?訂金管理進(jìn)銷管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司訂金管理，規(guī)范進(jìn)銷業(yè)務(wù)流程，確保公司資金安全，提高運(yùn)營(yíng)效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及訂金收取與進(jìn)銷業(yè)務(wù)的部門和人員。（三）原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定，確保訂金管理和進(jìn)銷業(yè)務(wù)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則：訂金收取、記錄及進(jìn)銷業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，保證財(cái)務(wù)信息真實(shí)可靠。3.安全性原則：加強(qiáng)訂金及進(jìn)銷業(yè)務(wù)過程中的安全管理，防止資金損失和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。4.效率性原則：優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，提高訂金管理和進(jìn)銷業(yè)務(wù)的工作效率，降低運(yùn)營(yíng)成本。二、訂金管理（一）訂金定義訂金是指在公司與客戶簽訂合同或達(dá)成交易意向時(shí)，客戶預(yù)先支付的一定金額款項(xiàng)，作為其履行合同或交易的擔(dān)保。（二）訂金收取1.業(yè)務(wù)人員在與客戶洽談業(yè)務(wù)時(shí)，如涉及收取訂金，應(yīng)向客戶明確說明訂金的性質(zhì)、金額、支付方式及退還條件等相關(guān)事項(xiàng)，并在合同或協(xié)議中明確約定。2.客戶支付訂金時(shí)，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)通知財(cái)務(wù)部門，并提供相關(guān)業(yè)務(wù)信息，如客戶名稱、訂單編號(hào)、訂金金額等。3.財(cái)務(wù)部門在收到訂金款項(xiàng)后，應(yīng)及時(shí)開具收款憑證，并進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)處理。收款憑證應(yīng)注明訂金的來源、金額、支付日期等信息。（三）訂金退還1.如客戶按照合同約定履行義務(wù)，公司應(yīng)在合同履行完畢后[x]個(gè)工作日內(nèi)，將訂金無息退還給客戶。2.如因公司原因?qū)е潞贤瑹o法履行，公司應(yīng)雙倍返還客戶訂金。財(cái)務(wù)部門在辦理訂金退還手續(xù)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)證明文件，確保退還金額準(zhǔn)確無誤。3.如因客戶原因?qū)е潞贤瑹o法履行，公司有權(quán)根據(jù)合同約定扣除相應(yīng)訂金作為違約金，剩余訂金應(yīng)在扣除違約金后的[x]個(gè)工作日內(nèi)退還給客戶。扣除違約金的情況應(yīng)書面通知客戶，并說明扣除原因及依據(jù)。（四）訂金監(jiān)督與審計(jì)1.公司定期對(duì)訂金管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保訂金收取、退還等操作符合本制度規(guī)定。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)訂金管理進(jìn)行審計(jì)，審查訂金收取、退還的合規(guī)性，以及賬務(wù)處理的準(zhǔn)確性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。三、進(jìn)銷業(yè)務(wù)流程（一）采購業(yè)務(wù)流程1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請(qǐng)單，詳細(xì)注明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求日期等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人對(duì)采購申請(qǐng)單進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性后，簽字批準(zhǔn)并提交給采購部門。3.采購部門收到采購申請(qǐng)單后，首先在公司供應(yīng)商管理系統(tǒng)中查詢合格供應(yīng)商名單，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。4.采購人員向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，注明采購物資或服務(wù)的詳細(xì)要求，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)。5.供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，采購人員對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較分析，綜合考慮價(jià)格、質(zhì)量、交貨期等因素，選擇最優(yōu)供應(yīng)商，并與其協(xié)商確定采購合同條款。6.采購人員起草采購合同，合同內(nèi)容應(yīng)包括雙方當(dāng)事人的名稱、地址、聯(lián)系方式，采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章生效。7.采購合同簽訂后，采購人員將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門備案，并跟蹤合同執(zhí)行情況。8.供應(yīng)商按照合同約定的交貨期將貨物送達(dá)公司指定地點(diǎn)，采購人員與倉庫管理人員共同對(duì)貨物進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括貨物的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等是否符合合同要求。如驗(yàn)收合格，倉庫管理人員開具入庫單，并將貨物入庫；如驗(yàn)收不合格，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，如退貨、換貨或補(bǔ)貨等。9.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和入庫單等相關(guān)憑證，在約定的付款期限內(nèi)辦理付款手續(xù)。付款時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格審核相關(guān)單據(jù)，確保付款金額準(zhǔn)確無誤，并按照公司資金管理制度進(jìn)行支付操作。（二）銷售業(yè)務(wù)流程1.業(yè)務(wù)人員與客戶洽談銷售業(yè)務(wù)，了解客戶需求后，向客戶提供產(chǎn)品或服務(wù)的詳細(xì)信息，并根據(jù)客戶要求起草銷售合同或協(xié)議。2.銷售合同或協(xié)議經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由雙方授權(quán)代表簽字蓋章生效。業(yè)務(wù)人員將合同副本提交給財(cái)務(wù)部門備案，并及時(shí)跟進(jìn)客戶訂金支付情況。3.生產(chǎn)部門根據(jù)銷售合同安排生產(chǎn)計(jì)劃，組織生產(chǎn)。生產(chǎn)過程中，應(yīng)嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和工藝流程進(jìn)行操作，確保產(chǎn)品質(zhì)量合格。4.產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，質(zhì)量檢驗(yàn)部門對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格的產(chǎn)品辦理入庫手續(xù)，倉庫管理人員開具入庫單。5.業(yè)務(wù)人員根據(jù)銷售合同約定的交貨期，安排發(fā)貨。發(fā)貨前，應(yīng)通知倉庫管理人員準(zhǔn)備貨物，并確保貨物包裝完好、數(shù)量準(zhǔn)確。6.倉庫管理人員根據(jù)業(yè)務(wù)人員的發(fā)貨通知，辦理貨物出庫手續(xù)，開具出庫單。物流部門負(fù)責(zé)將貨物按時(shí)送達(dá)客戶指定地點(diǎn)，并取得客戶簽收單。7.財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售合同、出庫單、客戶簽收單等相關(guān)憑證，確認(rèn)銷售收入實(shí)現(xiàn)，并按照合同約定的收款方式及時(shí)催收貨款。如客戶支付的是訂金，應(yīng)在合同履行完畢后，按照訂金管理規(guī)定進(jìn)行結(jié)算處理。四、庫存管理（一）庫存分類1.原材料庫存：指用于生產(chǎn)產(chǎn)品的各種基本原料。2.半成品庫存：指生產(chǎn)過程中已完成部分加工工序，但尚未成為最終產(chǎn)品的中間產(chǎn)品。3.成品庫存：指已完成全部生產(chǎn)工序，檢驗(yàn)合格，可以直接銷售的產(chǎn)品。（二）庫存管理職責(zé)1.倉庫管理人員負(fù)責(zé)庫存物資的日常管理，包括物資的入庫、存儲(chǔ)、保管、盤點(diǎn)等工作。確保庫存物資的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好、存儲(chǔ)安全。2.采購部門負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)和銷售需求，合理安排物資采購計(jì)劃，控制庫存水平，避免積壓或缺貨情況的發(fā)生。3.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)根據(jù)生產(chǎn)進(jìn)度，合理領(lǐng)用庫存物資，提高物資利用率，減少浪費(fèi)。4.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)庫存物資進(jìn)行核算和監(jiān)督，定期與倉庫管理人員核對(duì)賬目，確保賬實(shí)相符。（三）庫存入庫1.采購物資到貨后，倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)采購合同、送貨單等相關(guān)憑證，對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，開具入庫單。入庫單應(yīng)詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱等信息。2.生產(chǎn)部門自制的半成品或成品入庫時(shí)，應(yīng)填寫入庫單，并經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)部門檢驗(yàn)合格簽字確認(rèn)后，倉庫管理人員方可辦理入庫手續(xù)。（四）庫存存儲(chǔ)1.倉庫管理人員應(yīng)按照物資的類別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行分類存放，設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于物資的查找和管理。2.對(duì)有特殊存儲(chǔ)要求的物資，如易燃易爆物品、易腐蝕物品等，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行單獨(dú)存儲(chǔ)，并采取相應(yīng)的安全防護(hù)措施。3.定期對(duì)庫存物資進(jìn)行檢查，查看物資是否存在損壞、變質(zhì)等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。（五）庫存出庫1.生產(chǎn)部門或其他部門因業(yè)務(wù)需要領(lǐng)用庫存物資時(shí)，應(yīng)填寫領(lǐng)料單，注明物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到倉庫辦理領(lǐng)料手續(xù)。2.倉庫管理人員根據(jù)領(lǐng)料單發(fā)放物資，并在領(lǐng)料單上簽字確認(rèn)。發(fā)放物資時(shí)，應(yīng)遵循先進(jìn)先出的原則，確保庫存物資的合理周轉(zhuǎn)。3.對(duì)于銷售發(fā)貨的物資，倉庫管理人員應(yīng)依據(jù)業(yè)務(wù)人員的發(fā)貨通知辦理出庫手續(xù)，開具出庫單。出庫單應(yīng)注明發(fā)貨日期、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。（六）庫存盤點(diǎn)1.公司定期組織庫存盤點(diǎn)工作，盤點(diǎn)周期為[x]個(gè)月/季度/年度。盤點(diǎn)范圍包括所有庫存物資，包括原材料、半成品、成品等。2.盤點(diǎn)前，倉庫管理人員應(yīng)將庫存物資進(jìn)行清理、整理，確保賬物相符。同時(shí)，準(zhǔn)備好盤點(diǎn)所需的工具和表格。3.盤點(diǎn)過程中，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物資的實(shí)際數(shù)量與賬目記錄是否一致，并詳細(xì)記錄盤點(diǎn)結(jié)果。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符，應(yīng)及時(shí)查明原因，并填寫盤盈盤虧報(bào)告表。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)結(jié)果編制庫存盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)說明盤盈盤虧的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、原因等情況。盤點(diǎn)報(bào)告經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司管理層審批。5.根據(jù)管理層審批意見，財(cái)務(wù)部門對(duì)盤盈盤虧的物資進(jìn)行賬務(wù)處理。對(duì)于盤盈的物資，增加相應(yīng)的庫存資產(chǎn)；對(duì)于盤虧的物資，如屬于正常損耗，計(jì)入當(dāng)期成本費(fèi)用；如屬于責(zé)任人原因造成的損失，由責(zé)任人賠償。五、財(cái)務(wù)處理（一）訂金賬務(wù)處理1.收到客戶訂金時(shí)，財(cái)務(wù)部門借記"銀行存款"科目，貸記"預(yù)收賬款訂金"科目。2.如因公司原因退還訂金時(shí)，借記"預(yù)收賬款訂金"科目，貸記"銀行存款"科目。3.如因客戶原因扣除訂金作為違約金時(shí)，借記"預(yù)收賬款訂金"科目，貸記"營(yíng)業(yè)外收入違約金收入"科目；剩余訂金退還時(shí)，借記"預(yù)收賬款訂金"科目，貸記"銀行存款"科目。（二）進(jìn)銷業(yè)務(wù)賬務(wù)處理1.采購業(yè)務(wù)：采購物資驗(yàn)收入庫時(shí)，根據(jù)入庫單和發(fā)票等憑證，借記"原材料/庫存商品"等科目，借記"應(yīng)交稅費(fèi)應(yīng)交增值稅（進(jìn)項(xiàng)稅額）"科目，貸記"應(yīng)付賬款/銀行存款"等科目。支付貨款時(shí)，借記"應(yīng)付賬款"科目，貸記"銀行存款"科目。2.銷售業(yè)務(wù)：發(fā)出商品時(shí)，根據(jù)出庫單等憑證，借記"發(fā)出商品"科目，貸記"庫存商品"科目。確認(rèn)銷售收入時(shí)，借記"應(yīng)收賬款/銀行存款"等科目，貸記"主營(yíng)業(yè)務(wù)收入"科目，貸記"應(yīng)交稅費(fèi)應(yīng)交增值稅（銷項(xiàng)稅額）"科目；同時(shí)，借記"主營(yíng)業(yè)務(wù)成本"科目，貸記"發(fā)出商品"科目。（三）庫存管理賬務(wù)處理1.庫存物資增加時(shí)，根據(jù)入庫單等憑證，借記"原材料/庫存商品"等科目，貸記相關(guān)科目。2.庫存物資減少時(shí)，根據(jù)領(lǐng)料單、出庫單等憑證，貸記"原材料/庫存商品"等科目，借記相關(guān)科目。3.庫存盤點(diǎn)結(jié)果處理：盤盈時(shí)，借記"原材料/庫存商品"等科目，貸記"待處理財(cái)產(chǎn)損溢待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢"科目；經(jīng)批準(zhǔn)后，借記"待處理財(cái)產(chǎn)損溢待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢"科目，貸記"管理費(fèi)用"科目。盤虧時(shí)，借記"待處理財(cái)產(chǎn)損溢待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢"科目，貸記"原材料/庫存商品"等科目；經(jīng)批準(zhǔn)后，屬于正常損耗的，借記"管理費(fèi)用"科目，貸記"待處理財(cái)產(chǎn)損溢待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢"科目；屬于責(zé)任人賠償?shù)模栌?其他應(yīng)收款[責(zé)任人姓名]"科目，貸記"待處理財(cái)產(chǎn)損溢待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢"科目；屬于自然災(zāi)害等非正常原因造成的損失，借記"營(yíng)業(yè)外支出非常損失"科目，貸記"待處理財(cái)產(chǎn)損溢待處理流動(dòng)資產(chǎn)損溢"科目。六、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）訂金風(fēng)險(xiǎn)1.客戶違約風(fēng)險(xiǎn)：客戶支付訂金后，可能因各種原因不履行合同，導(dǎo)致公司面臨訂金損失的風(fēng)險(xiǎn)。2.訂金退還風(fēng)險(xiǎn)：在訂金退還過程中，可能因手續(xù)不規(guī)范、溝通不暢等原因，導(dǎo)致客戶對(duì)訂金退還產(chǎn)生異議，引發(fā)糾紛。（二）進(jìn)銷業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)1.采購風(fēng)險(xiǎn)：供應(yīng)商選擇不當(dāng)，可能導(dǎo)致采購物資質(zhì)量不合格、交貨延遲等問題。采購價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，如市場(chǎng)價(jià)格上漲或下跌，可能影響公司采購成本和利潤(rùn)。采購合同風(fēng)險(xiǎn)，如合同條款不明確、存在漏洞等，可能引發(fā)合同糾紛。2.銷售風(fēng)險(xiǎn)：市場(chǎng)需求變化風(fēng)險(xiǎn)，如市場(chǎng)需求不足，可能導(dǎo)致產(chǎn)品積壓，影響公司資金周轉(zhuǎn)。客戶信用風(fēng)險(xiǎn)，如客戶信用狀況不佳，可能導(dǎo)致貨款回收困難。銷售合同風(fēng)險(xiǎn)，如合同條款不合理、存在法律風(fēng)險(xiǎn)等，可能給公司帶來損失。（三）庫存風(fēng)險(xiǎn)1.庫存積壓風(fēng)險(xiǎn)：由于市場(chǎng)預(yù)測(cè)不準(zhǔn)確、生產(chǎn)計(jì)劃不合理等原因，可能導(dǎo)致庫存物資積壓，占用公司大量資金，增加倉儲(chǔ)成本。2.庫存短缺風(fēng)險(xiǎn)：庫存管理不善，如庫存盤點(diǎn)不準(zhǔn)確、補(bǔ)貨不及時(shí)等，可能導(dǎo)致生產(chǎn)或銷售所需物資短缺，影響公司正常運(yùn)營(yíng)。（四）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.訂金風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：在與客戶簽訂合同前，充分了解客戶信用狀況，必要時(shí)要求客戶提供擔(dān)保或預(yù)付款保函。規(guī)范訂金收取、退還流程，明確相關(guān)責(zé)任人和操作規(guī)范，及時(shí)與客戶溝通，確保訂金退還手續(xù)順利辦理。2.進(jìn)銷業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：采購風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立完善的供應(yīng)商評(píng)估和選擇機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核評(píng)價(jià)，選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商合作。加強(qiáng)市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)和分析，合理安排采購計(jì)劃，采取套期保值等措施應(yīng)對(duì)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。嚴(yán)格審核采購合同條款，確保合同合法合規(guī)、條款明確，避免合同糾紛。銷售風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研和分析，及時(shí)掌握市場(chǎng)需求變化趨勢(shì)，合理調(diào)整生產(chǎn)和銷售計(jì)劃，避免產(chǎn)品積壓。建立客戶信用評(píng)估體系，對(duì)客戶信用狀況進(jìn)行評(píng)估，對(duì)信用不佳的客戶采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施，如要求預(yù)付款、縮短信用期限等。加強(qiáng)銷售合同管理，嚴(yán)格審核合同條款，確保合同合法有效，防范法律風(fēng)險(xiǎn)。3.庫存風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：庫存積壓風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：優(yōu)化庫存管理系統(tǒng)，提高庫存信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，加強(qiáng)庫存數(shù)據(jù)分析和預(yù)測(cè)，合理控制庫存水平。加強(qiáng)與銷售部門、生產(chǎn)部門的溝通協(xié)調(diào)，根據(jù)市場(chǎng)需求和生產(chǎn)計(jì)劃，合理安排物資采購和生產(chǎn)進(jìn)度，避免庫存積壓。庫存短缺風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立科學(xué)的庫存盤點(diǎn)制度，定期對(duì)庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。設(shè)定合理的安全庫存水平，及時(shí)補(bǔ)貨，避免因庫存短缺影響公司正常運(yùn)營(yíng)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)訂金管理、進(jìn)銷業(yè)務(wù)及庫存管理等制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查相關(guān)業(yè)務(wù)操作是否符合制度規(guī)定，財(cái)務(wù)核算是否準(zhǔn)確無誤。2.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)訂金收取、退還及進(jìn)銷業(yè)務(wù)的財(cái)務(wù)處理進(jìn)行日常監(jiān)督，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督