行政采購電腦管理制度?一、總則（一）目的為規范公司行政采購電腦的管理流程，確保電腦采購的合理性、高效性和規范性，滿足公司業務發展對電腦設備的需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門行政采購電腦設備的相關活動，包括電腦的選型、采購、驗收、使用、維護、報廢等環節。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司實際業務需求和人員配置情況，合理確定電腦采購數量和配置要求，避免盲目采購和資源浪費。2.性價比原則：在滿足公司業務需求的前提下，綜合考慮電腦的性能、價格、售后服務等因素，選擇性價比高的產品。3.統一標準原則：對電腦的品牌、型號、配置等進行統一規范，便于管理和維護，同時確保各部門電腦設備的兼容性和互換性。4.責任明晰原則：明確各部門和相關人員在電腦采購管理過程中的職責，確保各項工作有序開展，責任落實到人。二、職責分工（一）需求部門1.根據本部門業務發展需要，向行政部門提出電腦采購申請，詳細說明采購電腦的用途、數量、配置要求等信息。2.配合行政部門進行電腦的選型、驗收等工作，參與電腦使用過程中的問題反饋和處理。（二）行政部門1.負責匯總各部門的電腦采購需求，制定年度電腦采購計劃。2.按照公司采購流程，負責電腦的選型、采購談判、合同簽訂等工作。3.組織相關部門對采購的電腦進行驗收，確保電腦符合采購要求。4.建立電腦設備臺賬，對電腦的采購、使用、維護、報廢等情況進行詳細記錄。5.定期對公司電腦設備進行盤點和清查，確保資產安全。6.負責協調解決電腦使用過程中出現的問題，組織相關維修和保養工作。（三）財務部門1.負責審核電腦采購預算，確保采購費用在預算范圍內。2.按照公司財務制度，辦理電腦采購款項的支付手續。3.對電腦采購相關費用進行核算和賬務處理。（四）審計部門負責對電腦采購活動進行審計監督，確保采購過程合規、透明，防止違規行為發生。三、電腦采購流程（一）需求申請1.各部門如有電腦采購需求，應填寫《電腦采購申請表》，詳細注明申請部門、申請人、采購日期、電腦用途、數量、配置要求（如CPU型號、內存大小、硬盤容量、顯卡類型等）、預計使用年限等信息。2.《電腦采購申請表》需經部門負責人簽字確認后，提交至行政部門。（二）需求匯總與計劃制定1.行政部門定期收集各部門提交的《電腦采購申請表》，進行匯總分析。2.根據公司業務發展規劃、人員變動情況以及現有電腦設備狀況，結合各部門需求，制定年度電腦采購計劃。年度電腦采購計劃應明確采購電腦的品牌、型號、數量、預算等內容，并報公司領導審批。（三）選型與采購1.行政部門根據年度電腦采購計劃，組織相關人員進行電腦選型工作。選型過程中，應充分考慮電腦的性能、質量、價格、售后服務等因素，參考市場調研結果和用戶評價，選擇符合公司需求的電腦品牌和型號。2.對于選定的電腦品牌和型號，行政部門應與供應商進行采購談判，爭取最優惠的采購價格和條款。談判內容包括電腦單價、批量采購折扣、交貨期、售后服務承諾等。3.談判達成一致后，行政部門起草采購合同，明確雙方的權利和義務，包括電腦規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務內容等條款。采購合同經公司法律顧問審核無誤后，報公司領導審批。4.領導審批通過后，行政部門與供應商簽訂采購合同，并按照合同約定支付預付款或定金。（四）到貨驗收1.在電腦到貨前，行政部門應通知需求部門和相關技術人員做好驗收準備工作。2.電腦到貨時，行政部門組織需求部門、技術人員等共同對電腦進行驗收。驗收內容包括電腦的數量、規格、型號、外觀、配置是否與采購合同一致，電腦的性能是否滿足要求，隨機附件及資料是否齊全等。3.驗收合格后，驗收人員在《電腦驗收單》上簽字確認。如發現電腦存在質量問題或與合同約定不符的情況，行政部門應及時與供應商聯系，要求其限期解決或更換。（五）入庫與領用1.驗收合格的電腦由行政部門辦理入庫手續，填寫《電腦入庫登記表》，詳細記錄電腦的品牌、型號、規格、數量、入庫日期、存放位置等信息。2.各部門根據實際需求，填寫《電腦領用申請表》，經部門負責人簽字后，到行政部門辦理領用手續。行政部門根據《電腦領用申請表》發放電腦，并在《電腦入庫登記表》和《電腦領用申請表》上做好記錄。四、電腦使用與維護（一）使用規范1.公司員工應按照正確的操作方法使用電腦，不得擅自更改電腦的硬件配置和軟件系統。2.電腦使用人員應定期對電腦進行清潔和保養，保持電腦設備的整潔和良好運行狀態。3.禁止在公司電腦上安裝與工作無關的軟件和游戲，不得利用公司電腦從事違法違規活動。4.妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號轉借他人使用。離開電腦時，應及時鎖定屏幕或關閉電腦。5.如發現電腦出現故障或異常情況，應及時向行政部門報告，不得自行拆卸或維修。（二）維護管理1.行政部門負責建立公司電腦設備維護檔案，記錄每臺電腦的維護情況，包括維護時間、維護內容、故障原因及處理結果等。2.定期對公司電腦進行檢查和維護，包括硬件設備的檢查、軟件系統的更新、病毒查殺等工作，確保電腦設備的正常運行。3.根據電腦的使用情況和維護需求，制定合理的維護計劃和預算。對于需要更換硬件設備或進行軟件升級的情況，應提前進行評估和審批。4.行政部門應配備專業的電腦維修人員或與專業的電腦維修服務提供商建立合作關系，及時解決電腦使用過程中出現的故障和問題。維修人員應具備豐富的電腦維修經驗和專業知識，能夠快速準確地判斷故障原因并進行修復。五、電腦資產清查與盤點（一）清查與盤點計劃1.行政部門每年制定公司電腦資產清查與盤點計劃，明確清查與盤點的范圍、時間、人員分工等內容。2.清查與盤點計劃應報公司領導審批后實施。（二）清查與盤點實施1.按照清查與盤點計劃，行政部門組織相關人員對公司電腦資產進行全面清查和盤點。清查與盤點內容包括電腦的數量、型號、配置、使用狀態、存放位置等信息。2.清查與盤點人員應認真核對每臺電腦的資產信息，確保賬實相符。對于發現的賬實不符情況，應及時查明原因，并進行記錄和處理。3.在清查與盤點過程中，如發現電腦設備存在損壞、丟失等情況，應及時報告行政部門，并按照公司相關規定進行處理。（三）清查與盤點報告1.清查與盤點工作結束后，行政部門應撰寫清查與盤點報告，詳細說明清查與盤點的基本情況、發現的問題及處理結果等內容。2.清查與盤點報告經部門負責人審核后，報公司領導審閱。對于清查與盤點過程中發現的重大問題，應提出整改措施和建議，報公司領導批準后實施。六、電腦報廢管理（一）報廢條件1.電腦設備已超過規定的使用年限，且無法正常使用或維修成本過高。2.因技術進步、業務調整等原因，現有電腦設備已無法滿足公司業務需求，且無其他使用價值。3.電腦設備因意外事故、自然災害等原因造成嚴重損壞，無法修復。（二）報廢申請1.使用部門如發現電腦設備符合報廢條件，應填寫《電腦報廢申請表》，詳細說明電腦的品牌、型號、規格、購置日期、報廢原因等信息，并提交至行政部門。2.《電腦報廢申請表》需經部門負責人簽字確認后，附相關證明材料（如維修記錄、故障報告等），一并提交至行政部門。（三）報廢鑒定1.行政部門收到《電腦報廢申請表》后，組織相關技術人員對申請報廢的電腦設備進行技術鑒定，核實電腦設備的實際狀況和報廢原因。2.技術鑒定人員應根據電腦設備的使用年限、性能狀況、維修記錄等因素，出具鑒定意見，明確電腦設備是否符合報廢條件。（四）報廢審批1.行政部門將經過技術鑒定的《電腦報廢申請表》及相關材料報公司領導審批。審批過程中，公司領導將綜合考慮電腦設備的實際狀況、公司資產狀況及財務狀況等因素，做出是否批準報廢的決定。2.如公司領導批準報廢申請，行政部門應在公司內部發布報廢通知，告知各部門該電腦設備已報廢。（五）報廢處理1.經批準報廢的電腦設備，由行政部門負責組織處理。處理方式包括出售給廢品回收公司、捐贈給慈善機構等。2.在報廢處理過程中，行政部門應安排專人負責監督，確保報廢電腦設備的妥善處理，防止公司資產流失。3.報廢電腦設備處理完畢后，行政部門應及時更新電腦設備臺賬，核銷已報廢的資產信息。同時，財務部門應按照公司財務制度，對報廢資產進行賬務處理。七、監督與考核（一）監督機制1.審計部門定期對公司電腦采購、使用、維護、報廢等環節進行審計監督，檢查各項制度的執行情況，確保電腦采購管理活動合規、透明。2.行政部門應建立內部監督機制，加強對電腦采購流程和使用管理情況的日常監督檢查，及時發現和糾正存在的問題。3.鼓勵公司員工對電腦采購管理過程中的違規行為進行舉報，對于經查實的舉報信息，公司將給予舉報人相應的獎勵，并對違規行為進行嚴肅處理。（二）考核辦法1.建立電腦采購管理考核指標體系，對各部門和相關人員在電腦采購管理工作中的表現進行考核評價。考核指標包括采購計劃執行情況、采購成本控制、設備驗收合格率、設備使用維護情況、資產清查盤點準確性等方面。2.行政部門定期對各部門的電腦采購管理工作進行考核評分，并將考核結果反饋給各部門