項(xiàng)目資料管理制度流程?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司項(xiàng)目資料的管理，規(guī)范項(xiàng)目資料的收集、整理、歸檔、保管和使用，確保項(xiàng)目資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司項(xiàng)目的順利實(shí)施、驗(yàn)收、交付及后續(xù)維護(hù)提供有力支持，特制定本制度流程。（二）適用范圍本制度適用于公司所有項(xiàng)目，包括但不限于工程項(xiàng)目、軟件開發(fā)項(xiàng)目、市場(chǎng)推廣項(xiàng)目等。（三）基本原則1.集中管理原則：項(xiàng)目資料由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理，確保資料的統(tǒng)一收集、整理和保管。2.分類歸檔原則：按照項(xiàng)目資料的類別、性質(zhì)和時(shí)間順序進(jìn)行分類歸檔，便于查找和使用。3.真實(shí)準(zhǔn)確原則：項(xiàng)目資料應(yīng)如實(shí)反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、內(nèi)容完整。4.安全保密原則：加強(qiáng)項(xiàng)目資料的安全保密措施，防止資料泄露、丟失或損壞。二、職責(zé)分工（一）項(xiàng)目負(fù)責(zé)人1.負(fù)責(zé)組織本項(xiàng)目資料的收集、整理和歸檔工作，確保項(xiàng)目資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.及時(shí)向公司指定的資料管理部門或?qū)Ｈ颂峤豁?xiàng)目資料，并對(duì)資料的真實(shí)性和完整性負(fù)責(zé)。3.根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展情況，合理安排資料管理工作，協(xié)調(diào)解決資料管理過程中出現(xiàn)的問題。（二）項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員1.按照項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的要求，及時(shí)提供各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的項(xiàng)目資料。2.對(duì)所提供資料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，并配合資料管理部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行資料的整理和歸檔工作。（三）資料管理部門或?qū)Ｈ?.負(fù)責(zé)制定項(xiàng)目資料管理制度和流程，并組織實(shí)施。2.集中管理公司所有項(xiàng)目資料，建立項(xiàng)目資料檔案庫(kù)，確保資料的安全保管。3.對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行分類、整理、歸檔和編號(hào)，編制資料目錄索引，方便查找和使用。4.定期對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行檢查和清理，對(duì)過期或無(wú)用的資料進(jìn)行銷毀處理。5.為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)提供資料查詢和借閱服務(wù)，做好資料借閱登記工作，確保資料的歸還和安全。（四）其他部門1.在涉及項(xiàng)目相關(guān)工作時(shí)，應(yīng)配合項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和資料管理部門做好資料的收集、整理和歸檔工作。2.根據(jù)工作需要，有權(quán)查閱和使用項(xiàng)目資料，但應(yīng)遵守資料管理的相關(guān)規(guī)定。三、項(xiàng)目資料的分類與內(nèi)容（一）項(xiàng)目前期資料1.項(xiàng)目立項(xiàng)文件：包括項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)、項(xiàng)目預(yù)算批復(fù)等。2.項(xiàng)目合同：與項(xiàng)目相關(guān)的各類合同，如項(xiàng)目總承包合同、分包合同、采購(gòu)合同、服務(wù)合同等。3.項(xiàng)目招投標(biāo)文件：項(xiàng)目招標(biāo)公告、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、中標(biāo)通知書等。4.項(xiàng)目規(guī)劃與設(shè)計(jì)資料：項(xiàng)目規(guī)劃方案、設(shè)計(jì)圖紙、設(shè)計(jì)變更通知等。（二）項(xiàng)目實(shí)施過程資料1.項(xiàng)目進(jìn)度資料：項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、進(jìn)度報(bào)告、進(jìn)度調(diào)整記錄等。2.項(xiàng)目質(zhì)量資料：質(zhì)量計(jì)劃、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量問題處理記錄等。3.項(xiàng)目安全資料：安全管理制度、安全檢查記錄、安全事故報(bào)告及處理記錄等。4.項(xiàng)目成本資料：成本預(yù)算、成本核算報(bào)表、費(fèi)用報(bào)銷憑證等。5.項(xiàng)目會(huì)議紀(jì)要：項(xiàng)目周會(huì)、月會(huì)、專題會(huì)議等會(huì)議紀(jì)要。6.項(xiàng)目往來(lái)文件：與項(xiàng)目相關(guān)的各類函件、通知、報(bào)告等。7.項(xiàng)目技術(shù)資料：技術(shù)方案、技術(shù)交底記錄、技術(shù)總結(jié)等。8.項(xiàng)目培訓(xùn)資料：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄等。（三）項(xiàng)目驗(yàn)收資料1.項(xiàng)目驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告：項(xiàng)目完成后，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提交的驗(yàn)收申請(qǐng)報(bào)告。2.項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：項(xiàng)目驗(yàn)收小組出具的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，包括驗(yàn)收結(jié)論、整改意見等。3.項(xiàng)目交付資料：項(xiàng)目交付的各類文檔、軟件、設(shè)備等清單及相關(guān)說(shuō)明。4.項(xiàng)目售后服務(wù)資料：售后服務(wù)承諾、售后服務(wù)記錄等。（四）項(xiàng)目總結(jié)資料1.項(xiàng)目總結(jié)報(bào)告：項(xiàng)目結(jié)束后，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程、成果、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等進(jìn)行總結(jié)的報(bào)告。2.項(xiàng)目評(píng)估資料：對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行評(píng)估的相關(guān)資料，如評(píng)估報(bào)告、評(píng)估指標(biāo)體系等。四、項(xiàng)目資料的收集與整理（一）收集要求1.項(xiàng)目資料應(yīng)隨項(xiàng)目進(jìn)展同步收集，確保資料的及時(shí)性和完整性。2.收集的資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得偽造、篡改或遺漏。3.對(duì)于重要資料，應(yīng)收集原件或復(fù)印件，并確保復(fù)印件與原件一致。（二）收集方式1.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求，定期將各自工作范圍內(nèi)產(chǎn)生的項(xiàng)目資料提交給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或外部單位溝通協(xié)調(diào)，收集項(xiàng)目所需的各類資料。3.對(duì)于外部單位提供的項(xiàng)目資料，應(yīng)要求其加蓋單位公章，并注明資料的來(lái)源和日期。（三）整理要求1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)收集到的項(xiàng)目資料進(jìn)行初步整理，按照資料的類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類。2.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)，確保每份資料都有唯一的編號(hào)，便于管理和查找。3.對(duì)資料進(jìn)行審核，檢查資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的資料及時(shí)返回相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行補(bǔ)充或修正。五、項(xiàng)目資料的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.項(xiàng)目資料應(yīng)在項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。2.對(duì)于項(xiàng)目實(shí)施過程中的階段性資料，應(yīng)在每個(gè)階段結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)歸檔。（二）歸檔流程1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將整理好的項(xiàng)目資料提交給資料管理部門或?qū)Ｈ恕?.資料管理部門或?qū)Ｈ藢?duì)提交的資料進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無(wú)誤后進(jìn)行歸檔。3.在歸檔過程中，應(yīng)將資料按照分類目錄進(jìn)行存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和使用。（三）歸檔存儲(chǔ)1.項(xiàng)目資料應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲(chǔ)。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，確保檔案的安全保管。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照項(xiàng)目名稱和資料類別進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、項(xiàng)目資料的保管（一）保管環(huán)境1.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)保持干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好。2.檔案柜應(yīng)定期進(jìn)行清潔和檢查，確保檔案的存放安全。（二）保管期限1.項(xiàng)目資料的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2.一般項(xiàng)目資料的保管期限為[X]年，重要項(xiàng)目資料的保管期限為[X]年或更長(zhǎng)時(shí)間。（三）保管責(zé)任1.資料管理部門或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)項(xiàng)目資料的保管工作，確保資料的安全和完整。2.定期對(duì)項(xiàng)目資料進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。七、項(xiàng)目資料的借閱與使用（一）借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱項(xiàng)目資料時(shí)，應(yīng)填寫《項(xiàng)目資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱用途、借閱期限等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給資料管理部門或?qū)Ｈ藢徟＃ǘ┙栝唽徟?.資料管理部門或?qū)Ｈ藢?duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，根據(jù)資料的保密級(jí)別和重要程度決定是否批準(zhǔn)借閱。2.對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要商業(yè)信息的項(xiàng)目資料，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍，并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。（三）借閱期限1.一般項(xiàng)目資料的借閱期限不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要項(xiàng)目資料的借閱期限根據(jù)具體情況確定，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。（四）借閱歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借資料，如需延期歸還，應(yīng)提前向資料管理部門或?qū)Ｈ苏f(shuō)明原因并辦理續(xù)借手續(xù)。2.資料管理部門或?qū)Ｈ嗽谑盏綒w還的資料后，應(yīng)進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向借閱人追究責(zé)任。（五）資料使用1.借閱人應(yīng)按照借閱申請(qǐng)中注明的用途使用項(xiàng)目資料，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非工作目的。2.在使用項(xiàng)目資料過程中，應(yīng)注意保護(hù)資料的安全和保密，不得泄露公司機(jī)密信息。八、項(xiàng)目資料的保密（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等重要信息的項(xiàng)目資料。2.未經(jīng)公司授權(quán)，不得向任何第三方披露的項(xiàng)目資料。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密的項(xiàng)目資料，應(yīng)在檔案柜上標(biāo)明"保密"字樣，并采取加密存儲(chǔ)等措施。2.資料管理部門或?qū)Ｈ藨?yīng)與借閱人簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)。3.加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目資料管理人員的保密教育，提高其保密意識(shí)和責(zé)任感。（三）保密監(jiān)督1.公司定期對(duì)項(xiàng)目資料的保密情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。2.對(duì)于違反保密規(guī)定的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。九、項(xiàng)目資料的銷毀（一）銷毀條件1.項(xiàng)目資料超過保管期限，且經(jīng)確認(rèn)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因項(xiàng)目變更、終止等原因，導(dǎo)致部分項(xiàng)目資料不再需要的。（二）銷毀流程1.資料管理部門或?qū)Ｈ颂岢鲰?xiàng)目資料銷毀申請(qǐng)，填寫《項(xiàng)目資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由資料管理部門或?qū)Ｈ私M織實(shí)施資料銷毀工作，并填寫《項(xiàng)目資料銷毀記錄》，記錄銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀方