防疫物質(zhì)采購管理制度?總則目的為加強(qiáng)公司防疫物資的采購管理，規(guī)范采購流程，確保防疫物資的及時供應(yīng)和合理使用，保障公司員工的健康與安全，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有防疫物資的采購活動，包括但不限于口罩、手套、防護(hù)服、消毒液、體溫槍、護(hù)目鏡等各類防疫用品。基本原則1.按需采購原則：根據(jù)公司實(shí)際需求，合理確定防疫物資的采購數(shù)量和種類，避免浪費(fèi)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購符合國家標(biāo)準(zhǔn)和防疫要求的優(yōu)質(zhì)防疫物資。3.成本控制原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，通過合理的采購策略和談判，降低采購成本。4.合規(guī)采購原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保采購活動合法合規(guī)。職責(zé)分工采購部門1.負(fù)責(zé)防疫物資采購計(jì)劃的制定與執(zhí)行，根據(jù)需求部門的申請，及時采購所需防疫物資。2.尋找合格的供應(yīng)商，進(jìn)行詢價、比價、議價，選擇合適的供應(yīng)商簽訂采購合同。3.跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。需求部門1.根據(jù)本部門實(shí)際工作需要，提前向采購部門提交防疫物資采購申請，明確物資的種類、規(guī)格、數(shù)量等要求。2.負(fù)責(zé)對采購回的防疫物資進(jìn)行驗(yàn)收，并及時反饋驗(yàn)收結(jié)果。3.合理使用防疫物資，做好物資的保管和發(fā)放工作。質(zhì)量管理部門1.參與防疫物資供應(yīng)商的評估和選擇，對采購物資的質(zhì)量進(jìn)行抽檢和監(jiān)督。2.協(xié)助處理采購過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題，確保所采購的防疫物資符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核防疫物資采購預(yù)算，確保采購費(fèi)用的合理支出。2.按照公司財(cái)務(wù)制度，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。采購計(jì)劃管理需求預(yù)測1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、人員數(shù)量、工作場所面積等因素，結(jié)合疫情防控形勢，定期對防疫物資的需求進(jìn)行預(yù)測，并填寫《防疫物資需求預(yù)測表》。2.需求預(yù)測應(yīng)包括不同類型防疫物資的預(yù)計(jì)使用量、使用時間等信息，以便采購部門提前做好采購準(zhǔn)備。采購申請1.需求部門根據(jù)預(yù)測結(jié)果，在防疫物資庫存低于安全庫存時，填寫《防疫物資采購申請表》，詳細(xì)說明申請采購的物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、申請理由等。2.《防疫物資采購申請表》需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。采購計(jì)劃制定1.采購部門收到需求部門的采購申請后，結(jié)合庫存情況、市場供應(yīng)情況等因素，制定防疫物資采購計(jì)劃。2.采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的種類、數(shù)量、采購時間、預(yù)計(jì)到貨時間等內(nèi)容，并報部門負(fù)責(zé)人審批。3.對于緊急采購需求，采購部門應(yīng)在確保合規(guī)的前提下，優(yōu)先安排采購，以滿足公司防疫工作的緊急需要。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)建立防疫物資供應(yīng)商名錄，通過多種渠道尋找合格的供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審核，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報告、醫(yī)療器械注冊證（如有）等相關(guān)資質(zhì)證明文件。3.實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、信譽(yù)等情況，綜合評估后選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商納入名錄。供應(yīng)商評估1.定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平等方面。2.采購部門收集需求部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)部門對供應(yīng)商的反饋意見，填寫《供應(yīng)商評估表》。3.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。供應(yīng)商合作1.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，及時了解物資生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息，確保物資按時供應(yīng)。3.建立供應(yīng)商投訴處理機(jī)制，對于供應(yīng)商在供貨過程中出現(xiàn)的問題，及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，如無法解決，可按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。采購流程詢價與比價1.采購部門根據(jù)采購計(jì)劃，向多家供應(yīng)商發(fā)送詢價單，要求供應(yīng)商提供防疫物資的報價、產(chǎn)品規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨期等信息。2.對供應(yīng)商的報價進(jìn)行整理和比較，分析不同供應(yīng)商的價格優(yōu)勢、產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)水平等因素，選擇性價比最高的供應(yīng)商。議價與合同簽訂1.與選定的供應(yīng)商進(jìn)行議價，爭取更優(yōu)惠的采購價格和條款。2.雙方達(dá)成一致后，簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式等詳細(xì)內(nèi)容。3.采購合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作。訂單跟蹤與到貨驗(yàn)收1.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通物資生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息，確保物資按時到達(dá)公司。2.物資到貨前，采購部門應(yīng)通知需求部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。到貨時，由需求部門、質(zhì)量管理部門等相關(guān)人員按照合同要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收合格的物資，填寫《防疫物資驗(yàn)收單》，辦理入庫手續(xù)；驗(yàn)收不合格的物資，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商更換或處理。付款結(jié)算1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收單，審核采購款項(xiàng)的支付申請。2.審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)，及時支付供應(yīng)商貨款。3.采購部門應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門核對采購款項(xiàng)的支付情況，確保賬目清晰。物資庫存管理庫存盤點(diǎn)1.定期對防疫物資進(jìn)行庫存盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)周期可根據(jù)實(shí)際情況確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)工作由倉庫管理人員負(fù)責(zé)實(shí)施，需求部門可派人協(xié)助。盤點(diǎn)結(jié)束后，填寫《防疫物資庫存盤點(diǎn)表》，詳細(xì)記錄物資的實(shí)際庫存數(shù)量、規(guī)格、存放位置等信息。3.對盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧情況，應(yīng)及時查明原因，填寫《防疫物資盤盈盤虧處理表》，報相關(guān)部門審批后進(jìn)行處理。庫存預(yù)警1.設(shè)定防疫物資的安全庫存和最低庫存標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)庫存數(shù)量低于最低庫存時，系統(tǒng)自動發(fā)出預(yù)警信息。2.倉庫管理人員收到預(yù)警信息后，及時通知采購部門進(jìn)行補(bǔ)貨，確保物資庫存始終保持在合理水平。物資保管1.防疫物資應(yīng)存放在專門的倉庫或儲物區(qū)域，按照物資的種類、規(guī)格、性質(zhì)等進(jìn)行分類存放，并做好標(biāo)識。2.倉庫應(yīng)保持通風(fēng)、干燥、清潔，溫度、濕度應(yīng)符合物資存放要求。對于有特殊儲存條件要求的物資，如易燃易爆物資、易腐物資等，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行儲存。3.建立物資出入庫登記制度，詳細(xì)記錄物資的出入庫時間、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息，做到賬目清晰、可追溯。物資發(fā)放與使用發(fā)放流程1.需求部門根據(jù)工作需要，填寫《防疫物資領(lǐng)用申請表》，注明領(lǐng)用物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批簽字。2.倉庫管理人員根據(jù)審批后的《防疫物資領(lǐng)用申請表》，按照先進(jìn)先出的原則發(fā)放物資，并在《防疫物資發(fā)放登記表》上做好記錄。3.領(lǐng)用人領(lǐng)取物資時，應(yīng)在登記表上簽字確認(rèn)。使用規(guī)范1.各部門應(yīng)教育員工正確使用防疫物資，按照防疫要求和操作規(guī)程佩戴口罩、手套、防護(hù)服等防護(hù)用品。2.嚴(yán)格控制防疫物資的使用范圍，嚴(yán)禁將防疫物資挪作他用。對于一次性使用的防疫物資，使用后應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善處理，避免造成環(huán)境污染。3.定期對防疫物資的使用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷優(yōu)化物資使用方案，提高物資使用效率。監(jiān)督與檢查內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對防疫物資采購、庫存管理、發(fā)放使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況和相關(guān)財(cái)務(wù)收支的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。紀(jì)檢監(jiān)察1.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門負(fù)責(zé)對防疫物資采購過程中的廉潔自律情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，防止發(fā)生違規(guī)違紀(jì)行為。2.對違反本制度和廉潔紀(jì)律的單位和個人，紀(jì)檢監(jiān)察部門將按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。培訓(xùn)與宣傳培訓(xùn)1.組織相關(guān)人員參加防疫物資采購、管理、使用等方面的培訓(xùn)，提高員工的業(yè)務(wù)水平和責(zé)任意識。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括防疫物資的種類、功能、使用方法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、采購流程、庫存管理等方面的知識和技能。宣傳1.通過內(nèi)部宣傳欄、公司網(wǎng)站、微信群等渠道，宣傳防疫知識和公司防疫物資管理制度，提高員工的防疫意識和遵守制度的自覺性。2.及時發(fā)布防疫物資采購、使用、庫存等方面的信息，讓員工了解公司防疫工作的進(jìn)展情況，增強(qiáng)員工的信心。應(yīng)急管理應(yīng)急采購預(yù)案1.制定防疫物資應(yīng)急采購預(yù)案，明確在緊急情況下的采購渠道、采購方式、審批流程等內(nèi)容。2.當(dāng)出現(xiàn)防疫物資短缺或其他緊急情況時，能夠迅速啟動應(yīng)急采購預(yù)案，確保防疫物資的及時供應(yīng)。應(yīng)急物資調(diào)配1.建立防疫物資應(yīng)急調(diào)