部門文件檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司部門文件檔案的規(guī)范化管理，提高文件檔案的利用效率，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門文件檔案的管理工作。（三）定義1.文件：指公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的信息記錄，包括紙質(zhì)文件、電子文件等。2.檔案：指經(jīng)過整理、歸檔，具有查考利用價(jià)值的文件集合。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司各部門的文件檔案由公司指定的部門或?qū)Ｈ诉M(jìn)行集中管理。2.真實(shí)性原則：確保文件檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確地反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證文件檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.時(shí)效性原則：及時(shí)對(duì)文件進(jìn)行整理、歸檔，確保文件檔案的時(shí)效性。5.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的文件檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、文件檔案管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善公司文件檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類文件檔案的集中收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的文件檔案管理工作，對(duì)各部門文件檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.定期對(duì)公司文件檔案進(jìn)行清理和鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的文件檔案提出銷毀意見，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。5.負(fù)責(zé)公司檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的電子化管理和資源共享。（二）部門文件檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理、保管和定期歸檔工作，確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照公司文件檔案管理制度的要求，對(duì)本部門的文件進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立本部門文件檔案目錄清單。3.嚴(yán)格遵守公司文件檔案保密規(guī)定，妥善保管本部門的文件檔案，防止文件檔案的丟失、損壞和泄密。4.積極配合公司檔案管理部門的工作，及時(shí)將本部門應(yīng)歸檔的文件移交公司檔案管理部門，并協(xié)助公司檔案管理部門做好文件檔案的整理、歸檔等工作。5.根據(jù)工作需要，為本部門人員提供文件檔案的查閱和利用服務(wù)，并做好查閱登記工作。三、文件的形成與收集（一）文件形成1.公司各部門在工作過程中應(yīng)及時(shí)形成各類文件，文件的內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的要求。2.文件的起草應(yīng)做到內(nèi)容準(zhǔn)確、表述清晰、格式規(guī)范，涉及多個(gè)部門的文件應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽后印發(fā)。（二）文件收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件的收集工作，確保文件收集的及時(shí)性和完整性。2.文件收集范圍包括：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本部門工作相關(guān)的文件、本部門形成的各類文件、下級(jí)單位報(bào)送的與本部門工作相關(guān)的文件、與公司業(yè)務(wù)往來單位發(fā)送的文件等。3.對(duì)于重要文件，應(yīng)及時(shí)收集原件；對(duì)于電子文件，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份，并確保備份文件的可讀性和完整性。四、文件的整理與歸檔（一）文件整理1.各部門應(yīng)定期對(duì)收集到的文件進(jìn)行整理，按照文件的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類。2.對(duì)紙質(zhì)文件，應(yīng)去除文件上的金屬物、訂書釘?shù)龋瑢?duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)，對(duì)紙張大小不一致的文件進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.對(duì)電子文件，應(yīng)按照文件的類別、名稱、日期等進(jìn)行分類命名，并建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，確保電子文件的存儲(chǔ)規(guī)范、有序。（二）文件編號(hào)1.公司對(duì)各類文件實(shí)行統(tǒng)一編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.文件編號(hào)應(yīng)包含文件類別代碼、年份、序號(hào)等信息，具體編號(hào)規(guī)則由公司檔案管理部門制定。3.各部門在文件形成后，應(yīng)及時(shí)按照編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，并在文件的相應(yīng)位置標(biāo)注編號(hào)。（三）文件編目1.對(duì)整理好的文件應(yīng)進(jìn)行編目，編目內(nèi)容包括文件編號(hào)、文件名稱、文件日期、文件來源、文件頁數(shù)、保管期限等。2.編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，以便于文件的查找和利用。3.各部門應(yīng)建立本部門文件檔案目錄清單，并定期進(jìn)行更新。（四）文件歸檔1.各部門應(yīng)按照公司規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的文件定期移交公司檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄，一式兩份，一份隨文件移交公司檔案管理部門，一份由本部門留存?zhèn)洳椤?.公司檔案管理部門在接收歸檔文件時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸檔文件目錄與實(shí)際文件是否一致，對(duì)不符合要求的文件應(yīng)及時(shí)退回原部門進(jìn)行整改。五、檔案的保管與利用（一）檔案保管1.公司檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管的要求。3.對(duì)電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失。4.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失、霉變等。（二）檔案利用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到公司檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)《檔案查閱申請(qǐng)表》提供的查閱范圍，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、查閱目的等。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得在檔案上涂改、圈劃、污損或抽取、撤換檔案材料。4.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。5.公司外部單位或人員因工作需要查閱公司檔案時(shí)，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到公司檔案管理部門查閱。查閱檔案的程序和要求與公司內(nèi)部人員相同。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)由公司檔案管理部門根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況制定。3.檔案鑒定工作應(yīng)成立鑒定小組，由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程中，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。5.檔案銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查考。七、文件檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司文件檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的電子化管理、在線查閱、資源共享和協(xié)同辦公，提高文件檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理流程1.文件的電子化錄入：各部門在文件形成后，應(yīng)及時(shí)將文件內(nèi)容錄入公司文件檔案管理信息系統(tǒng)，并按照系統(tǒng)要求進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作。2.電子文件的存儲(chǔ)與備份：公司文件檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對(duì)電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，確保電子文件數(shù)據(jù)的安全。3.電子文件的檢索與利用：公司內(nèi)部人員可通過公司文件檔案管理信息系統(tǒng)，按照權(quán)限進(jìn)行電子文件的檢索和查閱利用。系統(tǒng)應(yīng)提供多種檢索方式，如按文件編號(hào)、文件名稱、文件日期、文件來源等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需文件。4.電子文件的審批與流轉(zhuǎn)：對(duì)于需要審批的文件，可通過公司文件檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行在線審批，審批流程可根據(jù)公司實(shí)際情況進(jìn)行定制。文件在流轉(zhuǎn)過程中，系統(tǒng)應(yīng)記錄文件的流轉(zhuǎn)軌跡和審批意見，確保文件流轉(zhuǎn)的規(guī)范化和透明化。（三）信息化安全管理1.建立健全公司文件檔案管理信息系統(tǒng)安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止信息泄露、病毒感染等安全事件的發(fā)生。2.對(duì)系統(tǒng)用戶進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保用戶只能訪問和操作其權(quán)限范圍內(nèi)的文件檔案信息。3.定期對(duì)公司文件檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)存在的安全漏洞，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。4.加強(qiáng)對(duì)公司員工的信息化安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和操作技能，防止因員工誤操作或違規(guī)操作導(dǎo)致信息安全事故的發(fā)生。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門的文件檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件的收集、整理、歸檔、保管、利用等情況。2.監(jiān)督檢查可采用定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)向被檢查部門提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）考核評(píng)價(jià)1.公司將各部門文件檔案管理工作納入績效考核體系，對(duì)文件檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作不力、造成文件檔案損失或違反檔案管理制度的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.考核評(píng)價(jià)指