軟件服務采購管理制度?目的為規范公司軟件服務采購行為，確保采購活動的公平、公正、公開，提高采購效率，保證軟件服務質量，滿足公司業務發展需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門軟件服務采購活動，包括但不限于軟件系統開發、軟件維護、軟件測試、軟件技術支持等服務的采購。基本原則1.合法性原則：軟件服務采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.效益原則：在滿足公司業務需求的前提下，力求降低采購成本，提高采購效益。3.公平競爭原則：營造公平、公正的市場競爭環境，鼓勵符合條件的供應商參與競爭。4.質量優先原則：優先選擇提供高質量軟件服務的供應商，確保采購的軟件服務能夠滿足公司業務要求。5.誠實守信原則：采購活動各方應誠實守信，嚴格履行合同約定。職責分工采購部門1.負責軟件服務采購項目的整體規劃與組織實施。2.制定采購計劃，明確采購需求、采購方式、采購預算等。3.組織開展供應商篩選、招標、談判等采購活動。4.簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。5.協調解決采購過程中的相關問題。使用部門1.提出軟件服務采購需求，詳細描述業務功能、性能要求、技術指標等。2.參與采購需求的評審，提供專業意見和建議。3.協助采購部門進行供應商考察、評估等工作。4.負責驗收采購的軟件服務，確保符合業務需求。財務部門1.參與采購預算的編制與審核。2.負責采購資金的支付與核算。3.對采購成本進行分析與控制。技術部門1.對采購的軟件服務進行技術評估，提供技術方面的專業支持。2.協助使用部門制定技術要求和驗收標準。3.參與軟件服務采購項目的驗收工作。采購流程需求提出1.使用部門根據業務發展需要，填寫《軟件服務采購需求申請表》，詳細說明采購軟件服務的名稱、功能描述、技術要求、服務期限、預算金額等內容，并提交部門負責人審核。2.部門負責人對需求的合理性、必要性進行審核，簽署意見后提交采購部門。需求評審1.采購部門收到《軟件服務采購需求申請表》后，組織使用部門、技術部門、財務部門等相關人員進行需求評審。2.評審人員從業務需求、技術可行性、預算合理性等方面進行評估，提出修改意見和建議。3.使用部門根據評審意見對需求進行修改完善，再次提交采購部門。采購計劃制定1.采購部門根據評審通過的需求，結合公司實際情況和采購政策，制定軟件服務采購計劃。2.采購計劃應明確采購項目名稱、采購內容、采購方式、采購預算、時間進度安排等內容。3.采購計劃經采購部門負責人審核后，報公司領導審批。供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集軟件服務供應商信息，建立供應商庫。根據采購需求，從供應商庫中篩選出符合條件的供應商，并向其發出詢價邀請。2.供應商評估采購部門組織相關人員對供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質信譽、技術能力、服務水平、價格優勢等。可以通過實地考察、查閱資料、參考過往業績等方式進行評估。3.供應商確定根據評估結果，采購部門確定入圍供應商名單，并與其進行商務談判。談判內容包括軟件服務價格、服務條款、交付時間、售后服務等。談判達成一致后，確定最終供應商。采購實施1.采購方式選擇根據采購項目的特點和金額大小，選擇合適的采購方式，如公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購等。公開招標適用于采購金額較大、技術復雜、潛在供應商較多的項目；邀請招標適用于具有特定資格要求或受項目條件限制的項目；競爭性談判適用于技術復雜或性質特殊，不能確定詳細規格或具體要求的項目；單一來源采購適用于只能從唯一供應商處采購的項目。2.招標/談判文件編制采購部門根據采購需求和采購方式，編制招標/談判文件。招標/談判文件應明確采購項目的技術要求、商務條款、評標/談判標準等內容。3.發布招標/談判公告對于公開招標項目，采購部門在指定媒體上發布招標公告；對于邀請招標、競爭性談判等項目，向入圍供應商發出招標/談判邀請。4.開標/談判按照規定的時間和地點進行開標/談判活動。開標時，供應商應提交投標文件，采購部門對投標文件進行評審；談判時，采購部門與供應商就采購事項進行協商談判。5.中標/成交供應商確定根據評標/談判結果，確定中標/成交供應商，并向其發出中標/成交通知書。合同簽訂1.采購部門與中標/成交供應商簽訂軟件服務采購合同。2.合同應明確雙方的權利義務、軟件服務內容、價格、交付時間、驗收標準、售后服務等條款。3.合同簽訂前，應提交法律部門進行審核，確保合同合法合規。合同執行與驗收1.合同執行供應商按照合同約定提供軟件服務，采購部門負責跟蹤合同執行情況，及時協調解決合同執行過程中出現的問題。使用部門應積極配合供應商，提供必要的支持和協助。2.驗收軟件服務完成后，使用部門組織技術部門、采購部門等相關人員進行驗收。驗收人員按照合同約定和驗收標準對軟件服務進行檢查，包括功能測試、性能測試、安全測試等。驗收合格后，填寫《軟件服務驗收報告》；驗收不合格的，應要求供應商限期整改，直至驗收合格。付款1.財務部門根據合同約定和驗收情況，辦理軟件服務采購款項的支付手續。2.付款前，采購部門應提供相關的發票、驗收報告等資料，經財務部門審核無誤后付款。采購預算管理預算編制1.使用部門根據軟件服務采購需求，結合市場價格情況，編制采購預算草案。2.采購預算草案應包括采購項目名稱、采購內容、預算金額、資金來源等內容。3.采購部門對預算草案進行匯總審核，結合公司財務狀況和采購政策，編制采購預算方案。預算審批1.采購預算方案經采購部門負責人審核后，報公司領導審批。2.公司領導根據公司戰略規劃、業務需求和資金狀況，對采購預算進行審批。預算執行與控制1.采購部門嚴格按照批準的采購預算執行采購活動，不得擅自突破預算。2.在采購過程中，如因特殊原因需要調整預算，應按照預算審批程序重新辦理審批手續。3.財務部門對采購預算執行情況進行監控和分析，及時發現問題并采取措施加以解決。采購風險管理風險識別1.采購部門會同相關部門對軟件服務采購過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于供應商違約風險、質量風險、價格風險、技術風險、法律風險等。2.對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度。風險應對措施1.供應商違約風險在合同中明確供應商的違約責任和賠償條款。加強對供應商的監督和管理，定期評估供應商的履約情況。建立供應商違約預警機制，及時發現并解決潛在問題。2.質量風險明確軟件服務的質量標準和驗收要求。在采購合同中約定質量保證條款和質量保證金。加強驗收環節的管理，確保軟件服務質量符合要求。3.價格風險開展市場調研，了解軟件服務價格動態。采用多種采購方式，引入競爭機制，降低采購價格。在合同中約定價格調整條款，應對價格波動風險。4.技術風險要求供應商提供詳細的技術方案和技術支持承諾。組織技術專家對技術方案進行評審，確保技術可行性。在項目實施過程中，加強技術溝通與協調，及時解決技術問題。5.法律風險合同簽訂前，提交法律部門進行審核，確保合同合法合規。加強對法律法規的學習和研究，提高法律意識。在采購過程中，咨詢專業法律意見，防范法律風險。監督與檢查內部審計監督1.公司內部審計部門定期對軟件服務采購活動進行審計監督，檢查采購程序的合規性、采購合同的執行情況、采購資金的使用情況等。2.對審計中發現的問題，提出整改意見和建議，督促相關部門進行整改。采購部門自查1.采購部門定期對本部門的采購活動進行自查，總結經驗教訓，發現問題及時整改。2.自查內容包括采購流程執行情況、供應商管理情況、采購合同管理情況等。投訴處理1.任何部門或個人對軟件服務采購活動中的違規行為有權進行投訴。2.公司設立投訴受理渠道，明確投訴處理流程和責任部門。3.投訴處理部門對投訴事項進行調查核實，根據