項(xiàng)目信息共享管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司項(xiàng)目信息共享行為，提高項(xiàng)目運(yùn)作效率，加強(qiáng)各部門之間的協(xié)作與溝通，確保項(xiàng)目信息的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整傳遞，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有項(xiàng)目，包括但不限于研發(fā)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、營銷項(xiàng)目等。涉及公司外部合作伙伴的項(xiàng)目信息共享，可參照本制度執(zhí)行，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。（三）基本原則1.合法性原則：項(xiàng)目信息共享應(yīng)符合國家法律法規(guī)的要求，確保信息的收集、使用、存儲和傳遞不違反任何法律規(guī)定。2.準(zhǔn)確性原則：共享的項(xiàng)目信息必須真實(shí)、準(zhǔn)確，能夠客觀反映項(xiàng)目的實(shí)際情況，避免虛假或誤導(dǎo)性信息的傳播。3.及時(shí)性原則：項(xiàng)目信息應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行共享，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)獲取所需信息，以便做出正確的決策和行動。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感信息，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，確保信息不被泄露。5.適度共享原則：根據(jù)項(xiàng)目需求和人員職責(zé)，合理確定信息共享的范圍和權(quán)限，避免過度共享導(dǎo)致信息泛濫或信息安全問題。二、項(xiàng)目信息分類與編碼（一）項(xiàng)目信息分類1.項(xiàng)目基本信息：包括項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號、項(xiàng)目背景、項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目周期、項(xiàng)目預(yù)算等。2.項(xiàng)目進(jìn)度信息：如項(xiàng)目里程碑計(jì)劃、實(shí)際進(jìn)度、延誤原因分析、進(jìn)度調(diào)整措施等。3.項(xiàng)目成本信息：涵蓋項(xiàng)目費(fèi)用支出明細(xì)、成本核算數(shù)據(jù)、成本控制情況等。4.項(xiàng)目質(zhì)量信息：包含質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)檢測報(bào)告、質(zhì)量問題及處理結(jié)果等。5.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)信息：識別出的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)、風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對策略等。6.項(xiàng)目文檔資料：項(xiàng)目相關(guān)的各類文檔，如可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、合同協(xié)議、會議紀(jì)要、技術(shù)文件等。7.項(xiàng)目溝通信息：項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部及與外部相關(guān)方的溝通記錄，如郵件、即時(shí)通訊記錄、會議記錄等。（二）項(xiàng)目信息編碼為便于項(xiàng)目信息的管理和檢索，對各類項(xiàng)目信息進(jìn)行統(tǒng)一編碼。編碼規(guī)則如下：1.項(xiàng)目基本信息編碼：采用"項(xiàng)目類別+年份+順序號"的形式。例如，研發(fā)項(xiàng)目編碼為"YF+2023+001"，其中"YF"代表研發(fā)項(xiàng)目類別，"2023"為年份，"001"為順序號。2.項(xiàng)目進(jìn)度信息編碼：在項(xiàng)目基本信息編碼后加上"JD"，再根據(jù)具體進(jìn)度階段進(jìn)行細(xì)分編碼。如"YF+2023+001+JD+01"表示研發(fā)項(xiàng)目的第一個(gè)進(jìn)度階段信息。3.項(xiàng)目成本信息編碼：在項(xiàng)目基本信息編碼后加上"CB"，然后按照成本項(xiàng)目進(jìn)行編碼。例如"YF+2023+001+CB+01"表示研發(fā)項(xiàng)目的人工成本信息。4.項(xiàng)目質(zhì)量信息編碼：在項(xiàng)目基本信息編碼后加上"ZL"，并根據(jù)質(zhì)量相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行編碼。如"YF+2023+001+ZL+01"表示研發(fā)項(xiàng)目的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)信息。5.項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)信息編碼：在項(xiàng)目基本信息編碼后加上"FX"，接著按照風(fēng)險(xiǎn)類別進(jìn)行編碼。例如"YF+2023+001+FX+01"表示研發(fā)項(xiàng)目的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)信息。6.項(xiàng)目文檔資料編碼：在項(xiàng)目基本信息編碼后加上"WD"，再根據(jù)文檔類型進(jìn)行編碼。如"YF+2023+001+WD+01"表示研發(fā)項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告文檔。7.項(xiàng)目溝通信息編碼：在項(xiàng)目基本信息編碼后加上"GT"，然后按照溝通方式或溝通主題進(jìn)行編碼。例如"YF+2023+001+GT+01"表示研發(fā)項(xiàng)目的第一次項(xiàng)目例會會議記錄。三、項(xiàng)目信息共享平臺與工具（一）共享平臺建設(shè)公司建立統(tǒng)一的項(xiàng)目信息共享平臺，作為項(xiàng)目信息存儲、共享和交流的主要載體。平臺應(yīng)具備以下功能：1.信息發(fā)布與管理：各部門可以在平臺上發(fā)布項(xiàng)目相關(guān)信息，包括通知、報(bào)告、文檔等，并對發(fā)布的信息進(jìn)行分類管理和權(quán)限設(shè)置。2.信息檢索與查詢：用戶能夠通過關(guān)鍵詞、編碼等方式快速檢索所需的項(xiàng)目信息，提高信息獲取效率。3.在線協(xié)作與溝通：支持團(tuán)隊(duì)成員之間的在線協(xié)作編輯文檔、討論問題、發(fā)送即時(shí)消息等功能，方便項(xiàng)目溝通與協(xié)作。4.版本控制：對共享的文檔進(jìn)行版本管理，記錄文檔的修改歷史，確保團(tuán)隊(duì)成員使用的是最新版本。5.權(quán)限管理：根據(jù)人員角色和職責(zé)，設(shè)置不同的信息訪問權(quán)限，保證信息的安全性和保密性。（二）常用工具1.項(xiàng)目管理軟件：如[具體軟件名稱]，用于項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤、任務(wù)分配、資源管理等，并與共享平臺進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目信息的實(shí)時(shí)同步。2.辦公軟件：如Word、Excel、PPT等，用于撰寫項(xiàng)目文檔、制作報(bào)表和演示文稿，并通過共享平臺進(jìn)行共享和協(xié)作編輯。3.即時(shí)通訊工具：如企業(yè)微信、釘釘?shù)龋奖沩?xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間進(jìn)行即時(shí)溝通和交流，及時(shí)解決項(xiàng)目中遇到的問題。4.電子郵件系統(tǒng)：用于正式的項(xiàng)目信息傳遞、重要文件的發(fā)送和接收，確保信息傳遞的準(zhǔn)確性和可追溯性。四、項(xiàng)目信息共享流程（一）信息創(chuàng)建與錄入1.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門在開展項(xiàng)目工作過程中，負(fù)責(zé)收集和整理項(xiàng)目各類信息，并按照規(guī)定的信息分類和編碼規(guī)則進(jìn)行準(zhǔn)確分類和編碼。2.將創(chuàng)建好的項(xiàng)目信息錄入到項(xiàng)目信息共享平臺中，確保信息的完整性和準(zhǔn)確性。對于重要的項(xiàng)目文檔資料，應(yīng)上傳到共享平臺指定的文件夾中，并填寫詳細(xì)的文檔說明。（二）信息審核與批準(zhǔn)1.項(xiàng)目信息錄入完成后，由信息創(chuàng)建部門的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括信息的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及是否符合信息共享的范圍和權(quán)限要求。2.對于涉及重要項(xiàng)目決策、公司機(jī)密等關(guān)鍵信息，需經(jīng)項(xiàng)目主管領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)審批部門批準(zhǔn)后方可共享。審批通過后，信息發(fā)布人在共享平臺上進(jìn)行發(fā)布操作。（三）信息共享與發(fā)布1.根據(jù)項(xiàng)目需求和人員職責(zé)，確定信息共享的范圍和對象。共享范圍分為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)內(nèi)部共享、部門間共享、公司級共享以及特定外部合作伙伴共享等。2.信息發(fā)布人在共享平臺上按照設(shè)定的共享范圍和權(quán)限，將項(xiàng)目信息推送給相應(yīng)的人員或群組。對于需要通知特定人員的重要信息，可通過即時(shí)通訊工具、電子郵件等方式進(jìn)行單獨(dú)提醒。3.在信息共享過程中，應(yīng)確保接收信息的人員能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地獲取信息。如有必要，可對共享信息進(jìn)行簡要說明，以便接收人員快速了解信息的核心內(nèi)容。（四）信息接收與反饋1.接收項(xiàng)目信息的人員應(yīng)定期登錄項(xiàng)目信息共享平臺，查看與自己相關(guān)的項(xiàng)目信息。對于重要信息，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行閱讀和處理，并按照信息要求進(jìn)行相應(yīng)的操作。2.如果接收人員對共享信息有疑問、意見或建議，應(yīng)及時(shí)通過共享平臺的評論功能、即時(shí)通訊工具或電子郵件等方式向信息發(fā)布人或相關(guān)負(fù)責(zé)人反饋。信息發(fā)布人或相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)回復(fù)接收人員的反饋，確保問題得到妥善解決。（五）信息更新與維護(hù)1.隨著項(xiàng)目的推進(jìn)，項(xiàng)目信息會不斷發(fā)生變化。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)更新項(xiàng)目信息共享平臺中的信息，確保信息的實(shí)時(shí)性和有效性。2.對于已發(fā)布的項(xiàng)目信息，如發(fā)現(xiàn)存在錯(cuò)誤或需要補(bǔ)充完善的情況，信息發(fā)布人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改，并重新按照審核與批準(zhǔn)流程進(jìn)行操作。同時(shí)，應(yīng)記錄信息修改的歷史版本，以便追溯和查詢。五、項(xiàng)目信息共享權(quán)限管理（一）權(quán)限設(shè)置原則1.最小化原則：根據(jù)人員的工作職責(zé)和項(xiàng)目需求，授予其完成工作所需的最小信息訪問權(quán)限，避免權(quán)限過大導(dǎo)致信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。2.角色匹配原則：按照不同的項(xiàng)目角色（如項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目成員、部門主管、公司領(lǐng)導(dǎo)等）設(shè)置相應(yīng)的信息共享權(quán)限，確保權(quán)限與角色職責(zé)相匹配。3.動態(tài)調(diào)整原則：隨著項(xiàng)目進(jìn)展和人員職責(zé)的變化，及時(shí)調(diào)整信息共享權(quán)限，保證權(quán)限的合理性和有效性。（二）具體權(quán)限劃分1.項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)限擁有項(xiàng)目所有信息的最高訪問權(quán)限，包括項(xiàng)目基本信息、進(jìn)度信息、成本信息、質(zhì)量信息、風(fēng)險(xiǎn)信息、文檔資料以及溝通信息等。負(fù)責(zé)項(xiàng)目信息的整體管理和協(xié)調(diào)，有權(quán)對項(xiàng)目信息進(jìn)行審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、修改和刪除等操作?？梢愿鶕?jù)項(xiàng)目需要，調(diào)整項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的信息共享權(quán)限。2.項(xiàng)目成員權(quán)限能夠訪問與其工作職責(zé)相關(guān)的項(xiàng)目信息，如分配給自己的任務(wù)信息、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、相關(guān)文檔資料等?？梢栽诠蚕砥脚_上查看、下載和使用授權(quán)范圍內(nèi)的信息，并對信息發(fā)表評論和反饋意見。無權(quán)對項(xiàng)目信息進(jìn)行審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、修改和刪除等操作。3.部門主管權(quán)限有權(quán)訪問本部門參與項(xiàng)目的所有信息，包括項(xiàng)目基本情況、部門內(nèi)成員的工作進(jìn)展、相關(guān)文檔資料等?？梢詫Ρ静块T提交的項(xiàng)目信息進(jìn)行審核，并根據(jù)需要調(diào)整本部門成員的信息共享權(quán)限。能夠查看和了解跨部門項(xiàng)目的相關(guān)信息，但無直接修改和刪除權(quán)限。4.公司領(lǐng)導(dǎo)權(quán)限具有公司級項(xiàng)目信息的訪問權(quán)限，包括項(xiàng)目整體概況、重要項(xiàng)目指標(biāo)完成情況、重大風(fēng)險(xiǎn)信息等?？梢詫?xiàng)目信息進(jìn)行宏觀把控和決策指導(dǎo)，有權(quán)要求項(xiàng)目負(fù)責(zé)人提供特定項(xiàng)目信息或進(jìn)行匯報(bào)。對于涉及公司戰(zhàn)略決策、重大利益等關(guān)鍵項(xiàng)目信息，有最終的審核和批準(zhǔn)權(quán)。5.外部合作伙伴權(quán)限根據(jù)合作協(xié)議和項(xiàng)目需求，授予外部合作伙伴特定的項(xiàng)目信息訪問權(quán)限。外部合作伙伴權(quán)限一般限于與合作內(nèi)容直接相關(guān)的信息，如項(xiàng)目合作范圍、交付成果要求、進(jìn)度計(jì)劃等。外部合作伙伴在共享平臺上的操作權(quán)限應(yīng)嚴(yán)格限制，如僅可查看和下載授權(quán)信息，不得進(jìn)行信息修改、刪除等操作。同時(shí)，應(yīng)與外部合作伙伴簽訂保密協(xié)議，明確其信息使用和保密責(zé)任。（三）權(quán)限申請與變更1.員工因工作需要申請超出其現(xiàn)有權(quán)限范圍的項(xiàng)目信息訪問權(quán)限時(shí)，應(yīng)填寫《項(xiàng)目信息共享權(quán)限申請表》，詳細(xì)說明申請權(quán)限的原因、信息范圍以及預(yù)計(jì)使用期限等內(nèi)容。2.《項(xiàng)目信息共享權(quán)限申請表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核后，提交至項(xiàng)目經(jīng)理審批。項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況和人員工作職責(zé)進(jìn)行審批，必要時(shí)可征求相關(guān)部門或領(lǐng)導(dǎo)的意見。3.權(quán)限變更申請獲得批準(zhǔn)后，由項(xiàng)目信息共享平臺管理員在系統(tǒng)中進(jìn)行權(quán)限調(diào)整操作，并記錄權(quán)限變更的相關(guān)信息。4.當(dāng)員工離職、崗位調(diào)動或工作職責(zé)發(fā)生變化時(shí)，所在部門應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目信息共享平臺管理員，管理員根據(jù)人員變動情況及時(shí)調(diào)整其項(xiàng)目信息共享權(quán)限，確保信息安全。六、項(xiàng)目信息保密管理（一）保密責(zé)任1.所有參與項(xiàng)目的人員都有責(zé)任保護(hù)項(xiàng)目信息的安全與保密，遵守公司的保密制度和本項(xiàng)目信息共享管理制度。2.項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)明確項(xiàng)目信息中的保密內(nèi)容，并對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行保密教育和培訓(xùn)，確保團(tuán)隊(duì)成員了解保密要求和重要性。（二）保密措施1.對于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等敏感項(xiàng)目信息，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等安全措施，防止信息泄露。2.在項(xiàng)目信息共享過程中，嚴(yán)格按照權(quán)限管理規(guī)定進(jìn)行操作，確保敏感信息僅被授權(quán)人員訪問。對于通過電子郵件、即時(shí)通訊工具等方式傳遞的敏感信息，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并提醒接收人員注意保密。3.禁止在非公司指定的信息共享平臺或未經(jīng)授權(quán)的設(shè)備上存儲、傳輸項(xiàng)目敏感信息。如需在外部設(shè)備上處理項(xiàng)目信息，應(yīng)先進(jìn)行安全評估，并采取相應(yīng)的保密措施。4.項(xiàng)目結(jié)束后，應(yīng)按照公司規(guī)定對項(xiàng)目信息進(jìn)行清理和歸檔，對于不再需要的敏感信息，應(yīng)進(jìn)行妥善銷毀或存儲在安全的環(huán)境中。（三）違規(guī)處理1.若發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目信息共享過程中存在信息泄露、違規(guī)使用等違反保密規(guī)定的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.對于因違反保密規(guī)定給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或聲譽(yù)損害的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。七、項(xiàng)目信息共享監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立項(xiàng)目信息共享管理小組，負(fù)責(zé)對項(xiàng)目信息共享情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。管理小組由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和信息管理專員組成。2.管理小組定期檢查項(xiàng)目信息共享平臺的運(yùn)行情況，包括信息發(fā)布的及時(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，信息共享權(quán)限的設(shè)置與執(zhí)行情況，以及信息反饋處理的及時(shí)性等。3.通過抽查項(xiàng)目文檔、與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員溝通等方式，核實(shí)項(xiàng)目信息共享是否符合本管理制度的要求，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）考核指標(biāo)1.信息發(fā)布及時(shí)性：考核項(xiàng)目相關(guān)信息是否在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)布到共享平臺，確保團(tuán)隊(duì)成員能夠及時(shí)獲取所需信息。2.信息準(zhǔn)確性：檢查共享的項(xiàng)目信息是否真實(shí)、準(zhǔn)確，有無虛假或誤導(dǎo)性信息。3.信息完整性：評估項(xiàng)目信息是否涵蓋了項(xiàng)目各個(gè)方面的關(guān)鍵內(nèi)容，有無重要信息遺漏。4.權(quán)限管理合規(guī)性：審查信息共享權(quán)限的設(shè)置和執(zhí)行是否符合權(quán)限管理規(guī)定，有無越權(quán)訪問或權(quán)限濫用情況。5.信息反饋處理效率：考核接收人員對共享信息的反饋是否及時(shí)得到處理，問題是否得到有效解決。（三）考核方式與結(jié)果應(yīng)用1.項(xiàng)目信息共享考核采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期考核每月或每季度開展一次，不定期抽查根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況隨時(shí)進(jìn)行。2.考核結(jié)果將以評分形式呈現(xiàn)，滿分100分。根據(jù)考核得分情況，對項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行評價(jià)，分為優(yōu)秀（90分及以上）、良好（8089分）、合格（6079分）、不合格（60分以下）四個(gè)等級。3.對于考核優(yōu)秀的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)