?貸款公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強貸款公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，提高檔案利用效率，為公司各項業務活動提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在業務活動中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案實行集中統一管理，由綜合管理部門負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司業務活動的真實情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則：全面收集公司各項業務活動中形成的各類檔案資料，保證檔案的完整性。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。5.方便利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司各部門及員工查閱和利用檔案。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執行國家有關檔案管理的法律法規和公司檔案管理制度，制定和完善公司檔案管理工作細則。2.負責公司各類檔案的集中統一管理，組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統計和利用等工作。3.指導和監督公司各部門的檔案管理工作，對各部門檔案管理情況進行定期檢查和考核。4.負責檔案管理設施設備的配置、維護和管理，確保檔案保管條件符合要求。5.組織開展檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。6.負責檔案管理人員的培訓和業務指導，提高檔案管理人員的業務素質和工作能力。（二）各部門職責1.負責本部門業務活動中形成檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交綜合管理部門歸檔。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理工作的日常協調和督促，確保檔案資料及時、準確地收集和整理。3.配合綜合管理部門做好檔案的鑒定、統計、利用等工作，按照要求提供相關檔案資料。4.遵守公司檔案管理制度，嚴格執行檔案管理操作規程，確保本部門檔案資料的安全和完整。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和掌握檔案管理的法律法規和業務知識，不斷提高自身業務素質。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架、保管等，確保檔案管理工作規范、有序。3.建立健全檔案檢索工具，編制檔案目錄、索引等，方便檔案的查閱和利用。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時報告并采取措施處理，確保檔案的安全和完整。5.按照規定做好檔案的鑒定、銷毀工作，對已失去保存價值的檔案提出鑒定意見，報經批準后進行銷毀。6.積極為公司各部門及員工提供檔案查閱服務，根據需要及時、準確地提供檔案資料，并做好查閱登記工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.貸款業務檔案：包括貸款申請資料、客戶信用評估報告、貸款合同、擔保合同、抵押物清單、放款憑證、還款記錄等。2.風險管理檔案：包括風險評估報告、風險監控記錄、不良貸款處置檔案等。3.財務管理檔案：包括財務報表、會計憑證、賬簿、審計報告、稅務資料等。4.人力資源管理檔案：包括員工招聘資料、勞動合同、培訓記錄、績效考核檔案、薪酬福利資料等。5.行政管理檔案：包括公司文件、會議記錄、工作計劃與總結、規章制度、證照印章管理檔案等。6.業務拓展檔案：包括市場調研報告、客戶開發資料、業務合作協議等。7.其他檔案：公司在業務活動中形成的其他有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署齊全，符合檔案管理要求。3.對于電子文件，應確保其格式規范、內容完整，并進行備份存儲，同時注明文件的形成時間、來源和保管期限等信息。4.收集的檔案資料應按照規定的時間和要求及時移交綜合管理部門，不得擅自留存或拖延移交。（三）整理方法1.綜合管理部門對接收的檔案資料進行分類整理，按照檔案的形成來源、時間順序、內容性質等因素，將檔案劃分為不同的類別。2.對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于檔案的識別和管理。3.按照檔案整理的規范要求，對檔案資料進行裝訂、編頁、編目等處理，確保檔案整齊、美觀、便于查閱。4.建立檔案目錄數據庫，將檔案的編號、名稱、日期、保管期限等信息錄入數據庫，實現檔案信息的電子化管理，方便檔案的檢索和查詢。四、檔案的保管（一）保管期限1.貸款業務檔案的保管期限根據貸款的性質、金額、風險程度等因素確定，一般分為短期（15年）、中期（510年）和長期（10年以上）。2.風險管理檔案、財務管理檔案、人力資源管理檔案、行政管理檔案等其他檔案的保管期限按照國家有關規定和公司實際情況確定，一般為510年。3.對于涉及重要業務決策、重大經濟事項、法律糾紛等具有長期保存價值的檔案，應永久保管。（二）保管方式1.檔案應存放在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施，確保檔案的安全保管。2.檔案應分類存放，按照檔案的類別、年度、保管期限等順序排列上架，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應采用磁帶、光盤、硬盤等存儲介質進行備份存儲，并建立異地災備系統，確保電子檔案的安全性和可靠性。同時，應對電子檔案進行定期維護和檢查，防止數據丟失或損壞。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，核對檔案的數量、完整性和保管狀況，發現問題及時報告并處理。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的可讀性和完整性。3.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，保持庫房環境整潔，防止檔案受到損壞。4.加強對檔案庫房的安全管理，設置門禁系統，限制無關人員進入庫房。檔案管理人員離開庫房時應關閉門窗、電源等設備，確保庫房安全。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.綜合管理部門定期組織對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負責人、檔案管理人員及相關業務部門人員組成。2.鑒定小組根據檔案的保管期限、重要性、利用價值等因素，對檔案進行全面審查，確定檔案的存毀意見。3.對于仍有保存價值的檔案，應重新劃定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應填寫《檔案銷毀審批表》，報經公司領導批準后進行銷毀。（二）銷毀程序1.經批準銷毀的檔案，由檔案管理人員造具《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清冊》經檔案鑒定小組審核簽字后，報公司領導審批。3.檔案銷毀應在指定地點進行，由檔案管理人員和相關業務部門人員共同監督銷毀過程，確保檔案徹底銷毀，防止檔案信息泄露。4.銷毀完畢后，監督人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將《檔案銷毀清冊》歸檔保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密制度，確保檔案利用過程中的信息安全。2.遵循方便利用、服務公司業務的原則，根據公司各部門及員工的實際需求，及時、準確地提供檔案資料。3.對涉及公司商業秘密、客戶隱私等敏感信息的檔案，應嚴格限制查閱范圍，履行審批手續，防止信息泄露。（二）利用方式1.查閱利用：公司各部門及員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息，經部門負責人簽字同意后，到綜合管理部門辦理查閱手續。檔案管理人員根據申請內容，提供相應的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉借他人。2.借閱利用：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經部門負責人、綜合管理部門負責人及公司領導簽字批準后，方可辦理借閱手續。借閱期限一般不超過[x]個工作日，如需延期，應提前辦理續借手續。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、污損、丟失檔案，按時歸還檔案。3.復制利用：根據工作需要，經批準后可以對檔案進行復制。復制檔案應注明復制日期、復制人、用途等信息，并加蓋綜合管理部門印章。復制檔案的份數應根據實際需求確定，不得超出合理范圍。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、檔案名稱、利用目的、歸還時間等信息。2.檔案利用登記記錄應妥善保存，定期進行整理和歸檔，以便于查詢和統計分析。3.通過檔案利用登記，及時掌握檔案的利用動態，發現問題及時采取措施處理，確保檔案利用工作的規范、有序進行。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.逐步實現檔案信息資源的共享，為公司各部門及員工提供便捷的檔案信息服務，支持公司業務決策和管理創新。3.確保檔案信息化系統的安全穩定運行，保障檔案信息的安全和保密。（二）信息化系統建設1.選擇適合公司檔案管理需求的信息化管理軟件，具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱管理、統計分析等功能。2.對檔案信息化管理系統進行合理規劃和設計，建立科學的檔案數據庫結構，確保檔案數據的準確、完整和規范。3.按照檔案管理的流程和規范，將紙質檔案進行數字化處理，錄入檔案信息化管理系統，建立電子檔案庫。數字化處理應保證檔案圖像清晰、完整，數據準確無誤。（三）信息化系統管理1.制定檔案信息化系統操作手冊和管理制度，明確系統操作人員的職責和權限，規范系統操作流程。2.加強對檔案信息化系統的日常維護和管理，定期對系統進行備份，確保系統數據的安全。及時處理系統運行中出現的問題，保證系統的正常運行。3.對檔案信息化系統的用戶進行培訓，使其熟悉系統的功能和操作方法，提高用戶的使用效率和水平。4.建立檔案信息化系統安全防護機制，采取身份認證、訪問控制、數據加密等技術手段，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。八、檔案管理監督與考核（一）監督檢查1.綜合管理部門定期對公司各部門的檔案管理工作進行監督檢查，檢查內容包括檔案的收集、整理、保管、利用等情況。2.監督檢查可以采取定期檢查和不定期抽查相結合的方式，對發現的問題及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。3.對檔案管理工作中存在的違規行為，按照公司相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的追究相關人員的責任。（二）考核評價1.建立檔案管理工作考核評價制度，對各部門的檔案管理工作進行量化考核，考核結果納入公