超市設(shè)備采購管理制度?一、總則1.目的為規(guī)范超市設(shè)備采購管理工作，確保所采購設(shè)備符合超市運(yùn)營需求，提高設(shè)備采購的效率和質(zhì)量，控制采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于超市所有設(shè)備的采購活動(dòng)，包括但不限于貨架、冷藏設(shè)備、收銀系統(tǒng)、陳列道具、辦公設(shè)備等。3.采購原則適用性原則：根據(jù)超市的經(jīng)營規(guī)模、經(jīng)營業(yè)態(tài)、實(shí)際需求等因素，采購適用的設(shè)備，確保設(shè)備能夠滿足超市日常運(yùn)營和發(fā)展的需要。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇質(zhì)量可靠、性能穩(wěn)定、售后服務(wù)好的設(shè)備供應(yīng)商和產(chǎn)品，保障設(shè)備的正常使用和使用壽命。成本控制原則：在保證設(shè)備質(zhì)量和適用性的前提下，通過合理的采購流程和談判技巧，控制采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，接受超市內(nèi)部監(jiān)督和相關(guān)部門的審計(jì)。二、采購組織與職責(zé)1.采購決策機(jī)構(gòu)成立超市設(shè)備采購領(lǐng)導(dǎo)小組，由超市總經(jīng)理擔(dān)任組長，財(cái)務(wù)總監(jiān)、運(yùn)營總監(jiān)、采購部經(jīng)理等相關(guān)人員為成員。負(fù)責(zé)審議和決策重大設(shè)備采購項(xiàng)目，確定采購預(yù)算、采購方式等重要事項(xiàng)。2.采購執(zhí)行部門采購部是超市設(shè)備采購的執(zhí)行部門，負(fù)責(zé)具體采購工作的組織實(shí)施。其主要職責(zé)包括：根據(jù)超市設(shè)備需求計(jì)劃，制定采購計(jì)劃和采購方案。尋找、篩選、評估設(shè)備供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同。協(xié)調(diào)采購過程中的各項(xiàng)事宜，確保采購任務(wù)按時(shí)完成。負(fù)責(zé)采購設(shè)備的到貨驗(yàn)收、付款申請等后續(xù)工作。3.需求部門超市各部門（如運(yùn)營部、財(cái)務(wù)部、后勤部等）作為設(shè)備需求部門，負(fù)責(zé)提出設(shè)備需求申請，配合采購部進(jìn)行設(shè)備選型和技術(shù)參數(shù)確定，參與采購過程中的驗(yàn)收工作，并對設(shè)備的使用效果進(jìn)行反饋。三、采購流程1.需求申請各部門根據(jù)本部門的業(yè)務(wù)發(fā)展、設(shè)備更新、維修保養(yǎng)等需求，填寫《設(shè)備需求申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、技術(shù)參數(shù)、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等信息，并提交至采購部。需求部門負(fù)責(zé)人對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，確保需求的合理性和必要性，簽字確認(rèn)后報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.采購計(jì)劃制定采購部收到各部門的設(shè)備需求申請后，進(jìn)行匯總整理。結(jié)合超市的年度經(jīng)營計(jì)劃、預(yù)算安排以及設(shè)備庫存情況，制定年度、季度和月度采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購設(shè)備的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并報(bào)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.供應(yīng)商選擇與評估根據(jù)采購計(jì)劃和設(shè)備需求，采購部通過多種渠道尋找潛在的設(shè)備供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行初步評估，了解其企業(yè)規(guī)模、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面的情況。要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、產(chǎn)品資質(zhì)證書、業(yè)績證明等相關(guān)資料。采購部組織相關(guān)人員（如技術(shù)人員、質(zhì)量管理人員、財(cái)務(wù)人員等）對符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，評估其實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營狀況、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制體系等。根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。選擇信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、售后服務(wù)優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商作為長期合作伙伴。4.采購談判與合同簽訂采購部與選定的供應(yīng)商就設(shè)備的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行談判。談判過程中應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件。談判達(dá)成一致后，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購合同經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)超市法律顧問進(jìn)行合法性審查。審查通過后，由超市總經(jīng)理或其授權(quán)代表簽字蓋章，并加蓋超市公章。采購合同一式多份，雙方各執(zhí)一份，采購部、財(cái)務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門留存?zhèn)浞荨?.采購執(zhí)行與跟蹤采購合同簽訂后，采購部及時(shí)將合同副本發(fā)送給供應(yīng)商，督促供應(yīng)商按照合同約定的時(shí)間、地點(diǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)組織生產(chǎn)和發(fā)貨。采購部定期與供應(yīng)商溝通，了解設(shè)備生產(chǎn)進(jìn)度和發(fā)貨情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決可能出現(xiàn)的問題。對于重要設(shè)備采購項(xiàng)目，可要求供應(yīng)商提供生產(chǎn)進(jìn)度報(bào)告和發(fā)貨通知。在設(shè)備到貨前，采購部通知需求部門、倉庫管理部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。6.到貨驗(yàn)收設(shè)備到貨后，采購部組織需求部門、倉庫管理部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等相關(guān)人員按照采購合同和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格型號、外觀質(zhì)量、技術(shù)參數(shù)、性能指標(biāo)等。對于大型設(shè)備或關(guān)鍵設(shè)備，可邀請專業(yè)技術(shù)人員或第三方檢測機(jī)構(gòu)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員在《設(shè)備驗(yàn)收單》上簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備存在質(zhì)量問題或數(shù)量不符等情況，采購部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或退換貨。7.付款結(jié)算設(shè)備驗(yàn)收合格后，采購部根據(jù)采購合同約定的付款方式，填寫《付款申請單》，附上發(fā)票、驗(yàn)收單、采購合同等相關(guān)憑證，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核，核對發(fā)票、驗(yàn)收單等憑證的真實(shí)性、合法性和完整性，以及付款金額是否符合合同約定。審核通過后，報(bào)超市總經(jīng)理審批。超市總經(jīng)理審批同意后，財(cái)務(wù)部門按照規(guī)定的付款流程進(jìn)行付款結(jié)算。四、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制采購部根據(jù)超市設(shè)備需求計(jì)劃和采購計(jì)劃，結(jié)合市場價(jià)格行情，編制年度設(shè)備采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)設(shè)備采購的預(yù)計(jì)金額，并細(xì)化到具體的設(shè)備名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等。采購預(yù)算編制過程中，應(yīng)充分考慮超市的經(jīng)營狀況、資金狀況以及設(shè)備更新?lián)Q代的需求，確保預(yù)算的合理性和可行性。采購預(yù)算經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，報(bào)超市董事會審批。2.預(yù)算執(zhí)行采購部嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。如因特殊情況需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照預(yù)算編制和審批程序進(jìn)行申請和審批。財(cái)務(wù)部門對采購預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，定期對采購支出進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差。3.預(yù)算調(diào)整在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場價(jià)格波動(dòng)、設(shè)備需求變化等原因?qū)е略少忣A(yù)算無法滿足實(shí)際采購需求時(shí)，采購部應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請。預(yù)算調(diào)整申請應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等內(nèi)容，并附上相關(guān)證明材料。預(yù)算調(diào)整申請經(jīng)采購領(lǐng)導(dǎo)小組審核后，報(bào)超市董事會審批。經(jīng)批準(zhǔn)的預(yù)算調(diào)整應(yīng)作為采購預(yù)算執(zhí)行的依據(jù)。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別采購部應(yīng)定期對采購過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別，包括但不限于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。針對不同類型的風(fēng)險(xiǎn)，分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響以及風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。2.風(fēng)險(xiǎn)評估根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識別的結(jié)果，對各類風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級。風(fēng)險(xiǎn)評估可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方法，如風(fēng)險(xiǎn)矩陣、風(fēng)險(xiǎn)概率與影響評估等。對于高風(fēng)險(xiǎn)的采購項(xiàng)目，應(yīng)制定專門的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。3.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：建立供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)。與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償條款。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)到貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)的管理，嚴(yán)格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對于重要設(shè)備采購項(xiàng)目，可要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證期和售后服務(wù)承諾。價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)市場價(jià)格調(diào)研，了解市場價(jià)格動(dòng)態(tài)，與供應(yīng)商進(jìn)行充分的談判，爭取合理的采購價(jià)格。簽訂價(jià)格調(diào)整條款，約定在市場價(jià)格波動(dòng)較大時(shí)的價(jià)格調(diào)整方式。交貨風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：在采購合同中明確交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)和交貨方式，要求供應(yīng)商提供詳細(xì)的生產(chǎn)進(jìn)度計(jì)劃和發(fā)貨通知。加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)了解交貨情況，如發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)交貨延遲的情況，應(yīng)及時(shí)采取措施督促供應(yīng)商按時(shí)交貨。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)、明確清晰。建立合同執(zhí)行跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握合同履行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決。六、采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督超市內(nèi)部審計(jì)部門定期對設(shè)備采購活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督檢查，審查采購程序的合規(guī)性、采購合同的合法性、采購資金的使用情況等。采購部應(yīng)定期向內(nèi)部審計(jì)部門匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況，主動(dòng)接受內(nèi)部審計(jì)部門的監(jiān)督和檢查。超市設(shè)立舉報(bào)郵箱和舉報(bào)電話，接受員工對采購過程中違規(guī)行為的舉報(bào)。對于舉報(bào)事項(xiàng)，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將處理結(jié)果