行政費用報銷管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司行政費用的管理，規范行政費用報銷流程，合理控制行政費用支出，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在日常工作中發生的行政費用報銷事項，包括但不限于辦公用品、差旅費、業務招待費、通訊費、車輛使用費等。（三）基本原則1.預算控制原則行政費用報銷應嚴格遵循公司年度預算安排，各項費用支出不得超出預算范圍。如有特殊情況需要超預算支出，需按照公司預算調整流程進行審批。2.真實性原則報銷人員應確保所報銷費用的真實性，提供真實、合法、有效的票據，并如實填寫報銷事由。嚴禁虛報、假報費用。3.合理性原則費用報銷應符合公司業務實際需要，遵循合理性原則。對于不合理的費用支出，財務部門有權拒絕報銷。4.及時性原則報銷人員應在費用發生后及時辦理報銷手續，原則上應在費用發生后的[x]個工作日內提交報銷申請。逾期未提交的，需說明合理原因，否則財務部門有權不予受理。二、行政費用報銷分類及標準（一）辦公用品1.定義辦公用品是指公司日常辦公所需的各類文具、紙張、辦公設備耗材等物品。2.采購流程各部門根據實際工作需要，每月末提交下月辦公用品采購計劃，經部門負責人審核后報行政部門匯總。行政部門根據各部門采購計劃，結合庫存情況，編制辦公用品采購預算，報公司領導審批。行政部門按照審批后的采購預算進行集中采購，選擇合格的供應商，簽訂采購合同，并確保采購物品的質量和價格合理。3.報銷標準辦公用品應按照實際采購金額報銷，發票上需注明物品名稱、規格、數量、單價等明細。對于批量采購的辦公用品，如辦公用紙、墨盒等，可根據采購合同和發票進行報銷，但需附上采購清單。各部門領用辦公用品時，應填寫領用登記表，行政部門定期對辦公用品的領用情況進行統計和分析，合理控制辦公用品的消耗。（二）差旅費1.定義差旅費是指員工因公務需要出差期間發生的交通、住宿、餐飲等費用。2.出差審批員工因公務需要出差，應提前填寫出差申請表，注明出差事由、目的地、預計出差時間等信息，經部門負責人審批后報分管領導批準。對于因特殊情況需要臨時出差的，應在出差前通過電話或郵件向部門負責人和分管領導報備，出差返回后及時補辦出差審批手續。3.報銷標準交通費用飛機票：根據出差的緊急程度和實際情況，經審批后可乘坐經濟艙。乘坐飛機時，可報銷往返機場的交通費用（如機場大巴、地鐵等）。火車票：原則上應乘坐火車硬座、硬臥或動車二等座，因特殊情況需要乘坐軟臥或高鐵一等座的，需經分管領導批準。長途汽車票：按照實際發生金額報銷，但需提供正規發票。市內交通：出差期間因工作需要乘坐出租車、公交車等市內交通工具的，可憑發票實報實銷，但需注明起止地點和事由。住宿費用員工出差應根據公司規定的住宿標準選擇合適的酒店或住宿場所。住宿標準根據地區差異分為[具體標準等級]，具體標準如下：[地區1]：[標準金額1]元/晚[地區2]：[標準金額2]元/晚......同性員工兩人以上（含兩人）一同出差的，應根據實際情況安排合住，住宿費按照標準報銷總額的[x]%計算。如因工作需要單人住宿的，需經分管領導批準，并提供相關證明材料。餐飲費用出差期間的餐飲費用按照每人每天[標準金額]元的標準報銷，如有宴請客戶等特殊情況，需提前向部門負責人和分管領導報備，并在報銷時注明事由。出差期間參加會議、培訓等活動，由主辦方統一安排餐飲的，應扣除相應的餐飲補貼。4.報銷要求員工應在出差返回后的[x]個工作日內辦理差旅費報銷手續，報銷時需提供出差審批表、機票、車票、住宿發票、餐飲發票等相關憑證，并填寫差旅費報銷單。差旅費報銷單應詳細填寫出差日期、目的地、出差事由、各項費用金額等信息，確保報銷內容真實、準確。對于不符合報銷標準的費用，財務部門有權不予報銷。（三）業務招待費1.定義業務招待費是指公司為開展業務活動需要而發生的宴請、禮品、娛樂等費用。2.招待審批因業務需要進行招待活動的，應提前填寫業務招待申請表，注明招待對象、事由、預計費用金額等信息，經部門負責人審核后報分管領導批準。對于重要客戶或大型招待活動，需報公司總經理審批。3.報銷標準業務招待費應嚴格控制在公司規定的預算范圍內，招待費用支出應與業務實際需要相匹配。宴請費用應提供正規發票，并注明宴請時間、地點、參加人員等信息。禮品費用應按照公司規定的標準執行，禮品采購應取得正規發票，并附上禮品清單。禮品清單應注明禮品名稱、規格、數量、單價等信息。娛樂費用一般不予報銷，如因特殊業務需要發生娛樂費用的，需報公司總經理批準，并提供詳細的費用明細和相關證明材料。4.報銷要求業務招待費報銷應在招待活動結束后的[x]個工作日內辦理，報銷時需提供業務招待申請表、發票、禮品清單等相關憑證，并填寫業務招待費報銷單。業務招待費報銷單應詳細填寫招待日期、對象、事由、各項費用金額等信息，確保報銷內容真實、準確。財務部門應對業務招待費報銷進行嚴格審核，對于不符合報銷標準或審批程序的費用，有權不予報銷。（四）通訊費1.定義通訊費是指員工因工作需要使用手機、固定電話等通訊工具而發生的費用。2.補貼標準公司根據員工的工作崗位和業務需求，制定不同的通訊費補貼標準。具體補貼標準如下：高層管理人員：[標準金額1]元/月中層管理人員：[標準金額2]元/月普通員工：[標準金額3]元/月通訊費補貼隨工資按月發放，員工無需再提供通訊費用發票進行報銷。3.特殊情況處理因工作需要，員工實際發生的通訊費用超過補貼標準的，可憑正規發票在限額內報銷超出部分。報銷時需填寫通訊費報銷單，并注明超出補貼標準的原因和金額。員工因工作崗位變動導致通訊費補貼標準發生變化的，自崗位變動次月起按照新的補貼標準執行。（五）車輛使用費1.定義車輛使用費是指公司車輛在使用過程中發生的燃油費、過路費、停車費、保養費、維修費用等。2.車輛管理公司行政部門負責車輛的統一管理和調度，建立車輛使用檔案，記錄車輛的使用情況、維修保養記錄等信息。車輛使用應遵循先申請后使用的原則，員工因公務需要使用公司車輛的，應提前填寫車輛使用申請表，注明使用時間、目的地、事由等信息，經部門負責人審批后報行政部門安排車輛。行政部門應合理安排車輛調度，提高車輛使用效率，減少車輛閑置時間。3.費用報銷車輛燃油費、過路費、停車費等費用應憑正規發票報銷，報銷時需注明車輛使用時間、起止地點、事由等信息，并填寫車輛費用報銷單。車輛保養費、維修費用應根據公司制定的車輛維修保養管理制度執行，維修保養前需填寫車輛維修保養申請表，經行政部門審核后送指定的維修保養點進行維修保養。維修保養費用報銷時需提供維修保養發票、維修保養清單等相關憑證。車輛保險費、年檢費等固定費用，由行政部門統一辦理支付手續，并按照實際發生金額分攤到各部門，各部門在收到分攤通知后按照規定進行報銷。三、行政費用報銷流程（一）費用申請1.員工因工作需要發生行政費用支出的，應按照本制度規定的標準和要求，提前填寫相應的費用申請表，如辦公用品采購申請表、出差申請表、業務招待申請表、車輛使用申請表等。2.費用申請表應詳細填寫費用支出的事由、預計金額、時間等信息，并經部門負責人審核簽字。對于涉及多個部門的費用支出，需由相關部門負責人共同審核簽字。（二）審批流程1.部門負責人對費用申請表進行審核，重點審核費用支出的必要性、合理性和是否符合公司相關規定。審核通過后，在申請表上簽字并提交分管領導審批。2.分管領導根據公司的授權范圍和審批權限，對費用申請表進行審批。對于超出分管領導審批權限的費用申請，需報公司總經理審批。3.總經理對重大費用支出或涉及公司戰略決策的費用申請進行最終審批。（三）費用報銷1.員工在費用支出完成后，應及時收集相關發票和憑證，并按照公司規定的報銷格式填寫報銷單。報銷單應包括費用申請表編號、報銷日期、報銷人姓名、部門、費用明細、金額等信息。2.將填寫完整的報銷單及相關發票、憑證一并提交給部門負責人進行初審。部門負責人應再次審核費用報銷的真實性、合理性和完整性，確認無誤后簽字。3.初審通過后的報銷單提交給財務部門進行審核。財務部門重點審核報銷憑證的真實性、合法性、合規性以及費用報銷是否符合公司制度規定和預算安排。對于不符合要求的報銷憑證，財務部門有權要求報銷人員補充或更正。4.財務部門審核通過后，將報銷單提交給公司領導進行審批。審批通過后，財務部門按照公司財務管理制度的規定進行報銷支付。（四）報銷支付1.財務部門根據審批通過的報銷單，按照公司的資金支付流程進行報銷支付。對于采用銀行轉賬方式支付的報銷款項，財務部門應確保收款賬戶信息準確無誤，并及時辦理轉賬手續。2.對于采用現金支付的報銷款項，財務部門應按照公司現金管理規定，在規定的時間和地點支付給報銷人員，并要求報銷人員簽字確認。四、行政費用報銷的審批權限（一）一般費用審批權限1.辦公用品、通訊費、車輛使用費等一般行政費用報銷，單次金額在[x]元以下的，由部門負責人審批。2.單次金額在[x]元以上（含[x]元）至[x]元以下的，由部門負責人審核后報分管領導審批。3.單次金額在[x]元以上（含[x]元）的，由部門負責人、分管領導審核后報公司總經理審批。（二）差旅費審批權限1.一般員工差旅費報銷，按照上述一般費用審批權限執行。2.部門負責人差旅費報銷，單次金額在[x]元以下的，由分管領導審批。3.單次金額在[x]元以上（含[x]元）的，由分管領導審核后報公司總經理審批。（三）業務招待費審批權限1.單次業務招待費金額在[x]元以下的，由部門負責人審批。2.單次金額在[x]元以上（含[x]元）至[x]元以下的，由部門負責人審核后報分管領導審批。3.單次金額在[x]元以上（含[x]元）的，由部門負責人、分管領導審核后報公司總經理審批。五、行政費用報銷的監督與檢查（一）內部審計監督公司內部審計部門定期對行政費用報銷情況進行審計檢查，重點審查費用報銷的真實性、合法性、合規性以及審批程序的執行情況。對于發現的問題，內部審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）財務部門日常監督財務部門在日常工作中應加強對行政費用報銷的審核和監督，嚴格按照公司制度規定審核報銷憑證，對不符合要求的報銷申請及時提出修改意見或拒絕報銷。同時，財務部門應定期對行政費用報銷情況進行統計和分析，及時發現費用管理中存在的問題，并提出改進建議。（三）定期公示公司定期對行政費用報銷情況進行公示，接受全體員工的監督。公示內容包括費用報銷明細、報銷金額、報銷部門等信息，確保行政費用報銷的透明度和公正性。六、違規處理（一）對于虛報、假報行政費用的員工，一經查實，公司將追回虛報、假報