銷售合同蓋章管理制度?總則目的為規(guī)范公司銷售合同蓋章流程，確保銷售合同的合法性、有效性和嚴肅性，保障公司的合法權(quán)益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有銷售合同的蓋章管理，包括但不限于產(chǎn)品銷售合同、服務(wù)銷售合同等。基本原則1.依法合規(guī)原則：銷售合同的簽訂、蓋章應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.審慎審核原則：在蓋章前，應(yīng)對合同條款進行嚴格審核，確保合同內(nèi)容準確、完整、合法。3.職責明確原則：明確各部門及人員在銷售合同蓋章管理中的職責，確保流程順暢、責任清晰。4.風險防控原則：加強對銷售合同蓋章環(huán)節(jié)的風險防控，避免因蓋章不當給公司帶來損失。銷售合同蓋章流程合同起草與初審1.業(yè)務(wù)部門負責起草銷售合同：根據(jù)與客戶溝通的結(jié)果，按照公司標準合同模板或根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求起草合同文本。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品或服務(wù)規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨方式、付款方式、違約責任等關(guān)鍵條款。2.業(yè)務(wù)部門負責人初審合同：對合同內(nèi)容的完整性、準確性、合規(guī)性進行初步審核，確保合同符合業(yè)務(wù)實際情況和公司利益。初審?fù)ㄟ^后，在合同上簽署初審意見并簽字確認。3.提交法務(wù)部門審核：將初審?fù)ㄟ^的合同提交至法務(wù)部門。法務(wù)部門對合同的法律條款進行全面審核，重點審查合同是否存在法律風險、是否符合法律法規(guī)要求、是否保護公司合法權(quán)益等。法務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審核，并出具審核意見。合同會審1.組織會審會議：對于重大、復(fù)雜或涉及法律風險較高的銷售合同，由法務(wù)部門牽頭組織合同會審會議。參會人員包括業(yè)務(wù)部門負責人、財務(wù)部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)人員及其他必要人員。2.會審討論：在會審會議上，各部門人員根據(jù)各自職責對合同條款進行充分討論。業(yè)務(wù)部門主要闡述業(yè)務(wù)需求和合同執(zhí)行中的風險點；法務(wù)部門重點解讀法律條款和風險防控建議；財務(wù)部門關(guān)注付款方式、結(jié)算周期等財務(wù)條款的合理性和風險。3.形成會審意見：經(jīng)充分討論后，各部門形成一致的會審意見。業(yè)務(wù)部門根據(jù)會審意見對合同進行修改完善，確保合同條款既能滿足業(yè)務(wù)需求，又能有效防控風險。修改后的合同再次提交法務(wù)部門審核確認。合同審批1.按審批權(quán)限提交審批：根據(jù)合同金額、業(yè)務(wù)性質(zhì)等因素，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限，將合同提交相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)審批。具體審批權(quán)限如下：合同金額在[X]萬元以下的，由業(yè)務(wù)部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；合同金額在[X]萬元至[X]萬元之間的，由公司總經(jīng)理審批；合同金額在[X]萬元以上的，由公司董事會審批。2.領(lǐng)導(dǎo)審批：審批領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對合同內(nèi)容進行全面審查，重點關(guān)注合同的商業(yè)合理性、風險防控措施、對公司利益的保障等方面。審批領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)審查情況簽署審批意見并簽字確認。如審批領(lǐng)導(dǎo)提出修改意見，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時進行修改，再次提交審批，直至通過。合同蓋章1.合同蓋章申請：合同經(jīng)審批通過后，業(yè)務(wù)部門填寫《銷售合同蓋章申請表》，詳細注明合同名稱、編號、簽訂日期、對方單位名稱、合同金額、審批情況等信息，并附上合同文本。申請表由業(yè)務(wù)部門負責人簽字確認后，提交至公司印章管理部門。2.印章管理部門審核：印章管理部門收到蓋章申請后，對申請表及合同文本進行審核。重點審核申請手續(xù)是否齊全、審批流程是否合規(guī)、合同內(nèi)容是否與審批通過的版本一致等。審核無誤后，在申請表上簽署審核意見并簽字確認。3.蓋章操作：印章管理部門根據(jù)審核意見，在合同規(guī)定的蓋章位置加蓋公司公章或合同專用章。蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章與文字內(nèi)容不重疊、不模糊。同時，對蓋章后的合同進行編號登記，記錄蓋章時間、蓋章人等信息。4.蓋章后合同存檔：蓋章后的合同文本由業(yè)務(wù)部門負責留存一份原件，并按照公司檔案管理規(guī)定進行妥善存檔。同時，將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如財務(wù)部門、法務(wù)部門等，以便各部門履行相應(yīng)職責。特殊情況處理緊急合同蓋章1.適用情形：因業(yè)務(wù)緊急需要，無法按照正常流程完成合同審批和蓋章手續(xù)的銷售合同。2.處理流程：業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《緊急銷售合同蓋章申請表》，詳細說明緊急原因、合同主要內(nèi)容及預(yù)計對公司造成的影響等情況，并附上合同文本。經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后，提交至公司總經(jīng)理審批。總經(jīng)理審批通過后，業(yè)務(wù)部門可持審批通過的申請表及合同文本至印章管理部門先行蓋章。蓋章后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)補齊相關(guān)審批手續(xù)，并交印章管理部門備案。合同變更蓋章1.適用情形：銷售合同簽訂后，因業(yè)務(wù)實際情況發(fā)生變化，需要對合同內(nèi)容進行變更的情況。2.處理流程：業(yè)務(wù)部門填寫《銷售合同變更申請表》，詳細說明變更原因、變更內(nèi)容及對合同其他條款的影響等情況，并附上變更后的合同文本。變更申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人初審?fù)ㄟ^后，提交至法務(wù)部門審核。法務(wù)部門審核通過后，按照合同原審批流程提交相應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，業(yè)務(wù)部門持審批通過的變更申請表及變更后的合同文本至印章管理部門，在變更處加蓋公司公章或合同專用章，并注明變更日期。合同補蓋章1.適用情形：銷售合同簽訂后，因特殊原因未及時蓋章，需要進行補蓋章的情況。2.處理流程：業(yè)務(wù)部門填寫《銷售合同補蓋章申請表》，詳細說明未及時蓋章的原因、合同簽訂日期、合同主要內(nèi)容等情況，并附上合同文本。申請表經(jīng)業(yè)務(wù)部門負責人簽字確認后，提交至法務(wù)部門審核。法務(wù)部門審核通過后，按照合同原審批流程提交相應(yīng)層級領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，業(yè)務(wù)部門持審批通過的申請表及合同文本至印章管理部門進行補蓋章。印章管理部門應(yīng)在申請表上注明補蓋章日期，并做好相關(guān)登記工作。銷售合同印章管理印章保管1.指定專人保管：公司設(shè)立專門的印章管理崗位，指定專人負責銷售合同印章的保管。印章保管人員應(yīng)具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將印章交予他人使用。2.配備專用保險柜：為確保印章安全，印章保管人員應(yīng)配備專用保險柜存放銷售合同印章。保險柜鑰匙和密碼應(yīng)由印章保管人員分別掌握，不得告知他人。3.印章存放環(huán)境要求：印章存放的保險柜應(yīng)放置在安全、干燥、通風的房間內(nèi)，避免印章受潮、受損或被盜。印章使用登記1.建立使用臺賬：印章管理部門應(yīng)建立《銷售合同印章使用臺賬》，詳細記錄每一次印章使用的日期、合同名稱、合同編號、對方單位名稱、蓋章位置、蓋章人等信息。2.使用登記流程：每次使用印章前，印章保管人員應(yīng)認真填寫使用臺賬，并在臺賬上簽字確認。使用完畢后，應(yīng)及時將印章放回保險柜，并確保保險柜鎖好。3.定期核對臺賬：印章管理部門應(yīng)定期對印章使用臺賬進行核對，確保臺賬記錄與實際使用情況一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并進行處理。印章交接1.交接情形：印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要進行印章交接時，應(yīng)嚴格按照公司規(guī)定辦理交接手續(xù)。2.交接流程：交接雙方應(yīng)填寫《銷售合同印章交接清單》，詳細注明交接印章的名稱、數(shù)量、編號等信息，并對印章的完整性、有效性進行檢查。交接清單由交接雙方簽字確認，并經(jīng)部門負責人監(jiān)交。交接完成后，原印章保管人員應(yīng)將印章使用臺賬等相關(guān)資料一并移交新的印章保管人員。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.定期檢查：公司內(nèi)部審計部門或其他相關(guān)監(jiān)督部門應(yīng)定期對銷售合同蓋章管理制度的執(zhí)行情況進行檢查。檢查內(nèi)容包括合同起草、審核、審批、蓋章等環(huán)節(jié)的操作是否規(guī)范，印章管理是否嚴格，合同存檔是否完整等。2.不定期抽查：監(jiān)督部門可根據(jù)工作需要，對銷售合同蓋章情況進行不定期抽查。抽查方式包括查閱合同檔案、核對印章使用臺賬、詢問相關(guān)人員等。3.問題整改：對于檢查和抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督部門應(yīng)及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改。責任部門應(yīng)針對問題制定整改措施，明確整改責任人，確保問題得到有效解決。整改完成后，責任部門應(yīng)向監(jiān)督部門提交整改報告，監(jiān)督部門對整改情況進行跟蹤復(fù)查。考核機制1.考核指標設(shè)定：建立銷售合同蓋章管理工作考核指標體系，考核指標包括合同審核通過率、合同審批及時率、印章使用合規(guī)率、合同存檔完整率等。2.考核周期：考核周期為季度或年度，具體考核周期根據(jù)公司實際情況確定。3.考核結(jié)果應(yīng)用：將考核結(jié)果與部門和個人的績效掛鉤。對于考核成績優(yōu)秀的部門和個人，給予相應(yīng)的獎勵；對于考核成績不達標的部門和個人，進行通報批評，并責令限期整改。連續(xù)兩個考核周期不達標的部門和個人，公司將視情況給予進一步的處罰措施，如調(diào)整崗位、扣發(fā)獎金等。附則解釋權(quán)