序，重要文件

做到及時保存，不能隨意放置在桌面上，避免造成機密的泄露；資料

柜內及儲物架上書籍、資料、物品的擺放必須整齊有序，盡量按需分

類裝入資料盒內；室內辦公桌隔板或臨近的墻面上不能張貼、懸掛各

種宣傳畫、涉及工作的相關提示和重要信息等，不得凌亂過多張貼便

利貼，應及時分類記錄在工作筆記本或辦公電腦中。

（七）行政人事部確保全力督促各部門辦公設施設備擺放規范，

無灰塵、污跡，無損壞。行政人事部負責檢查室內各種線路走向簡潔、

整齊、安全，并用護釘固定，不可亂搭臨時線路。

三、辦公區域行為管理

行為管理分為思想行為、儀容行為、外交行為、安全行為等。

(-)思想行為的要求

1、嚴格遵守公司的作息時間及考勤管理辦法；認真執行考勤管理

辦法，未經批準，不得中止工作或脫離工作崗位；

2、要做到有計劃、有步驟、迅速踏實地進行，遇有工作部署應立

即行動，不得借故推諉、拖延、積壓；不扯閑話；

3、不隨便離開自己的崗位。如因工作原因需要暫時離開自己的座

位時，要整理好自己的桌面，椅子與辦公桌位置留出一身位，以示主

人未遠離。如需長時間離開崗位時,可能會有電話或客人,事先應拜托

給上司或同事，椅子全部推入，并在員工工作去向牌上作好記錄，以

示主人外出；

4、應做到精神飽滿，注意力集中，無疲勞狀、憂郁狀和不滿狀；

5、在工作中，不得有吃、拿、卡、要、報等行為，確辦廉潔奉公。

(二)工作行為的要求

1、下班時文件、文具、用紙等要整理，要收拾桌子，椅子歸位；

2、下班前考慮好第二天的任務，并記錄在項目日記上，養成良好

的工作習慣；

3、最后一位離開部門的員工關好各自部門門窗，檢查部門電源是

否關閉；

4、不得做與本職工作無關的事項，如：上網聊天、聽音樂、吃零

食、當眾化妝、扎堆聊天、讀與工作無關的書籍、打私人電話等；

5、外部來訪客人應安排在相關接待區域，未經允許一律不得進入

辦公區域，同時不允許在上班時間內會見私客；

6、不得睡覺、大聲喧嘩、爭吵、擾亂辦公區域的正常秩序；

7、需要加班時，事先要通知行政人事部。

（三）儀容行為的要求

1、上班時統一穿著公司發放的工作裝，保持整潔、得體的形象，

確保自然、協調、美觀，禁止穿背心、吊帶裝及短褲、超短裙等不適

應辦公工作的服裝進入公司辦公區域及合作單位辦公區域；

2、服裝要整潔、完好、無污漬，紐扣齊全，不漏扣、錯扣；

3、每位員工胸前應佩戴公司統一編號的員工胸卡；

4、鞋、襪保持干凈、衛生，鞋面潔凈，在工作場所不打赤腳、不穿

拖鞋；

5、頭發梳理整齊，不染夸張色彩的頭發，不戴夸張的飾品；

6、男職工修飾得當，頭發長不覆額、側不掩耳、后不觸領,嘴上不

留胡須；

7、女職工淡妝上崗，修飾文雅，且與年齡、身份相符；

8、上班時間坐姿端正，上身自然挺直，兩肩平衡放松，后背與椅

背保持一定間隙，不翹二郎腿，不抖動腿，不用手托腮，樹立良好的

公司形象和個人形象；

9、避免在他人面前打哈欠、伸懶腰、打噴嚏、摳鼻孔、挖耳朵等。

實在難以控制時,應側面回避；

10、站姿端正。抬頭、挺胸、收腹、雙手下垂置于大腿外側或雙

手交疊自然下垂；雙腳并攏，腳跟相靠，腳尖微開。不能在他人面前

雙手抱胸,盡量減少不必要的手勢動作。

（四）語言行為的要求

1、與人交談，態度親切、誠懇、謙虛，語音清晰、語速適中、語

調平和、言簡意賅，提倡講普通話。

2、與人交談，要專心致志，面帶微笑，不能心不在焉，反應冷漠。

3、不要隨意打斷別人的講話，認真傾聽，適時與對方交談，確認

和領會對方談話內容及目的。

4、工作中使用文明用語，嚴禁說臟話、忌語。

5、如遇來電，應在電話鈴響后三聲之內接聽，主動報上公司名稱,

并使用“您好”、“請”等文明用語;通話結束后，待對方放下電話方可

掛斷電話。

（五）社交行為要求

1、接待來訪客人熱情周到，做到來有迎聲，去有送聲，有問必答,

百問不厭。

2、來訪客人要辦理的事情無論是否對口，不能說“不知道”、“不

清楚”。要認真傾聽，熱心引導，快速銜接，并為來訪者提供準確的聯

系人、聯系電話和地址。

3、訪問他人要事先預約，依照預約時間提前5分鐘到達見面地點,

如果因故不能按時到達，應提前用電話與對方聯絡，并致歉；在進行

自我介紹時，應說明公司名稱、工作崗位和自己的姓名。

4、進入他人辦公室前應敲門，得到允許后進入。

5、使用他人辦公室的電話應征得同意方可使用，使用時，應簡潔

明了。

6、遞送名片時，應雙手遞送并將名片順向方面對客人;接名片時,

也應雙手迎接，接過名片后確認對方姓名，并妥善保存。

（六）安全行為要求

1、行政人事部行政秘書負責每月定期對消防器材及應急燈進行維

護保養并檢查是否有效可靠。

2、下班時，員工應檢查所有電器設備的電源是否斷開，確保安全。

3、嚴禁攜帶危險品進入公司，以免給公司或他人造成危險傷害。

4、不得約帶閑雜人等進入公司，如遇突發矛盾糾紛，有外來人員

在辦公區域鬧事，公司應立即啟動以副總經理為主的安全小組，對其

進行勸導阻