酒店采購管理制度培訓?總則1.目的為了規范酒店采購管理工作，確保采購活動的順利進行，保障酒店運營的物資供應，提高采購效率，降低采購成本，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店內所有物資及服務的采購活動，包括但不限于食品、飲料、客房用品、辦公用品、設備設施采購及維修保養服務、外包服務等。3.基本原則公平公正原則：采購過程應遵循公平、公正的原則，確保所有供應商都有平等的機會參與競爭，不得偏袒任何一方。質量優先原則：在滿足酒店運營需求的前提下，優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商和產品，確保所采購物資和服務符合酒店標準和相關行業要求。成本控制原則：通過科學合理的采購規劃、供應商管理和采購流程優化，有效控制采購成本，實現酒店經濟效益最大化。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律的規定，不得接受供應商的賄賂、回扣或其他不正當利益，確保采購工作的公正性和廉潔性。采購組織與職責1.采購部門采購部是酒店采購工作的執行部門，負責酒店各類物資及服務的具體采購操作。采購部應根據酒店經營計劃和實際需求，制定采購計劃，明確采購品種、數量、規格、質量要求和采購時間等，并負責組織實施采購活動。負責供應商的開發、選擇、評估和管理，建立供應商檔案，定期對供應商進行考核和評價，確保供應商的供貨能力和服務質量。參與采購合同的起草、審核和簽訂工作，負責采購合同的執行和跟蹤，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。負責采購物資的驗收工作，確保所采購物資的數量、質量、規格等符合合同要求，并辦理入庫手續。定期對采購工作進行總結和分析，提供采購數據和報告，為酒店經營決策提供支持。2.需求部門各需求部門是物資及服務的使用部門，負責根據本部門的實際需求，向采購部提出采購申請，并提供詳細的采購需求說明，包括品種、規格、數量、質量要求、用途等。參與采購過程中的技術規格確認、質量檢驗等工作，確保所采購物資和服務滿足本部門的使用要求。負責對采購物資和服務的使用情況進行跟蹤和反饋，及時向采購部提出改進建議。3.財務部門財務部門負責對采購預算進行審核和控制，確保采購費用在預算范圍內支出。參與采購合同的審核，重點審核合同的付款方式、結算周期等財務條款，確保財務風險可控。負責采購款項的支付審核和賬務處理，嚴格按照合同約定和財務制度進行付款操作。定期對采購成本進行核算和分析，為采購成本控制提供財務數據支持。4.審計部門審計部門負責對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購成本的合理性等。對采購過程中發現的違規行為及時進行調查和處理，提出審計意見和建議，促進采購工作的規范管理。采購流程1.采購申請各需求部門根據本部門的物資及服務需求，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、數量、預算金額、需求時間、用途等信息，并由部門負責人簽字審核。對于緊急采購需求，需求部門應在申請表上注明"緊急采購"字樣，并說明緊急原因，經部門負責人和分管領導批準后，可優先處理。采購申請表提交至采購部后，采購部采購專員對申請表進行初步審核，檢查申請信息是否完整、準確，需求是否合理，預算是否充足等。對于不符合要求的采購申請，采購專員應及時與需求部門溝通，要求其補充或修改相關信息。2.采購審批采購專員將審核通過的采購申請表提交至采購部經理進行審批。采購部經理根據酒店采購政策、采購預算和實際需求情況，對采購申請進行審批。對于金額較大或重要物資及服務的采購申請，采購部經理應提交至分管領導審批。分管領導審批通過后，方可進入采購流程。對于超出酒店采購預算的采購申請，需額外提交預算調整申請，經財務部門審核和總經理批準后，采購部方可進行采購。3.供應商選擇與采購采購部根據采購申請的物資及服務類別，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商數據庫等。對潛在供應商進行資格審查，包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證、業績證明、信譽評價等方面的審核，確保供應商具備合法經營資質和良好的信譽。根據采購需求和供應商資格審查情況，邀請多家供應商進行報價。采購專員向供應商發送《采購詢價單》，明確采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、交貨時間、交貨地點、付款方式等詳細信息，并要求供應商在規定時間內回復報價。采購專員對供應商的報價進行整理和比較，綜合考慮價格、質量、交貨期、售后服務等因素，選擇至少三家符合要求的供應商作為候選供應商。采購專員組織與候選供應商進行商務談判，就采購合同的條款進行協商，爭取更有利的采購條件，如價格優惠、交貨期縮短、售后服務承諾等。談判過程中應做好記錄，形成《采購談判記錄》。根據商務談判結果，采購專員起草采購合同，并提交至采購部經理、財務部門和法務部門進行審核。審核通過后，由采購部經理代表酒店與選定的供應商簽訂采購合同。4.采購合同執行與跟蹤采購合同簽訂后，采購專員應及時將合同副本分發給相關部門，包括需求部門、倉庫管理部門等，確保各部門了解合同內容和要求。采購專員根據采購合同約定的交貨時間，提前與供應商溝通，確認發貨情況，跟蹤貨物運輸進度，確保貨物按時、按質、按量送達酒店指定地點。在貨物到達前，采購專員應通知倉庫管理部門做好收貨準備工作，包括安排收貨人員、準備驗收工具等。貨物到達后，倉庫管理部門按照相關驗收標準對采購物資進行驗收。驗收內容包括數量、規格、質量、外觀等方面。如發現貨物存在問題，倉庫管理部門應及時通知采購專員，并與供應商協商解決。采購專員負責跟進處理結果，確保問題得到妥善解決。5.采購驗收倉庫管理部門在收到采購物資后，應立即組織驗收工作。驗收人員應根據采購合同和相關質量標準，對物資的數量、規格、質量、外觀等進行仔細檢查。對于食品、飲料等有質量保質期要求的物資，驗收時應特別關注生產日期和保質期，確保所采購物資在保質期內。驗收合格的物資，倉庫管理部門應填寫《采購驗收單》，由驗收人員簽字確認，并辦理入庫手續。入庫時應按照物資類別和存放要求進行分類存放，確保物資存儲安全、有序。驗收不合格的物資，倉庫管理部門應拒絕入庫，并及時通知采購專員與供應商聯系，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施。采購專員負責跟蹤處理情況，直至問題解決。6.采購付款采購物資驗收合格且入庫后，采購專員應及時收集整理相關發票、送貨單、驗收單等付款憑證，并填寫《付款申請單》，注明采購合同編號、供應商名稱、付款金額、付款方式等信息，提交至財務部門進行審核。財務部門對付款申請單及相關憑證進行審核，重點審核采購合同的執行情況、發票的真實性和合規性、付款金額是否與合同約定一致等。審核通過后，財務部門按照酒店財務制度和采購合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續。對于采用預付款方式的采購合同，采購專員應在合同約定的預付款支付時間前，提交預付款申請，經財務部門審核和相關領導批準后，支付預付款。供應商管理1.供應商開發采購部應根據酒店經營需求和采購品種，定期開展供應商開發工作，拓展供應商資源，建立多元化的供應商體系。通過市場調研、行業交流、網絡搜索、供應商推薦等方式，收集潛在供應商信息，并對其進行初步篩選和評估。對初步篩選合格的潛在供應商，采購部安排專人進行實地考察，了解供應商的生產經營狀況、質量管理體系、供貨能力、價格水平、售后服務等方面的情況，形成《供應商考察報告》。根據供應商考察報告，采購部將符合要求的潛在供應商納入供應商數據庫，并進行分類管理。2.供應商選擇在進行具體采購項目時，采購部應從供應商數據庫中選擇至少三家供應商進行報價和談判。選擇供應商時，應綜合考慮供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務、信譽等因素，確保所選供應商能夠滿足酒店的采購需求，并具有一定的競爭優勢。對于重要物資及服務的供應商選擇，應組織相關部門進行聯合評審，充分聽取需求部門、使用部門、質量控制部門等的意見和建議，確保選擇結果的科學性和合理性。3.供應商評估采購部定期對供應商進行評估，評估周期為每年一次。評估內容包括供應商的產品質量、交貨期、價格水平、售后服務、合作配合度等方面。采購部根據供應商評估指標體系，制定詳細的《供應商評估表》，由采購專員、需求部門代表、倉庫管理部門代表等組成評估小組，對供應商進行評分。根據評估得分，將供應商分為優秀供應商、合格供應商、不合格供應商三個等級。對于優秀供應商，在后續采購中可給予一定的優惠政策和優先合作機會；對于不合格供應商，采購部應及時與其溝通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，應終止合作關系。4.供應商激勵與約束采購部建立供應商激勵機制，對表現優秀的供應商給予獎勵，如增加采購份額、優先付款、頒發榮譽證書等，以提高供應商的合作積極性和服務質量。同時，采購部建立供應商約束機制，對違反采購合同約定、提供不合格產品或服務的供應商，采取相應的處罰措施，如扣除貨款、暫停合作、取消供應商資格等，以維護酒店的合法權益。采購風險管理1.市場風險采購部應密切關注市場動態，及時了解物資價格波動情況，通過建立價格預警機制，對可能出現的價格上漲或下跌趨勢進行預測和分析。根據市場變化情況，合理調整采購計劃和采購策略，如提前采購、分批采購、套期保值等，以降低市場價格波動對采購成本的影響。加強與供應商的溝通與協商，爭取在價格波動較大時獲得更有利的采購價格和條款。2.質量風險采購部應加強對采購物資質量的控制，嚴格按照采購合同和相關質量標準進行驗收。在采購過程中，要求供應商提供產品質量證明文件，并對部分關鍵物資進行抽檢或送檢。與供應商簽訂質量保證協議，明確質量責任和售后服務承諾，如出現質量問題，要求供應商及時處理，承擔相應的損失。建立質量反饋機制，需求部門和使用部門如發現采購物資存在質量問題，應及時反饋給采購部，采購部負責與供應商協商解決，并跟蹤處理結果。3.合同風險采購部在簽訂采購合同前，應認真審核合同條款，確保合同內容完整、準確、合法，避免合同漏洞和風險。重點審核合同的價格條款、交貨期條款、質量條款、付款方式條款、違約責任條款等。對于重大采購合同，應組織法務部門進行法律審查，確保合同的合法性和有效性。在合同執行過程中，采購部應嚴格按照合同約定履行義務，及時跟蹤合同執行情況，如發現供應商存在違約行為，應及時采取措施，追究其違約責任，維護酒店的合法權益。4.廉潔風險加強對采購人員的廉潔教育，提高采購人員的廉潔意識和職業道德水平，嚴禁采購人員接受供應商的賄賂、回扣或其他不正當利益。建立采購人員廉潔自律檔案，對采購人員的廉潔行為進行記錄和考核，將廉潔情況與績效考核、晉升等掛鉤。加強對采購過程的監督和審計，定期對采購項目進行檢查，發現問題及時處理，確保采購工作的廉潔性。采購績效評估1.評估指標采購成本：主要評估采購價格的合理性、采購成本的節約情況等，通過與預算對比、歷史數據分析等方式進行衡量。采購質量：評估所采購物資和服務的質量是否符合要求，通過驗收合格率、質量投訴率等指標進行考核。交貨期：考核供應商是否按時交貨，以交貨準時率為評估指標，統計按時交貨的訂單數量占總訂單數量的比例。供應商管理：評價供應商的開發、選擇、評估、合作等方面的管理效果，如供應商滿意度、供應商淘汰率等。采購效率：考察采購流程的執行效率，包括采購申請處理時間、采購周期、合同簽訂時間等指標。2.評估方法定期評估：采購部每月對采購工作進行小結，每季度進行一次全面評估，每年進行一次年度綜合評估。評估時，采購專員根據各項評估指標收集相關數據和信息，并進行整理和分析。對比分析：將采購績效指標與預算目標、歷史數據、同行業水平等進行對比分析，找出差距和改進方向。問卷調查：向需求部門、使用部門等發放《采購績效調查問卷》，收集他們對采購工作的滿意度、意見和建議，作為評估采購績效的參考依據。綜合評分：根據各項評估指標的權重，對采購績效進行綜合評分，確定采購工作的整體績效水平。3.評估結果應用績效反饋：采購部將采購績效評估結果及時反饋