?財務檔案保存管理制度總則目的為了加強公司財務檔案的科學管理，確保財務檔案的安全與完整，充分發(fā)揮財務檔案在公司經(jīng)營管理中的作用，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的財務檔案管理工作。定義1.財務檔案：指公司在各項經(jīng)濟活動中形成的，具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)資料，以及與財務相關的各類合同、協(xié)議、文件等。管理原則1.真實性原則：財務檔案應如實反映公司經(jīng)濟業(yè)務的發(fā)生情況。2.完整性原則：確保財務檔案資料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：檔案的整理、保管、查閱等工作應遵循統(tǒng)一規(guī)范。4.安全性原則：采取有效措施保證財務檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等。財務檔案的分類與歸檔會計憑證1.原始憑證包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、工資表、成本計算單等。應按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間順序，分類整理粘貼，并在每張憑證上加蓋制單人、審核人、審批人等印章。2.記賬憑證根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，應注明憑證編號、日期、摘要、會計科目、金額、附件張數(shù)等內(nèi)容。記賬憑證應連續(xù)編號，每月裝訂成冊，并加具封面，注明月份、憑證種類、起止號碼、本冊張數(shù)、會計主管、裝訂人等信息。會計賬簿1.總賬：按照會計科目設置，全面記錄公司經(jīng)濟業(yè)務的總括情況。2.明細賬：根據(jù)明細科目設置，詳細記錄各類經(jīng)濟業(yè)務的具體情況，如應收賬款明細賬、應付賬款明細賬、固定資產(chǎn)明細賬等。3.日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，由出納人員逐日逐筆登記。4.其他輔助賬簿：如備查賬等，用于記錄一些在總賬和明細賬中未能詳細反映的經(jīng)濟事項。會計賬簿應定期打印，每年更換一次，舊賬簿應整理歸檔。財務報告1.月度財務報告：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，以及相關附注。2.季度財務報告：在月度報告的基礎上，增加季度財務分析等內(nèi)容。3.年度財務報告：全面反映公司年度財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量的報告，包括審計報告、財務報表及附注、財務情況說明書等。財務報告應按照規(guī)定的格式和內(nèi)容編制，經(jīng)審核、批準后及時歸檔。其他財務資料1.財務預算：包括年度預算、季度預算、月度預算等，以及預算執(zhí)行情況分析報告。2.財務決算：年度終了后編制的，反映公司全年財務收支及經(jīng)營成果的總結(jié)性文件。3.稅務資料：如納稅申報表、稅務審計報告、稅收優(yōu)惠申請文件等。4.財務審計報告：包括內(nèi)部審計報告、外部審計報告等。5.財務制度及相關文件：公司制定的財務管理制度、辦法、規(guī)定等，以及與財務相關的上級文件、通知等。6.經(jīng)濟合同：涉及財務收支的各類合同、協(xié)議，如銷售合同、采購合同、借款合同、租賃合同等。7.財務電子數(shù)據(jù)：包括財務軟件備份數(shù)據(jù)、電子報表、電子文檔等。上述資料應按照各自的類別和時間順序進行整理歸檔。財務檔案的整理整理要求1.分類清晰：按照財務檔案的類別，如會計憑證、會計賬簿、財務報告等，分別進行整理。2.編號規(guī)范：對每一類檔案進行編號，以便于查找和管理。3.裝訂整齊：會計憑證應使用統(tǒng)一規(guī)格的憑證封面和封底，裝訂牢固、整齊；會計賬簿應加裝封面、封底，并按頁順序編號。4.標識明確：在檔案封面或標簽上注明檔案名稱、年度、月份、起止日期、保管期限等信息。整理步驟1.會計憑證整理將原始憑證按類別和時間順序排列，粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。檢查憑證的完整性和準確性，對不符合要求的憑證進行補充或更正。按月份將記賬憑證裝訂成冊，填寫憑證封面信息。2.會計賬簿整理打印出的會計賬簿應按科目順序排列，檢查賬頁是否齊全、編號是否連續(xù)。加裝封面和封底，在封面上注明賬簿名稱、年度、單位名稱等信息。按年度將賬簿歸檔存放。3.財務報告整理將各類財務報告按時間順序整理，檢查報告內(nèi)容是否完整、數(shù)據(jù)是否準確。對報告進行編號，裝訂成冊，并在封面上注明報告名稱、年度、月份等信息。將整理好的財務報告歸檔保存。4.其他財務資料整理對其他財務資料進行分類，如按年度、類別分別整理。每份資料應加蓋歸檔章，注明日期、編號、保管期限等信息。將整理好的資料裝入檔案盒或文件夾，存放于檔案柜中。財務檔案的保管保管期限1.會計憑證：保管期限為30年。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務報告：月度、季度財務報告保管期限為10年，年度財務報告永久保管。4.其他財務資料：財務預算、財務決算、稅務資料、財務審計報告等保管期限為10年；財務制度及相關文件、經(jīng)濟合同等保管期限根據(jù)實際情況確定，一般為10年以上；財務電子數(shù)據(jù)應定期備份，保管期限與相應紙質(zhì)檔案一致。保管地點1.公司應設立專門的財務檔案室，用于存放財務檔案。檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等安全設施。2.財務檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合檔案保管要求。保管方式1.紙質(zhì)檔案：應分類存放于檔案柜中，檔案柜應編號并標明存放檔案的類別。定期對紙質(zhì)檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案：應存儲在專用的存儲設備上，并進行備份。備份數(shù)據(jù)應分別存放在不同的介質(zhì)上，如磁帶、光盤、硬盤等。同時，應對電子檔案進行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。電子檔案應定期進行維護和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。檔案借閱1.借閱申請：公司內(nèi)部人員因工作需要借閱財務檔案，應填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時間、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，交財務檔案室管理人員辦理借閱手續(xù)。2.借閱審批：財務檔案室管理人員收到借閱申請表后，應對借閱申請進行審核。對于重要財務檔案的借閱，應報財務總監(jiān)或總經(jīng)理批準。3.借閱登記：審核通過后，財務檔案室管理人員應在《財務檔案借閱登記簿》上登記借閱人的姓名、部門、借閱時間、歸還時間等信息，并將檔案交借閱人。4.借閱期限：借閱期限一般不得超過[x]個工作日，如需延期，應重新辦理借閱申請手續(xù)。5.歸還檔案：借閱人應在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。財務檔案室管理人員在收到歸還的檔案后，應認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向借閱人查詢。檔案查閱1.查閱申請：公司外部人員（如審計機構(gòu)、稅務機關等）因工作需要查閱財務檔案，應提前向公司提出查閱申請，并提供相關證明文件。公司內(nèi)部人員陪同查閱時，應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時間、查閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，交財務檔案室管理人員辦理查閱手續(xù)。2.查閱審批：財務檔案室管理人員收到查閱申請表后，應對查閱申請進行審核。對于重要財務檔案的查閱，應報財務總監(jiān)或總經(jīng)理批準。3.查閱登記：審核通過后，財務檔案室管理人員應在《財務檔案查閱登記簿》上登記查閱人的姓名、單位、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息，并安排專人陪同查閱。查閱過程中，查閱人不得擅自摘抄、復制、拍照、外帶檔案資料等。4.查閱結(jié)束：查閱結(jié)束后，陪同人員應監(jiān)督查閱人將檔案資料整理歸位，財務檔案室管理人員應對查閱情況進行記錄，并在《財務檔案查閱登記簿》上注明查閱結(jié)束時間。財務檔案的銷毀銷毀條件1.保管期滿的財務檔案，除未結(jié)清的債權(quán)債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證外，可以按照規(guī)定程序銷毀。2.對于保管期滿但涉及訴訟、仲裁等未了事項的財務檔案，應單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。銷毀程序1.提出申請：由財務部門會同檔案管理部門對擬銷毀的財務檔案進行鑒定，提出銷毀意見，編制《財務檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、月份、起止日期、保管期限、已保管期限、銷毀原因等信息。2.審批：《財務檔案銷毀清冊》經(jīng)財務總監(jiān)、總經(jīng)理審核批準后，方可進行銷毀。3.銷毀實施：由檔案管理部門負責組織銷毀工作，財務部門派人監(jiān)銷。銷毀時，應確保檔案徹底銷毀，不得遺漏。4.銷毀記錄：銷毀工作完成后，監(jiān)銷人員應在《財務檔案銷毀清冊》上簽字確認，并將銷毀情況報告財務總監(jiān)和總經(jīng)理。同時，應將《財務檔案銷毀清冊》永久保存。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司內(nèi)部審計部門負責對財務檔案管理工作進行定期監(jiān)督檢查。檢查內(nèi)容1.財務檔案的整理、歸檔是否符合規(guī)定要求。2.財務檔案的保管是否安全、完整，保管期限是否符合規(guī)定。3.財務檔案的借閱、查閱手續(xù)是否齊全，登記是否完整。4.財務檔案的銷毀程序是否合規(guī)，銷毀