銷售訂單跟蹤管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司銷售訂單的管理，確保銷售訂單的順利執行，提高客戶滿意度，實現公司銷售目標，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有銷售訂單的跟蹤管理，包括國內銷售訂單和國際銷售訂單。（三）職責分工1.銷售部門負責銷售訂單的獲取、簽訂和初步跟蹤。及時與客戶溝通訂單執行情況，協調解決客戶提出的問題。定期向相關部門反饋銷售訂單的進展情況。2.生產部門根據銷售訂單要求，制定生產計劃并組織生產。確保產品按時、按質、按量生產出來，滿足訂單交付需求。及時向銷售部門反饋生產過程中出現的問題。3.采購部門根據生產計劃和銷售訂單需求，及時采購所需原材料和零部件。確保采購物資的質量、交期和數量符合要求。與供應商保持良好溝通，協調解決采購過程中出現的問題。4.物流部門負責銷售訂單產品的運輸和交付安排。確保產品安全、及時送達客戶手中，并做好運輸過程中的跟蹤和信息反饋。協調解決物流運輸過程中出現的問題。5.質量部門對生產過程中的產品質量進行檢驗和控制。確保交付給客戶的產品符合質量標準。對不合格產品進行處理，并跟蹤整改情況。6.財務部門負責銷售訂單的收款跟蹤和核算。提供相關財務數據和分析，協助銷售部門進行訂單管理決策。二、銷售訂單的接收與確認（一）訂單接收1.銷售部門業務人員通過各種渠道獲取客戶訂單信息后，應及時將訂單內容錄入公司銷售管理系統。訂單內容應包括但不限于客戶名稱、產品規格型號、數量、交貨日期、交貨地點、價格、付款方式等。2.對于口頭訂單或其他非正規書面訂單形式，業務人員應在接到訂單后及時與客戶進行確認，將訂單內容整理成書面形式，并要求客戶簽字或蓋章確認。（二）訂單確認1.銷售部門在收到客戶訂單后，應立即對訂單進行初步審核。審核內容包括訂單信息的完整性、準確性、客戶信用狀況等。2.如訂單信息存在不完整或不準確的情況，銷售部門業務人員應及時與客戶溝通，要求客戶補充或修正訂單信息。3.對于客戶信用狀況不符合公司要求的訂單，銷售部門應根據公司信用政策，采取相應的措施，如要求客戶提供擔保、增加預付款比例、拒絕接單等。4.經審核無誤的訂單，銷售部門應在訂單上簽字或蓋章確認，并將訂單副本分發給生產、采購、物流、財務等相關部門。三、銷售訂單的下達與執行（一）訂單下達1.銷售部門根據訂單確認情況，將銷售訂單正式下達給生產部門。下達訂單時，應明確訂單要求、交貨日期、質量標準等關鍵信息。2.生產部門在接到銷售訂單后，應立即組織相關人員對訂單進行評審，評估生產能力、生產周期、原材料供應等情況，確保能夠按時、按質、按量完成訂單生產任務。（二）生產計劃制定1.生產部門根據銷售訂單要求和生產能力，制定詳細的生產計劃。生產計劃應包括產品生產進度安排、原材料采購計劃、零部件加工計劃、質量檢驗計劃等。2.生產計劃制定過程中，應充分考慮各生產環節的銜接和協調，確保生產過程的順暢進行。同時，應預留一定的彈性時間，以應對可能出現的生產異常情況。（三）原材料采購1.采購部門根據生產計劃和銷售訂單需求，及時制定原材料采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格型號、數量、交貨日期、供應商等信息。2.采購部門應選擇合格的供應商進行采購，并與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購物資的質量標準、價格、交貨期、付款方式等條款，確保采購物資的質量、交期和數量符合要求。3.在采購過程中，采購部門應及時跟蹤供應商的生產進度和交貨情況，確保原材料按時、按質、按量供應到公司。如發現供應商存在交貨延遲或質量問題，應及時與供應商溝通協調，采取相應的措施解決問題。（四）生產執行1.生產部門按照生產計劃組織生產，確保產品按時、按質、按量生產出來。在生產過程中，應嚴格執行公司的生產管理制度和質量控制標準，確保產品質量符合要求。2.生產部門應建立生產進度跟蹤機制，及時掌握生產進度情況。如發現生產過程中出現異常情況，如設備故障、原材料短缺、人員不足等，應及時采取措施進行解決，并向銷售部門反饋生產進度情況。3.質量部門應加強對生產過程的質量檢驗和控制，對每一道工序進行質量檢驗，確保產品質量符合質量標準。如發現不合格產品，應及時通知生產部門進行返工或整改，直至產品質量合格為止。四、銷售訂單的跟蹤與監控（一）跟蹤方式1.銷售部門業務人員應定期通過銷售管理系統、電話、郵件、實地拜訪等方式，對銷售訂單的執行情況進行跟蹤。跟蹤內容包括生產進度、質量狀況、物流運輸情況、客戶反饋等。2.生產部門應建立生產進度日報制度，每天向銷售部門反饋生產進度情況。生產進度日報應包括當天完成的生產任務、累計完成的生產任務、未完成的生產任務及原因分析等信息。3.采購部門應建立采購進度跟蹤制度，及時向生產部門反饋原材料采購進度情況。采購進度跟蹤制度應包括采購訂單的下達時間、供應商確認時間、預計交貨時間、實際交貨時間等信息。4.物流部門應建立物流運輸跟蹤制度，及時向銷售部門反饋產品運輸進度情況。物流運輸跟蹤制度應包括貨物裝車時間、出發時間、預計到達時間、實際到達時間、運輸過程中的異常情況等信息。（二）監控指標1.訂單交付及時率：實際按時交付訂單數量與應交付訂單數量的比例。訂單交付及時率=（實際按時交付訂單數量/應交付訂單數量）×100%2.產品質量合格率：合格產品數量與總產品數量的比例。產品質量合格率=（合格產品數量/總產品數量）×100%3.客戶滿意度：客戶對產品質量、交付期、服務等方面的滿意程度。客戶滿意度=（非常滿意客戶數量+滿意客戶數量）/參與調查客戶數量×100%（三）異常處理1.當發現銷售訂單執行過程中出現異常情況時，相關責任部門應及時采取措施進行處理，并向銷售部門反饋異常情況及處理結果。2.對于可能影響訂單交付期的異常情況，銷售部門應及時與客戶溝通，說明情況并協商解決方案，爭取客戶的理解和支持。3.對于因異常情況導致訂單無法按時、按質、按量交付的，相關責任部門應進行原因分析，并制定相應的改進措施，防止類似問題再次發生。五、銷售訂單的變更管理（一）變更申請1.客戶提出訂單變更需求時，應由銷售部門業務人員與客戶溝通，了解變更原因和具體變更內容，并填寫《銷售訂單變更申請表》。2.《銷售訂單變更申請表》應包括訂單編號、客戶名稱、變更內容（如產品規格型號、數量、交貨日期、交貨地點等）、變更原因、預計影響等信息。（二）變更評審1.銷售部門將《銷售訂單變更申請表》提交給相關部門進行評審。評審部門包括生產部門、采購部門、物流部門、質量部門、財務部門等。2.各評審部門應根據本部門的職責和業務情況，對訂單變更的可行性、影響程度等進行評估，并提出評審意見。3.銷售部門根據各評審部門的意見，綜合評估訂單變更對公司生產、采購、物流、質量、財務等方面的影響，形成最終的變更決策。（三）變更執行1.經評審通過的訂單變更申請，由銷售部門業務人員與客戶簽訂變更協議，并將變更信息及時通知生產、采購、物流、質量、財務等相關部門。2.各相關部門根據變更協議的要求，調整生產計劃、采購計劃、物流計劃、質量控制措施、財務核算等工作，確保訂單變更后的執行順利進行。六、銷售訂單的交付與驗收（一）交付準備1.物流部門在產品生產完成并檢驗合格后，應及時做好產品交付前的準備工作，包括產品包裝、標識、裝箱清單等。2.物流部門應根據客戶要求和訂單交付日期，合理安排運輸車輛或物流公司，確保產品能夠按時、安全送達客戶手中。（二）產品交付1.物流部門按照運輸計劃將產品發運給客戶，并及時向客戶提供物流單號等運輸信息，以便客戶跟蹤查詢。2.在產品交付過程中，如發生運輸損壞、丟失等情況，物流部門應及時采取措施進行處理，并向銷售部門反饋情況。銷售部門應與客戶溝通，協商解決方案，確保客戶利益不受損失。（三）驗收1.客戶收到產品后，應按照合同約定的質量標準對產品進行驗收。如客戶發現產品存在質量問題或其他不符合合同約定的情況，應及時向銷售部門反饋。2.銷售部門接到客戶反饋后，應及時通知質量部門進行調查處理。質量部門應在規定時間內對產品質量問題進行分析和判斷，提出處理意見。3.對于產品質量問題，如屬于公司責任，公司應按照合同約定承擔相應的責任，如免費維修、更換、退款等。如屬于客戶使用不當或其他非公司責任導致的問題，公司應積極協助客戶解決問題，并做好溝通解釋工作。七、銷售訂單的收款管理（一）收款計劃制定1.財務部門根據銷售訂單的付款方式和交貨日期，制定詳細的收款計劃。收款計劃應明確每個階段的收款金額、收款時間、收款責任人等信息。2.銷售部門業務人員應根據收款計劃，及時與客戶溝通，提醒客戶按時付款。對于逾期未付款的客戶，應加大催款力度，確保公司資金及時回籠。（二）收款跟蹤與監控1.財務部門應建立收款跟蹤臺賬，對銷售訂單的收款情況進行實時跟蹤和監控。收款跟蹤臺賬應包括訂單編號、客戶名稱、付款方式、合同金額、已收款金額、未收款金額、收款日期、逾期天數等信息。2.定期對收款情況進行分析和評估，如發現收款異常情況，應及時與銷售部門溝通，共同協商解決方案。對于長期逾期未付款的客戶，應采取必要的法律措施，維護公司的合法權益。八、銷售訂單的統計與分析（一）數據統計1.銷售部門應定期對銷售訂單的相關數據進行統計，包括訂單數量、銷售額、銷售利潤、訂單交付及時率、產品質量合格率、客戶滿意度等。2.統計數據應真實、準確、完整，并及時錄入公司銷售管理系統和財務報表系統。（二）數據分析1.銷售部門應定期對