項目過程資產管理制度?一、總則（一）目的為規范公司項目過程資產的管理，確保項目過程資產的有效積累、共享和利用，提高公司項目管理水平和項目執行效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有項目，包括但不限于軟件開發項目、工程項目、市場推廣項目等。（三）定義1.項目過程資產：指公司在項目實施過程中積累的各種有價值的知識、經驗、文檔、模板、工具、技術等，包括但不限于項目管理計劃、項目文檔、經驗教訓、最佳實踐、歷史數據等。2.知識管理：對公司內的知識資產進行識別、收集、整理、存儲、共享和應用的過程，以促進知識的傳承和創新。3.文檔管理：對項目過程中產生的各種文檔進行分類、編號、存儲、檢索、借閱和銷毀等操作的過程，以確保文檔的完整性和可追溯性。二、項目過程資產管理職責（一）公司管理層1.負責審批項目過程資產管理制度和相關流程。2.提供項目過程資產管理所需的資源和支持。3.監督項目過程資產管理制度的執行情況。（二）項目管理辦公室（PMO）1.負責制定和完善項目過程資產管理制度和相關流程。2.組織項目過程資產的培訓和推廣。3.定期收集、整理和分析項目過程資產，形成公司的知識資產庫。4.監督項目團隊對項目過程資產的使用情況。（三）項目團隊1.負責在項目實施過程中積累和更新項目過程資產。2.按照項目過程資產管理制度和相關流程，使用項目過程資產。3.及時向PMO反饋項目過程資產使用過程中遇到的問題和建議。（四）職能部門1.負責提供本部門相關的項目過程資產，如技術標準、行業規范等。2.協助PMO進行項目過程資產的收集、整理和分析工作。三、項目過程資產分類與編碼（一）分類原則1.按照項目過程資產的性質、用途和來源進行分類。2.分類應具有邏輯性和系統性，便于管理和查詢。（二）分類方法1.項目管理文檔類：包括項目啟動文檔、項目計劃文檔、項目執行文檔、項目監控文檔、項目收尾文檔等。2.技術文檔類：包括需求規格說明書、設計文檔、測試文檔、技術方案等。3.經驗教訓類：包括項目成功經驗、失敗教訓、問題解決方案等。4.最佳實踐類：包括優秀的項目管理案例、技術應用案例等。5.工具模板類：包括項目管理工具、文檔模板、報表模板等。6.其他類：包括與項目相關的法律法規、行業標準、市場信息等。（三）編碼規則1.采用層次編碼法，編碼由若干位數字組成，每一位數字代表不同的含義。2.編碼的第一位數字表示項目過程資產的大類，如1表示項目管理文檔類，2表示技術文檔類等。3.編碼的第二位數字表示大類下的中類，如11表示項目啟動文檔，12表示項目計劃文檔等。4.編碼的第三位數字及以后表示中類下的小類，如111表示項目立項申請書，112表示項目可行性研究報告等。（四）示例|分類|編碼|示例||||||項目管理文檔類|1|111項目立項申請書<br>121項目總體計劃||技術文檔類|2|211需求規格說明書<br>221系統設計說明書||經驗教訓類|3|311項目成功經驗總結<br>321項目失敗教訓分析||最佳實踐類|4|411優秀項目管理案例<br>421先進技術應用案例||工具模板類|5|511項目管理軟件<br>521項目文檔模板||其他類|6|611相關法律法規文件<br>621行業市場調研報告|四、項目過程資產收集與整理（一）收集渠道1.項目團隊成員：在項目實施過程中，項目團隊成員應及時收集和整理與項目相關的各類資產。2.項目干系人：包括客戶、供應商、合作伙伴等，通過溝通和協作，獲取相關的項目過程資產。3.內部審計與檢查：通過內部審計、項目檢查等方式，發現和收集項目過程中的優秀經驗和存在的問題。4.外部資源：關注行業動態、學術研究成果等外部資源，收集對公司項目管理有價值的信息。（二）收集內容1.項目文檔：按照項目生命周期的不同階段，收集項目啟動階段、規劃階段、執行階段、監控階段和收尾階段產生的各類文檔。2.經驗教訓：項目團隊成員在項目實施過程中遇到的問題、解決方案、成功經驗和失敗教訓等。3.最佳實踐：公司內部或行業內優秀的項目管理案例、技術應用案例等。4.工具模板：項目管理過程中使用的各種工具、模板、報表等。（三）整理要求1.對收集到的項目過程資產進行分類、編號和標注，確保資產的準確性和完整性。2.對文檔類資產，應進行格式統一、內容審核和版本控制，確保文檔的規范性和可讀性。3.對經驗教訓和最佳實踐類資產，應進行詳細描述和分析，突出重點和關鍵環節。4.對工具模板類資產，應進行功能介紹和使用說明，方便項目團隊成員使用。五、項目過程資產存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲：建立公司級的項目過程資產知識庫，采用電子文檔的形式存儲項目過程資產，便于查詢和共享。2.紙質存儲：對于一些重要的、需要長期保存的項目文檔，可同時進行紙質存儲，并建立相應的檔案管理制度。（二）存儲位置1.知識庫服務器：將電子文檔存儲在公司的知識庫服務器上，設置不同的文件夾和權限，確保資產的安全和保密。2.檔案庫：紙質文檔應存放在公司的檔案庫中，按照檔案管理的要求進行分類存放和保管。（三）保管責任1.PMO：負責項目過程資產知識庫的日常維護和管理，確保資產的完整性和可用性。2.檔案管理人員：負責紙質文檔的檔案管理工作，包括檔案的整理、歸檔、借閱和銷毀等。（四）備份與恢復1.定期對項目過程資產知識庫進行備份，備份頻率可根據實際情況確定，如每周或每月備份一次。2.備份數據應存儲在安全的位置，如外部存儲設備或異地服務器，以防止數據丟失。3.制定數據恢復計劃，定期進行數據恢復演練，確保在數據丟失或損壞的情況下能夠及時恢復。六、項目過程資產共享與使用（一）共享原則1.遵循"開放、共享、協作"的原則，鼓勵項目團隊成員之間共享項目過程資產。2.確保項目過程資產的共享符合公司的知識產權保護政策和相關法律法規。（二）共享方式1.知識庫平臺：通過公司的項目過程資產知識庫平臺，項目團隊成員可以方便地查詢、下載和使用共享的項目過程資產。2.內部培訓與交流：組織項目過程資產的培訓和交流活動，促進知識的傳播和共享。3.項目團隊協作：在項目團隊內部，通過協作工具和溝通機制，實現項目過程資產的實時共享和使用。（三）使用權限1.根據項目過程資產的分類和敏感程度，設置不同的使用權限，確保資產的安全和保密。2.一般情況下，項目團隊成員可以查閱和使用與本項目相關的項目過程資產；對于一些敏感或重要的資產，需要經過授權才能訪問和使用。（四）使用記錄1.建立項目過程資產使用記錄制度，記錄項目團隊成員對項目過程資產的使用情況，包括使用時間、使用內容、使用目的等。2.通過使用記錄分析，了解項目過程資產的使用頻率和效果，為資產的優化和改進提供依據。七、項目過程資產更新與維護（一）更新原則1.及時更新原則：項目過程資產應隨著項目的進展和公司業務的變化及時進行更新，確保資產的時效性和準確性。2.持續改進原則：通過對項目過程資產的使用和反饋，不斷總結經驗教訓，對資產進行優化和改進，提高資產的質量和價值。（二）更新流程1.提出更新需求：項目團隊成員在項目實施過程中，發現項目過程資產需要更新時，應及時提出更新需求。2.審核與批準：更新需求提交給PMO進行審核，審核通過后報公司管理層批準。3.更新實施：根據批準的更新需求，由相關人員進行項目過程資產的更新工作，包括修改文檔內容、完善經驗教訓、優化工具模板等。4.發布與培訓：更新后的項目過程資產在知識庫平臺上發布，并組織相關人員進行培訓，確保項目團隊成員能夠正確使用更新后的資產。（三）維護責任1.PMO：負責項目過程資產知識庫的日常維護工作，包括資產的分類管理、編號更新、權限設置等。2.項目團隊：負責對本項目使用的項目過程資產進行日常維護，及時反饋資產使用過程中遇到的問題。八、項目過程資產審計與監督（一）審計目的1.確保項目過程資產管理制度的有效執行，規范項目過程資產管理行為。2.發現項目過程資產管理中存在的問題，及時采取措施進行改進，提高資產的管理水平和使用效果。（二）審計內容1.項目過程資產的收集、整理、存儲、共享和使用情況。2.項目過程資產管理制度和相關流程的執行情況。3.項目過程資產的安全和保密情況。（三）審計方式1.定期審計：由公司內部審計部門定期對項目過程資產管理情況進行審計，審計周期可根據實際情況確定，如每年或每半年審計一次。2.專項審計：針對項目過程資產管理中的特定問題或風險，開展專項審計工作，深入分析問題原因，提出改進建議。（四）監督機制1.PMO監督：PMO負責對項目團隊使用項目過程資產的情況進行日常監督，及時發現和糾正不規范的行為。2.項目團隊自查：項目團隊應定期對本項目使用的項目過程資產進行自查，確保資產的正確使用和有效管理。3.員工舉報：鼓勵公司員工對項目過程資產管理中的違規行為進行舉報，公司將對舉報信息進行及時調查和處理。九、項目過程資產保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等敏感內容的項目過程資產。2.公司明確規定需要保密的其他項目過程資產。（二）保密措施1.對保密的項目過程資產進行分類標識，明確保密級別。2.設置不同的訪問權限，對涉及保密資產的人員進行嚴格授權。3.采用加密存儲、傳輸等技術手段，確保保密資產的安全性。4.與接觸保密資產的人員簽訂保密協議，明確保密責任和義務。（三）保密培訓1.對涉及項目過程資產保密工作的人員進行定期保密培訓，提高保密意識和技能。2.培訓內容包括保密法律法規、