集團(tuán)內(nèi)部文件管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)集團(tuán)內(nèi)部文件管理，確保文件的起草、審核、發(fā)布、存檔、保管、使用、修訂、廢止等環(huán)節(jié)規(guī)范有序，提高文件處理效率，保證文件的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和完整性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)總部及各下屬子公司、分公司的各類文件管理，包括但不限于行政公文、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一規(guī)范原則：集團(tuán)建立統(tǒng)一的文件管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保文件格式、編號(hào)、分類等方面的一致性。2.高效實(shí)用原則：優(yōu)化文件處理流程，提高文件傳遞和執(zhí)行效率，確保文件能夠及時(shí)、有效地發(fā)揮作用。3.安全保密原則：嚴(yán)格文件的保密措施，防止文件泄露、丟失或被篡改，確保文件內(nèi)容的安全性。4.全程受控原則：對(duì)文件從產(chǎn)生到廢止的全過程進(jìn)行監(jiān)控和管理，確保文件始終處于受控狀態(tài)。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.行政公文類：包括集團(tuán)發(fā)布的決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、函等。2.業(yè)務(wù)文件類：與集團(tuán)各項(xiàng)業(yè)務(wù)相關(guān)的規(guī)章制度、操作規(guī)程、業(yè)務(wù)流程、項(xiàng)目文檔等。3.技術(shù)文件類：集團(tuán)涉及的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)規(guī)范、技術(shù)方案、技術(shù)報(bào)告等。4.財(cái)務(wù)文件類：財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)管理制度等。5.人事文件類：?jiǎn)T工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件、薪酬福利文件等。6.其他文件類：不屬于以上分類的其他文件，如會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（二）文件編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則行政公文類：[集團(tuán)簡(jiǎn)稱]+[年份]+[部門代碼]+[流水號(hào)]，例如：[集團(tuán)簡(jiǎn)稱]2023XZ001。業(yè)務(wù)文件類：[集團(tuán)簡(jiǎn)稱]+[年份]+[業(yè)務(wù)類別代碼]+[流水號(hào)]，例如：[集團(tuán)簡(jiǎn)稱]2023YW002。技術(shù)文件類：[集團(tuán)簡(jiǎn)稱]+[年份]+[技術(shù)領(lǐng)域代碼]+[流水號(hào)]，例如：[集團(tuán)簡(jiǎn)稱]2023JS003。財(cái)務(wù)文件類：[集團(tuán)簡(jiǎn)稱]+[年份]+[財(cái)務(wù)類別代碼]+[流水號(hào)]，例如：[集團(tuán)簡(jiǎn)稱]2023CW004。人事文件類：[集團(tuán)簡(jiǎn)稱]+[年份]+[人事類別代碼]+[流水號(hào)]，例如：[集團(tuán)簡(jiǎn)稱]2023RS005。其他文件類：[集團(tuán)簡(jiǎn)稱]+[年份]+[其他類別代碼]+[流水號(hào)]，例如：[集團(tuán)簡(jiǎn)稱]2023QT006。2.部門代碼、業(yè)務(wù)類別代碼、技術(shù)領(lǐng)域代碼、財(cái)務(wù)類別代碼、人事類別代碼、其他類別代碼由集團(tuán)辦公室統(tǒng)一制定并發(fā)布，各部門應(yīng)按照規(guī)定使用相應(yīng)代碼。三、文件起草與審核（一）文件起草1.職責(zé)分工行政公文類：由相關(guān)部門根據(jù)工作需要起草，涉及多個(gè)部門的由主辦部門牽頭起草。業(yè)務(wù)文件類：由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，確保文件內(nèi)容符合業(yè)務(wù)實(shí)際情況。技術(shù)文件類：由技術(shù)部門或相關(guān)技術(shù)人員起草，保證文件的專業(yè)性和準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)文件類：由財(cái)務(wù)部門起草，遵循財(cái)務(wù)法規(guī)和集團(tuán)財(cái)務(wù)管理制度。人事文件類：由人力資源部門起草，符合人事管理規(guī)定和流程。其他文件類：根據(jù)文件內(nèi)容確定起草部門。2.起草要求文件內(nèi)容應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語言準(zhǔn)確、格式規(guī)范。涉及重要事項(xiàng)或政策的文件，應(yīng)進(jìn)行充分的調(diào)研和論證，確保文件的可行性和有效性。引用其他文件的內(nèi)容應(yīng)注明出處，確保文件的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。（二）文件審核1.初審文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合工作實(shí)際、格式是否規(guī)范、語言表達(dá)是否準(zhǔn)確等。初審?fù)ㄟ^后，起草部門負(fù)責(zé)人在文件上簽署初審意見，并提交至審核部門。2.審核審核部門收到文件后，對(duì)文件進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審核文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性等。涉及多個(gè)部門的文件，由牽頭部門組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，會(huì)審?fù)ㄟ^后由牽頭部門匯總各方意見，并在文件上簽署會(huì)審意見。審核部門負(fù)責(zé)人在文件上簽署審核意見，并根據(jù)審核情況決定是否需要退回起草部門進(jìn)行修改或直接提交至批準(zhǔn)人。四、文件發(fā)布與存檔（一）文件發(fā)布1.批準(zhǔn)發(fā)布經(jīng)審核通過的文件，由批準(zhǔn)人簽署批準(zhǔn)意見后發(fā)布。批準(zhǔn)人根據(jù)文件的性質(zhì)和內(nèi)容確定發(fā)布范圍，包括集團(tuán)總部、下屬子公司、分公司、相關(guān)部門或全體員工等。2.發(fā)布方式行政公文類：通過集團(tuán)辦公系統(tǒng)發(fā)布，同時(shí)根據(jù)需要印發(fā)紙質(zhì)文件。業(yè)務(wù)文件類：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，通過集團(tuán)辦公系統(tǒng)、內(nèi)部培訓(xùn)、業(yè)務(wù)會(huì)議等方式發(fā)布。技術(shù)文件類：在集團(tuán)內(nèi)部技術(shù)交流平臺(tái)發(fā)布，或印發(fā)給相關(guān)技術(shù)人員。財(cái)務(wù)文件類：由財(cái)務(wù)部門根據(jù)規(guī)定進(jìn)行發(fā)布和傳達(dá)。人事文件類：通過人力資源管理系統(tǒng)發(fā)布，或印發(fā)給相關(guān)員工。其他文件類：根據(jù)文件內(nèi)容和發(fā)布范圍，選擇合適的發(fā)布方式。（二）文件存檔1.紙質(zhì)文件存檔文件發(fā)布后，起草部門或相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)文件整理歸檔，按照文件分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放。紙質(zhì)文件應(yīng)一式兩份，一份由起草部門或相關(guān)部門留存，另一份交集團(tuán)檔案室存檔。2.電子文件存檔所有文件應(yīng)同時(shí)進(jìn)行電子存檔，電子文件應(yīng)存儲(chǔ)在集團(tuán)指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照文件分類和編號(hào)建立文件夾進(jìn)行管理。電子文件應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保文件的安全性和完整性。五、文件保管與使用（一）文件保管1.保管責(zé)任集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)文件的集中保管，確保文件的安全和完整。各部門負(fù)責(zé)本部門文件的日常保管，指定專人負(fù)責(zé)文件的收發(fā)、整理、存放等工作。2.保管要求文件應(yīng)存放在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的場(chǎng)所，避免文件受潮、發(fā)霉、損壞或丟失。對(duì)于重要文件和機(jī)密文件，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專柜存放、專人保管等措施，確保文件的保密性。文件應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查找和使用。（二）文件使用1.借閱規(guī)定員工因工作需要借閱文件時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到集團(tuán)檔案室辦理借閱手續(xù)。集團(tuán)檔案室應(yīng)建立文件借閱登記臺(tái)賬，記錄文件的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱時(shí)間內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自復(fù)印、摘錄、傳播文件內(nèi)容。2.查閱規(guī)定員工因工作需要查閱文件時(shí)，可直接到集團(tuán)檔案室查閱。查閱重要文件和機(jī)密文件時(shí)，應(yīng)經(jīng)集團(tuán)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在集團(tuán)檔案室工作人員的陪同下進(jìn)行查閱。查閱人應(yīng)遵守集團(tuán)檔案室的查閱規(guī)定，不得在文件上涂改、標(biāo)記、損壞文件。六、文件修訂與廢止（一）文件修訂1.修訂原因文件執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)問題或存在缺陷，需要進(jìn)行修訂。國(guó)家法律法規(guī)、政策發(fā)生變化，導(dǎo)致文件內(nèi)容需要調(diào)整。集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展、管理模式變更，需要對(duì)相關(guān)文件進(jìn)行修訂。2.修訂流程文件修訂由原起草部門或相關(guān)部門提出修訂申請(qǐng)，填寫《文件修訂申請(qǐng)表》，說明修訂原因、修訂內(nèi)容等信息，并提交至審核部門。審核部門對(duì)修訂申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后提交至批準(zhǔn)人。批準(zhǔn)人簽署批準(zhǔn)意見后，由原起草部門或相關(guān)部門負(fù)責(zé)對(duì)文件進(jìn)行修訂，并按照文件起草與審核流程進(jìn)行審核、批準(zhǔn)和發(fā)布。文件修訂后，應(yīng)及時(shí)更新電子文件和紙質(zhì)文件，并通知相關(guān)部門和人員。（二）文件廢止1.廢止原因文件已不再適用，如業(yè)務(wù)調(diào)整、制度更新等。文件內(nèi)容與國(guó)家法律法規(guī)、政策相抵觸。文件已被新的文件替代。2.廢止流程文件廢止由原起草部門或相關(guān)部門提出廢止申請(qǐng)，填寫《文件廢止申請(qǐng)表》，說明廢止原因等信息，并提交至審核部門。審核部門對(duì)廢止申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后提交至批準(zhǔn)人。批準(zhǔn)人簽署批準(zhǔn)意見后，由集團(tuán)檔案室負(fù)責(zé)將廢止的文件進(jìn)行銷毀，并在文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注。七、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及集團(tuán)商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密、人事秘密等重要信息的文件。2.標(biāo)注"機(jī)密""絕密"等密級(jí)的文件。（二）保密措施1.文件起草時(shí)，應(yīng)明確文件的保密級(jí)別，并按照保密級(jí)別采取相應(yīng)的保密措施。2.對(duì)于機(jī)密文件和絕密文件，應(yīng)采用加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等措施，確保文件的保密性。3.文件傳遞過程中，應(yīng)采用加密傳輸、專人遞送等方式，防止文件泄露。4.文件使用過程中，應(yīng)嚴(yán)格控制文件的知悉范圍，嚴(yán)禁無關(guān)人員接觸機(jī)密文件和絕密文件。5.文件保管場(chǎng)所應(yīng)安裝必要的安全防范設(shè)施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等，確保文件的安全。（三）保密責(zé)任1.所有接觸和使用文件的人員都應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密規(guī)定，履行保密義務(wù)。2.對(duì)于違反文件保密規(guī)定的行為，集團(tuán)將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。八、文件管理監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)1.集團(tuán)辦公室負(fù)責(zé)對(duì)集團(tuán)內(nèi)部文件管理工作進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)督和指導(dǎo)。2.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對(duì)本部門文件管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督和檢查。（二）檢查內(nèi)容1.文件起草、審核、發(fā)布、存檔、保管、使用、修訂、廢止等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.文件格式