公司公共域管理制度?一、總則（一）目的為規范公司公共域的管理與使用，保障公司信息安全，提高工作效率，促進公司業務發展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工、合作伙伴以及所有涉及公司公共域資源使用的相關人員。（三）定義1.公司公共域：指公司內部用于存儲、共享和交流各類信息資源的區域，包括但不限于公司網絡服務器空間、共享文件夾、內部溝通平臺等。2.公共域資源：涵蓋公司的文件資料、數據報表、工作流程文檔、業務知識手冊、培訓資料、宣傳資料等各類信息資產。二、公共域分類與權限設置（一）分類1.部門專屬區域：根據公司各部門職能劃分，設立相應的專屬公共區域，用于存放本部門工作相關的文件資料、業務流程文檔等，僅限本部門員工訪問和使用。2.公司通用區域：包括全公司共享的政策制度文件、公司宣傳資料、重要會議記錄、公共培訓資料等，供全體員工查閱和下載。3.項目協作區域：針對公司開展的特定項目，創建專門的項目協作區域，用于項目團隊成員之間共享項目文檔、溝通信息、協同工作，權限根據項目角色分配。（二）權限設置1.普通員工：具有對公司通用區域及所在部門專屬區域的基本查閱和下載權限，部分敏感資料需經上級批準方可訪問。對項目協作區域，根據項目負責人授予的相應權限進行操作，一般包括查閱、編輯、上傳等權限。2.部門負責人：除普通員工權限外，有權管理所在部門專屬區域的文件資料，包括審批文件的上傳、修改和刪除，調整部門內員工的訪問權限。對涉及跨部門的重要文件，可與相關部門負責人協商共享和管理。3.公司管理層：擁有最高權限，可訪問和管理公司公共域內的所有資源，包括進行全局設置、權限調整、重要文件的審核與發布等。三、公共域資源上傳與管理（一）上傳要求1.所有上傳至公共域的資源應確保內容準確、完整、合法，符合公司的業務需求和法律法規要求。2.文件命名應規范清晰，遵循"項目名稱/部門名稱文件主題日期"等統一格式，以便于查找和識別。3.對于重要文件，應附上簡要的內容說明或摘要，方便其他人員快速了解文件核心要點。（二）審核機制1.部門專屬區域內的文件上傳，由部門負責人自行審核，確保文件符合部門工作范疇和管理要求。2.上傳至公司通用區域的文件，需經過歸口管理部門或相關審核人員審核通過后方可發布。審核內容包括文件的準確性、適用性、格式規范性等。3.項目協作區域的文件上傳，由項目負責人或指定的審核人員進行審核，確保與項目相關且不涉及敏感信息。（三）版本管理1.對于經常更新的文件，應保留不同版本的記錄，注明版本號、更新日期和更新內容摘要。2.新上傳的文件應覆蓋舊版本，若有特殊情況需要保留舊版本，應進行明確標注和說明，防止混淆和誤使用。四、公共域資源訪問與使用（一）訪問方式1.通過公司內部網絡，使用統一的賬號和密碼登錄公司公共域平臺，進行資源的訪問和操作。2.對于部分移動辦公需求，可根據公司規定，通過安全的移動應用程序或虛擬專用網絡（VPN）訪問公共域資源，但需確保設備安全和網絡環境穩定。（二）使用規范1.員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得轉借他人使用。如發現賬號異常，應及時通知公司IT部門進行處理。2.訪問公共域資源時，應遵守相關操作流程和指引，不得隨意更改系統設置和文件屬性。3.在使用公共域資源過程中，如發現文件損壞、信息錯誤或其他問題，應及時反饋給相關管理部門或上傳人員進行修正。4.嚴禁未經授權私自復制、傳播、刪除公司公共域內的重要文件資料，不得利用公共域資源從事與公司業務無關的活動。五、公共域安全與保密管理（一）安全措施1.公司配備專業的網絡安全設備和軟件，對公共域進行實時監控和防護，防止網絡攻擊、病毒入侵等安全事件發生。2.定期對公共域服務器進行備份，確保數據的安全性和可恢復性。備份數據應存儲在安全的位置，并定期進行檢查和測試。3.制定數據訪問控制策略，根據員工的工作職責和權限級別，嚴格限制對敏感數據的訪問，確保數據不被非法獲取或篡改。（二）保密要求1.涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等敏感資料，應嚴格按照公司保密制度進行管理，在公共域中設置相應的保密標識和訪問權限。2.員工在使用公共域資源時，應增強保密意識，不得在非工作場合談論或泄露公司機密信息。3.對于不再需要保留或已過保密期限的敏感文件，應按照公司規定進行妥善處理，確保信息不被泄露。六、公共域清理與維護（一）定期清理1.公司定期對公共域進行全面清理，刪除過期、無用的文件資料，釋放存儲空間，提高系統運行效率。2.清理周期根據實際情況設定，一般為每季度或半年進行一次大規模清理，日常由各部門自行對本部門專屬區域內的無效文件進行及時清理。（二）維護與優化1.安排專人負責公共域平臺的日常維護，確保系統穩定運行，及時處理用戶反饋的問題和故障。2.根據公司業務發展和使用需求，對公共域的功能和存儲空間進行適時優化和擴展，提升用戶體驗和資源管理效率。七、監督與考核（一）監督機制1.公司設立公共域管理監督小組，由公司管理層、IT部門人員和部分員工代表組成，負責對公共域的使用和管理情況進行定期檢查和不定期抽查。2.監督小組通過查看系統操作記錄、檢查文件資料、收集員工反饋等方式，對公共域資源上傳、訪問、使用、安全保密等方面進行全面監督，發現問題及時督促整改。（二）考核辦法1.將員工對公共域制度的遵守情況納入績效考核體系，作為員工績效評估的重要參考指標。2.對于在公共域管理工作中表現優秀的部門和個人，給予適當的獎勵和表彰；對于