?財務檔案制度管理制度總則1.目的為了加強公司財務檔案管理，保證財務檔案的安全與完整，規范財務檔案的整理、歸檔、保管、查閱和銷毀等工作，根據《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關財務會計法規的規定，結合本公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務檔案管理。財務檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務報告、稅務資料、銀行對賬單、財務印章使用記錄、財務相關合同協議等各類與財務活動有關的文件資料。3.管理原則財務檔案管理應遵循真實性、完整性、系統性、保密性和安全性的原則。確保財務檔案如實反映公司財務活動情況，全面收集相關資料，按照一定邏輯順序整理歸檔，嚴格保密檔案信息，保障檔案存儲與使用的安全。財務檔案的分類與編號1.分類會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬、固定資產卡片、輔助賬簿等。財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明等。稅務資料類：納稅申報表、稅務審計報告、稅務發票存根聯等。銀行對賬單類：各銀行賬戶的月度、年度對賬單及余額調節表。財務印章使用記錄類：印章啟用、變更、停用記錄，印章使用申請表、審批表等。財務相關合同協議類：借款合同、投資合同、采購合同、銷售合同中涉及財務條款的部分，以及其他與財務收支有關的合同協議。其他類：財務預算、財務分析報告、財務審計工作底稿、財務信息化數據備份等。2.編號財務檔案按照分類進行編號，編號應具有唯一性和系統性。會計憑證類：按照年度和月份順序編號，如"20xx年x月記字第xx號"。會計賬簿類：總賬編號為"總字第xx號"，明細賬按照科目類別編號，如"明細字第xx號（xx科目）"，日記賬編號為"日記字第xx號"，固定資產卡片按照資產編號順序編號，輔助賬簿根據其性質和用途進行編號。財務報告類：年度財務報告編號為"年報字第xx號"，季度財務報告編號為"季報字第xx號（x季度）"，月度財務報告編號為"月報字第xx號（x月）"。稅務資料類：納稅申報表按照所屬期編號，如"20xx年x月納稅申報表字第xx號"，稅務審計報告編號為"審稅字第xx號（xx年度）"，稅務發票存根聯按照發票號碼順序編號。銀行對賬單類：按照年度和月份編號，如"20xx年x月銀對字第xx號"。財務印章使用記錄類：根據記錄的時間順序編號，如"印用記字第xx號（xx年xx月xx日）"。財務相關合同協議類：按照合同簽訂時間順序編號，如"合財字第xx號（xx年xx月xx日簽訂）"。其他類：財務預算編號為"預算字第xx號（xx年度）"，財務分析報告編號為"財分字第xx號（xx期）"，財務審計工作底稿編號為"審底字第xx號（xx項目）"，財務信息化數據備份按照備份時間編號，如"備份字第xx號（xx年xx月xx日）"。財務檔案的整理與歸檔1.整理要求財務檔案應在會計年度終了后，由財務部門指定專人負責整理。會計憑證應按編號順序，將記賬憑證及其所附原始憑證進行整理。原始憑證應粘貼整齊，折疊規范，對于紙張過大的原始憑證，應按記賬憑證的大小進行折疊；對于紙張過小的原始憑證，可粘貼在粘貼單上，粘貼單的規格應與記賬憑證相同。會計賬簿應在年度結賬后，將賬頁打印整齊，裝訂成冊。活頁賬應去除空白頁，并將賬頁順序編號，加具封面和封底后裝訂。財務報告應按規定格式和內容進行編制，經審核無誤后，依次為封面、目錄、報表正文、附注及文字說明等進行整理。稅務資料應按照所屬期和類別進行分類整理，確保資料齊全、完整。銀行對賬單應按月或按季收集整理，與銀行存款日記賬進行核對，編制余額調節表后一并歸檔。財務印章使用記錄應詳細記錄印章啟用、變更、停用時間，使用申請表、審批表等應完整保存。財務相關合同協議應按照合同編號順序整理，確保合同條款清晰、完整，相關附件齊全。其他類財務檔案應根據其性質和特點進行分類整理，如財務預算應按年度、項目進行分類，財務分析報告應按報告期進行分類等。2.歸檔流程整理好的財務檔案應在次年上半年內完成歸檔工作。財務檔案管理人員應對歸檔的財務檔案進行逐一核對，檢查檔案的完整性、準確性和編號的連續性。核對無誤后，在檔案封面加蓋"歸檔章"，注明歸檔日期、檔案類別、編號等信息。將歸檔后的財務檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標明檔案類別、年度、起止編號等信息，便于查找和管理。建立財務檔案歸檔清單，詳細記錄檔案名稱、編號、歸檔日期、保管期限等信息，并將歸檔清單一式兩份，一份留存財務部門，一份交公司檔案室備案。財務檔案的保管1.保管期限會計憑證保管期限為30年。會計賬簿保管期限為30年，其中固定資產卡片在固定資產報廢清理后保管5年。財務報告中，年度財務報告永久保管，月度、季度財務報告保管期限為10年。稅務資料保管期限按照國家稅收法律法規的規定執行，一般為10年。銀行對賬單保管期限為10年。財務印章使用記錄保管期限為長期。財務相關合同協議保管期限根據合同性質和重要程度確定，一般為10年至長期不等。其他類財務檔案保管期限按照相關規定執行，如財務預算、財務分析報告等保管期限為10年，財務審計工作底稿保管期限與審計項目相關資料保管期限一致，財務信息化數據備份保管期限根據數據重要性和備份策略確定，一般為5年至長期不等。2.保管地點公司應設立專門的財務檔案室，用于存放財務檔案。財務檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全措施，確保財務檔案的安全存儲。財務檔案室應保持干燥、通風良好，溫度和濕度應控制在適宜的范圍內，以防止財務檔案受潮、發霉、變形等。財務檔案應分類存放，不同類別的檔案應分開存放，并在檔案架或檔案柜上標明檔案類別、年度、起止編號等信息，便于查找和管理。3.保管要求財務檔案管理人員應定期對財務檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全與完整。檢查內容包括檔案的存放情況、保管期限、是否有損壞或丟失等。發現問題應及時報告并采取相應措施進行處理。對于超過保管期限的財務檔案，應按照規定的程序進行鑒定和銷毀。在銷毀前，應編制銷毀清單，經財務部門負責人、公司分管領導批準后，由專人負責監銷。監銷人員應在銷毀清單上簽字確認，銷毀清單應永久保存。財務檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，未經批準，不得擅自將財務檔案提供給無關人員查閱或復制。對于涉及公司商業秘密的財務檔案，應采取更加嚴格的保密措施。財務檔案的查閱與借閱1.查閱規定公司內部人員因工作需要查閱財務檔案時，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容、查閱時間等信息，經財務部門負責人批準后，方可查閱。查閱財務檔案時，應在財務檔案室進行，不得將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內容，應經財務部門負責人同意，并由財務檔案管理人員負責復印或摘錄，復印件或摘錄件應加蓋"與原件核對無誤"章，并注明出處和日期。查閱財務檔案人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還財務檔案室，并由財務檔案管理人員核對無誤后在查閱申請表上簽字確認。2.借閱規定公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱財務檔案時，應持單位介紹信或相關證明文件，填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內容、借閱時間、歸還時間等信息，經公司分管領導批準后，方可借閱。借閱財務檔案時，應與財務檔案管理人員辦理借閱登記手續，明確借閱檔案的名稱、數量、編號等信息，并約定歸還時間。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人員應妥善保管所借閱的財務檔案，不得轉借他人或用于其他非借閱目的。借閱期間如發現檔案有損壞或丟失等情況，應及時報告財務部門，并承擔相應的賠償責任。借閱人員歸還財務檔案時，應經財務檔案管理人員認真核對，確認檔案無損壞、無丟失、無缺頁等情況后，方可辦理歸還手續。歸還后，財務檔案管理人員應在借閱申請表上注明歸還日期，并簽字確認。財務檔案的銷毀1.銷毀條件財務檔案保管期滿，且確無保存價值的，可以按照規定程序進行銷毀。對于涉及未結清債權債務的原始憑證和其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。2.銷毀程序財務部門應定期對保管期滿的財務檔案進行清理，編制《財務檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、編號、年度、保管期限、冊數等信息。《財務檔案銷毀清單》經財務部門負責人審核后，報公司分管領導批準。批準后的《財務檔案銷毀清單》應一式三份，一份留存財務部門，一份交公司檔案室，一份交公司審計部門備案。財務